2017年08月31日(木) 更新

面接の日程変更をお願いするときの電話のかけ方|正しいマナーをおさえて好印象を与えよう

面接の日程を変更するときのマナー

面接の日程変更をお願いするときは早めの連絡が◎

企業から提示された面接日に都合がつかない場合は、調整をお願いできます。面接の日程調整が必要なときは、早めに連絡するのがマナーです。返事が遅れると、マイナスの印象を与えてしまいます。面接日の変更を受け付けていない企業の場合は、こちらで都合をつけましょう。

返事がギリギリになった場合は電話で連絡する

面接の日程案内はメールでくることが多いため、日程調整もメールで返信する必要があります。ただし、面接日ギリギリになって、日程調整のメールを送るのは好ましくありません。やむを得ない事情で返信が遅れた場合は、メールよりも電話で連絡しましょう。

マナーを守った電話のかけ方で好印象を与える

言葉遣いや声のトーンに気を付ける

企業に電話をかける場合、言葉遣いはもちろん、明るくハキハキした対応を心掛けましょう。電話は声のやり取りのみになるので、相手の表情を知ることができません。暗い印象を与えないように、声の大きさや言葉遣いに十分注意する必要があります。就活では、企業への評価UPにつながるような、丁寧な電話の受け方を意識しましょう。

電話で間違えやすい敬語一覧

電話で話すと緊張してしまって、敬語を正しく使えなくなる可能性があります。事前に言葉遣いについて注意しておくと、電話口でも気を付けて話せるでしょう。

間違えやすい敬語一覧

  • すみません→申し訳ございません
  • あとで→のちほど
  • ちょっと→少々
  • いいですか→よろしいでしょうか
  • どうですか→いかがでしょうか
  • ありません→ございません
  • よければ→よろしければ

電話をかける際のポイント4つ

①営業時間内に電話をかける

電話をかける際は、相手の迷惑にならない時間帯を選びましょう。事前に、企業の営業時間を確認しておく必要があります。業務が慌ただしい始業直後、休憩時間、就業間際は避けなければなりません。就業時間が9時~18時の企業の場合、午前中だと10時~12時、午後は14時~17時の間に電話をかけましょう。

②静かな場所に移動する

電話をかけるときに周りの音がうるさいと感じた場合は、静かな場所に移動しましょう。周囲が騒がしいと、相手の話す内容が聞こえなかったり、こちらの声が届かなかったりする可能性があります。自宅で電話するときは、テレビやオーディオプレイヤーの電源を切っておきましょう。

③話す内容をまとめておく

電話をかける前に、話す内容をまとめておく必要があります。企業からの案内状や資料は、電話中に探さないでいいように手元に置いておきましょう。企業名や担当者の名前などの基本情報を間違えないように、正しい読み方を確認しておくと安心です。読み方を間違えやすい漢字には、ふりがなをふっておきましょう。

④メモと筆記用具を準備する

電話をかける際は、事前にメモと筆記用具を準備しましょう。メモを取らずに聞いているだけだと、対応することに集中して内容が頭に入ってきません。メモを取りながら話を聞くことで、聞き逃しを防げます。同じ内容を繰り返し聞かないためにも、メモは必要です。

日程変更の電話をかける流れ

①名乗る

電話が繋がったら、自分の名前を名乗りましょう。「〇〇大学の〇〇と申します」と、丁寧な言い回しを心掛ける必要があります。はっきりと聞き取りやすい声で名乗ることで、よい印象を残せるでしょう。相手と面と向かって話すように明るい表情を作ることで、自然と声色も明るくなります。

②日程を変更したい旨を伝える

担当者が電話に出たら、日程を変更したい旨を伝えましょう。面接日が確定している場合の日程変更は、相手に迷惑がかかる可能性が高いです。面接日が迫っている時期の日程変更では、これ以上マイナスの印象を与えないように、誠実な対応を心掛けましょう。

③お礼を言う

日程の変更を承諾されたら、お礼を言いましょう。お礼を言わずに「わかりました」だけだと、日程変更をした企業側は少し不快な気持ちになるかもしれません。「改めて連絡します」などと言われ、その場で変更が受け付けられなくても、電話をする時間を頂いたことに対してお礼を言う必要があります。

④企業よりも後に電話を切る

電話を終えたら、企業の担当者が電話を切ったことを確認してから切りましょう。企業よりも先に電話を切ると、向こうが伝え忘れていた内容があったときに会話が切断されてしまいます。企業側が再び電話をかける手間をなくすためにも、先に通話終了ボタンを押さないように注意しましょう。

日程変更の電話をかけるときの例文

日程変更の電話のかけ方を、企業とのやり取りも含めて例文で確認しましょう。

日程変更の電話のかけ方

企業:はい、株式会社××の△△です。
学生:お忙しいなか恐れ入ります。わたくし、○○大学の○○と申します。面接の件でお電話を差し上げたのですが、採用ご担当の▲▲様はいらっしゃいますか?
企業:はい、お待ちください。
担当者:お電話かわりました。▲▲です。
学生:お忙しいなか恐れ入ります。わたくし、○○大学の○○と申します。本日は、面接の日程をご変更いただきたくお電話差し上げました。お時間よろしいでしょうか?◎月×日の△時の予定なのですがゼミの報告会があるため、◎月◎日の△時に変更頂けないでしょうか?
担当者:はい、大丈夫です。
学生:ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご対応頂きありがとうございます。それでは、◎月◎日△時に伺います。よろしくお願いいたします。

面接の日程変更の電話をかけるときはマナーを守ろう

面接の日程変更の電話をかけるときは、失礼にならないように丁寧な対応を心掛ける必要があります。電話口であってもマナーを守った対応をすることで、相手によい印象を与えられるのです。企業の迷惑にならない時間帯を選び、静かな場所で電話をかけるようにしましょう。事前に話す内容をまとめておくことで、緊張していても伝え忘れを防げます。

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