2019年11月05日(火) 更新

内定承諾書と一緒に送る添え状を手書きする際の書き方【例文付き】

添え状とは

添え状とは、郵送書類に付ける挨拶文です。ビジネスシーンの手紙の挨拶で使われる「背景」季節の語句を用いたりして書き始めます。ここでは、内定承諾書の添え状について紹介します。

内定承諾書にも添え状が必要

内定承諾書や入社承諾書などの書類を送る際には、送り先の担当者に対して、または内定をくれた企業に対して、添え状は気持ちを相手に伝えるための一筆ともいえます

内定承諾書や入社承諾書に添付する添え状には、以下の2つの目的があります。

添え状の目的

  • ①:内定を頂いたことに対してお礼を伝えるため。
  • ②:中に何の書類が入っているのか、書類一覧を作成して、書類の紛失を防止し確認しやすくするため。

そのため、現在では内定承諾書や入社承諾書に添え状はいらないという人もいますが、より丁寧に書類を送るためにも、内定承諾書や入社承諾書に添え状は必要です。

内定承諾書の添え状を手書きする際の注意点とは?

内定承諾書の入社承諾書添え状の基本としては、手書きが一般的です。添え状は便箋などに手書きで書いていきましょう。ただ、手書きをするということは、パソコンと違って誤字脱字や、間違った時に毎回書き直さなくてはならないといった手間が発生します。内定承諾書や入社承諾書の添え状を手書きする上で、これから紹介する点に注意しましょう。

手書きの添え状はパソコンより気持ちが伝わりやすい

内定承諾書や入社承諾書に関する書類や添え状は、黒ペンで手書きが基本です。内定承諾書や入社承諾書の書類は非常に重要な書類のため、手書きの方が適しています。パソコンでなく手書きで書くことでより丁寧ですし、印象もいいのです。また、パソコンよりも手書きの方がお礼の気持ちがより伝わります。

添え状は構成を守った書き方が必要

構成

添え状にはおおまかな構成があります。

添え状の構成

・日付
・宛先
・差出人
・頭語結語
・本文
・送付書類の内容、部数

添え状は、以上の構成で文書を作成しましょう。

添え状を手書きする際の注意点

誤字脱字

パソコンでWordを使うと、文字が抜けていたり、間違った言い回しをしている箇所を教えてくれたりしますが手書きだと、そうは行きません。そのため、より注意が必要です。記憶が曖昧な単語については辞書で調べるようにしましょう。

敬語の使い方には要注意

また、内定承諾書の送付状では、見落としがちなのが敬語の使い方です。以下、敬語で注意すべきポイントです。

敬語で注意すべきポイント

  • ■ 尊敬語と謙譲語を使い分ける。
  • ■ 「~されておられました」「ご覧になられました」などの二重敬語はNG。
  • ■ 「うかがわさせていただきます」「読まさせていただく」などのさ入れ言葉はNG。
  • ■ 「見れる」などのら抜き言葉はNG。

以上、よく間違える敬語の使い方です。添え状を手書きする際は気を付けましょう。

内定承諾書はすぐに出せるよう準備しておく

内定が決まり、内定承諾書の用紙が送られて来たら、すぐに書類と送付状を用意して、なるべく早い段階で送りましょう。少なくとも、提出期限までにはきちんと送付しなければなりません。内定承諾書の用紙が届いてから添え状の文章を考えたり、構成を考えたりして、手書きすると時間が掛かってしまうので、あらかじめテンプレートを用意しておくのをお勧めします。

内定承諾書の添え状を手書きする際の例文

内定承諾書や入社承諾書の添え状には、どういう内容を書けばいいのでしょうか。手書きで書くとなると時間がかかるのが予想されますので、あらかじめ文章を考えておくとよいですね。ここでは、内定承諾書や入社承諾書の添え状の書き方の例文を紹介します。

書類同封の記入は忘れずに

株式会社○○○
人事課 ○○様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは採用内定をいただきましたこと誠にありがとうございました。4月からは気を引き締め、即戦力となれるよう、日々精進していく所存です。
今後とも、ご指導ご鞭撻の程、よろしくお願いいたします。

つきましては、ご指示いただいた下記の書類を同封いたしますので、ご確認の程よろしくお願いいたします。 敬具


同封書類
・内定承諾書 1通
・〇〇〇〇  1通

以上

○月○日 ○○○○

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内定承諾書の添え状はパソコンではなく手書きで早めに送ろう

内定承諾書・入社承諾書の添え状は、必要か?それとも不必要か?と言う疑問が出てくると思います。内定承諾書に添え状は、丁寧な印象を与えることができるので、必要と言えます。そして、パソコンで作成した文書よりも、手書きの方が気持ちがこもっていると伝わるため、好印象です。他の書類で例えるならば、お礼状のようなものなので、便箋にキレイに書きましょう。

たまに、内定承諾書の添え状はいらないという方がいますが、書いて損はないですし、むしろプラスです。添え状は、注意点や書き方さえ覚えてしまえば様々な場面で使う事が出来ます。早い対応が大切ですので、例文を参考に内定承諾書に添える文章をあらかじめ準備しておきしょう。

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