就活中企業からの留守電に折り返しする際のマナーと注意点4つ～ケースに応じた参考例付き～

企業に折り返しの電話をする際は時間や謝罪がポイント？

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月8日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「企業に折り返しの電話する際は、どのような点に注意していますか？」

多くの就活生が、企業に折り返しの電話をする際の注意点を心得ているのが、アンケート結果から分かります。電話を折り返す「時間」や「出られなかったことへの謝罪」は、注意しなければならない部分だといえるでしょう。本ページでは、折り返しの電話をする際のマナーと、4つの注意点をご紹介します。いつ企業に折り返しの電話をすることになるか分かりませんので、心得ておきましょう。

就活中に企業の留守電の折り返しをする際のマナーや注意点がある

まず、就活中に企業からの留守電があった場合、折り返しをする前にしっかりと、折り返しをする準備をしておきましょう。果たして、留守電への折り返しには、どんな準備が必要なのでしょうか？

まずは、就活中に企業の留守電の折り返しをする前にやっておくべきマナーや注意点について見ていきましょう。

注意点①：電話前に自分のスケジュールを確認する

就活中にかかってきた、企業からの留守電をもう一度聞き直して、電話がかかってきた会社名・担当者の名前・部署をメモしておきましょう。

就活中のプレッシャーによって、折り返しをかける際はどうしても緊張してしまい、覚えていたことが頭から一瞬で消えます。それを阻止するために、メモ必須となります。

注意点②：言葉が飛ばないよう会社名・担当者名をメモする

就活中にかかってきた、企業からの留守電をもう一度聞き直して、電話がかかってきた会社名・担当者の名前・部署をメモしておきましょう。

どうしても、就活中のプレッシャーもあり折り返しをかける際は緊張してしまい、覚えていたことが頭から一瞬で消えます。それを阻止するために、メモ必須となります。

注意点④：電波の通りがいい静かな場所で電話する

就活中の留守電を折り返しする際は、その閑居についても配慮する必要があります。駅や幹線道路、利用者の多い施設など雑音が混じりやすい場所で電話するのはマナー違反です。また、電波状況が不安定なところで折り返しするのも採用担当者を煩わせてしまう結果につながります。

なるべく自宅や周りに人がいない室内で、電波の入りが良い場所でかけるようにしましょう。

注意点④：昼や夜遅くに電話しない

就活中に企業から留守電が残っていた際は、すぐに折り返しをするのが一番ですが、留守電に気付いた時には18時を過ぎていたり、お昼時だったりと様々です。夜遅い時間と、お昼時の留守電の折り返しは担当者がいない可能性があるので、なるべく避けましょう。

就活中における企業への留守電の折り返し電話は、理想時間として14時から17時の間が最適と考えられます。また、サービス業の場合は、忙しい週末の時間帯をなるべく避けましょう。

折り返しの電話の例文

上に述べた準備が整ったら、企業へ留守電の折り返しをかけましょう。ここでは、就活中に企業から留守電が残っていた際に折り返しのをする例文をご紹介します。

企業に留守電の折り返し電話をかける際の例文：不在だった場合

企業
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

学生
「こんにちは。私、△△大学の○○と申します。■■り様よりお電話をいただいたので折り返しご連絡差し上げました。ただ今、■■様は いらっしゃいますでしょうか？」

企業
「申し訳ございません。ただいま外出をしておりまして…」

学生
「承知致しました。お戻りは何時頃のご予定でしょうか？」

企業
「17時戻り予定になっております。」

学生
「承知致しました。急ぎではありませんので、17時頃に再度ご連絡させていただきます。それでは失礼致します。」

企業に留守電の折り返し電話をかける際の例文：担当者がいた場合

企業
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

学生
「こんにちは。私、△△大学の○○と申します。先ほど■■様よりご連絡をいただいたので折り返しお電話差し上げました。ただ今、■■様はいらっしゃいますでしょうか？」

企業
「折り返しのお電話ありがとうございます。■■ですね、ただいま替わりますので、少々お待ちくださいませ。」

学生
「はい、ありがとうございます。」

担当
「お電話替わりました、■■でございます。」

学生
「こんにちは。私、△△大学の○○と申します。先程は電話を頂いておりましたが、対応できず申し訳ございません。」

担当
「とんでもございません。折り返しのお電話ありがとうございます。お電話差し上げましたのは、ご応募いただいた書類を拝見させて頂きまして、一度お会いしたいと思っているのですが、今週のどこかで面接を受けに弊社にお越し頂けますでしょうか？」

学生
「はい、勿論です。ありがとうございます。今週ですと、○日が終日空いておりますが、■■様のご都合はいかがでしょうか？」

担当
「ありがとうございます。それでは、○日の15時からはいかがでしょうか？」

学生
「承知致しました。お伺い致します。面接に必要な持ち物はありますでしょうか？」

担当
「履歴書をお持ちください。それでは、○月○日の15時より、お待ちしておりますので宜しくお願い致します。」

学生
「はい、こちらこそ宜しくお願い致します。それでは、失礼致します。」

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留守電の折り返しは就活スケジュールとかける時間帯を確認し担当者の名前をメモしたうえで静かな場所で行おう

本ページでは、就活中の企業からの留守番電話に折り返しする際の注意点について見てきました。就活中、企業からの留守電はすぐ折り返しをするのが理想ですが、理由あって気付くのが遅くなることもありますよね。
その際は、時間に注意して留守電の折り返し電話をかけましょう。また、不在の際はメッセージを残すというのも一つの手段です。就活中はこういった留守電が多くなりがちですが、しっかりとしたマナーで折り返しの電話をかけることも重要です。