OB訪問の日程変更はメールか電話か｜押さえておきたいお願いの方法【例文あり】

日程変更の連絡方法は電話派とメール派が同じくらい！

キャリアパーク会員の就活生を対象に「OB訪問の日程変更はメールと電話のどちらですべきだと思いますか？理由もあわせて教えてください」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「OB訪問の日程変更はメールと電話のどちらですべきだと思いますか？理由もあわせて教えてください」

アンケートの結果から、連絡手段は「電話」と答える人と「メール」と答える人が、同じくらいいるとわかりました。電話は早く連絡できますし、メールは相手の都合でチェックできるという、それぞれのメリットを持っています。そのため、いざという時こそどちらが適切なのかを迷ってしまうのです。以下の記事では、OB訪問の日程変更をする際の連絡方法・お願いの仕方をご紹介します。失礼のないように連絡するためにも、覚えておきましょう。

OB訪問の日程変更は、まず電話で連絡

OB訪問の日程を調整してもらったにも関わらず、日程調整が必要になってしまったら、相手に誠意を伝えるためには、やはり電話連絡を1本入れるべきです。

なるべく早く電話で謝罪

電話であれば言葉の温度で相手に謝罪の気持ちが伝わりやすくなります。OB訪問の日程変更はあくまでこちら側の都合なので、なるべく謝罪の意思が伝わりやすい電話を選択するべきです。

また、常識外れの時間に電話を掛けるのは良くないですが、OB訪問の日程変更が必要になった時点で、なるべく早いタイミングで電話連絡を入れましょう。

OB訪問の日程変更は電話が通じなければメール連絡

ＯＢ訪問を受けてくれた相手は、現役で働く社会人です。電話をしても会社にいないという可能性もきわめて高いですよね。

そんなときは、電話で連絡することにこだわってはいけません。いつまでも日程変更の必要がある旨を伝えることができないままにするよりも、メールで連絡を入れるのがビジネスマナーです。

電話で要件を言づけたうえでメールを送る

日程変更の電話をした際、担当者がいなかったら、電話に出た相手に「OB訪問の日程変更をお願いしたく連絡を入れた」という旨を言づけておきましょう。その際、自分の名前と電話番号を正確に伝えておくことも忘れないでください。

また、電話で言づけたからといって安心してはいけません。すぐにメールでもOB訪問の日程変更の依頼を送りましょう。では、実際にOB訪問の日程変更をお願いするときのポイントはどのような点があるのか確かめます。

日程変更の理由や電話連絡した旨を伝えるよう心掛ける

OB訪問の日程変更のメールには、お詫びはもちろん、なぜOB訪問の日程変更をお願いしなければいけなくなったかの理由を一言添えておくと印象が良くなります。たとえ自己都合であったとしても、大学の授業や行事などの理由を書き添えておくことをおすすめします。

また、メールを送る前に電話連絡を入れた旨も書いておきましょう。そうすることで少しでも誠意が伝わるはず。日程変更の失礼をマイナス評価にしないためには、そうした誠意を見せることが重要になってきます。

OB訪問の日程変更のお願いは1回が限度

このように、OB訪問の日程変更においては電話での対応が基本ですが、どうしても返事が来ない場合はメールでその旨を連絡しましょう。ただし、注意しなければならない点があります。OB訪問の日程変更をお願いするのは、1回が限度です。担当する社員の方は本来の仕事の時間を割いて就活生との面談を行います。スケジューリングの変更は仕事の予定を大きく狂わせることにつながりかねません。なるべくお願いしないのがベターですが、学校行事や家族の問題など仕方ない事情がある場合は1度だけお願いしましょう。

OB訪問の日程変更のお願いメール【例文】

件名：【OB訪問日程変更のお願いとお詫び】
本文：株式会社○○
○○部　○○様

OB訪問のお願いを差し上げております、○○大学○○学部の○○と申します。来週○日○時にお願いを差し上げております、OB訪問の日時変更のお願いでメールをさせて頂きました。

大変申し訳ございませんが、どうしても大学の授業の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいました。

先ほど電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールで取り急ぎ連絡をさせていただいております。
お忙しい中ご予定を空けていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご検討くださいますようお願いいたします。

OB訪問を成功させるためのマニュアルを確認

OB訪問をする際は、まず始めにメールや電話でのアポイントメントが最初の関門となります。マナーを守るメールを作成するとともに、熱意を伝える必要もあります。社会人にメールを送ったことがないという就活生は、ハードルが高いと感じるでしょう。そこでおすすめなのが「OB訪問マニュアル」です。こちらには、OB訪問の依頼メールの例文はもちろん、電話で依頼する場合の文言も掲載されています。無料でダウンロードできるため、OB訪問の準備を始めると同時にGETしておきましょう。

OB訪問の日程変更はまず電話が基本｜メールを送るなら誠意を込めるのが大切だがお願いは1回まで

OB訪問を受ける側は仕事の時間を割いてくれているのですから、失礼のないように誠意を見せた対応をするべきです。そのためには、OB訪問の日程変更が必要になった時点で、まず電話連絡を入れてください。
相手が不在で電話がつながらなかった場合はメールで日程変更を依頼しましょう。その際、日程変更が必要になった理由と電話連絡を入れたが不在であった旨も書き添えておくこと。もちろん一番にお詫びの気持ちが伝わるように書きましょう。
OB訪問の日程変更は、こちら側の勝手な都合です。電話であれメールであれ、くれぐれも失礼のないような対応を心がけてください。