【就活生は必見】面接やインターンで交通費が支給される際の領収書のもらい方と宛名の書き方

就活中に交通費を申請する際は領収書が必要なのか

就活中、一部の企業での面接やインターンを受ける際に、交通費が支給されるケースがあります。この場合、交通費がいくらかかったか申請することになるのですが、支払ったことを証明するための領収書が必要になることはあるのでしょうか。

新幹線や飛行機などの高額・長距離移動時には必要

領収書の用意が必要になると考えられる移動手段としては、飛行機や新幹線が挙げられます。どちらも運賃が高く、支給する企業側としては大きな出費となるので、かかった費用を正確に把握するために、領収書を持ってくるようにお願いするところも少なくありません。領収書を必要としない企業もあるかと思いますが、念のため用意しておいた方が臨機応変に対応できるでしょう。

近距離のバスや電車などは所要区間の駅名と運賃が分かれば不要

領収書の発行が必要ないケースも存在します。それは、近距離で用いることの多い路線バスや電車での移動です。近距離であれば、高額でも数千円程度で収まります。そのため、書類に移動区間の駅名と運賃を記入すれば、問題ないケースがほとんどでしょう。 このように、就活中に利用する交通機関によって、領収書が必要か不要かは変わります。それでは、新幹線や飛行機など、領収書が必要な交通手段を用いる際は、どこで発行し、いくら分の記載をお願いすればいいのでしょうか。

交通費の領収書は「往復分」をもらうのを心がける

飛行機や新幹線を利用した交通費の領収書は、なるべく往復分の金額を記入したものを用意しておいてください。飛行機や新幹線の搭乗・乗車日時が違っていても、購入日が共通であれば往復運賃での領収書発行が可能です。また、あらかじめ旅行会社などでツアー申込をした場合、旅行会社にお願いすれば代行で領収書を発行してくれるケースもあるでしょう。

各駅の窓口か券売機・空港はカウンターで発行される

航空機や新幹線の領収書は、どうやって取得できるのでしょうか。もっとも簡単な方法は、券売機や航空券発券機を利用することです、券売機や航空券発券機の操作をする際に、操作途中で出てくる「領収書」ボタンを押すことで、宛名の書かれていない領収書が発行されます。 ただし、発券機などで出した領収書は、宛名が記載されていない状態です。宛名を入れる場合は、窓口に発券した領収書を持っていくか、窓口・チケットカウンターで直接チケットを発券し、その際に領収書を発行してほしいと伝えてください。

コンビニ支払いの場合は受領証とコンビニ発行の領収書を用意する

クレジットカードや現金の振り込みでの航空券購入であれば、航空会社に直接支払いする形になるので、チケットカウンターなどで領収書発行ができます。しかし、コンビニ払いではコンビニが支払先になるため、その場で領収書を発行しなければなりません。レジ発行のレシートタイプか、手書きタイプのどちらかで発行できます。

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領収書の宛名の書き方は会社からの指示に従う

就活における交通費を支給する会社の中には、領収書の宛名まで指定するところもあります。それは、会社によって経費申請の取り決めが様々であるため、それに則った宛名でないと、経費として処理できない可能性が高いからでしょう。 このような場合は、「会社名」もしくは「個人名」のどちらかで案内がありますので、案内した通りの宛名で領収書をもらえば問題ありません。

交通費は法律上宛名は必要ないが会社側の処理に不都合が生じる恐れがある

実は交通費を領収書に記入する際、宛名を記入しなくても問題ありません。消費税法において、領収書に宛名を記載しなくても良い項目が存在しており、交通費は飲食・小売りの領収書と同様の扱いとされています。ただし、交通費を支払う企業側に、税務処理上で手間を掛けさせることになってしまうため、なるべく宛名の記入をするよう心掛けましょう。

何も案内がない場合は「個人名」を記入しよう

就活中における交通費の領収書の宛名を「会社名」と「個人名」のどちらにするかは、企業ごとの経費の扱い方によって異なることがあると先程はご紹介しました。もし、事前にその確認ができるなら、確認しておくと安心です。確認するのを忘れてしまった、もしくは確認する時間がない場合は、「個人名」で宛名をもらっておくことをおすすめします。 理由としては、支払った（立て替えた）のはあなたですが、まだ会社の一員でないあなたが企業名で領収書の宛名を書くことは、あまりおすすめできないからです。

領収書の但し書きはどう表記するべきか

領収書には、「但し○○○○として」という但し書きの欄が必ず設けられています。自動発券された領収書であれば、「運賃として」と自動印字されていることが多いのです。 しかし、手書きでの作成や無記入だった場合はどう表記すればいいのでしょうか。

基本は「交通費」だが会社の指示がなければ無記入でも問題ない

但し書きをする際、基本的には「交通費」として記載すれば問題はありません。税務処理をする際は具体的な商品名を記載することが望ましいとされているので、会社側の負担を減らすために、「航空機運賃として」「新幹線運賃として」などと記載しておくのをおすすめします。ただし、会社からの指示が特にないということであれば、このまま未記載でも問題はありません。

手書き領収書で発行する場合のみ使える書き方もある

「領収書にはっきりと支払ったことを書かなければ問題ではないか。しかし、宛名や但し書きをどうすべきかわからない」と悩まれる方も少なくありません。そんな場合は、手書き領収書のみではありますが、活用できる記入方法があります。それが以下の書き方です。

このように、宛名を会社名とし、個人名を但し書きの付帯事項として明記しておくと良いでしょう。但し書き：交通費(氏名の利用分)などと記入する

交通費精算書を提出すれば領収書が必要ない場合もある

航空運賃や新幹線の運賃など、高額になる交通費に対しては領収書を持ってくるといいのですが、会場で配布されることがある「交通費清算書」を提出すれば、領収書が必要にならない場合もあります。交通費精算書の記載項目は主に以下の通りです。

この用紙に正確なルートと交通費を記載しておくことで、領収書なしでも支給されるケースは少なくありません。ただし、交通費の支払い自体は当日払いではなく、後日企業の給料日に合わせて振り込まれるかもしれませんので、その点は各企業に問い合わせをしましょう。

精算書を記入する際は必ず認印を忘れずに用意する

交通費精算書を記入する際は氏名や住所を記入するだけでなく、本人の記入であることを証明するために、認印の押印が必要です。認印を用意する際、シャチハタのようなゴム印ではなく、きちんと彫られた印鑑を用意しましょう。ゴム印タイプは素材の性質上、変形などの恐れがあることから本人の認印として証明されません。用意するものを間違えないように気をつけてください。

交通費清算で疑問点があれば必ず会社に問い合わせる

交通費清算に関して、疑問点があれば必ず企業に問い合わせてください。企業によって、領収書の必要の有無、宛名の書き方などをルール化しているところもあります。届いた資料や電話連絡の内容があまりよくわからなかった場合は、企業への問い合わせを欠かさないようにしましょう。

就活における交通費の領収書は新幹線や航空機であれば必要！宛名や但し書きは会社の指示に従うのがベター

就活における交通費について紹介してきました。領収書が必要になる場合とそうでないケースがありますが、新幹線や航空機などの高額運賃になりがちな移動手段に関しては、あらかじめ領収書を用意しておいたほうがいいでしょう。 宛名や但し書きを領収書に記入してもらう際、基本的には会社から指示された書き方を実行するのがベターです。ただし、聞き忘れてしまった場合は、直接会社に問い合わせるよう心がけてください。