面接日程の調整メールの返信マナーと例文【就活対策】

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日程調整メールも面接前の評価対象!メールマナーをおさえておこう!

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メールのやりとりも評価ポイントに入っています

面接の日程調整・変更の際のマナーを守った、メールの送り方と返信方法についてみていきます。
メールでの、日程調整や日程変更を希望する旨の返信をする機会は、就活やインターン、そして転職活動の中で何度もありますが、そこでのメールなどのやりとりも、当然評価ポイントに入っています。
就活・転職では企業も様々な人との日程調整で忙しいため、返信のする際に、内容を明確にしてスムーズに調整が出来る様にしておきたいですね。

メールの前提は、いかに相手の視点に立って書くか

メールでのやり取りはお互いの思いやりが前提になります。
相手の手間や不安を考えてメールを書いてみましょう。
例えば、メールの返信が欲しい場合は、返信してもらうフォーマットなどをメール文面に書いておいて、「こちらをコピーして使ってください。」といった一言があると印象が変わります。
日程調整の場合は、「上記日時でご都合が悪いようでしたら、改めて日程を提示させていただきます。」という一言が入るだけで相手の不安を拭うことができます。
メールを書くときの前提は相手の視点に立って書くことです。

面接の日程調整・日程変更の返信メールは丁寧な対応が必須

既に決まっている就活・転職やインターンの面接の日程変更・日程調整をしてもらう場合は、基本的にこちらの都合によるものでしょうから、丁寧な返信を心がけてメールを送らなければなりません。
なお、場合によっては面接そのものが、不可能になってしまう可能性まで視野に入れなければなりません。シビアな企業ですと、どんなに丁寧な就活メールの返信で日程調整や日程変更のお願いをしても、そうした事態になる可能性もあるのです。

就活・転職の面接の日程調整・日程変更の返信メールはこちらがお願いをしている訳ですから、送る内容な丁寧にするのが必須です。
メールを返信する時間も、深夜や早朝は避けましょう。メールのタイトルや最後の署名はしっかりと記載し、誤字脱字にも念入りに注意しましょう。就活・転職では、面接の日程調整・日程変更をするのは、それだけで企業に手間をかけてしまうものと肝に銘じましょう。

面接日程変更メールを送る前にチェック!必ず署名を入れる

メールアドレスだけだと誰とやりとりをしているか企業側もわからなくなってしまうため、必ず就活メールには署名を入れる様にしてください。就活中の、日程調整に限らず全てのメールにおけるマナーです。
これは、社会人になってからビジネスメールのやりとりをする上でも必須のマナーですので、今の段階でしっかり覚えておきましょう。

就活生必見!面接の日程調整に関するメール返信の例文集【パターン別】

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では、「面接の日程に関するメール」にはどんな返信を行うべきか、ここで理想的な文面の例を紹介します。
返信メールの作成に困っている就活生は、ここで紹介した例文を参考にしてください!

面接の日程候補が複数ある日程調整の返信メール例文

例文

●●株式会社
採用担当者様

お世話になっております。■■■大学の▲▲▲です。
この度は次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。

いただいたご日程の内
〇月〇日(〇)14:00~(※24時間表記をすること)
の回でお伺いさせていただければと存じます。

また、貴社にお伺いさせていただけることを嬉しく思います。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

■■■大学 ■■■学部
▲▲▲
電話番号:
メールアドレス



面接日時候補を複数挙げる際の日程調整の返信メール例文

例文

●●株式会社
採用担当者様

お世話になっております。■■■大学の▲▲▲です。
この度は次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

お言葉に甘えまして、私の都合のいい日時を以下に記載させていただきます。
〇月〇日(〇)14:00以降(※24時間表記をすること)
〇月〇日(〇)10:00~13:00(※終了時間がある場合は明記)
〇月〇日(〇)16:00~19:00

以上でございます。
万が一、こちらでご調整いただくのが難しい場合は、再度ご提示差し上げますのでお申し付け頂ければと存じます。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

■■■大学 ■■■学部
▲▲▲
電話番号:
メールアドレス



面接日時が合わない場合の日程変更を依頼する返信メールの例文

例文

●●株式会社
採用担当者様

お世話になっております。■■■大学の▲▲▲です。
この度は次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日時がすべて大学の授業と重なっており、 別日時でのご調整をお願いできれば幸いでございます。


お手数をおかけしないよう、調整可能な日時を記載させていただきます。
〇月〇日(〇)14:00以降
〇月〇日(〇)10:00~13:00
〇月〇日(〇)16:00~19:00

以上でございます。
もちろん、貴社のご都合の良い日時があれば、改めていただければ私の方でも調整させていただきますので、お申し付けください。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いします。

■■■大学 ■■■学部
▲▲▲
電話番号:
メールアドレス



面接の日程調整・日程変更メールの返信マナーを知れば、就活に有利!

就活中の面接の日程変更・日程調整をお願いする返信メールのマナーと例文を掲載しましたが、参考になりましたでしょうか。

就活や転職での面接の日程調整や日程変更をするときには、採用担当をイライラさせないためにも、なるべく少ないメールのやりとりで、かつマナーを守った見やすいメールの体裁ですませるようにしたいものです。

また、面接の日程変更をお願いする際は候補をいくつか出して、企業側の負担にならないようにしましょう。就活や転職の面接の日程変更・日程調整の際は、これらの基本的なメールに関する上記の返信方法や例を参考にしてください。
面接の日程調整・変更の際のマナーを守ったメールの送り方と返信方法を身に付けて、内定を近づけましょう。

採用担当からはこんな声も:「内容よりも返信スピード」

企業の採用を担当している方に聞いたのですが、採用担当も多くの学生とやりとりしているため、メールがどれだけスピーディーに帰ってくるかは非常に重要、とのことでした。

例えば、日程調整で候補日を送ったのに、全然返信がこないとなるとその日程候補すべてに学生との面談をいれることができなくなってしまいます。

また、仕事をする上でもメールの返信スピードは重要で、社会人でもメールの返信スピードが早い人は仕事ができる人と言われています。そういう意味でも内容はもちろん、返信スピードは是非意識していきましょう。

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