2017年10月17日(火) 更新

内定承諾書の添え状の書き方とデキる人の例文4つ【入社承諾書】

内定承諾書・入社承諾書(誓約書)ってどんなもの?

内定承諾書・入社承諾書は、書面で内定を受け就活生に入社すると明記させるものです。会社によっては内々定の時点で送付される場合もあります。内定承諾書・入社承諾書は一種の誓約書であり、内定誓約書などと呼ばれる場合もあります。書面に捺印させることによって、他の企業への就職を防ぐ意図があります。
この内定承諾書・入社承諾書は誓約書とは言え、法的な拘束力はありません。しかし、内定承諾書・入社承諾書の提出後に辞退すると、確実に入社する前提で準備をしはじめた企業に無駄な労力をかけさせてしまいます。できるかぎり内定承諾書・入社承諾書を提出したあとの辞退は避けるべきです。

内定承諾書・入社承諾書に添え状をつけるのは大事なマナー!

内定承諾書・入社承諾書(誓約書)は、これからその会社で働くにあたって重要な書類です。内容をきちんと書き上げるのはもちろん、書き方や返信のマナーを守って正しく提出しなければなりません。 添え状(送付状)がなかったり、封筒や書き方のマナーが間違っていると、社会人として恥ずかしい思いをしてしまいます。

添え状(送付状)ってそもそも何?

添え状はビジネスマナーの基本ですので、添え状を付けずに送るというのは、「ビジネスマナーがまだできていない」「学生気分が抜けていない」という印象を与えます。すでに内定通知は出している状態ですので、よほどのことがない限り、これが原因となって不採用となってしまうことはありませんが、もしリーマンショック時のように、内定取り消しが多発するような風潮になった場合、マイナスに働くことはあるでしょう。また、入社の第一歩であることを考えると、第一印象から悪くなってしまいます。特に、入社人数が少ない会社の場合は目立ちますので、気を付けた方がいいでしょう。

添え状とは書類の内容を示すもの

添え状(送付状)とは、送るものの内容について示している書類です。広い意味では、友だちに貸すCDに付けたメモや、実家の両親から届く荷物に入っていた手紙、なども添え状と言えるでしょう。一般的には、ファックスや郵便物、荷物などを送る時に添える書類を指します。宛先、中身、枚数といった概要に、時候の挨拶やお礼、注意点などが記載されています。添え状の他に、送付状、カバーレター、挨拶状、送り状といった呼び方をされる場合もあります。

内定承諾書・入社承諾書の添え状(送付状)の役割

添え状は、ものを送る際、その概要を分かりやすく示すと共に、枚数や個数などに漏れが無いことを防ぐのを本来の役割としています。そのため、特に企業間においては、ミスを防ぐ添え状を付けるのは当然とされ、ビジネスマナーの基本とされています。また、添え状に挨拶やメッセージを記載することで、先方への返答やアピールを果たす役割も担っています。
そして、内定承諾書・入社承諾書の添え状は、今から何年もお世話になる予定の会社との、承諾後一番初めての正式な連絡とも言えます。そのため、特に礼儀を尽くしたいところなのです。

内定承諾書・入社承諾書の添え状(送付状)に書くべき項目

添え状には一般的に以下の記載が必要となります。社会人として何度も作成する機会がありますので、必要事項については覚えておきましょう。

添え状に書く項目

  • 宛先(送り先の企業名、部署、担当者)
  • 作成した日付
  • 送付元(自分の住所、電話番号、名前)
  • 頭語・結語
  • 時候の挨拶・結びの挨拶
  • 内容の箇条書き

内定承諾書・入社承諾書の添え状(送付状)文例を紹介

次は内定承諾書・入社承諾書の添え状の例文を見ていきましょう。基本的に添え状の文章は、必要最低限の項目だけでも問題ありません。しかし、せっかくの機会ですので、人事担当者へ良い印象を持って欲しい場合は、内定のお礼とこれから意欲を書くと良いでしょう。印象に残る内容であれば、入社前から名前を覚えてもらえるかもしれません。

例文①

◯◯株式会社           平成◯年◯月◯日
◯◯部
◯◯様
(内定通知書に書かれていた宛先)
                    〒◯◯◯-◯◯◯◯
                    ◯◯県◯◯市◯◯
                    ◯丁目◯番地◯号
                    メゾン◯◯号室
                    ◯◯◯◯
                    (自分の連絡先)
拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと
お慶び申し上げます。この度は内定のご連絡を頂き、
誠に感謝申し上げます。
つきましては以下の書類を送らせて頂きますので、
ご確認くださいますよう宜しくお願い致します。
まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、
ご指導、ご教示の程お願い致します。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。
                          敬具
               記
         内定承諾書 1部
        普通自動車免許証のコピー 1部
                          以上

例文②

◯◯株式会社           平成◯年◯月◯日
◯◯部
◯◯様
(内定通知書に書かれていた宛先)
                    〒◯◯◯-◯◯◯◯
                    ◯◯県◯◯市◯◯
                    ◯丁目◯番地◯号
                    メゾン◯◯号室
                    ◯◯◯◯
                    (自分の連絡先)
拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと
お慶び申し上げます。
この度は内定を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。
4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく
所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては、ご指示頂きました書類を同封致しましたので、
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
                      敬具
                記
         内定承諾書 1
        普通自動車免許証のコピー 1部
                      以上

例文③

◯◯株式会社           平成◯年◯月◯日
◯◯部
◯◯様
(内定通知書に書かれていた宛先)
                    〒◯◯◯-◯◯◯◯
                    ◯◯県◯◯市◯◯
                    ◯丁目◯番地◯号
                    メゾン◯◯号室
                    ◯◯◯◯
                    (自分の連絡先)
拝啓
新緑の候、貴社におかれましては、ますますご発展のことと
存じます。この度は、内定を頂き誠にありがとうございました。
来年4月から貴社で働けることに非常に嬉しく思っております。
これからは学業やクラブ活動に力を入れ、学生生活最後の年を
悔いの残らないように過ごそうと考えております。
入社後は、常に自分を高め、様々な状況で信頼される
人間になれるように努めたいと思っております。
つきましては入社承諾書を同封させて頂きますので、
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
                      敬具
               記
         内定承諾書 1部
         普通自動車免許証のコピー 1部
                       以上

例文④

◯◯株式会社           平成◯年◯月◯日
◯◯部
◯◯様
(内定通知書に書かれていた宛先)
                    〒◯◯◯-◯◯◯◯
                    ◯◯県◯◯市◯◯
                    ◯丁目◯番地◯号
                    メゾン◯◯号室
                    ◯◯◯◯
                    (自分の連絡先)
拝啓
新緑の候、貴社におかれましては益々ご清祥のことと
お慶び申し上げます。
この度、内定の通知を頂きましたこと、誠にありがたく、
厚く御礼申し上げます。貴社の社員として仕事ができ
ることを光栄に思う反面、とても身が引き締まる思いです。
何卒ご指導の程、よろしくお願い致します。
つきましては、指定の書類を送付致しますので、
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
               敬具

   内定承諾書 1部

   普通自動車免許証のコピー 1部

              以上

内定承諾書・入社承諾書に使うのに最適な封筒は?

封筒に関してのマナーも、社会人生活を過ごす上で欠かせないことです。
まず、内定承諾書や入社承諾書のような重要な書類を保管・郵送する際には、しっかりとした封筒を使いましょう。

封筒を選ぶ基準

  • 頑丈である
  • 中身が見えない
  • 奇抜な色ではない(白・茶など)
  • (大型封筒の場合)中の書類が折れない

企業側から返信用封筒の指定や同封がなければ、こういった封筒を選びましょう。また、防水加工がされているか、書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れると、配達中少し雨などがかかっても安心ですし、折れません。書類が綺麗な状態で宛先に届くかどうかを気にかけましょう。

封筒のサイズ・色を確認する

一番無難で間違いがないのが、A4サイズの白封筒です。時々【履歴書用】と書かれているB5封筒もありますが、内定承諾書や入社承諾書は一番スタンダードなA4サイズのプリントになると思われますので、A4の方が汎用性があります。

書類に書かれていた正式名称で返す

内定を承諾する書類については、会社によって、内定誓約書や入社誓約書、就職承諾書など、さまざまな名称が用いられます。送られてきた書類に書かれていた名称を使って返信をしましょう。また、宛名も先方が送られてきた住所・宛名か、先方が指定してきた住所・宛名を使いましょう。

承諾書など重要書類の封筒の書き方

内定を得るまでに、就職活動の中で、封筒に宛名を書く機会は何回かあったでしょう。内定承諾書などを送る場合も基本的な書き方は同じですが、できれば、封筒の表側に赤字で【内定承諾書在中】と書きましょう。宛先に届いた後、中に何が入っているのかわかりやすく、親切です。送り方については、【簡易書留】で送付すれば、未着、誤配等の心配がありません。内定承諾書・入社承諾書を送る封筒に宛名を書き始める前に、書き方をおさらいしておきましょう。

縦書き封筒で内定承諾書・入社承諾書を郵送するときの書き方ポイント

縦書き封筒の書き方

  • •宛先住所は郵便番号の小枠の右側2つの中心に合わせるとバランスがよくなる
  • • 住所が長くなるときは2列にし、後の行の頭を一文字分下げる
  • • 宛名はなるべく中央に住所より大きく書く
  • • 「社長」や「人事課長」といった肩書は、宛名より小さい字
  • • 番地などの数字は、縦書きには一般的に漢数字を使う
  • • 都道府県名は飛ばさず、丁寧に送り先の住所を記載

横書き封筒の書き方

  • • 宛名は封筒のほぼ中央に書く
  • • 住所は封筒の上半分1/3くらいのスペースで納める
  • • 切手は縦に見た時に左上になる位置に貼る
  • • 番地などの数字は、縦書きには一般的に漢数字を使う
  • • 都道府県名は飛ばさず、丁寧に送り先の住所を記載

※縦書き封筒の方が多いのですが、内定承諾書などと同封されていた返送用封筒が横書きのケースもあります。

封筒の裏面・左下に自分の名前を記載する

通常の郵便物と同様のマナーではありますが、封筒の裏面左下(大型封筒の場合真ん中でもOK)に自分の名前と住所を記載しましょう。表面の宛先がバッチリでも、裏面が無記入だと不信です。裏面にもしっかり気を配りましょう。

内定承諾書・入社承諾書だけでなく添え状や封筒も丁寧な書き方をすべし!

内定承諾書・入社承諾書(誓約書)に添える添え状(送付状)の書き方と例文、そして封筒の書き方を見てきましたが、いかがでしたでしょうか。内定が決まった会社に送る誓約書ですから、内定承諾書・入社承諾書だけでなく、添え状や封筒の書き方、そして送り方にも注意して、受け取る人のことを考えて丁寧に書類を扱う人だという印象を与えましょう。

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