2019年05月29日(水) 更新

就活メールの返信マナー|面接日の変更などケース別の例文付き

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

就活ではメール返信マナーは重要

就活では、メールもマナーを守って返信しなくてはいけません。まだ学生なので、多少のミスや不手際も許してもらえるだろう、などと甘く考えていると他の就活生と差が出てしまいます。

就活生もメールマナーを身に付けて、正しく返信しましょう。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

ビジネスマナーは見られている

日程調整のマナーなど、以前であれば「学生だから多少雑でもしょうがない」と考えられていた部分もありますが、今日ではそうとはいえません。理由は、各企業の新卒採用も「即戦力」での採用が増えており、基本的なマナーを守ることができない学生を採用する理由などないからです。「検索すればわかること」はできていて当たり前、と言えるでしょう。

就活の日程調整で守りたいメールマナー6つ

①返信は早めにする

企業からきたメールは、早めに返信しましょう。企業側がちゃんと届いているのか不安になることもあれば、入社意欲が低いと思われる可能性もあるためです。

遅くても24時間以内に返信をする必要があります。返信が遅くなると企業の担当者に迷惑をかけるので、相手に気を配る意味でも早めの返信が必要です。

②件名は変更しない

件名を変えてしまうと、企業の担当者がメールを見失う可能性があります。企業の担当者は他の就活生や社内外などから受信するメールの件数が多いため、受信するたびに件名を変えると混合させることになるのです。

「Re:」が続いても問題ありませんが、気になる場合はひとつにまとめても大丈夫です。こちらからメールを送るときは、件名を忘れないように注意しましょう。

③相手の書いた本文は引用返信にする

日程調整のメールに返信する場合は、相手の書いた文章を残したままにしましょう。日程調整に関するやり取りの経緯が残った方が、自分も相手も確認できます。日程調整の内容ですれ違いがあってはいけないため、記録として残しておいた方が安心です。

④企業名・担当者名は省略せずに書く

紙で残る文章やインターネット上でやり取りをするメールにも共通しますが、企業名や採用担当者名は省略せず、正式名称・フルネームで記載しなくてはいけません。

企業名は(株)などのように省略せずに、「株式会社」と正式に書きましょう。株式会社が企業名の頭にくるのか、後ろにくるのかは、しっかり確認してから記載しましょう。間違えてしまえば大変失礼にあたります。

また、採用担当者の名前については、苗字だけでなくフルネームが分かるのであればフルネームで書いてください。そして、所属している部署名と役職名も略さずに書くことがマナーです。名刺がある場合や、以前に同じ会社や担当者からメールを受信している場合は、送信者の署名を確認して間違いがないように送信しましょう。

⑤署名を忘れずに入れる

メールの最後に署名を入れることで、企業の担当者が誰からの日程調整の要請なのかを確認できます。送信ボタンを押す前に、忘れずに確認しましょう。以下は、メールの最後にのせる署名の例文です。

署名の例文

○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678

⑥協調したくても文字の色や太さは変えない

友達に連絡する場合、相手の目に入りやすいように、注意してほしい内容や大事な箇所の文字を太くしたり、色付をしたりしませんか?

しかし、企業相手のビジネスメールの場合、文字の太さや色は変更しないのがマナーです。統一した文字の形式で送りましょう。自分にとっては大変重要であっても、相手が同様に捉える内容ではない可能性もありますし、優先順位を決めるのは企業側です。

強調したい場合は、相手に伝わりやすくするように、文章を工夫する必要があります。

就活で使えるメール返信の例文

就活で使用する機会の多い、メール返信の例文を取り上げていきます。事前に把握しておくと、いざ就活で同じ場面になったときにも落ち着いて対応ができます。もちろん文章の全て暗記しておく必要はありません。

主なケースのメール例文を読み、必要であれば例文を保存しておくと後々自分がメールを返信するときの参考になります。メール全体の構成やビジネス文章のマナーを理解する意味でも、例文を事前に目を通しておくことをお薦めします。

企業指定の面接日に参加可能

まずは、企業指定の面接日の参加可能な場合の例文についてみていきましょう。

日程調整のメール例文

○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程にてお伺いさせて頂きます。

日時:7月3日(月) 14時~
場所:○○株式会社本社ビル
お忙しい中、日程調整をして頂き誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い致します。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
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面接日程変更のお願いで希望日を提案

面接日程の変更をお願いする場合は、希望日を提案する必要があります。例文を確認しましょう。

希望を提案するメール例文

○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、
ご提示いただいた日が大学の試験日と重なってしまったため、
下記の日程候補の中から再度ご調整して頂くことは可能でしょうか。
7月5日(水)終日
7月6日(木)13時以降
7月7日(金)10~18時
ご多用中のところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
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望日は複数あげる

次の面接日のメール連絡をもらい、就活生側の都合が悪いときには、その日が不可能である内容を載せるだけでなく、他に可能な日と時間を入れて返信しましょう。

面接日に都合がつかない場合、ただ不可能という返事をするだけになると企業側は、「他の日で面接が可能な日はありますか?」という内容のメールを再度送らなくてはいけません。「その日程では都合が悪い」という際には、次に可能な日時を入れると、よりスムーズに日程調整ができます。

例文にもあるように、次に希望する日時は、第一から第三希望まで記載するとよいでしょう。3つある候補の中から、企業側が都合の良い日時を選んでもらうというスタイルは、次回の日程が決まりやすくなるのです。

面接を辞退する場合

面接を辞退する場合のメール例

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様
お世話になっております。○○大学○○学部の佐藤次郎です。
この度は面接の日程を連絡して頂き、誠にありがとうございます。
せっかく面接のご連絡を頂き大変恐縮でございますが、
一身上の都合により今回の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いて頂く予定にもかかわらず、
このような内容のご連絡となり、大変申し訳ございません。
私の身勝手な都合で大変恐れ入りますが、
この度の件を何卒ご容赦下さいますようお願い申し上げます。
本来でしたら直接お詫びしなくてはならないのですが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
それでは、御社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:jiro.sato@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○2-2-2
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-3333-9876
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選考結果が届かず催促する場合

結果を催促する場合のメール例

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様
お世話になっております。○○大学○○学部の佐藤次郎です。
先日は、貴重なお時間を割き面接試験を行って頂き、
誠にありがとうございました。
さて、◯日の面接の際に確認ができなかったのですが、
合否の結果につきまして、何日頃にご連絡を頂けるかについて、
教えて頂くことは可能でしょうか。
本来であれば、面接時にご返答の期日を確認すべきところでしたが、
私の不注意でこのようにメールを差し上げる形になり、
大変申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、後ほどご教示頂けますと幸いです。
それでは大変お手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、
何卒宜しくお願い申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:jiro.sato@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○2-2-2
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-3333-9876
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内定の連絡をメールでもらって承諾する場合

内定を承諾する場合のメール例

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様
お世話になっております。
この度は内定のご連絡を頂きました○○大学○○学部の佐藤次郎です。
先日はお忙しい中、面接のお時間を頂き、誠にありがとうございました。
先ほどお電話をさせて頂きましたが、
会議中のようでしたのでメールで失礼いたします。
この度は御社への内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
御社からの内定をありがたくお受けさせて頂きたく、
早速ご連絡させて頂きました。
来年入社をする際には、一日も早く仕事に慣れて御社に貢献できるよう
一層努力して参りますので、
ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
御社の社員の皆様方と一緒に働ける日を心より楽しみにしております。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:jiro.sato@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○2-2-2
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-3333-9876
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謝や今後の抱負を述べる

採用の連絡がメールということも珍しくありません。最初にメールで合格の連絡をして、後日正式な採用証明が封書で届くという流れをとる企業も多いのです。メールで採用連絡が入った場合、なるべく早く日にちを空けずに返信することが重要です。

企業は就活生が内定を承諾してくれるかどうか気にしているものです。もし他の企業を希望しているなどの理由で断りを入れる場合でも、できるだけ早く返信をするようにしましょう。

内定を承諾する際には、ぜひ面接を行ってもらったお礼と、採用してくれたことに対しての感謝の言葉も忘れずに記載しましょう。そして入社した後の、自分の抱負や意志を同時に伝えることもぜひ行いましょう。

内定の連絡をメールでもらって保留する場合

内定を保留にする場合のメール例

○○株式会社
採用担当 ○○ ○○様
お世話になっております。
先日、御社で面接試験を受けさせて頂きました、
○○大学○○学部の佐藤次郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
御社よりこのようなご評価を賜りましたことを大変うれしく感じております。
入社に関してのお返事でございますが、
大変恐縮なのですが、〇月〇日までお待ち頂くことは可能でしょうか。
入社の決断は重要なことですので、
改めて家族と相談し決断をさせて頂ければと存じます。
こちらの都合により御社にご迷惑をおかけしてしまい、
誠に申し訳ございませんが、今しばらくお時間を頂くよう
ご理解を頂けましたら幸いでございます。
それでは、何卒よろしくお願い申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:jiro.sato@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○2-2-2
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-3333-9876
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メールや電話のマナーをマスターしよう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

就活ではメールの返信マナーを守り企業の評価を下げないようにする

就活においては、さまざまな社会人としてのマナーが求められます。電話のやり取りでの敬語や書類を送付する際の、送り方や添え状の書き方、そして面接時の言葉使いやマナーなどの他に、メールの返信や自分から問い合わせをするときにも一定のマナーが求められます。

メールの文章は一度送信してしまうと、自分と企業のメール記録にしっかりと残ります。もしここでマナーが違っていたり、アドレスや名称が違っているなどの初歩的なミスをしてしまうと、自分の印象がマイナスになってしまいます。

また、送信後にミスに気が付いて、再度メールを送り直すと両方にとって手間がかかり時間のロスにつながるのです。このようにたかがメールとは言えど、とても大事なビジネスツールの一つです。ビジネスマナーとしてしっかり身に付けて、就活で自分をアピールできるようにしましょう。

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