2016年11月29日(火) 更新

説明会の予約を別日程に変更依頼するメールの書き方・例文

会社説明会の予約を別日程に変更したい場合は?

就活では、会社説明会のアポをすでに取っていて、詳細の日時が決まっているのに、他の用事によって別日程をお願いしなければならなくなったという時もあります。このような場合、何日前に企業側に連絡をすべきなのでしょうか?

3日前には連絡を!土日挟むなら5日前に日程変更の依頼メールを送る

別日程への変更をお願いする場合は、予約していた開催日の3日前には連絡を入れましょう。土日や休日を挟んでしまう場合には5日前が目安です。前もって分かっているのであれば、早めに連絡を入れるべきです。早めに連絡をすれば、印象を下げることはありません。

きちんと理由を明記した上で別日程への調整依頼を

別日程の調整依頼の旨をメールで伝える際に、きちんとその理由を明記するのを忘れないようにしましょう。メールで別日程への調整依頼をする場合は、必ず会社説明会の予定を変更していただきたいという旨をメールの最初に書くことがポイントです。

変更依頼・お詫びの言葉・都合がつく日程を必ず明記する

説明会を別日程に変更してほしい旨と、お時間を開けていただいていたことに対するお詫びの言葉を添えて、自分の都合のいい時間を最初から提示するようにしましょう。早めの連絡と丁寧な文面なら対応してもらえるでしょう。
必ず、調整に対応してもらった場合には、その返信のメールで終わりにせずに、再度お礼の連絡と別日程の詳細を確認を含め送り直してください。

別日程への変更を依頼するのに適切なメールの文例とは

別日程でお願いし直さなければならない場合、「●月●日●時からの貴社説明会に予約させていただいております、●大学●学部の(自分の名前)と申します。」と最初に予定していた日時を提示し、その上で「本日は、説明会の日程変更のお願いでご連絡させていただきました」とすぐに別日程の調整をお願いしていることがわかるようにします。
その後、自分の都合のいい日時を提示し、再調整をお願いする理由やお詫びの言葉も添えるようにしましょう。

メールには謙虚な気持ちを込める

希望する日程での空席があるかどうかなどの確認も忘れずにします。そして最後にもう一度「お手数おかけして申し訳ありません」とお詫びの言葉を添えるようにしてメールを送ります。
会社説明会はもちろん、就活を通じて大切なのは謙虚な気持ちです。そうした気持ちを込めて別日程の調整をお願いすれば、企業は聞き入れてくれます。

日程変更の依頼メール例文

【例文】
▲▽株式会社
人事部 ○○様

○月×日□時からの貴社説明会に予約させていただいております、●○大学××学部◇◇学科の○○○と申します。

本日は、説明会の日程変更のお願いでご連絡させていただきました。
実は予約させていただいた○月×日に大学のゼミの授業が重なってしまいました。
勝手なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、○月□日×時に開催されます説明会に、参加させていただくことはできないでしょうか。

お手数をおかけしまして、大変申し訳ありません。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

別日程への変更を了承するメールが来たらお礼の返事を送る

別日程での会社説明会に参加できるという了承のメールが届いた場合には、それで終わりにせず、必ず再度別日程を明記した上でお礼の文章とともにメールを送り返すのがマナーです。送り返さなければ失礼に当たり、印象が悪くなります。

説明会当日に日程変更に対するお礼を伝えよう

当日会社説明会に訪れた際には「先日は日程変更に対応していただきありがとうございました」という一言を受付などでお伝えすると良いでしょう。
当日伝えることができなかった場合は、メールなどで担当者にお礼のメールをするのがマナーです。

説明会の予約を別日程に変更したい時は参加予定日の3日前までにメールで連絡しよう

説明会の予約を別日程に変更依頼するメールの書き方と例文について説明しました。
会社説明会の日程を一度決めてしまえば、できるだけそこから変更のないように予定を立てるよう努力しましょう。しかし、止むを得ず別日程での調整が必要な場合は、メールなどで迅速に対応し、必ずお詫びの言葉と対応していただいたときのお礼の言葉を忘れずに伝えることが大事です。基本的には別日程で調整する事はせず、最初から決めた予定で参加しましょう。

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