秘書になるための面接対策5つと質問・逆質問10個～マナーを守った服装のポイントもご紹介～

秘書とはどういう職業か？

秘書の仕事内容は、上司の仕事をサポートすることです。スケジュールの管理や、電話・メールなどの対応をおこないます。上司が仕事をしやすいように、身の回りの環境を整えたりするのも秘書の仕事と言えるでしょう。上司を補佐する役割であるため、仕事ぶりに対して感謝されたときに一番やりがいを感じます。また、外部のお客様や取引先に好印象を残すことができれば、上司や企業に良いイメージを持ってもらうことが可能です。秘書の仕事は細やかな気配りが必要ですので、次に何をするべきか自分で考えて行動できる人や気が利く人に向いているでしょう。

「誰かに頼られる仕事」というのが秘書の魅力？

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「秘書という仕事の魅力ってなんだと思いますか？」

「秘書」の仕事の魅力とは何なのでしょうか？就活生が感じている魅力としては「責任感があり社会人として成長できる」「管理をきちんとできること」「信頼される」などが挙げられるようです。献身的にサポートするという点に、秘書の魅力があります。 そんな秘書になるためには、面接対策が必須です。面接でどのような質問をされるのか、こちらの記事で対策していきましょう。

秘書になるための面接対策5つ

①：正しい言葉遣いを意識する

秘書を目指す人の面接対策として最も心掛けたいのは、言葉遣いでしょう。言葉遣いがなっていないと、どうしてもきちんとした印象を与えられません。面接対策として、言葉遣いの対策をしておきましょう。普段から正しい言葉遣いを心掛けて生活すると、面接で想定外の質問をされてもきちんと対応できるでしょう。

②：きちんとしたマナーで好印象を与える

秘書の面接では、人間性もチェックされます。面接官が応募者の人間性を判断するためにチェックするのが、マナーです。正しいマナーが身に付いていると、「きちんとした人だな」と面接官に好印象を与えられます。相手を不快にさせないことがビジネスマナーの基本なので、声や表情を明るく保ち、さわやかな対応を心掛けましょう。
今の時点で、あなたのマナー力はどのくらいでしょうか？それを知るために活用したいのが「マナー力診断」です。「身だしなみ」「電話・メール」「エントリーシート・履歴書」などのマナーがどの程度身についているのかを試してみましょう。質問に答えることで、どのスキルが足りていないのかが一目でわかります。無料でダウンロードできるので、力試しとしてもおすすめです

③：事務能力をアピールする

秘書として社長や役員をサポートするには、事務能力が必要です。事務能力をアピールできるエピソードを用意して、具体的に伝えましょう。PCスキルや語学力、アルバイト先での実務経験など、実際に役立てられる能力をアピールすると効果的です。

④：相手が話しているときに相づちを打つ

秘書には、「聞く力」が求められます。サポートする相手が求めるものなど、会話をしながら得られる情報は多いです。また、業務に直接関係のない雑談も、信頼関係を築くには大切な要素になります。そのため、面接でも適度に相づちを打ちながら「話をきちんと聞いています」というアピールをしましょう。話している面接官も相づちがあった方が、話の内容を理解しているかの確認がしやすいです。

⑤：質問には結論から答える

面接では、質問に対して結論から答えるようにしましょう。結論の後に理由を述べることで、話の内容を簡潔にわかりやすく整理することができます。秘書の話がまとまっていないと、サポートする相手を混乱させてしまうかもしれません。順序を整えて話すことで、相手の負担にならずに自分の意見を伝えられるでしょう。

秘書の面接で聞かれる質問とは？

おさえておきたい質問10個

面接対策として欠かせないのが、質問内容の把握です。応募者がどういう人間なのかを知るために、面接官はさまざまな質問をしてきます。秘書の面接対策としておさえておきたい質問を10個紹介するので、自分なりの答えを用意しておきましょう。

熱意や意欲をアピールする逆質問10個

面接では、「質問はありますか？」と最後に聞かれる場合があります。このような逆質問では、熱意や意欲を効果的にアピールすることが可能です。逆質問をするときは、自分で調べれば分かる内容は避けましょう。ここでは、アピールに効果的な逆質問を10個紹介します。

秘書の面接で気を付けるべき服装とは？

清潔感を大切にする

秘書の面接では、清潔感を意識した服装を心掛けることが大切です。社内外の人と関わることが多い秘書は、清潔感のある服装で好印象を与える必要があります。洋服のしわや汚れなどの細かい部分にも気を配り、常に清潔に保ちましょう。

スカートを着用するときは丈に注意する

女性の場合は、面接の服装にスカートを選ぶ場合も多いと思われます。そこで気を付けておきたいのが、スカート丈です。スカートが短いと、面接官が目のやり場に困ってしまいます。椅子に座ったときに、膝上5cmの長さになるスカート丈を意識しましょう。

ヒールは高すぎないものを選ぶ

秘書の面接に行く女性が気を付けたいのが、ヒールの高さです。選考を受ける場である面接に高すぎるヒールで行くのは、マナー違反であるといえます。面接でヒールのある靴を履いていく場合は、3～5cmの低めのものを選びましょう。また、靴が汚れているとマイナス評価になるため、きれいに磨いてきちんとした印象を与えましょう。

アクセサリーは控えめならOK

アクセサリーを禁止している職業もあるように、職場によっては着けても大丈夫かを確認する必要があります。しかし、面接を受ける時点ではまだ確認ができないので、アクセサリーをする場合は控えめにしておきましょう。結婚指輪以外の目立つ指輪やブレスレットは避け、主張が少ないネックレスなどをつけるのがおすすめです。

メイクは派手になりすぎないように注意する

女性の場合、身だしなみとしてメイクをするのは大切なことです。しかし、派手にメイクをし過ぎると清潔感がなくなってしまいます。好印象を与えるためには、ナチュラルメイクがおすすめです。アイメイクや口紅などのポイントメイクは薄めを心掛けて、上品な印象になるように仕上げましょう。

秘書の面接では事前に質問内容をおさえておき清潔感のある服装を心掛けよう

いかがでしたか。社長や役員のサポート役に徹する秘書には、正しい言葉遣いやマナーなどのスキルが求められます。そのため、面接でもそれらをアピールするような対応をすることが大切です。また、人間性を知るための質問もされるので、自分なりに回答を考えておくようにしましょう。そして、内面だけでなく外見も人間性をあらわす材料になるので、清潔感のある服装を心掛けましょう。