OG訪問のメールを送る際の書き方～日程調整・リマインド・お礼などの送り方・例文をご紹介～

OG訪問のためにメールを送る場面は多い

OG訪問のために、メールを送る場面は多いです。メールを送る場面として、【依頼するとき】や【日程調整】【リマインド】【訪問後のお礼】が挙げられます。OG訪問でのメールを送る際は、相手に失礼のないようにするべきです。まず、OG訪問するうえで必要な、メールの書き方におけるポイントをご紹介します。

OG訪問メールの書き方におけるポイント3つ

①誤字脱字がないようにする

1つめのポイントは、【誤字脱字がないようにする】です。メールに誤字脱字があると、確認をせずに送信しているのがOGに分かってしまいます。また、OGがメールを読みにくくなってしまうため、失礼に当たります。送信する前に誤字脱字がないか、しっかり確認するようにしましょう。

②件名は分かりやすいものにする

2つ目のポイントは、【件名を分かりやすくする】です。職場によっては仕事が忙しく、メールをゆっくり確認できないOGがいます。件名だけでどういった要件でメールをしてきたのかが分かるよう、簡潔かつ明瞭に書きましょう。件名としてベストなのは、下記の通りです。

③どこでアドレスを知ったのか書く

3つ目のポイントは、【どこでアドレスを知ったのか書く】です。学生時代にお世話になった人ならまだしも、まったく見ず知らずの方にOG訪問を依頼する場合もあるでしょう。その際、どこでアドレスを知ったのかが分からないと、不信感を抱かせてしまうかもしれません。不安にさせないためにも、「○○さんに教えて頂きました」「○○で知りました」など、一言添えるようにしましょう。

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メールでは「お願いしている立場」であることを忘れない

場所は相手に合わせて決める

OG訪問の場所は、相手に合わせて決めるようにしましょう。あくまでもお願いしている立場であるため、OGの都合のよい場所に自分から出向くのが礼儀です。「会社に直接来てください」といわれる場合や、カフェやファミレスなどを指定される場合もあるかもしれません。相手に合わせて、OG訪問の場所に出向けるようにしておきましょう。

質問内容を先に送っておく

OGは、自分の仕事の合間を縫って訪問の時間を設けてくれています。そのため、会ってから質問を投げかけていると、大幅に時間がかかってしまう場合があるのです。スムーズにOG訪問を終わらせるためにも、日程が決まったら質問内容を送っておくと良いでしょう。

OG訪問の日程調整で悩む就活生は多い

■調査方法：メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日：2017/1/26～1/29
■投票数：458

就活生を対象に458名から集計したアンケートによると、「OB・OG訪問の日程調整で悩んだことがある？」という質問に対して、54.6%の人がYes、43.4%の人がNoと答えました。（2017年1月時点、キャリアパーク調べ）
約半数以上の就活生が、日程調整で悩んだことがある結果となっています。次に、日程調整について詳しくご紹介します。

OG訪問の日程調整もメールでおこなう

日程調整はメールでも失礼にならない

日程調整は、メールでおこなっても失礼になりません。メールのメリットは、空いている時間に返信でき、記録も残ることです。メールは、やりとりの証拠が残るため、後で「言った」「言ってない」のようなトラブルにもならないため良いでしょう。また、日程調整をする際は、何回かのやり取りが必要になります。 電話連絡の場合、OGが業務で忙しく出られない可能性があるため、日程調整をする際はメールでやりとりするようにしましょう。

日程はこちらから1～2週間後を目安に提案する

日程調整では、自身の都合も一緒に考えて、訪問する日の候補を提案する必要があります。その際、メールで3～4日ほど複数の候補を挙げて、OGに日程の確認と選択をしてもらいましょう。日程は、1～2週間後程度までを目安に提案するのがベストです。なぜなら、1ヶ月後や2ヶ月後などの日程を提案しても、相手の予定がはっきりしないためです。これは、OG訪問をお願いする側として、最低限配慮すべき内容といえるでしょう。

日程候補がOGから送られてきたら遠慮せず選ぼう

先ほども述べたように、本来ならOG訪問をお願いする側からメールを送るのがマナーです。しかし、OGから日程調整の候補がもらえるケースがあります。その場合は、自分に都合の良い日程を選んでも構いません。 ただし、訪問をお願いする側の返信が遅れて、OGが他の日程を提案した場合は、極力断らないようにしましょう。

日程変更の連絡はメールではなく電話でおこなう

OG訪問の日程が決まった後、その日にどうしても外せない用事が入る可能性があります。その場合、日程変更は電話で連絡するようにしましょう。日程変更の意思を確実に伝えるには、電話が相応しいです。電話がつながらない場合にのみ、メールで連絡するようにしましょう。

OG訪問のメール例文

【例文①】アポイントと同時に会社訪問の日程調整をする場合

まず、アポイントと同時に日程調整をする場合のメール作成例を紹介します。

【例文②】日程調整だけおこなう場合

次に、日程調整だけをおこなう場合のメールを見ていきましょう。

メールを送る時間は朝がベスト

遅くても朝10時までには送信する

メールを送る時間としてベストなのは朝でしょう。メールチェックをするのは、だいたい朝の時間帯です。朝のうちに送信していれば、メールは上部に表示されているため、OGが見過ごすリスクを軽減できます。メールは、その会社が始業する時間を狙って送信すると良いでしょう。

返信が来たらできるだけ早めに返す

OGから返信が来たら、できるだけ早めに返すようにしましょう。こちらから訪問をお願いしているわけですから、待たせるのはよくありません。メールでスムーズなやり取りをしていれば、初めて会うOGも安心してこちらの質問に答えられるはずです。夜中や朝の6時など、そのような時間帯に送るのは迷惑になるため控えましょう。

OGから返信が来ない場合は1週間待ってから再送する

メールを送ったら、1週間は返事を待ちましょう。OG自身の予定の調整や、何らかの理由で返信できないだけかもしれません。 しかし、1週間経っても返信が来ない場合は、メールが読まれていない可能性も考えられますので、再送してみてください。それでもメールが返ってこない場合は、電話して取りついでもらうと良いでしょう。

訪問が決まった日の前日にはリマインドメールを送る

訪問予定日の前日にはリマインドメールを送るようにしましょう。事前にアポイントを取っていても、何かしらの理由でOGが忘れてしまうケースがあります。リマインドメールを送れば、OGも予定を再確認できますので、忘れられることもないでしょう。以下で、リマインドのメールの例を紹介します。

OB訪問を始める前にGETしておこう

OB訪問を成功させるには、メールや電話でのアポイントメントが最初の関門となります。マナーを守るメールを作成するとともに、熱意を伝える必要もあります。社会人にメールを送ったことがないという就活生は、ハードルが高いと感じるでしょう。

そこでおすすめなのが「OB訪問マニュアル」です。こちらには、OB訪問の依頼メールの例文はもちろん、電話で依頼する場合の文言も掲載されています。無料でダウンロードできるため、OB訪問の準備を始めると同時にGETしておきましょう。

OG訪問後は翌日の午前中までにお礼のメールを送る

教わったことをどう活かすかまで書く

OG訪問後は、翌日の午前中までにお礼のメールを送るようにしましょう。OGは自分の仕事があるにもかかわらず、時間を割いてくれたわけです。遅くとも、翌日の午前中までにメールをしておくのがマナーといえます。お礼のメールには、時間をいただいたことへの感謝や、OG訪問で何を学んだかも書きましょう。学んだことを、今後の就活にどう活かしていくのかも書けば、感謝の気持ちはなお伝わるはずです。

ご馳走になった場合は「追伸」としてお礼を書いておく

OG訪問をすると、場所がカフェなどのケースも多いため、OGがご馳走してくれる可能性もあります。OGにご馳走になった場合は追伸としてお礼を書くようにしましょう。下記の例のように、少しだけフランクに感謝を述べても良いです。

LINEを交換したらそちらでお礼を述べるのもあり

OG訪問の際に、LINEやFacebookなどの連絡先を交換した場合、お礼はそちらで述べても良いでしょう。LINEなどのプライベートな情報を教えてくれたということは、心を開いて接してくれているともいえます。それなのにメールで返してしまうと、壁を感じさせてしまうかもしれません。今後もお世話になる可能性があるなら、LINEやFacebookで連絡しても良いでしょう。

OG訪問メールは件名を分かりやすく誤字脱字やマナーに気をつけて送ろう

本ページでは、OG訪問のメールを送る際のポイントや例文をご紹介しました。OG訪問の日程調整をする際は、メールで連絡しましょう。日程変更をする場合は、早めに電話で連絡し、不在だった場合にメールで連絡をするようにしてください。 メールを送るうえでのポイントは、【誤字脱字がないようにする】【件名はわかりやすいものにする】【場所は相手に合わせて決める】【質問内容を先に送っておく】などが挙げられます。OG訪問後は、お礼のメールを必ず送るのを忘れないようにしましょう。