2019年01月31日(木) 更新

内定承諾書の印鑑マナーと失敗時の対処法【入社承諾書】

内定承諾書や入社承諾書とは何か?

内定承諾書・入社承諾書における印鑑マナーや送付時の注意事項について見ていきますが、それらの書類はそもそもどういったもので、何のために取り扱う書類なのでしょうか。これらの書類に関して役割を知らずに取り扱うのは、あらゆる失敗・誤りにもつながりかねません。場合によっては「あ、間違えた…」ではすまない場合もあるので、その役割・意味をきちんと確認しておきましょう。

調査方法:メールを配信して学生にアンケート
調査実施日:2017/1/26~1/29
投票数:438
就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「内定承諾書の印鑑マナーについて把握していますか?」という質問に対して、20.1%の人がYes、79.9%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ) 印鑑を押す機会は多かもしれませんが、なかなかそのマナーまで気を配った機会は少ないと思います。実際、就活生の80%近くの人が、印鑑マナーについて詳しい知識を持ち合わせていないと回答しました。今回は内定承諾書に印鑑を押す際のマナーについて紹介していきますので、ここで印鑑マナーを把握しておきましょう。

まずはマナー力を診断してみよう

印鑑の他にも大切なマナーはたくさんあります。マナー力診断24の質問に答えるだけであなたのマナー力がわかります。知っていれば良いことも知らなければ評価が下がってしまうこともあるでしょう。就活において大切なマナーについて、あなたがどれだけ守れているのか現状を把握するためにぜひ無料で診断してみてください。

内定承諾書とは意思確認のための誓約書を指す

内定承諾書とは内定誓約書とも言うことからもうかがえるように、書面において、内定を承諾することを確認する書類のことを指します。たとえば 企業側にとっては、もし応募者に内定を出しても、本当に入社してくれるかどうかは瞬時には分かりませんよね。そこで、応募者本人が内定に納得しているかどうかを判断するために、この内定承諾書が役立ちます。

多くの企業ははじめに誓約書を交わし、そこにハンコを押させたうえで内定を出すという手順を踏んでいます。その書類が内定承諾書ということになりますね。ですから、内々定→内定承諾書→内定という流れだと認識してもいいでしょう。

入社承諾書もほぼ同じ役割の書類を示す

名称は違いますが、入社承諾書も実は内定承諾書とほとんど同じ意味を持つ書類です。つまり「特別な理由がない限り、予定通り入社します」という意思表示・約束をするための書類といえますね。しかし一方で、入社承諾書や内定承諾書には法的な効力はないのでは、と議論される場面もありますので、やはり「念には念を」といった意思確認の主旨が強いのでしょう。

とはいえ、法的な効力がないからいっていい加減に取り扱ったり、失敗を軽く見るのはもちろんダメです。入社承諾書・内定承諾書はきちんとマナーを持って、失敗のないよう取り扱いましょう。

内定承諾書・入社承諾書の印鑑はシャチハタNG

内定承諾書に捺印する際、印鑑の指定がなかったとしても、シャチハタを使うのは避けましょう。内定承諾書は正式な書類です。そのような場面では、シャチハタはふさわしくありません。ハンコを使うときは、朱肉をつけて使用する正式な印鑑を使ってください。

シャチハタはあくまで印鑑の「代用品」

シャチハタとは、スタンプ台が必要なく、本体内部にインクが入っている印鑑・ハンコのことで、浸透印とも呼ばれます。シャチハタは宅配便の受け取りなど、簡易な認印としては認められているもので、いわゆる印鑑の代用品となります。

シャチハタは正式な届出や手続きでは使用不可

しかし、シャチハタはあくまで「代用品」にすぎませんから、正式な書類では避けるべきでしょう。実際、印鑑・ハンコの代用品であるため、シャチハタは役所や銀行の手続きの書類、または契約書などでは基本的に使用不可です。よって、正式な書類である内定承諾書や入社承諾書では、シャチハタではなく、朱肉をつけて押印する正式な印鑑・ハンコを使わなければなりません。

間違えたときはどうする?誤字や汚れの対処法

つづいて、内定承諾書での誤字や汚れの対処法をお伝えします。内定承諾書は非常に重要な書類。誤字や汚れの対応方法ひとつであなたの印象が悪くなってしまう可能性もありえます。にも関わらず「間違えた」「失敗した」という声は後を絶ちません。失敗・間違えた時の正しいマナーを覚えておきましょう。

間違えた場合、誤字は二重線で消して訂正印を押印

内定承諾書で記入ミス、失敗をしてしまった場合は、誤字の部分を二重線で消してその上から訂正印を押印してください。このとき注意すべきポイントは、二重線は定規を使ってまっすぐに引くこと、そして訂正印もシャチハタではなく正式な印鑑を使うこと。誤字を修正テープで消すのはご法度ですので注意してください。

失敗したら相談!汚れをつけてしまったら速やかに伝えよう

誤字なら訂正印で対応できますが、内定承諾書に汚れをつけてしまったら、訂正印で消すわけにもいきません。汚れの程度にもよりますが、ハッキリわかる汚れをつけてしまったら、速やかに企業の担当者へ相談するのがビジネスマナーです。

内定承諾書には提出締切が設けられていると思いますが、汚れがある状態で提出するのではなく、一度電話などで「不注意で内定承諾書に汚れをつけてしまった」と伝え、担当者の指示を仰ぎましょう。汚れがある状態で提出するのは、オススメしません。失敗したらすぐに相談しましょう。

印鑑を押す時に気をつけたい事とは?

押印や捺印といったハンコ・印鑑は、綺麗に押さないと効力を発揮しないリスクがあります。しっかりハンコを押すことにより、初めて書類としての効力を発揮し、完成となります。

たかが印鑑、たかがハンコだと思って雑な押し方をしてしまうと、分かりづらいばかりか、書類の再作成というケースにもなりかねません。そんな最悪の事態を避けるために、捺印や押印の位置や押し方はとても重要なのです。

記名や署名に印鑑を押すときは「すぐ隣」

自分の名前間違えた場合などの記名は、押印と一体となって初めて意思確認という意味合いが表示されます。ですので、あまり間隔をあけすぎて押印すると、効力に疑問が残ってしまいます。ハンコを押す場所として一番良いのは、文字に重なることなく、それでいて離しすぎない場所です。記名や署名のすぐ隣が印鑑を押印する箇所として、一番良い位置でしょう。

ハンコを使うとき、朱肉は面に万遍なくつける

印鑑を押す際に、捺印がかすれているのは効力がなくなるので、そのような事態は回避しましょう。印鑑の押し方のポイントとしては、たくさんつけるというよりは、まんべんなくつけるのが理想ですね。

また、他にもハンコの印面に朱肉をつける際は、ポンポンと軽く何回かつけるようにしてください。実際にハンコの印面に朱肉が万遍なくついているか見て確認するのがおすすめです。

内定承諾書にまつわるビジネスマナー

では最後に、内定承諾書・入社承諾書を提出する際に、気をつけたいビジネスマナーをご紹介します。しっかり覚えておいてくださいね。

内定承諾書の返送は早めに!翌日までの返送がベスト

内定承諾書は提出期限が設けられているはずですが、受けとってから、なるべく早く返送するのがビジネスマナー。できれば、受けとった翌日には投函できるように、遅くとも1週間以内に担当者の手元に届くように返送してください。早ければ早いほど、受けとる側に好印象を与えることができます。

内定承諾書を返送するときは添え状を添付

内定承諾書にシャチハタではない正式な印鑑を押印し、誤字や汚れのない状態で用意できたら完璧ではありません。簡単で構わないので、添え状を用意しましょう。内容は、下記のようにあくまでも必要事項のみで構いません。

【内定承諾書の添え状 記載例】
拝啓○○の候御社におかれましてはますますご清祥のことと存じます。このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。貴社へ入社した暁には、精一杯努力してまいる所存です。どうか、ご指導ご鞭撻の程、何卒よろしくお願いいたします。

ご指示いただいた書類をご送付いたしますので、ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。敬具

返信用封筒の宛名には「様」「御中」を記載

内定承諾書が送られてきたとき、一般的には返信用封筒が同封されていることが多いようです。企業の好意で同封してくれた封筒は、そのまま使用しましょう。その際、宛名に記載されている「宛」や「行」を二重の斜線で消し、「様」や「御中」を記載することをお忘れなく。また、封筒の裏側には、自分の名前や住所、投函日を記載しておきましょう。

内定承諾書・入社承諾書の印鑑はシャチハタNG!誤字や汚れにも適切な対応をして正しく送付!

繰り返しになりますが、内定承諾書や入社承諾書の印鑑・ハンコは、シャチハタではなく正式な印鑑を使用しましょう。また、誤字や汚れなど、失敗した・間違えた場合の対応についても十分な注意が必要です。誤字は二重線で消し訂正印を押印、汚れは担当者に相談し、指示を仰ぎましょう。

内定承諾書・入社承諾書はただの紙切れではなくて、入社を承諾する非常に大切な書類。あなたの印象を悪くしないためにも、正しいビジネスマナーで対処してくださいね。

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