2019年11月11日(月) 更新

グループディスカッションの総括!議事録の書き方のポイント

議事録の作成経験がない就活生も多い!

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「これまでなにかしら議事録を作成したことがありますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • ない
  • ないです
  • ある
  • ない。
  • あります

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「これまでなにかしら議事録を作成したことがありますか?」

議事録の経験は、グループディスカッションで活かされるものでしょう。しかし、就活生を対象にアンケートをとったところ、議事録の経験が「ない」と答えた人も多いことが分かりました。 では、議事録の書き方もご紹介しますんで、経験がこれまでなかった人もぜひチェックしてください。

グループディスカッションでの書記の役割とは

では、グループディスカッションの総括!議事録の書き方のポイントを紹介していく前に、グループディスカッションでの書記の役割について見ていきましょう。

人の発言内容を書き留めるポジション

グループディスカッションの役職の中でも、書記は最も困難な作業だと言えるでしょう。
人の発言内容を書き留めるだけと言うと、簡単そうに聞こえますが、実際そう簡単ではありません。
単なる会議の議事録なら、とりあえず走り書きをしておいて後からまとめることもできます。
しかし、グループディスカッションの場合、ホワイトボードや紙に参加者の意見をわかりやすく要約して箇条書きにし、議論の結論を導く際、つまり議論の総括に役立つ書き方になっていなければならないのです。

総括でもある議事録をどのように書くのか

議論を総括する際に役立つ議事録の書き方とはどんなものなのでしょうか。実際の書き方に関してはいくつか有用な方法が考えられます

役立つ議事録の書き方のポイント

役立つ議事録の書き方のポイント

  • 箇条書き
  • 反対意見と賛成意見、もしくはアイデアA支持派とアイデアB支持派のように分けて書き出す
  • グラフや、表にしてあらわす
  • ひとつのアイデアから連想されるものを矢印でつないで書き連ねる
  • 原因と対策のように対応させて書く など

これ以外にもさまざまな書き方が考えられますが、議題の内容によってもかなり変わってくるので臨機応変な書き方ができれば理想的です。
特にグループディスカッションでは時間が限られていますので、議論の進み具合や疑問点、矛盾点などが一目見てわかるような議事録は、それだけで高く評価されます。さらに、議論の流れをわかりやすくし、結論を導きやすくしてくれます。

【番外編】議事録を書きながら意見を述べることもポイント

議事録を書きながら意見を述べることは、とても大変で、難しいことですが、書記の役割でも意見を述べることがポイントのようです。

難しい役割だから高評価につながる

先に述べたように、書記は役職の中でも最も難易度が高いものだと言えます。それは書記が単なる議事録を書く人で終わってしまってはならないからです。
もちろん、素晴らしい議事録が書ければそれだけでも評価は高いですが、議事録を書きながらも、自分の意見を述べることができればさらに評価は上がります。しかし、人の意見を聞きながら、それを要約し、書き起こしながら、自分の意見を考え発表する、これは至難の業です。
しかし、考え方を変えれば、書記をやるということ自体、自分の意見を述べる機会は少なくなるので、発言するのが苦手な人は書記をすすんで引き受けるのも、良い方法かもしれません。発言ができずにそこに座っているだけなら、書記として議事録を完璧にこなす方が印象はよくなるでしょう。

それぞれの役割での対策がある

適切な役割を把握した上で、練習を進めた方が効率的に対策ができます。しかし、集団討論でどの役割を担えばいいのかは、多くの就活生が悩むものです。そこでおすすめなのが「グループディスカッション完全対策」です。こちらの資料では、YES・NO診断で自分にぴったりの役割が診断できます。「アイディアマン」「司会」「書記」「タイムキーパー」の内、あなたはどのタイプでしょうか?無料でダウンロードできるので、ぜひ試してみましょう。

議論の総括のための議事録は日頃の努力も大事

ここで述べているのはグループディスカッションの中での議事録、しかも議論の総括のための議事録です。これをうまくおこなうには普段から人の話の要点を探る訓練をしておくと良いでしょう。自分ならどのように議事録をまとめるか考えながら、もしくは頭の中でホワイトボードに書きながら人の話を聞くだけでも練習になりますので、是非挑戦したい人は、日頃から練習しておきましょう。

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