2018年10月11日(木) 更新

【就活の折り返し電話完全マニュアル】29のマナーをケース別にご紹介

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

就活生は電話にとても気を遣っている

突然ですが、19卒のみなさんは電話対応はばっちりですか?
キャリアパークでは、会員の就活生を対象にアンケートを実施しました。

就活生の声

キャリアパーク会員の就活生を対象に「就活中の電話対応で気をつけているポイントがあれば教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 言葉遣い
  • 顔が見えないぶん丁寧にする
  • 明るく、元気に、ハキハキと
  • 早口にならないこと
  • 名乗る,繰り返す

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「就活中の電話対応で気をつけているポイントがあれば教えてください!」

就活生の多くは、就活中の電話対応にはとくに気を遣っていることがわかります。「顔が見えないぶん丁寧にする」や「名乗る、繰り返す」など、電話ならではの注意点について理解できているといえるでしょう。

就活における電話対応の重要性を再確認

就活における電話対応はとても重要です。就活では企業に電話をかける、もしくはかかってくる機会が多くあり、電話の受け答え1つで相手への印象が変わります。それだけ電話対応とは重要なものと理解しておきましょう。また面接など、面と向かっては話せても、電話ではどうしても緊張してしまう就活生もいるのではないでしょうか?そこで、今回は電話の基本マナーから就活生が間違いやすい敬語、緊張してしまった場合の対処法、失敗談を紹介します。では、はじめに就活における電話マナーの基本をみていきましょう。

電話対応の間違いや失礼は採用に影響する

最初は誰でも電話対応に緊張してしまうもの。思わぬミスや失礼な態度をとってしまうこともあるでしょう。しかし、それが毎回続くようでは問題です。きちんとしたマナーを理解しておかなければ、企業側から常識がないと思われかねません。採用担当者からは書類や面接以外でも人間性をチェックされていることを肝に命じ、正しいマナーを身につけていくべきなのです。

入社した後にも必要なマナーは今のうちから身につける

電話対応でのやり取りや言葉遣いは企業側に印象が残りやすいため、対応の仕方やマナーは、早いうちから把握すべきです。そこで、キャリアパークでは就活マナー習得マニュアル無料プレゼント中です。「言葉遣いに自信がない」「電話が苦手」と考える学生のみなさんは、下記リンクからダウンロードできるの資料を活用してしっかり対策しましょう。また、合説やセミナー、インターンなど多くの場面で登場するメールの例文もケース別で掲載しています。身につけたマナーは社会に出てからも役に立つので、入手してほかの就活生と差をつけましょう!

就活における電話マナー

ここからは、就活における間違いのないマナーを紹介していきます。事前に知識として持っておけば、突然の連絡に対しても慌てずに対応できるようになります。まずは、電話をする際の基本的なマナーについて確認しておきましょう。

ポイント①:「もしもし」はNG

意外と知られていないことですが、ビジネスの場での「もしもし」はマナー違反です。電話を出る際の一言目に「もしもし」というのが当然と思うかもしれません。しかし、「もしもし」は「申す申す」の略であり、ビジネスの場で略語を話すのはマナー違反にあたります。

ポイント②:聞こえなくても「えっ?」と言わない

企業の採用担当者と電話中に、相手の声が聞き取れなくても「えっ?」と決して言わないでください。この言い方は相手にとって大変失礼です。しかし「えっ?」が口癖になっていると自然と出てしまうかもしれません。 もし相手の声が聞き取れない場合は、「申し訳ございません。電話が遠いようでもう一度よろしいですか」といいましょう。聞き返すのがマナー違反だと思って、そのまま聞き流さないようにしてください。大切な要件を聞き逃してしまうかもしれません。

ポイント③:自分からかけた場合は自分から切る

ビジネスマナーとしては、かけた方が切ることになっています。自分からかけた場合は、自分から切るのがマナーだといえるでしょう。どちらが切るか戸惑うことがないよう、気をつけてください。

ポイント④:出られなかったときはすぐに折り返す

登録されていない番号から電話がかかってきても、必ず出てください。就活サイトなどに登録すると様々な企業から電話がかかってくる場合もあります。大事な電話かもしれないので、きちんと出ましょう。 仮に電話に出られなかった場合はすぐに折り返してください。

折り返しの電話の答え方

また電話がかかってくるからいいや、という考えはマナー違反です。折り返しの電話では「先ほどは電話に出られなくて申し訳ございません、●●大学の○○です」と折り返しである旨を伝えると、スムーズに引き継がれます。

ポイント⑤:知らない番号からの電話は検索するとわかる場合がある

着信履歴に登録されていない電話番号が表示されていた場合、企業からの電話なのかどうかわからないという場合も多いです。どうしても不安な場合は、ネットでその電話番号を検索してみましょう。ホームページに、会社の電話番号や住所を記載している企業がほとんどですので、検索すればどこからかかってきた電話なのか分かる場合が多いです。しかし、採用担当者がその番号から電話をかけていない場合も考えられます。どこからの電話なのか分からなかった場合は、とりあえず折り返してみたほうが良いでしょう。

企業への電話のかけ方ポイント

電話の基本は、社会人として必須のビジネスマナーです。就活時代に押さえておいて損はありません。つづいて企業への電話のかけ方のポイントをみていきます。就活生が電話をかける際は面接や説明会の予約、日程調整など多くありますが、かけ方のポイントさえ押さえておけば恐れることはありません。

ポイント⑥:最初の電話は元気よく名乗る

相手が電話に出たら元気よく名乗るのが最初のポイントです。まずは「お忙しいところ失礼いたします。○○大学の○○です」と元気よく相手に名乗りましょう。「お忙しいところ」で区切って間を開けないようにくれぐれも注意してください。相手がたまらず「どちら様ですか?」という可能性があるからです。電話は相手の顔が見えないため、呼吸を合わせることに集中しましょう。

ポイント⑦:折り返し電話をかけていい時間は営業時間内

企業へ折り返しの電話をかける場合は、その会社の営業時間内におこなうようにしましょう。営業時間外に電話をすると、留守番電話になっていたり、従業員がまだ出社していなかったりします。また、営業時間内だからといって始業時間ピッタリに電話をすると、朝礼や仕事の準備をしていて忙しい場合があるかもしれません。そのため始業30分後または、終業30分前の間に折り返しの電話をするようにしましょう。

ポイント⑧:お昼で離席している時間帯の折り返し電話は避ける

また、営業時間内であっても、お昼は休憩で担当者が不在の場合があります。休憩時間であることが多い12~14時の間は、緊急でない限り折り返し電話をしないようにしましょう。この時間帯に電話をすると相手に迷惑がかかってしまいますし、不在だった場合はまた折り返し電話をすることになります。

ポイント⑨:気付いたのが夕方以降なら翌日に折り返す

不在着信に気付いた時間帯が夕方以降なら、改めて翌日に折り返しの電話をするようにしましょう。夕方以降は営業時間も終わっていますし、担当者も仕事が終わってすでに日報を作成していたり、退勤済みであったりする可能性があります。そういった相手の状況を想像しておくことが、折り返しの電話をする時間帯を考える上で重要です。

ポイント⑩:要件を伝えて担当者に代わってもらう

元気よく名乗ったらつづいて、要件を伝えて担当者に代わってもらってください。「本日は○○月○○日の会社説明会の予約の調整について電話いたしました。採用担当の○○様にお取次ぎいただけないでしょうか。」と伝えます。
また、要件を伝えずに担当者を呼び出すのだけは避けるべきです。「ご要件はなんでしょうか」と聞かれるため、2度手間になってしまいます。担当者が不在だった場合は、「再びかけなおす旨」と「いつ戻ってくるか」を確認してください。企業側から折り返すと言われた場合は、出られない時間を伝えるようにしましょう。

ポイント⑪:担当者が出たら名前を確認と都合の確認

取次が終わり、担当者が電話口に出たら、まずは担当者の名前の確認と改めての自己紹介と相手の都合の確認をしてください。「○○様ですか?○○大学の○○です。お忙しいところ失礼いたします。いまお時間よろしいでしょうか」で問題ありません。

ポイント⑫:担当者名が分からない時は「採用担当者様」と呼ぶ

場合によっては、担当者の名前が分からない場合もあるでしょう。その場合は「採用担当者様」と呼ぶようにします。そうすれば、担当者に電話を代わってくれるはずです。また、担当者が電話に出た後に「採用担当の○○です」と名乗るのを聞き逃さないようにしましょう。

ポイント⑨:目的を簡潔に述べる

相手から電話対応可能と言われたら、ポイント②と同様に要件を伝えましょう。そして目的をさらに詳しく話してください。とくに日時・場所は重要な情報のため、聞き逃しがないようにしましょう。切り際に、必ず相手へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。

企業から電話を受ける際のポイント

電話のかけ方の次は、受け方です。会社説明会の案内や面接の合否などの連絡で、企業から電話がかかってくるケースが増えてくるため、誠実な電話の受け方を覚えましょう。ビジネスシーン特有の電話のマナーを知っておけば、いざという時に焦る必要がありません。

ポイント⑭:知らない番号でも3コール以内に出る

知らない番号から着信があると、警戒して電話に出づらいかもしれません。しかし、就活期間では気持ちを切り替えて、知らない電話でも3コール以内に電話に出て、自分から名乗るクセをつけましょう。 必要な電話なら何度もかけてくるだろうと思っていると、貴重なチャンスを逃すことになりかねません。チャンスは一度きりしかないと思いましょう。

ポイント⑮:出られる状況かどうか伝える

相手はこちらの状況を知らないため、どんな時間に電話をしてくるかわかりません。仮に授業の間に出られたとしても、すぐに講義が始まってしまう恐れもあります。そこで、相手の都合のよい時間を聞いて、こちからかけ直すようにしましょう。

かけ直す際の例文

相手の「いまお時間よろしいですか?」という質問に正直に答えましょう。「申し訳ございません。これから授業が始まるので70分後にこちらからかけ直します」と言って、電話に出られる時間を伝えてください。

ポイント⑯:要件をメモしながら聞く

企業からの電話は、必ずメモしながら聞きましょう。とくに時間・日程・場所はメモを取ってください。いざかけ直そうと思ったときに、連絡先が分からないという状況は避けるべきです。就活期間中は手帳などを常に携帯し、いつでも電話に出られる状態にしておきましょう。

ポイント⑰:メモした内容を復唱する

担当者との会話でメモした内容は、必ず復唱するクセをつけましょう。復唱することで担当者と自分との間に、認識のズレが生じなくなります。話をなんとなくで聞いていると、細かいところで行き違いが発生し、相手も自分も困ることになります。したがって、不明な点がないようにしましょう。

面接の日程調整の電話のかけ方【例文】

【面接の日程調整用の例文】

■学生「お忙しいところ失礼いたします。○○大学の○○です。本日は○○月○○日の面接の日程調整の件について電話いたしました。担当の●●さまにお取次ぎいただけないでしょうか。」
■受付「●●ですね。少々お待ちください。」

■担当「お電話変わりました●●です。」
■学生「●●様ですか?○○大学の○○です。お忙しいところ失礼いたします。本日は○○月○○日の面接の日程調整の件について電話いたしました。いまお時間よろしいでしょうか」

■担当「はい、大丈夫です」
■学生「予定していた面接日にどうしても変更できないゼミの予定が入りまして、面接日の予定は可能でしょうか」

■担当「わかりました。では改めて日程調整をメールで送ります。そこから都合のつく日を3つ選んでいただいてもいいですか?」
■学生「3つですね。承知いたしました。お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」

■担当者「失礼します」

面接の日程確定の電話の受け方【例文】

面接の日程を、電話で決める際の例文も紹介します。自分の都合を押し付けるだけではなく、忙しい中で対応してもらえる企業側の意図もくみ取り、柔軟に日程を調整していきましょう。

【面接の日程確定用の例文】

■学生「はい、●●です」
■担当「●●さまですか?株式会社○○の○○です。先日ご連絡いただいた面接の日程が確定したので連絡しました。いまお時間よろしいですか?」

■学生「はい、大丈夫です。お願いします」
■担当「面接日が○○月○日○曜日の13時からはご都合いかがでしょうか?」

■学生「○○月○日○曜日の13時ですね?はい、問題ございません」
■担当「では当日お待ちしております」

■学生「よろしくお願いいたします。失礼いたします」

電話での謝り方・断り方のポイント

電話の取り方・受け方を確認したところでお分かりかと思いますが、ポジティブなシチュエーションばかりではありません。時には、難しい局面に立たされる場合も出てくるでしょう。つぎは、電話での謝り方・断り方の5つのポイントをみていきます。面接辞退と内定辞退の場面の例文を合わせて紹介しますが、例文はあくまで参考程度に収めてください。

ポイント⑱:結論から先に言う

電話で言いにくい内容かもしれませんが、結論から先に言いましょう。遠回しに話しても相手に意味が通じずに、結局時間の無駄になり、就活生と企業のどちらともマイナスです。そうならないためにも結論を先に簡潔に述べてください。

ポイント⑲:経緯をきちんと説明

結論を言って相手が納得すれば、経緯の説明をする必要はありません。しかし、相手が理由を求めてきたら経緯をきちんと説明しましょう。あくまで「聞かれたら答える」の認識で問題ありません。突然聞かれた際にスラスラ答えられるように、どう説明するかを事前に考えておくと安心です。

ポイント⑳:選考辞退の連絡は相手の立場を考えた態度で

選考時期は企業によって異なり、内定をもらう時期もそれぞれです。ほかの企業から内定をもらい、その企業の選考辞退を決めたらすぐに連絡をいれましょう。連絡しないとそのまま選考が進んでしまうため、採用担当者には必ず連絡すべきなのです。常に相手の立場を考えた行動をとってください。

ポイント⑲:面接辞退の謝りを入れる例文

面接を辞退する際の例文を紹介します。面接のために様々な準備をしてくれた企業に対して謝罪する必要があります。企業と関係がなくなるからといって、いい加減な言い方をしないようにしましょう。

【面接を辞退する際の例文】

「お世話になっております。○月○日○時より面接をお願いしておりました○○大学の○○と申します。 大変申し訳ございませんが、当日の面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。」

内定辞退の謝りを入れる例文

続いて、内定が出たものの、行きたい企業でなかったり、他社と天秤にかけるなどして、辞退する際の例文を紹介します。内定辞退は失礼な行為ではありませんが、可能な限り謝罪する意図が伝わる話し方にしましょう。

参考になる例文

「お世話になっております。○○大学の○○と申します。このたびは内定通知をいただき、ありがとうございました。 大変申し訳ございませんが、内定辞退をさせていただきたいと思い、連絡いたしました。」

電話に出られなかった場合を想定しておく

企業からの電話は必ず出られるものではありません。ほかの選考や授業中など電話に出られないケースはさまざまだといえます。メッセージは留守番電に残されるのが通常です。メッセージを確認したら迅速な対応を取り、相手を待たせないように心がけましょう。

ポイント㉑:留守番電話の「またお電話します」は必ず折り返す

留守番電話のメッセージに「またお電話します」と残っていた場合は、必ず折り返しの電話をしましょう。就活中の電話は就活生が優先して電話に出なければなりません。企業側から再度電話がかかってきたときに出られないと、採用担当者が抱く心証を悪くさせてしまうため、すぐに折り返す癖をつけましょう。

ポイント㉒:折り返し電話が来ない場合は忘れられている可能性がある

「またお電話します」と留守番電話に採用担当者からの折り返し電話が来ない場合、連絡することを忘れられている場合もあります。そういったケースを防ぐためにも、こちらから電話することが大切です。また電話がかかってくるだろうと言って、自分自身も電話のことを忘れないようにしましょう。

ポイント㉓:留守番設定が予め有効になっているとは限らない

携帯電話の機種によっては留守番電話設定が予め有効になっているとは限りません。留守番電話設定がオフになっていると、留守番電話に切り替わることなく、いつまでも鳴り続けます。留守番電話の設定をしておけば、企業からの電話に出られなくても安心でしょう。 また何コール目で切り替わるのか、ガイダンスのメッセージは適切かどうかを必ず確認してください。友人知人や家族に協力してもらって留守番電話に切り替わるか確認すると安心です。

就活中の電話に関する注意点

これまで就活に必要な電話の基本マナー、電話のかけ方、受け方、断り方、謝り方、間違いやすい敬語、失敗談、緊張してしまう場合の対処法をみてきました。最後に、就活の電話に関する注意点の応用編をみていきましょう。

ポイント㉔:電話が自宅にかかる場合は家族に伝えておく

就活生のなかで、携帯電話を所持していない方もいるかもしれません。その場合は、自宅の電話機に企業から電話がかかってきます。本人以外がその電話にでるときは、「重要な電話がかかってくる」と家族に伝えておきましょう。仮に「○○?今いませんけど、何の用?」と家族が失礼な電話の出方をしたら、家族といえども就活生のイメージダウンは避けられません。

ポイント㉕:電車の中では無理に出ない

企業からの電話が、電車やバスの中にいるときにかかってくるかもしれません。その場合は、無理に出る必要はありません。電車やバスの中での通話は、そもそも公共のマナー違反です。 しかも電波状態が安定しないため、正しい会話ができるとはいえません。電話がかかってきても無理に出ずに、通話可能な場所に移動してから折り返しをしてください。時と場所をわきまえて電話に出るようにしましょう。

ポイント㉖:会話は相手のテンポに合わせる

会話は、相手のテンポに合わせましょう。早口になると、せっかちな印象を与えてしまいます。電話でも上手に会話のキャッチボールができるよう心がけてください。 顔が見えない相手の呼吸に合わせるのは大変ですが、よく耳を澄ませて会話の流れを掴みましょう。

電話で緊張してしまう場合の対処法

就活生の中では、電話が苦手という方もいるかもしれません。緊張して話すことを忘れてしまい、肝心な内容を聞き忘れて後悔する場合もあります。しかし、誰でも緊張はします。緊張をコントロールできるようになりましょう。

ポイント㉗:話す内容をメモしておく

緊張するのは、何を話していいかわからないのが原因かもしれません。そのため、事前に話す内容をメモしておきましょう。メモの内容は、要点だけで構いません。これだけ話せば大丈夫という安心感が緊張をほぐすでしょう。

ポイント㉘:話す相手が家族・知人だと思い込む

家族や知人と電話で話すときは緊張しませんよね?しかし、志望している企業に電話をするときは、かなり緊張してしまいます。そんな方は、話す相手が自分の家族や知人だと思い込みましょう。そう考えると、緊張がほぐれるかもしれません。ただし、敬語は使いましょう。

就活生がついつい話してしまう間違った敬語

就活生が企業との会話はもちろん敬語です。普段から慣れていないといざというときに敬語をうまく使えないこともあります。そのため無理に使わずに、間違ってしまいそうな敬語だけ覚えておけば大丈夫です。

ポイント㉙:間違いやすい敬語一覧

就活において、間違えやすい敬語の代表は「御社」と「貴社」です。一般的に面接や電話では「御社」を用い、履歴書やメールなどの文章には「貴社」を用いるようにしましょう。 他にも間違えやすい敬語の一覧をまとめました。

間違えやすい敬語一覧

  • 「御社」→電話では「御社(御社)」、書くときは「貴社」
  • 「おられますか?」→「いらっしゃいますか?」
  • 「○○部長様」→役職に様はつける必要はありません。
  • 「了解です」→「かしこまりました」、「承知いたしました」
  • 「すみません」→「申し訳ございません」
  • 「存じ上げております」→「存じております」
  • 「頂戴してもよろしいでしょうか」→「伺えますでしょうか」

電話対応で失敗した就活生の体験談

間違いやすい敬語は把握できましたか。「おられますか?」など敬語が出来ているようで実はできていない場合があります。想定できる会話を一度文章に起こして確認してみるのも間違った敬語を使わない方法としては有効です。つぎに電話対応で失敗した就活生の体験談を紹介します。同じ轍を踏まないよう注意しましょう。

内定をもらっていた同業他社の名前を言ってしまった

二次面接通過の連絡を受けた時に「内定をもらった企業はある?」と聞かれて「あります」で答えればいいものの、「○○です」と同業他社の名前を言ってしまいました。すると口調が変わって「どこがいいの?うちから内定をもらったら、どっちを選ぶの?」と詰められてしまいました。

ハンズフリーオフの仕方がわからず、声が部屋全体に

企業から内定の連絡がきたときに、操作を誤ってハンズフリーにしてしまったんです。でもハンズフリーをオフにする仕方がわからなく、声が部屋全体に響きました。場所が静かな喫茶店だったので、全員に丸聞こえでした。すごく恥ずかしかったです。

就活での折り返し電話の受け答えはマニュアル化可能!基本のマナーを覚えよう

電話対応は社会人になってからもビジネスマナーとして、定年まで付きまといます。そのため、就活生のうちに覚えておけば後々楽になります。さらに、正しいマナーを身につけておくことで、電話の受け答えだけで企業からの評価を高められるかもしれません。
少なくともマイナスに取られられることがなくなるだけでも、大いに意味があります。選考を有利に進められる可能性もある電話のマナーは、就活マナー習得マニュアルもフル活用して、しっかり把握しておきましょう。記事中でご紹介した資料は、下記からも無料で入手できます。就活を効率よく進めたいと考えているみなさんは、必見です。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

「当たり前のこと」を徹底しよう

記事でも解説がありますとおり、「相手に悪い印象を抱かせない」という姿勢はあらゆる場面で重要です。そして、実社会の中でも「意外と当たり前のことができていない人」も一定数いるため、「当たり前のことを徹底できる」というだけでも、差別化できるポイントとなるのです。

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