2019年05月31日(金) 更新

「都合が悪い」の敬語表現|就活生が知っておきたい言葉の使い方

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

就活生は正しい敬語が使えないと評価が下がる

就活をする上で気を付けたいことの一つが、言葉使いです。面接のときだけでなく、電話やメールで企業の担当者と連絡を取る段階でも、言葉使いには充分に注意するべきです。

まだ学生なので、来年の就職時までに敬語をマスターすれば大丈夫、と考えている方は気を付けましょう。就活中から正しい敬語を使うべきなのです。

ここでは就活のメールのやり取りをする際に気を付けたい、「都合が悪い」の敬語について紹介します。

選考の日程が合わない際に使用する「都合が悪い」

選考の面接試験の連絡をもらい、日程が合わないというときに「都合が悪い」という言葉をダイレクトに使用するのはNGです。

敬語を使うときには、丁寧な言葉使いを心がけるだけでなく、相手からマイナスのイメージを持たれる言葉をできるだけ避けなくてはいけません。

敬語表現は「都合がつけられない」「つけることが難しい」

友人同士や親しい仲間同士の言葉使いとして「都合が悪い」と使うことは問題はありませんが、就活時には別の敬語表現を使うことが必須です。

表現としては「都合がつけられない」「都合をつけることが難しい」です。そして、文章の構成にも工夫が必要です。「あいにく都合がつけられません」という言葉の後に、「他の日程に変更頂くことは可能でしょうか」というように、相手にお伺いを立てる内容の文章を後ろに入れるようにしましょう。

このような構成にすると、企業の担当者は「依頼を断られた」というマイナスのイメージだけで終わりません。

相手が行動や判断を取る際は「ご」をつける

就活生から都合がつかないという連絡をする場合、他にも気を付けなければならないことがあります。

それは、企業に返信するときの「都合」の言葉使いです。自分から他の日程を3つほど相手に提案し都合がよいかを聞くときには、「ご都合が合わないようであれば~」「ご都合はいかがでしょうか」などのような使い方にします。

自分に関する都合の表現は「都合が~」と使用しますが、相手に対して使うときは敬語表現の「ご都合」を使用します。このように同じ言葉でも、敬語の使い方を変える必要があることを知っておきましょう。

面接の日程変更メールを送る際の注意点

①都合がつかない時はすぐに連絡

面接で企業から指定された・もしくは○日~○日の間といった指定範囲の日時で都合がつかないと判断したら、「すぐに」人事部へ都合がつかない旨の連絡を入れましょう。

面接の日程調整の連絡が遅くなってしまうと、色々な人に迷惑をかけてしまいます。

②まずはお詫びから

最初に提示した面接の日程で都合がつかない事は、企業側としても理解があるので安心してください。そもそも、日程の都合がつかないからといって不採用になる、なんて事はありません。

まずはお詫びをし、現職の仕事の関係で指定の日時に行く事ができないことを丁寧に素直に伝えるようにしましょう。面接の日程を再設定する場合は、企業側の選択肢を増やすためにもできるだけ多くの候補日時を提案しましょう。

③基本的には形に残るメール連絡で

都合がつかない時に面接の日程変更を希望する際には、基本的にはメールで連絡を行うようにしましょう。なぜなら、メールは形に残るからです。こういった日程変更の連絡は、形に残る方法でやりとりするのが無難です。

ここで注意しておきたいのが、メールを見落とされるというリスクです。日程変更のメールを送信してから丸1日経っても返信が来ない場合は、気付かれていないかもしれません。その際には電話で連絡をして、日程変更のメールがいっているかを確認してみることも大事です。

就活メールのマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

面接の日程変更メールの例文紹介

都合がつかない時に面接の日程変更メールを送る際、気を付けなければならない注意点は前項で説明しました。しかし、実際の所どんな文面で送るものなのか分からない人もいるでしょう。

これから面接の都合がつかない際に送る日程変更メールの例文を紹介するので、このメールを参考にメールのを書いてみて下さい。

日程調整メールの例文①

件名:【面接日の変更のお願い】〇〇大学〇〇学部〇〇

株式会社△△
人事部 採用担当 ○○様
お世話になっております。
××大学○○学部の□□□と申します。
表題の件、ご連絡をいただきありがとうございます。
お忙しい中ご連絡をいただき大変申し訳ないのですが、面接日程を変更いただくことは可能でしょうか。
当日△△△があり、どうしてもお伺いすることができません。
大変身勝手なお願いではありますが、面接日程を再設定していただいてもよろしいでしょうか。
以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。
××月●日(月) 終日
××月●日(火) 午前中
××月●日(金) 終日
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

日程調整メールの例文②

件名:【面接日の変更のお願い】〇〇大学〇〇学部〇〇

●●株式会社
人事部△△様
お世話になっております。□□□でございます。
今回は面接の機会を頂き、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、現職の業務の都合上、下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。
××月●日(水)15時∼18時
××月●日(木)16時以降
××月●日(金)17時以降
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

日程調整メールの例文

件名:【面接日の変更のお願い】〇〇大学〇〇学部〇〇

株式会社○○ △△△△様
中途採用を希望している○○と申します。
×月×日○時よりお約束しておりました面接につきまして、
大変恐縮ですが、別の日程に変更させてはいただけないでしょうか?
○○のため、貴社にお伺いすることが困難になりました。
誠に申し訳ございません。
以下に私がお伺いできる日程を記載致します。
○○様の予定を最優先に致しますため、日時を指定いただけますと幸いです。
××月○日(月)○時~○時
××月○日(水)○時~○時
××月○日(木)○時~○時
それでは何とぞ宜しくお願いいたします。

避けるべきNGメール例

面接の都合がつかない時に送る日程変更メールの書き方を知ったところで、ここでは使ってしまうと、企業に悪印象を与えかねない避けるべきNG表現を紹介していきます。
ここで紹介した例は絶対にメールでは使わないように気を付けましょう。

他社の選考が入った

「他社の選考が入ったため別の日程にしていただけませんか?」

いくら都合がつかないといっても、これだけは絶対にありえないです。これでは貴社よりも他社の方が大切です、と明確に言っているようなものです。

もし実際にそうだとしても、メールでは使わずに他の表現をすべきです。このメールを受け取った側は、当然悪い印象を持ってしまい、採用云々なんて気持ちを持ってはくれません。

1時間前のメール

面接当日1時間前にメールで「直前ですみませんが別の日程にしていただけませんか?」というのも当然ながらNGです。面接当日急にキャンセルされると、企業方は日程調整がしづらく、時間を無為に過ごさせてしまいます。

また、どうしても急に都合がつかない為に面接をキャンセルせざるを得なくなった場合には、電話で連絡しなくてはなりません。

どうしても直前に調整が難しくなった場合は電話で

どうしてもいけなくなってしまった、というネガティブな時だからこそメールではなく電話で伝える様にしてください。企業も現場社員などを調整しているためなるべくはやく日程変更したいためです。

面接で都合がつかない時は例を参考に「丁寧+迅速」に日程変更のメールを送ろう!

面接の都合がつかない時に日程変更をする際のメールの書き方や注意点についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?今回は面接の日程変更メールの書き方で参考にできる例文やNG表現例についても紹介しました。

就活や転職の際に提示された面接日程で都合がつかない場合は、今回紹介した例文とNG表現例を参考にして、企業に悪印象を与えないメールを作成してみてください。

企業の採用担当者は、忙しい合間をぬって準備や対応をしてくれます。その時間を無駄にしないように、メールを送るときは丁寧な対応を心掛けましょう。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

小さなミスにより印象を悪くしてはもったいない

就活において日程変更のマナーそれ自体が、選考のチェック項目に入っているわけではありませんが、それでミスをして相手の心証を損なってしまうのはもったいないことです。基本的な部分で抜け漏れがないよう、しっかり対策をしておきましょう。

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