企業にメールを送る時間帯のマナーとは｜好印象を与える返信のポイントと5つの注意点～面接や日程調整のお礼メール例文3つもご紹介～

就活生には企業へのお礼メールを送ったことのない人が多い

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月8日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「企業へ何かしらお礼メールを送ったことがありますか？」

就活生の多くは、企業へお礼メールを送ったことがないとわかりました。経験がある人は問題ありませんが、ない場合は、しっかりとマナーやルールを知っておく必要があります。もし、企業の方とのやり取りで失礼なメールを送ってしまえば、悪い印象を抱かれてしまうでしょう。そこで以下では、就活中に企業へお礼メールを送る際の際的な時間帯・注意点・例文をご紹介しますので、参考にしてください。

企業に送るメールの最適な時間帯とは？

就活中は、企業の担当者やOBの方などと顔を合わせる機会が多いです。就活の各場面で時間を割いて会ってくれた企業の方々には、お礼のメールを送りましょう。その際、メールを送る前に知っておくべき注意点があります。

メールを送る時間帯は何時でも問題ない

就活中の企業にお礼メールを送る時間帯は、基本的に何時でも問題ありません。電話と異なり、メールは時間関係なくいつでも見ることができます。メールを送る時間帯を気にし過ぎて、送信を忘れるという事態がないように気を付けましょう。

夜に送っても相手が見るのは翌日の就業時間内

メールを夜に送っても、企業の担当者が目を通すのは出社後です。そのため、何時に送られても迷惑になるということはありません。この点は、電話と大きく異なるところです。メールを夜中に送ると「マナー違反になるかも」と考える人も多いと思われますが、その心配はいりません。

朝メールを送るとフォルダの上部に表示される

夜中にメールを送ることに気が引けるという人は、朝がおすすめです。朝メールを送ると、フォルダの上部に新着メールとして表示されます。出社してメールチェックをする企業の担当者なら、すぐに目を通してくれるでしょう。

メールは24時間以内に返信することが大切

就活中の企業へのお礼メールは、24時間以内に送りましょう。メールを送る時間帯ではなく、送信までの時間が大切になります。この24時間というのは、相手がメールを送信した時間から24時間以内ということです。

素早いメールの返信が好印象を与える

メールを受信したら、相手の都合も考えて出来るだけ早く返信しましょう。スケジュールを管理している採用担当者にとって、返信は早い方が嬉しいものです。また、応募者は自分だけではなく他にもいます。メールなどのやり取りにおいても誠実な対応を心掛けて、好印象を与えましょう。

あなたが受けない方がいい職業を確認してください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。

そんな時は、「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか診断してみましょう。

日程調整の問い合わせや連絡は特に注意

特に、日程調整の問い合わせや連絡のメールには注意が必要です。面接のスケジュールを組み立てる採用担当者からすると、日程調整などは大変な業務になります。日程調整のメールの返信に数日を要してしまうと迷惑が掛かり、なにより他の就活生のスケジュールが優先されてしまうでしょう。日程調整のメールは、とくに早めの返信を心掛けることが大切です。

万が一返信が遅くなったら一言付け加える

企業からのメールは、確認すれば素早く返信する必要がありますが、就活中は忙しいことも多いですし、なかなか返信ができないこともあります。忙しさのあまり返信をする余裕のない人もいれば、メールに気づけなけない場合もあり、返信が遅くなってしまうことも考えられます。メールは素早く返信することがマナーですので、返信が遅くなれば企業に迷惑をかけてしまいますが、この場合は文章を工夫することでマナー違反を回避することができます。

返信が遅くなってしまった時には、「返信が遅れまして、誠に申し訳ありません。」などの一言を付け加えることで印象が良くなり、マイナスの印象を与えずに済みます。一言添えるだけで印象は大きく違いますので、必ず謝罪の一文を入れるようにしましょう。

企業に送るメールの書き方の注意点

社会人は、1日に何通も社内外からメールを受け取っています。非常識なメールだと判断されないよう、お礼メールの作成にもしっかりと気を遣うようにしましょう。ここからは、企業に送るメールの書き方の注意点についてご紹介していきます。

①：「to」と「from」を明確にする

メールを作成するときは、「誰に宛てた」「誰からのメールなのか」が抜けないようにしましょう。本文に集中するあまり、宛先や自分の名前を忘れてしまう人が多いようです。どこの誰からきたかわからないメールに対して、返信なんてくれるはずもありません。

②：宛先は正式名称で書く

メールの宛先として企業名を入力する際、「（株）」などの略称ではなく「株式会社」と正式名称で記載するようにしましょう。また、自分の名前を入力する場合も「○○大学の○○です」というように、所属もしっかりと記入してください。

③：見やすく適度に改行する

メールを見やすくするためにも、適度に改行をしましょう。改行がなく文字の羅列が続くと、文章が読みづらくなり相手の負担になってしまいます。また、長文になるときは適度に読点を打つと相手がテンポよくメールを読むことができます。

④：用件は簡潔に伝える

メールを送るときには、用件が相手に伝わりやすいように簡潔に作成しましょう。シンプルで内容がすぐに読み取れるものだと、相手に負担をかけずに読んでもらえます。反対に、まとまりがなく長文すぎるものだと、返信のプレッシャーを与えてしまうでしょう。お礼メールでは感謝の気持ちを伝えたい気持ちが強く出るかもしれませんが、読みやすさを重視することが大切です。

⑤：署名を必ず記載する

メールのやり取りをする場合、署名が必要です。メールの設定で、あらかじめ署名が入力されるようにしておきましょう。署名は名刺代わりになり、相手が電話で連絡を取りたいと思ったときにすぐに対応できるメリットがあります。署名のテンプレートは、以下のとおりです。

メールの件名はどうすればいい？

企業とメールのやりとりをする場合には、本文に意識がいきがちですが、工夫が必要なのはメールの本文だけではありません。メールは件名も重要であり、これをどのように設定するかによって与えられる印象は違ってきます。

ビジネスメールでは件名の付け方にもマナーがありますし、マイナスの印象を与えないためにも正しいマナーを知っておくことが大切です。企業に送るメールは件名まで注意して細部までこだわりを見せ、正しいマナーで送るようにしましょう。

返信の場合はそのままで良い

企業にメールを送信する場合には、本文の内容を簡潔にまとめた件名をつける必要がありますが、返信の場合は件名をそのまま使用して構いません。件名を変えずに送信すると、前のメールを確認しやすいですし、やりとりをスムーズに進めることができます。企業では1日に何十通とメールがきますので、どのメールが誰とのやりとりで、どのような内容なのかなど、すべてを把握することは難しいです。

件名を変えずにそのまま返信すれば、以前に送信したメールとリンクしますし、何のメールかがわかりやすくなります。返信する場合はRe:がつきますが、これも消さずにそのまま使用します。Re:を消してしまうと返信であることが分かりづらくなってしまいますので、つけたまま返信するようにしましょう。

件名なしだけは絶対にNG

ビジネスメールでは件名は非常に重要であり、さまざまなマナーがありますが、件名なしだけは絶対にNGです。件名なしで送信してしまうと、内容が分からずに企業でも扱いに困ってしまいます。内容が分からないことで、読むのを後回しにしてしまうこともありますし、企業によっては件名のないメールは開けないこともあるので注意しなければなりません。

せっかくメールを送っても読んでもらうことができなければ意味はありませんので、まずは確実に読んでもらうためにも件名は必須です。自分から企業に送信する場合は件名を必ず設定し、返信の場合もそのまま使用して件名は付けて送信します。件名がないだけでメールの信用度が一気に下がってしまいますので注意が必要です。

質問に答えるだけで志望動機を完成させよう

志望動機を作成する際、文章を考えるのが苦手な就活生も多いと思われます。「伝えたいことはたくさんあるけど、考えをまとめてわかりやすく伝えるのが難しい」という就活生は、「志望動機ジェネレーター」を活用しましょう。

志望動機ジェネレーターを使えば、用意された質問に答えるだけで理想的な流れの志望動機が完成します。面接での志望動機に関する質問にも対策が可能です。無料でダウンロードできるので、効率的に志望動機を完成させましょう。

就活中に企業へ送るお礼メールの例文3つ

最後に、就活で企業に送るお礼メールの例文をみていきます。先に述べたお礼メール作成の注意点などにも気を遣い、社会人に見られても恥ずかしくないメールの作成を心がけましょう。

①：面接をしていただいた際のお礼メール

②：説明会の日程調整のお礼メール

③：OB・OG訪問をしていただいだ際のお礼メール

企業にメールを送る場合は時間帯は気にしなくてOK！必ず24時間以内に返信しよう

企業にメールを送るときに知っておきたいポイントや、お礼メールの例文についてご紹介しました。メールを送るときの時間帯は、基本的にいつでも大丈夫です。しかし、必ず24時間以内に送るように気を付けましょう。

多くの就活生とやり取りをする採用担当者の負担にならないためにも、迅速な対応が大切です。返信が遅いとそれだけ迷惑を掛け、なによりマイナスな印象を与えかねません。ビジネスでは、メールなどの連絡においてもマナーを守った対応が重視されます。相手がスムーズに読みやすいよう、改行や読点にも気を配りましょう。