2019年01月31日(木) 更新

【面接を体調不良により日程変更・キャンセルする場合の伝え方ガイド】電話・メールでそのまま使えるテンプレ付き

多くの学生は体調不良で面接を休んだことがある!

調査方法:twitterを使用して学生にアンケート
調査実施日:2017/1/23
投票数:181

体調不良により面接を欠席したことがあるか?というアンケートをとったところ、全体の55%となる方が「ある!」と回答しました。これまで一生懸命企業研究をおこない、せっかく書類選考を突破したのに体調不良で面接を休むことになるのは、非常に残念なことですよね。

無断欠席の場合は選考に戻れないと覚悟すること

面接の日に体調不良となり休む場合、無断欠席をしてしまうと、後日面接日程について連絡しても聞き入れてもらえないケースが大半です。無断欠席の場合、企業側は応募者によるキャンセルだろうと考えるからです。 そのため、「無断欠席したのであれば、選考に戻ることができない」と覚悟しておきましょう。

体調不良により面接日を変更したい場合は当日・前日に限らず電話で伝える

面接の日に体調不良となってしまった場合は、必ず電話で伝えるようにしましょう。それが、例え当日の日程変更となる場合も同じことです。 前日から体調が悪くても、面接当日になれば、少しは回復するだろうと思っていても、治らない場合も考えられます。電話で誠意をもって、変更をお願いしたいと伝えるようにしましょう。

変更をお願いする際の伝え方

では、どのように面接日程の変更をお願いすればいいのでしょうか。ここでは、体調不良により、面接日程の変更をお願いしたい場合の伝え方についてご紹介します。

【電話での伝え方例】

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
大変申し訳ありませんが、本日体調不良であるため、面接の日程を変更していただく訳にはいきませんでしょうか?」

例のように、当日に日程を変えてもらうのであれば、理由をしっかりと伝え、変更できるか尋ねるようにしましょう。

企業側が日程の候補を提示してくれる可能性が高い

上記のように、変更をお願いすると、多くの場合で延期日程の候補日を提示してもらえる可能性が高いです。 提示してもらえたのであれば、その中から面接日を選択して、企業側に伝えるようにしましょう。その際に、必ずお礼を言うことをわすれないでください。

面接日程の変更を受け入れてもらえたらお礼・確認の意味も込めてメールを送る

面接日変更の連絡を電話で伝えて、企業側が認めてくれたのであれば、お礼と確認の意味も込めて、メールも送るようにしましょう。 せっかく面接日の変更ができていたのに、その日程を間違えてしまっていたらとてももったいないです。また、企業側が人や日時を間違って認識している可能性もゼロではありませんので、お互いのためにもメールを送るようにしましょう。

メールの文面例

では、お礼、確認のメール文の例をご紹介しましょう。

お礼・確認メールの例文

件名:面接日程変更のお礼【●●大学△△△】

□□□株式会社
採用担当●●様

お世話になっております。
●●大学△△△です。
本日は、私の体調管理不足により
面接のお時間を取っていただいていたのにも関わらず変更いたしまして
誠に申し訳ありませんでした。
また、当日の面接日程変更のお願いに対しまして
承諾してくださり、本当にありがとうございます。
○月○日○時にお約束させていただきました面接では
体調を治し、しっかりと自分らしさが発揮できるように致します。
本当に、今回のご配慮ありがとうございました。

メールや電話のマナーを把握しておこう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

当日に体調不良で面接をキャンセルする場合も電話で伝える

上記では、体調不良により面接日を変更してもらう場合のお話しをしてきました。では、変更ではなく、キャンセルする場合はどのようにすべきでしょうか。 面接を体調不良によってキャンセルする場合も、電話で伝えるのがマナーとなります。「キャンセルするから、次の選考も関係ないし、ドタキャンでいいや」という考えは、企業に対して失礼です。今後関係ないとしても、必ず電話で伝えるようにしましょう。

キャンセルする際の伝え方例

では、体調不良によりキャンセルする場合の電話での伝え方をご紹介しましょう。

キャンセルの場合の電話例

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
本日体調不良により、○時の面接にお伺いすることができなくなってしまいましたため、ご連絡いたしました。急で大変申し訳ありませんが、面接を辞退させていただけないでしょうか。」

例のように、しっかりと謝罪をするようにしましょう。

体調不良以外でも面接日程の変更をお願いする場合もある

これまでは、体調不良を理由に面接日程の変更をお願いする際の伝え方をご紹介してきました。しかし、当日面接日程の変更をお願いするケースは、体調不良によるものだけではありません。 以下では、日程変更をお願いするであろう理由による伝え方をご紹介します。

変更理由①:他の企業との選考の重なり

まずは、他の企業と選考が重なってしまい、面接日程の変更をお願いする場合の伝え方です。就活をおこなう上で、選考の日程が重なるケースは珍しくありません。また、言い方によっては、自分の企業の方は優先度が低いと思われてしまう可能性がありますので、気を付けなくてはいけないのです。

【電話での伝え方例】

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
大変申し訳ありませんが、本日体調不良であるため、面接の日程を変更していただくことはかのうでしょうか?」

採用選考がダブルブッキングとなってしまった場合、素直に「選考が重なった」と伝えるのは危険です。そのため、どうしても回避できない事情であることのため、変更してほしいとお願いするのが得策でしょう。

変更理由②:授業の関係

2つ目にご紹介するのが、大学の授業関係で変更しないといけない場合です。卒業に関わる授業が長引いてしまい、どうしても抜け出せないということも考えられます。そういった時は、どのように伝えればいいのでしょうか。ご紹介しましょう。

【電話での伝え方例】

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
本日大学の授業が長引いてしまい、お約束の○時に間に合いそうにありません。急で大変申し訳ありませんが、面接の日程を変更していただく訳にはいきませんでしょうか?」

上記のように伝えると、日程の変更ではなく当日中の時間変更を企業側が提示してくれる可能性もあります。間に合いそうであれば、企業側が提示してくれた時間変更で面接に向かうようにしましょう。

変更理由③:家庭の事情

次にご紹介するのが、家庭の事情により日程を変更しなくてはいけないケースです。当日の変更の場合は、家庭内で不幸が合った時と推測することができます。では、面接変更をお願いする場合、事情を話さなくてはいけないのでしょうか?

【電話での伝え方例】

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
大変申し訳ありませんが、本日諸事情により、面接に伺うことができなくなってしまいました。しかし、御社を第一志望と考えているため、ぜひとも日程の変更でご対応していただけないでしょうか?」

家庭の事情で変更をお願いする場合は、詳細まで話す必要はありません。しかし、本気度を企業側に伝えなければ、不信感を抱かれて変更を受け入れてもらえない可能性もあるのです。

交通事情により面接に間に合わない場合もまずは電話する

最後にご紹介するのが、交通事情により変更をお願いするケースです。車両点検やトラブルなど、交通事情により面接に間に合わないといいうケースは少なくありません。 そのため、「自分は関係ない」と思わずに、交通事情によって面接に間に合わない場合の対策をとっておくことは大事ですよ。

第一志望であれば誠意をもって日程や時間変更をお願いしよう

交通事情のトラブルに関する遅刻は、早めに移動することや、交通機関を変更することで、回避できるものです。そのため、この場合の遅刻・変更依頼は自己責任となってしまう可能性がありますので、誠意をもって変更をお願いするようにしましょう。

【電話での伝え方例】

「お世話になっております。私本日、○時より面接をお願いしておりました、●●大学の△△△と申します。
本日交通のトラブルにより、○時にお伺いできなくなってしまいました。大変申し訳ございませんが、面接の時間もしくは日程を変更していただく訳にはいきませんでしょうか?」

風邪や体調不良で面接を辞退した場合は応募資格が無くなる可能性が高い

就活の面接を風邪などの体調不良で当日にキャンセルしたり、日程変更をしたり、こちらの都合でお願いしたい気持ちもありますが、企業によっては面接をキャンセルする=不採用というスタンスを取っているケースもあるようです。就活中、風邪や体調不良で面接にどうしてもいけない場合はメールではなく直接電話するのが最低限の礼儀です。こちらから一方的に日程変更を求めるのではなく、お詫びを伝えた上で日程変更をお願いしても、無理ならば辞退も考えましょう。

最悪の場合も想定して体調管理を万全に

すべての企業が面接当日のキャンセルから日程変更に応じてくれるわけではありません。中には、はっきりと縁がなかったので諦めてくださいと言われる場合もあるので、十分な健康管理が必要なのです。キャンセルしたことで不採用となるか、日程変更をしてもらえるかは、企業の判断次第です。そのことを念頭に置いて、当日までにしっかり体調管理をしましょう。

就活で面接を風邪などの体調不良で日程変更やキャンセルする場合はメールよりも電話で伝える

面接の当日に、風邪などの体調不良でキャンセルする方法についてご紹介してきました。 就活中は、万全の状態で面接に挑めるのが一番なのですが、時にはそういかないこともあります。特に冬は風邪を引きやすい時期でもあり、インフルエンザが流行しますから、今までの努力を無駄にしないためにも、体調不良にならないよう健康管理はしっかりしておいてください。それでも就活の面接当日に風邪をひいた場合は、メールではなくしっかりと電話で謝罪を伝えるとともに、日程の調整をしてもらいましょう。

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