2019年06月25日(火) 更新

リマインドの意味とは|ビジネス用語の使い方を例付きで紹介

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

ビジネスシーンにおけるリマインドの意味

リマインドの意味は思い出させる

ビジネスの場で使用される「リマインド」は、英語のremindから派生したカタカナ英語です。remindは、「思い出させる」「思い起こさせる」「気づかせる」「注意する」と日本語に訳されます。

そこから派生したリマインドは、ビジネスシーンにおいては再確認の意味で用いられているのです。

リマインドは再確認したい場面で使用する

リマインドの意味する「再確認」は、「念押しのための確認」として捉えると良いでしょう。

では、実際にリマインドが必要なのはどんな場面なのか、以下にその例をご紹介します。

リマインドが必要な場面

■重要な会議の日程を再度確認する場面
■飲み会の出欠確認を再度確認する場面
■提出しなければならない資料や書類の締切日の再度確認する場面

ビジネスの場では、重要度の高い事項についてリマインドする習慣があり、リマインドにより、上司や周囲が助けられるケースも多いです。

会話におけるリマインドの使い方

リマインドは、会話の中でどのように使えば良いのでしょうか。ビジネスシーンで、間違った使い方をして恥ずかしい思いをしないように気をつけましょう。ここで、実際にリマインドを使った会話の例を紹介します。

リマインドを使った会話の例

■「会議の日程について、改めてリマインドします」
■「忘年会の開催日時について、今日の内にリマインドしておいてね」
■「忘年会の出欠についてリマインドメールを送りますので、確認をお願いします」

リマインドメールは「確認の連絡」をするために送る

先に述べたシーンにおいて確認の連絡を取るための手段のひとつに、リマインドメールがあります。リマインドメールは、相手が期日を忘れないように事前に送るメッセージです

多くのメールをやり取りする中で、受信したメールのチェックが抜けることは、誰にでも起こり得ます。メールの受信者が、連絡内容を見逃したまま気付いていないという事態を避けるために、リマインドメールを送りましょう。

ビジネスシーンでリマインドメールを使いこなせば、予定や締め切りを忘れないように働きかけることができ、情報の確認をスマートにおこなえます。

そのため、周囲からの信頼度が増し、スケジュール通りに仕事を進めることが可能になるでしょう。

就活メールのマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

リマインドメールの書き方

リマインドメールは気づかせることが目的

リマインドメールを取引先や上司に送る場合、受け取る側が「催促のメール」と捉えられることもあります。ビジネスシーンで相手を急かすことになりかねますので、普通のビジネスメール以上に表現に気をつけなければいけません。

相手を嫌な気分にさせずに、メールの返信を促すリマインドメールの書き方に努めましょう。リマインドメールを送る際は、あくまでも丁寧な口調を心がけてください。

リマインドメールの構成は「挨拶→詳細→代替案→締め」の順番

リマインドメールの書き方で、もうひとつ気を付けたいのが「構成」です。順番としては、まず冒頭の挨拶、その後に場所や時間など、要件に関する詳細を記載します。このとき、記載した日時では都合が悪い場合もあるので、念のため代替案も記載しましょう。

最後に「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いします」と、相手を気つかう一言を入れることをおすすめします。

前回のメールをリマインドメールの文章の下に貼付すると、やり取りの流れが確認できてより親切です。

メールの件名にはリマインドという言葉を使わない

リマインドメールを送る場合、件名にも注意しましょう。リマインドメールが催促のメールだと相手に受け取られないように、件名にはリマインドという言葉を使わないようにしてください。
例えば、「【確認依頼】月例会の出欠について」や、「プレゼン資料の提出日について(再確認)」、「忘年会の出欠の件(未回答の方への再確認)」のような件名が望ましいです。

また、すでに返信を済まされた方への配慮も忘れないでください。「すでに返事をいただいた方につきましては、申し訳ありません」のような文章を入れるとよいでしょう。

リマインドメールの例文

実際にリマインドメールを送る際に使える例文を、シーン別にご紹介します。

例文を参考に、状況に応じて件名と本文を考えてみてください。リマインドメールを正しく活用できるビジネスマンになりましょう。

例文①社外に送る場合のリマインドメール:食事会

平素は大変お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
先日よりご案内しておりました食事会につきまして、
開催日が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。

日時:××月××日
場所:●●●●●(※添付の地図参照)

ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

例文②社内に送る場合のリマインドメール:忘年会

お疲れ様です。○○部の△△です。
先日ご案内しました宴会の出欠確認のため、再度連絡をさせて頂いております。

日時:××/××(×)19時~
会場:●●●●
参加費:○,○○○円

恐れ入りますが、明日中に私まで出欠をお知らせ頂ければと存じます。
すでに返事をいただいた方につきましては、誠に申し訳ございません。

例文③資料の確認依頼する場合のリマインドメール

お疲れ様です。○○部の△△です。
お忙しいところ失礼いたします。
先日案内いたしました資料の提出日が近づいてまいりましたので、
改めましてご連絡申し上げます。

提出期限:○月○日

すでに提出いただいている場合は、申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

リマインドメールが来た際の注意点

返信は必要

リマインドメールが送られてきた場合は、基本的に返信をしましょう。

リマインドされた内容についてきちんと把握している場合でも、返信をしないでいると相手はこちらに連絡がいっていないと勘違いしてしまう可能性があります。「○○の件、承知しました。よろしくお願い致します」などの一言をメールがきたら早めに返信しましょう。

件名や前後のやりとりを消さずに返信する

リマインドメールに返信する際は、前後のやり取りを消さないようにしましょう。

今までのメールの内容を残しておいた方が、何の件に対する連絡だったのかすぐに確認できます。そのため、リマインドメールの内容に返信する際は、メールを新規作成する必要はありません。

ビジネスシーンで使われるリマインドは再確認の意味がある

リマインドとは英語のremindが語源のカタカナ英語で、ビジネスシーンでは再確認の意味で用いられます。

リマインドする方法のひとつにリマインドメールがありますが、それは相手を責めるためのメールではなく、連絡事項に対して再度通知をおこない、予定を忘れてしまうのを防ぐためのものなのです。

そのため、リマインドメールを作成する際は丁寧な文章を心がけ、低姿勢で相手が返信しやすいようにしましょう。丁寧な文章で相手の返信を促すようにすれば、お互い気持ちよく仕事を進めていけるようになります。リマインドメールの書き方と例文を見て、使い方を前もって理解しておくと就職してから困ることがないでしょう。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

最低限のビジネスマナーは就活中も必要

就活において、いわゆる「ビジネスメール」をやりとりする機会は多くありませんが、日程調整など、それを行なう必要も出てきます。ここにおいて、個性を出すというよりは、基本的なマナーに忠実に、減点を防ぐことが重要です。

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