2017年08月29日(火) 更新

日程調整のメール返信マナー5つ【例文あり】|面接日の変更をお願いしたい就活生必見

書類選考を通過すると面接の案内がメールで届く

書類選考を通過すると、エントリーした企業から面接の案内がメールで届きます。返信不要と書かれている場合を除き、忘れずに返信しましょう。その際、面接日が試験などと被って都合が悪いときは、日程調整をお願いする必要があります。

日程調整のメールは慎重に返信する

印象が左右される

ビジネスシーンにおいて、メールはコミュニケーションツールのひとつです。返信の早さや誤字脱字などから、人間性をみられます。面識がない間柄の場合、さらにその傾向は強くなるでしょう。「たかがメール」と思わず、丁寧な対応を意識することで好印象を与えられます。

他の就活生も同じようにメールを送っている

日程調整のメールが企業から来たり送ったりしているのは、他の就活生も同じです。就活では、メールのやり取りというシーンでも、周囲と比べられていることを意識しましょう。雑な対応をしてしまうと、その時点で他の就活生と差をつけられます。ひとつひとつの対応が積み重なって、就活生の人物像が出来あがるのです。

就活の日程調整で守りたいメールマナー5つ

①返信は早めにする

企業からきたメールは、早めに返信しましょう。企業側がちゃんと届いているのか不安になることもあれば、入社意欲が低いと思われる可能性もあるためです。遅くても24時間以内に返信をする必要があります。返信が遅くなると企業の担当者に迷惑をかけるので、相手に気を配る意味でも早めの返信が必要です。

②件名は変更しない

件名を変えてしまうと、企業の担当者がメールを見失う可能性があります。企業の担当者は他の就活生や社内外などから受信するメールの件数が多いため、受信するたびに件名を変えると混合させることになるのです。「Re:」が続いても問題ありませんが、気になる場合はひとつにまとめても大丈夫です。こちらからメールを送るときは、件名を忘れないように注意しましょう。

③相手の書いた本文は引用返信にする

日程調整のメールに返信する場合は、相手の書いた文章を残したままにしましょう。日程調整に関するやり取りの経緯が残った方が、自分も相手も確認できます。日程調整の内容ですれ違いがあってはいけないため、記録として残しておいた方が安心です。

④返信で日程調整する場合は希望日を複数用意する

日程調整で変更をお願いする場合は、こちらから提示する候補日を複数用意しましょう。企業側の選択肢を増やすことで、日程調整がされやすくなります。相手が調整しやすい日を選ぶようにするためにも、3つ以上の候補日を提案することがおすすめです。

⑤署名を忘れずに入れる

メールの最後に署名を入れることで、企業の担当者が誰からの日程調整の要請なのかを確認できます。送信ボタンを押す前に、忘れずに確認しましょう。以下は、メールの最後にのせる署名の例文です。

署名の例文

○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678

日程調整のメール例文

企業指定の面接日に参加可能

ここからは、企業に送る日程調整のメールの例文をご紹介していきます。まずは、企業指定の面接日の参加可能な場合の例文についてみていきましょう。

日程調整のメール例文

○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程にてお伺いさせて頂きます。
日時:7月3日(月) 14時~
場所:○○株式会社本社ビル
お忙しい中、日程調整をして頂き誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い致します。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

面接日程変更のお願いで希望日を提案

面接日程の変更をお願いする場合は、希望日を提案する必要があります。詳しい例文を確認しましょう。

就活生の回答

○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学○○学部の山田太郎です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた日が大学の試験日と重なってしまったため、下記の日程候補の中から再度ご調整して頂くことは可能でしょうか。
7月5日(水)終日
7月6日(木)13時以降
7月7日(金)10~18時
ご多用中のところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taro.yamada@xxxx.co.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:080-1234-5678
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

就活の日程調整のメールはマナーを守り早めに返信しよう

就活の日程調整メールは、24時間以内に返信する必要があります。就活中は企業とメールや電話のやり取りをすることが多くなりますが、ひとつひとつ丁寧な対応を心掛けましょう。とくにメールは文章のみのやり取りになるため、マナーを無視した対応をするとマイナスの印象を与えてしまいます。日程調整のメールを送る場合は、「件名をそのままにする」「引用返信にする」「希望日を複数送る」などのマナーに気を付けましょう。

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