2020年07月31日(金) 更新

内定先への近況報告メールの好印象な書き方のポイントと例文解説!

なぜ内定先に近況報告を提出するのか?

企業が近況報告を求める理由は、内定辞退への懸念材料探しと、内定者が不安に感じている事柄の把握、その人がどの程度スピーディーに、礼儀正しいメールを送れるか等今後の教育に活かすための情報収集です。近況報告や宿題提出などを求めた際、他の企業と迷い始めている人やルーズな人は返信が遅い傾向にあります。これだけでも採用担当としては、有効的な情報収集になっているのです。

面接だけではわからない志望者の側面を知れる

仮に、そういったネガティブな要素がなくとも、次の懇親会や研修などで伝える内容を検討するにあたり、悩んでいることや日ごろ取り組んでいることを参考にされます。緊張感のある選考時にはわからなかったこともたくさん発見することができるため、採用担当にとっては有用なツールとされているのです。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るには、自己分析による自己理解が必須です。自己分析を疎かにしていると、説得力のある回答ができません。

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近況報告のメールを内定先に送る際のマナーとは?

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/18
■投票数:1,678

就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「内定先に送る近況報告メールの書き方がわからないか?」という質問に対して、92.1%の人がYes、7.9%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

実に9割以上の就活生が把握していないということになります。採用や人事評価に大きく影響が出るわけではありませんが、ビジネスマナーとして報告メールの書き方を覚えておくことにこしたことがあありませんので、これを機会に学んでおくことをお勧めします。まずは、内定先に近況報告のメールを送る際のマナーを見ていきましょう。

内定先への近況報告メールに特殊記号は厳禁

内定先への近況報告メールには、特殊記号を使わないようにしましょう。記号で使っていいのは、基本的に句読点と括弧だけです。それ以外の記号は、文字化けする可能性がありますし、ビジネスマナーとしてふさわしくありません。堅苦しい内容も避けるべきですが、もう入社が決まっているからといって、あまりにフレンドリーな近況報告メールを送るのは避けましょう。

近況報告を内定先へ送るときのメールの構成のポイント

内定先にメールを書く際のマナーを見てきましたが、次は内定先への近況報告メールの構成を見ていきましょう。内定先へ送る近況報告メールに何を記載したらいいのかわからないという人は、ぜひ参考にしてください。ここでは部分ごとの例文をご紹介します。

内定先への近況報告メールの内容①【授業の進行】

内定先への近況報告メールのはじめには、学校の授業の進行状況を書きましょう。あくまでも簡潔に書くのがポイントです。

例文:「卒業までの必須単位は全て取得しました。残りは、興味のある○○の授業を取っているので、卒業までに取得する予定です。」

内定先への近況報告メールの内容②【研究課題の進行状況】

内定先への近況報告メール構成の2つめに持ってくるのは、研究課題についてです。卒業が近づくと、卒論や研究発表などの課題があるはずです。その課題の進行状況を内定先への近況報告メールで伝えましょう。

例文:「現在、○○に関する卒業論文を作成しています。現在のところ、計画通りに進んでいます。提出が△月△日なので、それまでに完成できるように作成中です。」

内定先への近況報告メールの内容③【サークル活動】

研究課題の進行状況の次は、サークル活動について書きましょう。

例文:「大学ではテニスサークルのリーダーとして、日々テニスに勤しんでいましたが、先月引退をしました。現在は後輩の指導を兼ねて、空いた時間にサークルに参加しています。」

内定先への近況報告メールの内容④【雑談】

最後の締めには、少し雑談を入れましょう。相手の体調を心配したり、入社前に勉強していることをアピールしたり、学生最後の長期休暇の過ごし方でも構いません。

例文:「夏季休業中は、学生最後を楽しむためにカナダへ旅行に行こうと思っています。また、入社前に○○の専門知識を身につけるため、資格スクールにも通う予定です。」

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るためには、自己分析をして自己理解を深める必要があります。自己分析を疎かにしていると浅い答えしか浮かばず、説得力のある回答ができません。

そこで活用したいのが、自己分析ツールの「My analytics」です。

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近況報告を内定先へ送るときメールの締めの言葉とは?

ここまでかけたら、内定先への近況報告メールの最後には、締めの言葉が必要になります。あくまでも近況報告メールなので、そこまで堅苦しい締めの言葉にする必要はありません。とはいえ、締めの言葉がないと違和感がありますので、しっかり書いておきましょう。以下で詳しく見ていきます。

内定先への近況報告メールの最後はシンプルに締める

「以上、簡単ではございますが、私の近況につきご報告申し上げます」のような言葉で締めたあと、以下のような相手を気遣うような言葉や意欲を添えるとよいです。締めの言葉はシンプルな書き方が良いでしょう。お好きな締めの言葉をチョイスしてみてください。

■○○様も、お元気でお過ごしくださいませ。
■○○様のご健勝をお祈りしております。
■末筆ながらご健勝をお祈り致します。
■来月の研修でお会いできることを楽しみにしております。

参考にしてほしい内定先への近況報告メールの例文

では最後に、ここまで紹介したポイントを押さえた、近況報告メールの書き方を例文にしてご紹介します。参考にしてくださいね。

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株式会社 ○○ 人事部
採用担当 津崎洋平様

先日内定を頂きました△△大学法学部の佐伯慎吾です。面接の際は、誠にお世話になりありがとうございました。

本日は近況報告をさせて頂きたく、メール致しました。

卒業に必要な単位は全て取りました。現在は卒論の完成にも勤しんでおります。
私のテーマは「■■■」なのですが、範囲を広げ過ぎたためか提出日の◎月◎日に間に合うか不安になりました。
しかし、何としてでも間に合わせようと必死で書き上げている最中です。

残り少ない学生生活をより良いものにするため、卒論と同時進行で旅行の計画も立てております。
入社後のことも見据えて、英語の勉強もしていきたいと思っています。

以上、簡単ではございますが近況をご報告申し上げます。
末筆ながら、津崎様のご健勝をお祈り致します。

△△大学法学部 佐伯慎吾

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近況報告を内定先へメールの内容は学業や仕事への意欲を示し締めはシンプルな書き方がベスト

近況報告メールを内定先へ送るときは、構成をしっかりと立てて考えると書きやすくなります。そして、締めは堅苦しくないシンプルな言葉を心掛けましょう。内定先に送る近況報告メールは、ビジネスマナーを守りつつも、堅苦しくなりすぎない書き方が相応しいです。内定先に近況報告メールを送るのは、相手に学校の進行状況を伝え、春から入社できる準備が整っているということを伝える目的でもあります。内定をもらっているからといって油断をしてくだけだ言葉を使わないように気を付けましょう。

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