2017年06月28日(水) 更新

説明会の日程変更を電話でお願いする方法

日程変更の電話を伝える際は謝罪を取り入れるべきだと考える就活生がほとんど

キャリアパーク会員の就活生を対象に「説明会の日程変更を電話でお願いする際は、どのような点に注意すべきだと思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • ハキハキしゃべる
  • まずは謝ること
  • 丁寧に、なんども謝る
  • お詫びの気持ちをしっかり伝える
  • お詫びとお礼を伝える。希望日を3つくらい伝える

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「説明会の日程変更を電話でお願いする際は、どのような点に注意すべきだと思いますか?」

学校の授業や急病などで就職説明会にどうしても参加できなくなった時、日程変更のお願いを電話でおこなう際はどうすべきか悩みどころ。就活生からいただいたアンケートの回答で共通するのは「謝罪・お詫び」で、担当者の心証を悪くしないようにしっかりと謝ったほうが良いだろうとの考えが見て取れます。では、実際にどのような形で電話連絡するべきでしょうか。

説明会の日程変更を電話連絡する際のポイントは?

会社説明会の変更をしないに越したことはありません。しかし、あなただけが唯一の就活生として日程変更をするわけではありません。他の就活生と差を付けるちょっとしたコツをマスターしましょう。

声の大きさ・トーン・話し方が大事

電話口では姿勢を正しく気持ちを乗せましょう。電話でのコミュニケーションは対面と違い表情が見えませんので、声の大きさやトーン、話し方で就活生の印象はがらりと変わります。

申し訳ない気持ちを表現する

説明会に行けない就活生の残念な気持ちと、申し訳ない気持ちが伝わるように話をしましょう。多少オーバーに表現するくらいでも良いでしょう。

日程変更を電話でお願いする際の例

会社説明会の日程変更する際に具体的にどのような方法でやるのか文例を見ていきましょう。以下はあくまで例なので、実際にはその場の空気で臨機応変に対応しましょう。

電話で連絡する際の例(注:他社と被ったとは言わない)

人事:私、有限会社××の××でございます。
学生:私、××大学××学部、4年生の××と申します。採用担当の××様をお願いしたいのですが?
人事:私が××です。
学生:お忙しいところ申し訳ございません。×月×日の説明会に参加させて頂く事になっておりますが、日程の変更をお願いしたくお電話させて頂きました。
人事:そうですか。何か急な用事でも入ったのですか?
学生:実は所属しているゼミが急遽入ってしまいまして。貴社説明会があることは承知していたのですが、どうしても参加しなくてはならなくなりました。
人事:そうですか。次回は×月×日に予定しておりますが、この日はいかがでしょうか?
学生:大丈夫です。必ず出席させて頂きます。お忙しい中ありがとうございます。

日程変更をメールでお願いする際の例

前日の夜などに急用が入ってしまった場合は、メールでの連絡もしておくべきでしょう。遅い時間に電話は非常識と捉えられてしまいますので、夜はメールで対応しましょう。

メールで連絡する際の例

メールの例

××株式会社
企画部 ××様

×月×日×時からの貴社説明会に予約させて頂いております、
××大学××学部××学科の××××と申します。

本日は、説明会の日程変更のお願いでご連絡させて頂きました。
先程、電話を差し上げましたが、ご不在とのことでしたので、まずはメールにてご連絡申し上げます。

実は予約させて頂いた×月×日に、大学のゼミと重なってしまいました。
勝手なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、
×月×日×時に開催されます説明会に、参加させて頂くことはできないでしょうか。

お手数をおかけ致しまして、大変申し訳ありません。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

説明会の日程変更をお願いする際は背筋を伸ばして電話する

就活時は、少しでも印象を良くするために、電話口では背筋を伸ばしましょう。そして就活での定番「他社と選考が被った」については決して言わず、どうしても避けられない事情があったというニュアンスを持たせて、誠実に、説明会の日程変更のお願いをしましょう。説明会の日程変更する際も、マナーある社会人になるための訓練だと思って、就活時から丁寧な対応を心掛けましょう。

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