2019年01月23日(水) 更新

内定保留の電話を企業にかけるときの受け答えと折り返しのマナーや例文

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定保留のポイント「内定=入社」ではない

就活で内定通知が来たからといって、必ずしも入社しなければならないというわけではありません。複数の企業の結果を待つことに伴い、内定や内々定の回答を保留したり返事の期限を延期してもらうという選択もあります。就活で内定保留をお願いするのは特別なケースではないため、上手にお願いしましょう。

内定・内々定の回答を保留するなら早めに!

内定・内々定をもらったら、なるべく早めに承諾か辞退の回答をします。しかし、就活では内定後すぐに回答をするのが難しい場合もありますよね。そのようなときの対応として、内定の保留のお願いをすれば、ほとんどの企業は返事の期限を延期してくれます。 ただし、保留期間延長の連絡は電話でもメールでもいいのでなるべく早くしましょう。内定保留を伝えるのが遅くなればなるほど伝えづらくなり、待ってもらうことも難しくなります。また、内定を承諾したとしても、返事が遅いと印象が悪くなってしまうでしょう。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

すぐに連絡することは働く上でも重要

「すぐに連絡する」ということは、どの企業で働く上でとても重要です。万が一、あなたが何かミスをしでかした時にすぐに報告できないと、大きな事故にもつながりかねないからです。基本的なマナーはきちんと押さえておきましょう。

内定・内々定の保留・返事を待ってもらうときの注意点

では、就活で内定・内々定の保留や返事を延期、待ってもらうときに注意すべきポイントを見ていきましょう。
内定保留は企業側にとって嬉しいものではないですし、内定を保留するにも守っておきたいルールがあります。内定の保留・返事を待ってもらう際の注意点を、ぜひ参考にしてください。

別の応募者が採用される可能性もある

内定保留や返事の延期は、企業側からすると内定辞退の可能性もあるということなので、あまり印象のいいものではありません。内定保留や返事の延期を伝えると、別の就活生が採用されるかもしれないと覚悟しておかなければなりません。 内定保留という対応をとる場合、必ずしも企業が快く待ってくれるものではないということを覚えておきましょう。

低姿勢で丁寧に対応する

就活では、内定保留がなくすぐに返事が来るのが企業側の理想です。 Jobwebによると、内定の返答期限は1ヶ月以内という企業が最多なようです。しかし、期限を求めていない企業や8月末まで期限を設ける企業もいるという結果になっています。 あくまでも内定保留を「お願いする」立場であると認識し、丁寧に対応しましょう。

採用担当者に直接伝える

電話で内定保留や返事を待ってもらうために連絡を取るとき、最初に電話にでるのが採用担当者とは限りません。採用担当者が不在のときは、内定・内々定の返事を延期してほしいという内容は言わず、自分からまた電話をかけ直すと相手に伝えましょう。 内定の返事を延期してほしいという対応をお願いする場合は、採用担当者に本人自ら伝えるべきです。

伝え方に注意して連絡をする

内定保留の連絡は特に伝え方に注意を払わなければなりません。電話やメールの中身に工夫をすることももちろん大切ですが、ビジネスマナーに則った連絡をするのが大前提です。

この就活マナーマニュアルでは、企業に連絡をするときに使える”電話・メールのテンプレート”が載っています。あまり印象の良くない内定・内々定保留の連絡をする際には特に、基本的な部分でのミスを防ぐためにテンプレートを活用してみると良いでしょう。

メールで内定・内々定の保留をするときの例文

内定や内々定の保留や、返事の延期を伝える対応をとる際のメールにおけるマナーを確認しましょう。メールだと伝えづらいことも言いやすくなりますが、見落とされる可能性があります。対応として分かりやすく要点を伝え、件名を見ただけで内容が分かるようにしなければいけません。 以下、内定保留を伝えるメールの例文です。

【例文】メールで内定保留を伝えるケース①

内定保留のメール例文①

件名:Re:選考結果のお知らせ
株式会社△△ XX様
お世話になっております。
●●大学●●学部の鈴木です。
この度は、採用の通知をいただき、誠にありがとうございます。
入社の件についてですが、しばらくお時間をいただきたいと思いご連絡いたしました。
ご説明いたしました通り、他の企業からも面接の連絡をいただいており、
そちらの話も聞いた後で判断させていただきたいと考えております。
もちろん、貴社に入社したいという気持ちも強いのですが、今後の生活に関わることですので、
慎重に決定したいと考えています。
内定をいただいたにもかかわらず誠に申し訳ありませんが、
返事を来週まで待っていただけませんでしょうか。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●●大学●●学部●●学科
鈴木 太郎(Suzuki Taro)
TEL:080-111-111
Mail:*.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【例文】メールで内定保留を伝えるケース②

内定保留のメール例文②

件名:内定承諾の回答期限延期のご相談
△△株式会社
人事部 XX様
お世話になっております。
●●大学●●学部の鈴木です。
この度は、採用の通知をいただき、誠にありがとうございます。
入社の件についてですが、他社の結果も踏まえて判断させていただきたいと考えております。
内定をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありませんが
返事を○月○日までお待ちいただくことはできますでしょうか。
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●●大学●●学部●●学科
鈴木 太郎(Suzuki Taro)
TEL:080-111-111
Mail:*.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

電話で内定・内々定の保留をするときの例文

内定・内々定の保留・返事を、電話でおこなう際にもマナーがあります。内定保留の連絡を電話でするのはメールに比べて緊張するので、事前に対応の仕方を確認しておくのが大切です。ここからは、内定保留を電話で伝えるとるときのマナーについてみていきましょう。

【例文】電話で内定保留を伝えるケース①

内定保留の電話例文①

本日、内定通知を頂戴した●●大学●●学部の鈴木と申します。
この度はありがとうございました。
早速にも入社承諾のお返事をすべきところではございますが、
実は家族が今回の就職について詳しい話を聞きたいと申しており
説明のために一度○○県の実家に戻りたいと考えております。
入社を家族にも喜んでもらうために、勝手なことで恐縮なのですが、
○月○日まで返答を待っていただくことはできますでしょうか?

【例文】電話で内定保留を伝えるケース②

内定保留の電話例文②

本日、内定通知を頂戴した●●大学●●学部の鈴木と申します。
この度はありがとうございます。
本来であれば、すぐにお返事をするべきところですが、
他社の選考結果が出てから判断させていただきたいと考えております。
誠に勝手なことで恐縮なのですが、○月○日まで返事を待っていただけないでしょうか?

おさえておきたい内定の電話対応3パターン

内定が出てから電話をするのは、保留をするときだけではないですよね。内定を承諾するとき、辞退をするときにも電話で伝えます。内定に関する用件で企業に電話をかけるときは、保留と同じくマナーを守ることが大切です。ここからは、内定承諾や辞退のときの電話対応についてご紹介していきます。

①:内定承諾の電話対応

内定を承諾するために電話をかける場合は、必要事項などを聞き逃さないようにあらかじめメモを用意しておきましょう。採用担当者が電話に出たら、内定のお礼と今後の抱負を伝えます。採用担当者は仕事中なので、長時間引き止めないように無駄話を避けることが大切です。電話が終わったら、こちらから切るようにしましょう。

②:内定辞退の電話対応

内定辞退の電話をかけるときは、事前に理由を考えておくことが大切です。企業も時間をかけて選考活動をおこなっているので、納得できる理由を用意しておきましょう。ただし、電話で内定辞退を伝える場合、理由よりも先に結論を言う必要があります。内定辞退の意思を伝え、理由を聞かれた場合に説明するようにしましょう。

③:内定連絡が電話でしかなかった際の対応

内定連絡が電話だけだと口頭だけの契約と感じてしまい、本当に採用されたかどうか不安になる人も多いです。内定連絡が電話のみで書面で通知されなかった場合は、企業に確認してみるといいでしょう。内定が確定していれば、書類が用意されているはずです。

失礼のない電話の受け答えをするポイント

就活において、電話の受け答えをきちんとできる学生は好印象を与えることができます。企業に内定承諾の電話をかける場合などは、これからお世話になる身としてマナーのある対応をすることが大切です。失礼のない電話の受け答えができるように、ポイントをおさえておきましょう。

①:「もしもし」はNG

「もしもし」は、ビジネスマナーとしてNGです。就活中に企業から電話がかかってきた場合は、「はい、○○です」と明るくハッキリした声で言いましょう。そして、相手が名乗った後は、「お世話になっております」と挨拶をします。電話は顔が見えないので、声の大きさやトーンに気を配りましょう。

②:用件をメモに書いておく

企業に電話をする場合、メールとは違い口頭で必要事項が伝えられるケースがあります。そのため、こちらから電話をかけるときは事前にメモの用意が必要です。また、電話がかかってきた際にもすぐにメモの準備をしておきましょう。メモした内容は、復唱して確認しておくと聞き落としなどのミスを防げます。

③:クッション言葉を添える

電話での会話には、クッション言葉を添えるのがおすすめです。クッション言葉を使うと表現が丁寧になり、よい印象を与えられます。内定保留や辞退など、相手に伝えにくいこともクッション言葉を添えればへりくだる表現になり伝えやすいです。クッション言葉の例は、以下のとおりです。

覚えておきたいクッション言葉一覧

・お忙しいところ申し訳ございませんが
・ご多忙中とは存じますが
・あいにくですが
・勝手申し上げますが ・お手数をおかけしますが
・もし、よろしければ
・差し支えなければ
・重ね重ね恐縮ですが
・私ごとで恐縮ですが
・ご面倒をおかけいたしますが

④:正しい敬語を使う

失礼のない電話の受け答えをするには、正しい敬語を使うことが大切です。電話で正しい敬語を使える学生は、採用担当者からよい評価を受け取れるでしょう。電話で丁寧に話そうとしすぎて、バイト敬語になるのを防ぐ必要があります。例えば書類の送付をお願いする場合、「書類を送付していただけますよう、お願します」はNGです。「いただく」は謙譲語となるため、自分の行動でない場合はふさわしくありません。この場合は「書類をご送付くださいますよう、お願いします」が正しいです。

⑤:電話を切るときはお礼を述べる

電話を切るときは、必ずお礼を述べるようにしましょう。お礼がなく電話を切ると、そっけない印象になってしまいます。「本日は、お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします」と言えば、社会人としてのマナーが身に付いていると印象付けることができます。また、電話は静かに切ることが大切です。携帯電話でかけるときは心配ないですが、自宅の電話でかけるときは受話器を乱暴に置かないように注意しましょう。

電話を折り返しかけるときはマナーを守る

担当者が不在のときは、こちらから折り返し電話をかける必要があります。担当者が戻る時間を確認してから、電話をかけるようにしましょう。また、担当者からの電話に出られないと失礼です。速やかに折り返し電話をかけるようにしましょう。

①:電話をかける時間帯に気を付ける

電話をかけるときは、迷惑にならないように相手が忙しい時間帯を避けることが大切です。始業してすぐや退社時間、昼休憩時に電話をするのはやめましょう。10~12時・14~16時の時間帯を目安に電話をかけるようにしてください。

②:「大学名」「学部」「氏名」「用件」を伝える

企業に電話をするときは、必ずしも最初に担当者が出るとは限りません。そのため、電話がつながったら「大学名」「学部」「氏名」「用件」を伝えるようにしましょう。これらを名乗るときは、聞こえやすい音量でハキハキと伝えることが大切です。

③:相手が不在のときもきちんと対応する

電話を折り返しかけて相手が不在だったときは、困った様子をみせずにきちんと対応しましょう。担当者が会社に戻る時間を聞き、また改めて連絡をする旨を伝える必要があります。電話に出た相手が担当者に内容を引き継ぐために、再度学校名や氏名を聞かれるので、ゆっくりと聞き取りやすい声で答えましょう。

内定保留の電話を企業にかけるときは受け答えやマナーを守り誠実に対応しよう

内定や内々定の回答を保留したり返事の期限を延期したいときの電話・メールの連絡方法をご紹介しました。就活をがんばった分、内定先の企業に入社を決めてもいいのか、他の企業の結果を待って考えたいときもあるでしょう。ただ注意しておきたいのは、内定保留を受け入れない企業もあるということです。その場合は、内定辞退をしなければならなくなるケースもあります。
内定保留を依頼するときの電話・メールの適切なマナーをおさえて誠実な対応を心掛けましょう

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