ドタキャンした際に送るお詫びメールの書き方と謝罪のポイント【例文アリ】

就活生の多くが面接をドタキャンした際にお詫びメールを送るべきだと考えている

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「面接をドタキャンした場合、お詫びメールは送るべきだと思いますか？」

どうしても外せない用事や体調不良で面接をドタキャンしてしまった場合、お詫びメールは送るべきなのでしょうか？就活生を対象にしたアンケートによると、その半数が「メールを送るべき」だと考えているようです。やはり送るのがマナーだと考えている人が多いようですね。 こちらの記事では、お詫びメールの書き方や注意すべきポイントを見ていきましょう。

ドタキャンする際はなるべく早く連絡する

就活において、面接や説明会に突然行けなくなる時もあるでしょう。やむを得ない事情もあるかもしれませんが、それはドタキャンになるといえます。ドタキャンするのは当然マナーとして良くありません。就活でドタキャンする際は必ず早めに連絡をしましょう。まずは電話して謝罪を行い、その後必ずメールもしておくことが大事です。ドタキャンの理由、その対応次第で採用、不採用が決まります。社会人として適切なマナーが身に付いていることをアピールするチャンスでもあるため、お詫びメールの書き方、謝罪のポイントについて見ていきましょう。

ドタキャンした理由を必ず説明する

まず、ドタキャンのお詫びメールでは、なぜドタキャンすることとなってしまったのかを誠心誠意説明する必要があります。それを説明したからといって印象が良くなるわけではないですが、それでも一定の理解を得らえるため、もう一度選考や説明会への参加を設定してもらえる可能性もあります。ですから、何故ドタキャンしたのかということを改めてお詫びメールの中で最初に説明していきましょう。

やむを得ない理由があったと伝える

とはいえ正直に説明してもあまり意味がないので、どうしても体調が悪くて連絡もできなかった、突然体調が悪くなりドタキャンせざるをえなくなった、突然親の具合が悪くなり気が動転していた、などを理由にしておきましょう。やむをえない事情であれば、多少マイナスからのスタートにはなりますが、大目に見てもらえる可能性も高くなるはずです。

メールでもう一度機会をお願いしたい旨も必ず述べる

ドタキャンのお詫びメールとはいえ、ドタキャンの理由を説明し、お詫びするだけではその先にすすめる可能性が0のままです。もちろんお願いしたからといって何かが起こるとは限りませんが、もう一度機会をもらえるチャンスはあります。きちんと謝れば、メールでもう一度お願いするのも失礼にはなりません。

謝罪はクッション言葉を使って慎重に送る

むしろ謝罪だけ送られても迷惑と思う方すらいるでしょうから、ドタキャンのお詫びメールを送る際には必ずもう一度お願いしたい旨を付け加えるようにしていきましょう。その際にはかならず、「誠に勝手ではありますが」や「不躾なお願いとは存じますが」などといったようなクッション言葉もいれるようにしてください。まずは自分の非を認め、もう一度チャンスが欲しいと伝えましょう。

就活中マナーをおさらい

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

ドタキャンのお詫びメールの例文

では、以下で具体的にドタキャンのお詫びメールの例文を見ていきましょう。

件名は送り主が分かるように書く

お詫びメールを送る際は、件名に送り主がわかるような書き方をしましょう。
「先日の面接のお詫び ○○大学○○」などです。件名で誰からのなんの連絡かわかると、採用担当者も件名だけで内容がわかるので早く対応できるでしょう。この例文をお詫びメールの書き方の参考にして、もう一度説明会や面接のチャンスを得られるようにしてください。

ドタキャンした際に送るお詫びメールは誠心誠意を持って速やかに送る

以上、ドタキャンしてしまった際に送るお詫びメールの書き方と例文でした。当たり前ですがドタキャンはしないのが一番です。こうしてお詫びメールを作り連絡すればまた面接や説明会に参加できるかもしれませんが、それでも本文中にもあったようにマイナスからのスタートとなり、不利なのは不利なままです。ですから、まずはドタキャンしないように工夫しましょう。興味のないと思っていた企業でも参加すれば何らかの経験は詰めますし、ドタキャンはしないようにすべきです。