初対面の相手への挨拶メールの書き方とデキる人の例文〜紹介・担当引き継ぎされた時やミーティング後のお礼メールなど場面別に解説!

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挨拶メールでの書き方のコツとは・・・

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今回は初めての相手に送る、メールでの挨拶文と例文についてわかりやすく解説します。
取引先との普段のメールにも初めましてと挨拶は必要ですが、それ以外にも初めてメール連絡を取る際など、初めましてと顔合わせ的な挨拶のメールを送る機会もあるかと思います。
挨拶メールは、挨拶が目的となるため、よりビジネスマナーに注意したいですね。どんな場合でも、初めてメールで挨拶する場合は、少し下手に出る事が大切です。

書き方のコツ:件名でメールの内容と送信者が誰かわかるように

「初めまして」といって名前を名乗るのが通常ですが、初めてメールをする場合はそうはいきません。ビジネスメールで何より大切なのがメールの件名です。ビジネスシーンでは1日何十件、多い人だと百件以上のメールが送られてきます。

そのため、メールの内容を件名で判断して優先すべきメールか否か選別する人がほとんどです。特に初めての挨拶の際には、件名で内容と送信者がわかるようにするのがビジネスメールのマナーと言えるでしょう。


書き方のコツ:内容がわかるような見出しを

ビジネスネールのマナーとして読みやすさは大前提です。とくに初めての相手ならなおさらです。挨拶メールは長々と文章を書きがちで、書きたいことがまとまらなってしまう場合が多々あります。

そのためにも伝えたい内容がわかるように見出しをつけましょう。要点が伝わりやすく、初めての相手にいい印象を持ってもらえます。

書き方のコツ:メールを受け取った側の事を意識

初めての相手からのメールを自分が受け取った時の気持ちを考えてみましょう。おそらく多くの人が「初めましてって誰だこれ?」「何だか知らない人からメールが来たぞ」と感じる事でしょう。そのぐらい、人からの初めてメールは疑ってかかるのが普通なのです。

だからこそ、必要以上に丁寧な挨拶が必要になるのです。初めましてではなく、少し堅い文章になるぐらいで構いませんので、丁重な挨拶を心掛けましょう。以下に具体的な挨拶メールの例文もご紹介していきますので参考にしてみてください。

社会人の先輩から一言「簡潔に伝わるかどうかが大事」

先輩からのアドバイス

私がビジネスメールを書く際は、余計な情報は記載せず、自分の素性がしっかり伝わるように簡潔に作成することも心がけています。
メールを受け取る側としては、一体送り手はどんな人なのかをまず知りたい、と思うはず。
具体的には、1.会社名、2.自分の所属部署、3.どういった経緯で連絡をしたか、の3点さえ盛り込んでおけば問題ありません。

あまりに余計な情報を盛り込んでしまうと、ただでさえ仕事で忙しい相手に不快な思いをさせてしまう可能性も。 丁寧さと簡潔さのバランスを考えてメールを作成することが重要なんです。



初めての相手でも使えるビジネスメール挨拶文のフレーズ集

メールはビジネスシーンにおいては当たり前のツールとして知られています。社内の人間はもちろんの事、社外の人ともメールでやりとりをする機会がビジネスシーンでは頻繁にあるでしょう。

もちろん初めての相手にビジネスメールを送る機会もあるかと思いますが、そんな時には初めまして以外にどんな挨拶を添えれば良いのでしょうか?

ビジネスメールの文頭に使いたい挨拶文の例

まずは、ビジネスメールでは宛名のあと、文章の冒頭に初めましてと挨拶文を入れるのがマナーです。おそらく、皆さんご存知かとは思いますが、一般的なメールの挨拶文をいくつか例として紹介したいと思います。

<一般的なメール冒頭の挨拶文例>
・いつもお世話になっております。
・いつも大変お世話になっております。
・いつもご利用ありがとうございます。
・いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・ご無沙汰しております。

<より丁寧な挨拶の言い回し例>
・毎度お引き立ていただき、厚く御礼申しあげます。
・日頃より弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
・格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
・平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
・平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申しあげます。
・日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。


初めての相手に送る際に使える挨拶メールの例文

続いて、実際にビジネスシーンでよく見る場面における、ビジネスメールでの挨拶の例文を紹介したいと思います。ビジネスマナーにまだ自信がない方、ビジネスメールの書き方がよくわからない方はぜひ参考にしてみてください。初めてメールを送る際は慎重にしましょう。

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担当引き継ぎで後任として連絡する際の挨拶メールの例文

件名:引き継ぎのご挨拶(山田太郎)

○○○株式会社 営業部
XXXX様

格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
初めまして株式会社△△商事の山田太郎と申します。

このたび人事異動により、担当者変更のお知らせをさせていただきます。
これまで担当だったXXXが4月の人事異動により、5月1日から私が担当させて
いただくことになり、初めてメールを送ります。

本来であれば、直接ご前任のXXXと挨拶に伺うべきところですが、取り急ぎメールにてご挨拶とお礼を申し上げます。

お客様を紹介してもらった際の挨拶・アポイントメールの例文

件名:アポイントメントのお願い(△△様よりご紹介をいただきましたXX商事 XX)

×××株式会社 マーケティング事業部 課長
○○○○様
初めまして。
※※※の△△様よりご紹介をいただきました、
◇◇の■■と申します。初めてメールを送りました。
この度は、貴重な機会をありがとうございます。早速ですが、一度、弊社のサービスご紹介のお時間を頂戴できればと思います。
私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、@@様のご都合はいかがでしょうか?
<候補日時>
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願いいたします。
----------------------------------------------------
◇◇株式会社

打ち合わせが終わった後のお礼の挨拶メールの例文

件名:本日の打ち合わせのお礼(△△商事 山田)

株式会社○○
佐藤次郎様

いつもお世話になっております。
△△商事の山田太郎です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。

本日いただいた課題を確認の上、今週金曜日までに回答を差し上げたいと思います。
もし、追加のご質問等がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

そもそもビジネスメールを送る際に注意しておくべき点もおさらい

初めての相手に送る挨拶メールの書き方と挨拶文の例文をみてきましたが、いかがでしたか。「初めまして」で印象をよくしましょうね。では、最後に初めての相手にビジネスメールを送る際の注意点をみていきましょう。

初めての相手ならではのビジネスメールの注意点があります。きちんと守って、初めての相手にいい印象をもってもらいましょう。

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メールでは署名に過度な情報を詰め込まない

初めての相手にビジネスメールを送る際の注意点のひとつ目として署名に過度な情報を詰め込まないようにしましょう。
具体的に言うと、イベントのURLや新商品の告知などです。URLが乱立していると、メーラーによっては迷惑メールと判断され、届かない場合もあります。

ビジネスメールはテキスト形式で送信する

メールには「テキスト形式」と「HTML形式」があります。「HTML形式」とは「初めまして」など文字を強調するために色を変えたり、太くしたりと編集が可能です。しかし、ウイルス感染の危険性から企業によってはHTMLメールを受信拒否している場合があります。初めての相手ならなおさらテキスト形式のメールで送るようにしましょう。

メールで添付ファイルがある場合は容量に注意

初めての相手に送るビジネスメールに添付ファイルがある場合はサイズ、つまり容量に気をつけましょう、大きなファイルを添付するとネットワーク、初めての相手に対して多大な迷惑がかかります。

また企業の設定によってはXXMG以上の添付ファイルがあるメールは受信できない場合もあります。サイズが大きい添付ファイルを送る場合は相手に確認または圧縮、分割して送るようにしましょう。


ビジネスメールでは初めての相手だからこそ挨拶マナーの徹底を!

メールで初めましてと正しく挨拶できるかどうかは、ビジネスシーンにおいてはできて当たり前と思われる必須スキルです。もしあなたが初めてメールを送る際に挨拶を軽視していたのなら認識を改めましょう。

直接会って「初めまして」を言えないからこそ、ビジネスメールの挨拶文は相手からの印象を左右する重要な一文となります。初めての相手と円滑な関係を築くためにも、必ずマナーを守った挨拶を心がけましょう。

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