履歴書を返却しない理由と保管期間後の扱われ方｜不採用である場合の個人情報の取り扱いについて解説

不採用の履歴書が返却されない理由については就活生のなかで様々な憶測がある

キャリアパーク会員の就活生を対象に「不採用者の履歴書は、なぜ返却されないと思いますか？」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「不採用者の履歴書は、なぜ返却されないと思いますか？」

不採用の履歴書を返却しない企業は少なくありません。その理由についてアンケートをとったところ、就活生は「また違うところで同じものを使いまわさないように」、「返してたらきりがないから」、「参考資料」と考えているようです。では、実際のところどのような理由があって返却されないのでしょうか。 この記事では、企業が不採用者の履歴書を返却しない理由について詳しく紹介します。

不採用になった場合は履歴書は返却されないのか？

最近は、インターネット経由で履歴書や職務経歴書を送る機会も多く「返却」というコトバが、適当なのかどうか微妙な状況になりつつあります。紙でもデータであっても、とにかく自分の履歴書や職務経歴書がどう扱われているのかと、誰でも心配にはなるでしょう。
できれば履歴書は返却して欲しいという方も多いでしょうが、「履歴書は返却致しません」と、事前に断りをいれている企業がほとんどなのです。

選考後にきちんと破棄されるのが一般的

ほとんどの会社は、選考が終わった後にきちんと破棄されると思っても良いでしょう。
選考には多少の期間がかかる事が多いですが、その後はすぐに破棄されるか、あるいは「不採用者」などのファイルに入れられ、一定の保管期間が過ぎた後にシュレッダー処理されます。万が一にも個人情報を外部に流す事があっては、会社の存続に関わりますので、そうした心配はしなくとも良いでしょう。

履歴書は基本的なルールやマナーを守る

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でGETできるので、履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

返送・返却が難しい理由は？

「履歴書はきちんと返却して欲しい！」と思ってしまうのが、応募する側の本音だと思いますが、返却できないという企業側にも当然ながら理由があります。採用経験のある人たちによれば、返却にかかる手間や金銭的負担がネックになるため、保管期間後に廃棄を選択するケースが多いのです。

ほとんどの会社では、保管期間後の履歴書や職務経歴書の廃棄作業は、適切に行われていると考えて良いでしょう。

履歴書の処理も監査などの対象になる

上場企業などは、定期的に内部監査が入り、履歴書などの個人情報、機密情報の保管方法をチェックされ、悪い評価を得てしまうと、色々とマズい問題になってしまいます。

これは、株式上場を目指す会社でも同様で、個人情報や機密情報の保管方法に難がある場合、上場審査に通らないことがあるためです。そうした理由から、履歴書が返却されないとしても、処理に関しては問題はないというパターンがほとんど。保管期間の差はあるものの、その保管期間を過ぎれば適切な処理がされると思っても良いでしょう。

履歴書の破棄は個人情報保護法により定められている

また、2007年に施行された「個人情報保護法」では
「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針｣として、履歴書を含む個人情報の取り扱いについてのガイドラインが示されており、採用活動を行う企業が遵守すべき点が数多く明記されています。

それによると、採用にあたって収集された個人情報は、「利用目的達成後の確実な破棄、削除」をすることが求められているのです。つまり、選考が終了した段階で、応募者の履歴書や職務経歴書は、破棄もしくは削除をしなさいというお達しが、厚生労働省から出ているので、基本的に破棄・削除されています。

ほとんどの企業が法令遵守しているので心配は必要ない

先に書いたように、上場企業や上場を目指す企業では、このあたりのガイドラインは当然遵守しているでしょう。
不要な個人情報や機密情報をいたずらに保持しておくことは、企業にとっても大きなリスクになり得るからです。履歴書の破棄や返却に関しては、そうした背景がある事も覚えておいてくださいね。

履歴書は一定の保管期間の後に必ず破棄することが法律で定められているため返却は難しい

履歴書を企業が不採用者に返却しない理由と保管期間について、ここで紹介していきましたが、参考になりましたでしょうか？要は「責任を持って取り扱いますので、信頼してくださいね」ということなのです。
返却して欲しいという自分の都合もあれば、会社側にも都合があるのです。保管期間に関してはご紹介した通りですが、どうしても返却して欲しいというのであれば、会社側に掛けあってみてはいかがでしょうか？