2018年10月11日(木) 更新

面接の時間を忘れたときの対応方法|日程変更をお願いする際の適切な理由と例文

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

面接時間を忘れてしまった時はどうしたら良いか

就活ではスケジュール管理が難しく、面接時間を忘れたことがある人も少なくありません。面接時間を忘れてしまうと、当日に何時に企業に行けばいいのかわからなくなってしまい、場合によっては遅刻してしまう可能性もあります。

面接に遅刻すれば評価は悪くなり、遅刻した段階で不合格にする企業も多くあります。せっかくのチャンスを逃してしまうのは勿体ないですし、面接時間を忘れてしまった場合はそれにも対処していく必要があります。面接時間を忘れたからといって、選考を諦めなければならないわけではありません。

対処方法はさまざまありますので、忘れた場合でも上手に対処し、また忘れないためにはどうすればいいのかも知っておきましょう。

忘れたことに気が付いた時点で即行動しよう

面接時間を忘れてしまった場合は、忘れたことに気づいた時点ですぐに行動をすることが大切です。忘れたままにしていると後で大変なことになってしまいますし、結局時間がわからないままに面接日を迎えてしまう可能性もあります。

気づいた時点ですぐに行動し、対処しておけば問題は解決することができるので、素早く行動を起こすことが大切です。面接時間を忘れたことに気づいた場合は、どのような行動を取ればいいのかを知っておきましょう。

面接日程確定メールを見直す

面接時間を忘れたことに気づいた場合は、まずは面接日程確定メールを見直すようにしましょう。面接日程はメールできていることが多いので、メールを見直してみることが大切です。企業とのやりとりをさかのぼれば面接の時間について記載されているメールを見つけられる可能性もありますので、隅々まで確認していきましょう。

もちろん面接の連絡はメールだけとは限らず、電話で通知されている場合もあります。もし電話で日程を聞いていた場合、メモを控えていたりするようであればメモの確認をしておく必要があります。電話をしながらメモを取っていたのであれば、面接時間についても書いてある可能性も高いですし、使用していたメモを探して面接時間の記載がないか確認してみましょう。

どうしても日程が判らない際は企業へ問い合わせる

企業からのメールや電話のメモなどを確認しても、どうしても日程が判らない際は企業へ問い合わせるようにしましょう。分からない場合は仕方ありませんので、電話やメールで企業に問い合わせて確認することが大切です。

分からないままにしておけば面接を受けられなくなってしまいますし、きちんと正しい日程を確認しておかなければなりません。面接日に余裕があればメールでの連絡の方が良いでしょう。メールであれば企業に手間をかけさせずに済むので、マイナスの印象になりにくいです。

面接日が間近、もしくは全く日程が分からない際は電話で問い合わせをするようにしましょう。電話は手間をかけさせてしまいますが、日時が迫っている場合などは仕方ありませんので、早めに連絡することが大切です。

忘れてしまった時に企業に連絡を入れる時の注意点

面接の時間を忘れてしまった場合は素早く企業に連絡しなければなりませんが、連絡の際にはいくつか注意点があります。忘れたことに気づいた時点で連絡することが大切ではありますが、注意点はそれだけではありません。

注意点を守らずに連絡をしてしまうと、企業に失礼になったり、マイナスの印象を与えてしまう可能性もありますので事前にポイントを確認しておいてください。企業に連絡を入れる際にはどのような点に気を付ければいいのかを知り、上手に面接の時間を確認しましょう。

忘れたとは言わず日時を再確認したいと伝える

企業に連絡して面接の時間を確認する際には、忘れたとは言わず日時を再確認したいと伝えることが大切です。忘れたと言うと印象が悪くなるため、日時を再確認したいと伝えて日時を教えてもらうようにしましょう。面接日を忘れたと伝えてしまうと、企業への興味が薄い、志望度が低いと判断されてしまう可能性がありますので注意しなければなりません。

面接の時間を忘れる=選考に対してそれほど真剣ではないと思われてしまいますので、評価を下げられてしまいます。再確認したいと伝えれば、注意深い印象を与えることができますし、少なくともマイナスの印象を与えてしまうことはありません。正直に伝えてしまうと印象が悪くなってしまいますので、上手な言い回しでマイナスの印象を与えないようにしましょう。

正直に忘れたことを言わざるを得ない時は謝罪する

基本的には日時の再確認をしたいと伝えて面接の時間を確認する必要がありますが、企業によってはなぜ再確認したいのかと、その理由を問われる可能性もあります。正直に忘れたことを言わざる得ないやりとりになってしまったら、正直に謝罪して日時を教えてもらうことが大切です。

理由を言わなければならなくなった場合に嘘をつくのはよくありませんし、その嘘がバレればさらにマイナスの印象を与えてしまいます。正直に忘れてしまったと伝えるよりも、嘘がバレる方が印象が良くありませんので、言わざるを得ない場合は嘘をつかずに素直に謝罪することが大切です。理由を伝えなければならない場合は正直に話して丁寧に謝罪をし、面接の時間を確認するようにしましょう。

面接の日程や時間を忘れないための対応策

面接の日程や時間を忘れてしまった場合は、素早く行動して対処する必要がありますが、そもそも忘れないための対応策を取っておくことも大切です。面接の日時の連絡がメールの場合はメール保護をしておき、間違って消さないようにしておきましょう。

保護をするだけではなく、すぐに検索できるようにフラグをつけておくのもいいですし、他のメールに紛れてしまわないように工夫することが大切です。また日程が決まった時点でカレンダーやスケジュール帳に控えておくようにしましょう。

メールは何かのトラブルで消えてしまう可能性もありますし、カレンダーやスケジュール帳などに情報を分散させておくことが大切です。面接の時間は大事な情報ですので、さまざまな場所に保管して忘れないようにしましょう。

面接の日程がかぶる際に就活生が取るべき行動とは

企業側に電話で連絡して時間調整をお願いする

面接の日程がかぶったとわかった時点で、できるだけ早く企業の人事担当者に時間調整の連絡を入れましょう。この場合はできるならメールではなく、電話で連絡を入れるようにしましょう。連絡する際は、こちらの都合で日程の時間調整をお願いしているのですから、とにかく丁寧な対応を心掛けてください。

理由を聞かれた場合は正直に伝えるべき

時間調整の理由を聞かれた場合は、正直に他の予定とかぶったと伝えるべきでしょう。大学のゼミなどを理由にしても構いませんが、もしかしたら後でボロが出てしまう可能性もあります。第一志望ではないと思われてしまうかもしれませんが、正直に他社の選考の日程と重なってしまったと伝える方が良いでしょう。

時間調整した面接の日程は必ず守る

時間調整をしてもらったのなら、次は必ずその面接の日程は守るようにしましょう。また、面接の日程がかぶる状況を生むのはNGです。とても失礼な行為となりますので、断るのは最初に決まった面接の日程だけにしておきましょう。

面接日程の時間調整を依頼する際は会社に選択権を与える

他社の面接の日程とかぶった事で時間調整が必要になった際、先方にしっかりと電話で伝えれば面接の日程を変更してくれる可能性は高いです。では、実際にどのように伝えるのが適切でしょうか?基本的には次の面接の日程をいつにするかその選択権は企業側に譲るべきです。

代わりの日程の候補をざっくりと伝える

面接の日程を調整する際には、まず代わりの日程候補をざっくりと伝えましょう。例えば、「来週は午後ならいつでも空いています」や「月・水・金はゼミがあるため、それ以外なら可能です」のように、できるだけ最後の選択は企業がするといった形にした方がよいでしょう。

もちろん、ざっくりとは言え、こちらが大丈夫な日をきちんと伝えてくださいね、あとは人事の方がしっかり対応してくださるので安心してください。また、面接の日程調整をする場合には、必ず謝辞やお詫びを述べるのを忘れないでください。

候補日をたくさん提示するのも有り

特に在職中の方であれば、最初に提示した日程で必ずしも都合がつかないケースは多いでしょう。それは企業もわかっています。再度、面接の時間調整をする場合に、自身の対応できる時間が限られているなら、指定日時を伝える際に3つくらい候補を提案するというのも有りです。こういった事は相手への配慮にもなりますので、しっかりと守っていきましょう。

面接の日程がかぶる事態における時間調整をお願いする際の例文

面接の日程がかぶった際の時間調整の方法について説明してきましたが、理解できましたでしょうか。最後に、時間調整の対応において、メールと電話の手段それぞれの例文を紹介します。

とにかく、面接の日程変更や時間変更で相手にお願いの連絡を入れる際には、相手に手間をかけさせている事を忘れず丁寧な言葉遣いを心がけてください。

「メール」での面接時間調整の例文

件名:面接日程の再調整のお願い(山田太郎)
株式会社○○
△△様
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎です。
この度は、面接の日程を変更して頂きたくご連絡を差し上げました。
×月×日×時より貴社に伺う予定でしたが、大学の研究発表の日程が変更になり、ご指定の面接の日時と重なってしまったため、お伺いすることが難しくなりました。
誠に身勝手なお願いで申し訳ないのですが、よろしければ、下記より貴社のご都合が宜しい日程をご指定いただき、面接日程を再設定していただけないでしょうか。
【面接候補日】
×月○日 終日
×月○日 午前中
×月□日 終日
お忙しいところ、再調整でお手を煩わせて恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

「電話」での面接時間調整の例文

お忙しいところ恐れ入ります。×日×時から面接の予定をしております○○と申します。今、お時間頂いてもよろしいでしょうか?
ありがとうございます。実は当日仕事の都合でどうしても面接に伺えなくなってしまい、もしよろしければ面接の日程を変更していただきたいのですが?
■先方から指定がある場合
それでは×日でお願いいたします。
■いつでしたら大丈夫ですかと聞かれたら
来週の平日17時以降でしたらいつでも大丈夫です。御社のご都合はいかがでしょうか。
■時間調整ができたら最後に
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。ご対応いただき、ありがとうございました。

「電話」「メール」の例文をもっと見たい人は「就活マナー集」がおすすめ

ビジネスシーンでの電話やメールは普段使わないから、対応や書き方がわからないのは当然です。就活シーンごとのメール例文や電話対応テンプレートを集めた「就活マナー集」を見れば採用担当者とのやりとりに困ることはありません!

面接の日程がかぶったら電話で正直に伝えて時間調整のお願いをしよう

面接の日程がかぶった際の企業への、調整理由と時間変更の伝え方を紹介しました。面接の日程や時間変更をすることによって印象が悪くなってしまうのではないかという疑念はつきませんが、無理にスケジューリングをして遅刻したり、当日キャンセルするほうが問題行動といえます。

面接日程がかぶるのは本当に仕方がない事と割り切りましょう。そして、例文を参考に面接がかぶったときには先方へ電話連絡をし、時間調整のお願いをしてください。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

失敗は要因分析し、それ以降の行動に活かしていこう

面接の時間を忘れてしまうという事自体、そもそも避けてしかるべき事態ですが、万が一そうした事態が起きてしまってからどのようにカバーできるか考えましょう。例えば、社会人になってからも失敗をすることは必ずあります。その時に、どう誠意を見せるかという点が大切なのです。

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