2018年05月18日(金) 更新

OG訪問のメールを送る際の書き方~日程調整・リマインド・お礼などの送り方・例文をご紹介~

OG訪問のためにメールを送る場面は多い

OG訪問のために、メールを送る場面は多いです。メールを送る場面として、【依頼するとき】や【日程調整】【リマインド】【訪問後のお礼】が挙げられます。OG訪問でのメールを送る際は、相手に失礼のないようにするべきです。まず、OG訪問するうえで必要な、メールの書き方におけるポイントをご紹介します。

OG訪問メールの書き方におけるポイント3つ

①誤字脱字がないようにする

1つめのポイントは、【誤字脱字がないようにする】です。メールに誤字脱字があると、確認をせずに送信しているのがOGに分かってしまいます。また、OGがメールを読みにくくなってしまうため、失礼に当たります。送信する前に誤字脱字がないか、しっかり確認するようにしましょう。

②件名は分かりやすいものにする

2つ目のポイントは、【件名を分かりやすくする】です。職場によっては仕事が忙しく、メールをゆっくり確認できないOGがいます。件名だけでどういった要件でメールをしてきたのかが分かるよう、簡潔かつ明瞭に書きましょう。件名としてベストなのは、下記の通りです。

件名の例

【OG訪問のお願い】◎◎大学/○○○○(名前)

③どこでアドレスを知ったのか書く

3つ目のポイントは、【どこでアドレスを知ったのか書く】です。学生時代にお世話になった人ならまだしも、まったく見ず知らずの方にOG訪問を依頼する場合もあるでしょう。その際、どこでアドレスを知ったのかが分からないと、不信感を抱かせてしまうかもしれません。不安にさせないためにも、「○○さんに教えて頂きました」「○○で知りました」など、一言添えるようにしましょう。

OG訪問メールの書き方におけるポイントを3つ紹介しました。就活ではOB・OGや採用担当者など、社会人に向けてメールで連絡する場面も多くなります。普段ビジネスメールを書かない学生にとってはどのように書くのが正解なのかわからいことも少なくないでしょう。その際はテンプレートを利用するといいでしょう。テンプレートは一部を変更するだけでビジネスマナーに則ったメールを作成することができますので、メールの書き方を調べる手間も減り、時間の短縮にもなります。下記からダウンロード出来る【メール電話のテンプレートつき】就活マナーまとめには、OG訪問でも使えるメールのテンプレートが掲載されてます。メールのマナーが不安な場合は使ってみるといいでしょう。

メールでは「お願いしている立場」であることを忘れない

場所は相手に合わせて決める

OG訪問の場所は、相手に合わせて決めるようにしましょう。あくまでもお願いしている立場であるため、OGの都合のよい場所に自分から出向くのが礼儀です。「会社に直接来てください」といわれる場合や、カフェやファミレスなどを指定される場合もあるかもしれません。相手に合わせて、OG訪問の場所に出向けるようにしておきましょう。

質問内容を先に送っておく

OGは、自分の仕事の合間を縫って訪問の時間を設けてくれています。そのため、会ってから質問を投げかけていると、大幅に時間がかかってしまう場合があるのです。スムーズにOG訪問を終わらせるためにも、日程が決まったら質問内容を送っておくと良いでしょう。

OG訪問の日程調整で悩む就活生は多い

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/26~1/29
■投票数:458

就活生を対象に458名から集計したアンケートによると、「OB・OG訪問の日程調整で悩んだことがある?」という質問に対して、54.6%の人がYes、43.4%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)
約半数以上の就活生が、日程調整で悩んだことがある結果となっています。次に、日程調整について詳しくご紹介します。

OG訪問の日程調整もメールでおこなう

日程調整はメールでも失礼にならない

日程調整は、メールでおこなっても失礼になりません。メールのメリットは、空いている時間に返信でき、記録も残ることです。メールは、やりとりの証拠が残るため、後で「言った」「言ってない」のようなトラブルにもならないため良いでしょう。また、日程調整をする際は、何回かのやり取りが必要になります。 電話連絡の場合、OGが業務で忙しく出られない可能性があるため、日程調整をする際はメールでやりとりするようにしましょう。

日程はこちらから1~2週間後を目安に提案する

日程調整では、自身の都合も一緒に考えて、訪問する日の候補を提案する必要があります。その際、メールで3~4日ほど複数の候補を挙げて、OGに日程の確認と選択をしてもらいましょう。日程は、1~2週間後程度までを目安に提案するのがベストです。なぜなら、1ヶ月後や2ヶ月後などの日程を提案しても、相手の予定がはっきりしないためです。これは、OG訪問をお願いする側として、最低限配慮すべき内容といえるでしょう。

日程候補がOGから送られてきたら遠慮せず選ぼう

先ほども述べたように、本来ならOG訪問をお願いする側からメールを送るのがマナーです。しかし、OGから日程調整の候補がもらえるケースがあります。その場合は、自分に都合の良い日程を選んでも構いません。 ただし、訪問をお願いする側の返信が遅れて、OGが他の日程を提案した場合は、極力断らないようにしましょう。

日程変更の連絡はメールではなく電話でおこなう

OG訪問の日程が決まった後、その日にどうしても外せない用事が入る可能性があります。その場合、日程変更は電話で連絡するようにしましょう。日程変更の意思を確実に伝えるには、電話が相応しいです。電話がつながらない場合にのみ、メールで連絡するようにしましょう。

OG訪問のメール例文

【例文①】アポイントと同時に会社訪問の日程調整をする場合

まず、アポイントと同時に日程調整をする場合のメール作成例を紹介します。

アポイントと日程調整する場合のメール作成例

件名:【OG訪問のお願い】◎◎大学/○○○○(名前)

××会社 △△様

突然のご連絡で失礼致します。××大学の××と申します。
大学の就職支援課から、△△様の連絡先を聞きました。
大変お忙しい中、恐れ入りますが、是非とも△△様にOG訪問をさせていただきたく、メールをお送りしました。
◯◯業界の〇〇(分野など)にとても興味があり、中でも貴社のことをよく知りたいと考えています。
そこで、貴社の中でも特にご活躍されている△△様のお話をおうかがいできたらと思い、連絡いたしました。
突然のお願いで大変恐縮ですが、是非ご検討頂ければ幸いです。
つきましては、下記日程内でお伺いできれば幸いでございます。
△△様のご都合がよろしい時間帯で構いませんので、ご検討よろしくお願い致します。

・x月xx日〜x月xx日 13:00-18:00
・x月xx日〜x月xx日 11:00-19:00
上記の時間帯の中で、△△様のご都合のよい日時・場所を指定していただければと存じます。 お忙しい中、恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

××大学 ××学部
○○ ○○(名前)
tel xxx-xxxx-xxxx
mail xxxxxx@mail.com

【例文②】日程調整だけおこなう場合

次に、日程調整だけをおこなう場合のメールを見ていきましょう。

日程調整のメール作成例

お忙しい所、早速のご連絡ありがとうございました。
それでは、下記の日程で(お伺いします/お伺いしてもよろしいでしょうか。)

日時:●月●日(●)●●:●●
お待ち合わせ場所:○○駅○○口

私の連絡先は下記の通りになります。
ご予定の変更等ございましたら、大変恐縮ですがご連絡ください。

●● ●●(名前)
【携帯電話番号】000-0000-0000

メールを送る時間は朝がベスト

遅くても朝10時までには送信する

メールを送る時間としてベストなのは朝でしょう。メールチェックをするのは、だいたい朝の時間帯です。朝のうちに送信していれば、メールは上部に表示されているため、OGが見過ごすリスクを軽減できます。メールは、その会社が始業する時間を狙って送信すると良いでしょう。

返信が来たらできるだけ早めに返す

OGから返信が来たら、できるだけ早めに返すようにしましょう。こちらから訪問をお願いしているわけですから、待たせるのはよくありません。メールでスムーズなやり取りをしていれば、初めて会うOGも安心してこちらの質問に答えられるはずです。夜中や朝の6時など、そのような時間帯に送るのは迷惑になるため控えましょう。

OGから返信が来ない場合は1週間待ってから再送する

メールを送ったら、1週間は返事を待ちましょう。OG自身の予定の調整や、何らかの理由で返信できないだけかもしれません。 しかし、1週間経っても返信が来ない場合は、メールが読まれていない可能性も考えられますので、再送してみてください。それでもメールが返ってこない場合は、電話して取りついでもらうと良いでしょう。

訪問が決まった日の前日にはリマインドメールを送る

訪問予定日の前日にはリマインドメールを送るようにしましょう。事前にアポイントを取っていても、何かしらの理由でOGが忘れてしまうケースがあります。リマインドメールを送れば、OGも予定を再確認できますので、忘れられることもないでしょう。以下で、リマインドのメールの例を紹介します。

リマインドメール作成例

件名:【明日のOG訪問に関しまして】◎◎大学/○○○○(名前)

○○○○株式会社 ○○部△△課
□□□□様

お世話になっております。◎◎大学 ○○○○と申します。
先日はOG訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日、○月○日の15:00に、○○(場所)にてお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

OG訪問後は翌日の午前中までにお礼のメールを送る

教わったことをどう活かすかまで書く

OG訪問後は、翌日の午前中までにお礼のメールを送るようにしましょう。OGは自分の仕事があるにもかかわらず、時間を割いてくれたわけです。遅くとも、翌日の午前中までにメールをしておくのがマナーといえます。お礼のメールには、時間をいただいたことへの感謝や、OG訪問で何を学んだかも書きましょう。学んだことを、今後の就活にどう活かしていくのかも書けば、感謝の気持ちはなお伝わるはずです。

ご馳走になった場合は「追伸」としてお礼を書いておく

OG訪問をすると、場所がカフェなどのケースも多いため、OGがご馳走してくれる可能性もあります。OGにご馳走になった場合は追伸としてお礼を書くようにしましょう。下記の例のように、少しだけフランクに感謝を述べても良いです。

追伸の例

相談だけでなくランチまでごちそうしていただき、ありがとうございました!

LINEを交換したらそちらでお礼を述べるのもあり

OG訪問の際に、LINEやFacebookなどの連絡先を交換した場合、お礼はそちらで述べても良いでしょう。LINEなどのプライベートな情報を教えてくれたということは、心を開いて接してくれているともいえます。それなのにメールで返してしまうと、壁を感じさせてしまうかもしれません。今後もお世話になる可能性があるなら、LINEやFacebookで連絡しても良いでしょう。

OG訪問メールは件名を分かりやすく誤字脱字やマナーに気をつけて送ろう

本ページでは、OG訪問のメールを送る際のポイントや例文をご紹介しました。OG訪問の日程調整をする際は、メールで連絡しましょう。日程変更をする場合は、早めに電話で連絡し、不在だった場合にメールで連絡をするようにしてください。 メールを送るうえでのポイントは、【誤字脱字がないようにする】【件名はわかりやすいものにする】【場所は相手に合わせて決める】【質問内容を先に送っておく】などが挙げられます。OG訪問後は、お礼のメールを必ず送るのを忘れないようにしましょう。

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