2017年07月14日(金) 更新

挨拶メールを送る際に意識したい書き方のコツと注意点3つ|引き継ぎ時や打ち合わせ後のお礼など場面別にご紹介~例文あり~

挨拶メールを送る際に意識したい書き方のコツ3つ

まずは、挨拶メールを送る際のコツを見ていきましょう。質の高い挨拶メールを送るには、ビジネスマナーやコツをしっかりと把握しておかなければいけません。自分の思うままに雑な挨拶メールを作成してしまえば、相手から悪い評価を得てしまうだけです。以下では3つのコツをご紹介しますので、しっかりと覚えておきましょう。

コツ①:件名で内容と送信者がわかるようにする

挨拶メールで何より大切なのは、件名です。ビジネスシーンでは1日何十件、多い人だと百件以上のメールが送られてきます。そのため、メールの内容を件名で判断して、優先すべきか否かを選別する人がほとんどといえるでしょう。挨拶メールを送る際には、件名で内容と送信者がわかるようにするのが、書き方のコツとなるのです。

コツ②:書き出しでは自分の名前と用件の結論を書く

挨拶メールのマナーとして、読みやすさは大前提となります。挨拶メールはつい長々と文章を書きがちですが、内容がまとまっていなければ何も伝わらないでしょう。その場合のコツとして、伝えたい内容がわかるように、まずは用件の結論を書いてください。要点が伝わりやすくなれば、挨拶メールの相手に良い印象を持ってもらえます。また、結論の前には、必ず自分の名前を名乗りましょう。そうすることで、誰からの挨拶メールかを判断してから、内容にうつれるのです。

コツ③:段落や箇条書きを駆使して読みやすくまとめる

挨拶メールを作成する際には、段落や箇条書きを駆使するのもコツとなります。話が切り替わるタイミングで段落を作ったり、多い事柄を箇条書きしたりすることで、読みやすくまとめられた挨拶メールを作れるでしょう。

社会人の先輩いわく「簡潔に伝わるかどうかが重要」

先輩からのアドバイス

私がビジネスメールを書く際は、余計な情報は記載せず、自分の素性がしっかり伝わるように簡潔に作成することも心がけています。メールを受け取る側としては、一体送り手はどんな人なのかをまず知りたい、と思うはず。

具体的には、
1.会社名
2.自分の所属部署
3.どういった経緯で連絡をしたか
の3点さえ盛り込んでおけば問題ありません。

あまりに余計な情報を盛り込んでしまうと、ただでさえ仕事で忙しい相手に不快な思いをさせてしまう可能性も。丁寧さと簡潔さのバランスを考えてメールを作成することが重要なんです。

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挨拶メールを送る際に気を付けたい注意点3つ

では、次に挨拶メールを送る際の注意点を見ていきましょう。挨拶メールでの注意点は複数ありますが、その中でも特に気を付けてほしい3つを以下でご紹介します。以下の注意点に気を付けて、挨拶メールの相手に良い印象をもってもらいましょう。

注意点①:署名欄にて告知などの情報を詰め込みすぎない

1つ目の注意点が、署名に過度な情報を詰め込まないようにするということです。具体的に言うと、イベントのURLや新商品の告知などになります。見にくいうえに、メールによっては迷惑メールと判断されて届かない場合もあり得るので、デメリットが多いといえるでしょう。署名欄は、簡潔に自分の情報だけ載せるようにしてください。

注意点②:送る際には「テキスト形式」を選択する

2つ目は、形式を選ぶ際の注意点です。メールには、「テキスト形式」と「HTML形式」があります。そのうち「HTML形式」では、文字を強調するために色を変えたり、太くしたりと編集が可能です。ですので、HTML形式を選ぶ人も、少なくはありません。しかし、ウイルス感染の危険性から、企業によってはHTMLメールを受信拒否している場合があります。ですので、挨拶メールを送る際には、テキスト形式を選ぶことを意識しましょう。

注意点③:添付ファイルがある場合は確認や圧縮を行う

3つ目に、挨拶メールに添付ファイルがある場合は、容量に注意してください。大きなファイルを添付すると、開くまでに時間がかかるなどの理由で、挨拶メールの相手に迷惑をかけてしまいます。また、企業の設定によっては、一定容量以上の添付ファイルがあるメールは受信できない、という場合もあるでしょう。サイズが大きい添付ファイルを送る場合は、相手に確認をして、圧縮もしくは分割して送るようにしてください。

メールを送る際にはどんな挨拶文を添えるべき?

上記では、挨拶メールを送る際のコツや注意点をご紹介しました。では次に、メールで使える挨拶文を見ていきましょう。挨拶文には、時期を問わずに使えるものや、月別で変わるものなどがあります。知っておくと便利なので、以下でチェックしておきましょう。

ビジネスメールのやり取りにおいて使える挨拶文

まずは、時期を問わずに使える挨拶文をご紹介します。安定して使えることから定番ともいえるので、見たことがある人も多いでしょう。下記でご紹介するのは一部をピックアップしたものですが、ぜひ覚えておいてください。

一般的に使われている挨拶文

  • いつもお世話になっております。
  • いつも大変お世話になっております。
  • いつもご利用ありがとうございます。
  • いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • ご無沙汰しております。

より丁寧な挨拶の言い回しの挨拶文

  • 毎度お引き立ていただき、厚く御礼申しあげます。
  • 日頃より弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
  • 格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
  • 平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
  • 平素は格別のお引き立てに預かり厚く御礼申しあげます。
  • 日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

使い方次第でさらに印象が良くなる月別・季節の挨拶文

次に、月別で見る季節の挨拶文をご紹介します。日本には四季があるので、その時期や月によって挨拶文を変えると、粋な挨拶メールを作成できます。以下では、年度で分けた季節ごとの挨拶文を見ていきますので、参考にしてください。

春(4~6月)の挨拶文

【4月】
文頭:弊社の近くに咲く桜は満開となりました/次月に控えるゴールデンウィークのご予定はお決まりでしょうか/鮮やかな葉桜が見える季節となりました/すっかり春らしくなりましたね
文末:新年度を迎え、お忙しいことと存じます/季節の変わり目ですので、どうかご自愛下さい/花冷えの季節ですので、お身体には十分お気をつけください
【5月】
文頭:ゴールデンウィークはどのように過ごされましたか/緑のまぶしい季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか/初夏を思わせる陽気となりました
文末:心地よい風に身も心もリフレッシュできますね/季節の変わり目ですので、お身体には十分お気をつけください/皐月晴れのように、○○様のお気持ちが晴れやかでありますように
【6月】
文頭:紫陽花が雨に生える季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか/少し気の滅入るような梅雨の時期となりました。お元気でお過ごしでしょうか/心も滅入る雨の毎日を迎えております
文末:梅雨冷えが厳しいようなので、お風邪など召されませぬようご自愛ください/雨の外出もまた風情あるものです/梅雨明けが待ち遠しい今日この頃、どうぞ健やかにお過ごしください

夏(7~9月)の挨拶文

【7月】
文頭:青空のまぶしい日々となりました/いよいよ夏本番を迎え、うだるような暑さが続きます/毎日猛暑が続いておりますが、お元気でお過ごしでしょうか
文末:今年は猛暑が続くようですので、どうかご自愛くださいませ/暑さにもめげぬよう、お元気でお過ごしください/今後も暑い日が続きますので、お体に気を付けてお過ごしくださいませ
【8月】
文頭:ビールが恋しい季節となりましたが、いかがお過ごしですか/吹く風にいくぶん涼しさが感じられるようになりましたが、お元気でお過ごしでしょうか/夏休みにはどこかへ行かれましたか
文末:今年の暑さは特別ですが、皆様お元気でご活躍のことと存じます/秋風が吹き始め過ごしやすい季節となりました/残暑厳しい折、お体に気を付けてお過ごしください
【9月】
文頭:すがすがしい秋晴れがつづく昨今ですが、いかがお過ごしでしょうか/月が過ぎ、秋色も次第に深まってまいりました/秋の気配が感じられますが、お元気でお過ごしでしょうか
文末:朝晩は少し涼しくなってきましたので、お風邪など引かれませんようお気をつけください/季節の変わり目ですので、お体を大切に/夏の疲れが出やすい時節、どうかご自愛ください

秋(10~12月)の挨拶文

【10月】
文頭:山の紅葉が色づきはじめてきましたが、お元気でお過ごしでしょうか/秋の深まりを感じられる今日この頃、いかがお過ごしでしょうか/スポーツの秋、味覚の秋となりました
文末:朝晩の気温差が激しくなる季節ですので、くれぐれもご自愛くださいませ/深まりゆく秋、お体を大切に/徐々に寒くなってまいります時期、くれぐれもお体にお気を付けて
【11月】
文頭:木枯らしが吹きはじめ、山々が雪化粧する頃となりました/日ごとに寒さが増す季節ですが、お元気でお過ごしでしょうか/冬の前触れを感じる季節になりました
文末:秋冷が肌身にしみる天候ですので、風邪など召されぬようご自愛下さいませ/いよいよ気ぜわしい月がやってまいります/寒さ厳しき折、くれぐれもご自愛くださいませ
【12月】
文頭:本年も押し詰まってまいりましたが、お元気でお過ごしでしょうか/何かと気ぜわしい季節となりました。いかがお過ごしでしょうか/忘年会のシーズンになりましたね
文末:日増しに寒さが増す折、お風邪など召されぬようご自愛くださいませ/どうぞよいお年をお迎え下さいますよう、心からお祈りいたします/来年もご愛顧のほど、よろしくお願いいたします

冬(1~3月)の挨拶文

【1月】
文頭:新年早々ではございますが/新たな年が始まりましたが、いかがお過ごしでしょうか/底冷えする日々が毎日続いておりますが、お元気にお過ごしでしょうか
文末:今年もよい1年になりますように、お祈り申し上げます/まだまだ寒さが続くかと存じますので、どうかご自愛ください/本年もよろしくご厚情賜りますよう、お願い申し上げます
【2月】
文頭:春と名ばかりの厳しい寒さが続いていますが、お元気ですか/梅のつぼみも膨らみ始めました/まだまだ寒さが続く今日この頃、いかがお過ごしでしょうか
文末:まだまだ冬の寒さが続きます。どうか暖かくしてお過ごしください/寒い日が続きますが、お元気でお過ごし下さい/春とはいえ、寒い日が続きます。くれぐれもご自愛くださいね
【3月】
文頭:春の訪れが間近に感じられる今日この頃、いかがお過ごしでしょうか/ひと雨ごとに暖かくなってまいりました/寒さもようやく衰え始めましたが、お元気でお過ごしでしょうか
文末:新年度前のお忙しい時期と思われますが、よろしくお願い致します/季節の変わり目なので、くれぐれもご自愛ください/寒さが残っておりますので、風邪などにはお気をつけください

場面ごとに異なる社外への挨拶メール例文5つ

続いて、実際にビジネスシーンでよく見る、挨拶メールの例文をご紹介します。ビジネスマナーにまだ自信がない方、挨拶メールの書き方がよくわかっていない方は、ぜひ参考にしてみてください。とくに初めて挨拶メールを送る際には、下記の例文を参考にして慎重に作成していきましょう。

①:担当引き継ぎで後任として連絡する挨拶メール

メール例文①

件名:引き継ぎのご挨拶(●● ●●)

○○○株式会社 営業部 XX XX様

格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
私、株式会社◇◇商事の●● ●●と申します。

この度、担当者が人事異動により変更となったことをお知らせさせていただきます。
以前担当だった○○が4月の人事異動により外れ、5月から私が担当させていただくこととなりました。

本来は前任である○○と挨拶に伺うべきところですが、取り急ぎメールにてご挨拶を申し上げます。

②:紹介で知ったお客様へ送る挨拶(アポイント)メール

メール例文②

件名:アポイントメントのお願い(△△様から紹介された◇◇商事 ●● ●●)

XX商事 開発事業部 XX XX様

初めまして。 ※※※の△△様よりご紹介をいただきました、◇◇商事の●●と申します。
この度の件では、貴重な機会をありがとうございます。早速ですが、先日ご依頼いただきました商品のお見積りがご用意できましたので、お知らせ申し上げます。

ぜひ一度ご説明させていただきたいと思いますので、今月中に1時間程お時間を頂戴できますでしょうか。 私は以下の時間帯であれば貴社にお伺いできますが、○○様のご都合はいかがでしょうか?

<候補日時>
・○○月○○日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月✕✕日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月△△日(○)○○:○○-○○:○○

お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

③:打ち合わせ終了後に送るお礼を兼ねた挨拶メール

メール例文③

件名:本日の打ち合わせのお礼(◇◇商事 ●● ●●)

○○○株式会社 XX XX様

いつもお世話になっております。 ◇◇商事の●● ●●です。
本日はご多忙の折、打ち合わせの時間を設けて頂き、誠に感謝申し上げます。

早速、計画を見直して、改めてご提案に伺いたいと存じます。もし、追加の疑問点・お気づきになった点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、御礼申し上げます。

④:退職する旨を伝えて後任を紹介する挨拶メール

メール例文④

件名:退職のご挨拶(◇◇商事 ●● ●●)

○○○株式会社 営業部 XX XX様

いつもお世話になっております。◇◇商事の●● ●●です。
私事ですが、一身上の都合により、○月✕日をもって退社することが決定いたしました。
XX様には在職中に何かとお世話になりましたことを、心より感謝しております。今後は学んできたことを活かしつつ、引き続き精進してまいります。

後任は、同じ部署の※※という者が務めさせていただきます。後日あらためて※※がご挨拶に伺います。その際は、変わらぬご指導・ご鞭撻をよろしくお願いいたします。

本来ならば直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを、お詫び申し上げます。

最後に、貴社のご発展とXX様のさらなるご活躍を、心よりお祈りしております。

⑤:就活でお世話になった人へお礼を伝える挨拶メール

メール例文⑤

件名:就職活動のお礼とご報告(◇◇大学 ●● ●●)

○○○株式会社 営業部 XX XX様

◇◇大学△△学部◇△学科の●● ●●です。
このたびは、就職活動のお礼とご報告をするため連絡しました。

就職活動の結果、○月✕日に✕✕株式会社への内定をいただきました。
就職活動中は、XX様より多くのご指導、ご鞭撻をいただき、厚くお礼申し上げます。
今回、✕✕株式会社より内定をいただけたのも、XX様のご指導のおかげです。心から感謝いたしております。

卒業まで残りわずかとなりましたが、しっかりと勉学に励みながら残りの学生生活を過ごしたいと思います。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

まずは略儀ながら、メールにてご挨拶させていただきます。

社外から挨拶メールが来た場合に送る返信の例文2つ

挨拶メールはこちらから送るばかりでなく、取引先の人などの社外からも頻繁にくるものです。そのため、その返信方法を知っておかなければ、ビジネスマナーに違反してしまう可能性は拭えないでしょう。以下では、異動と退職の挨拶メールに対する返信の例文をご紹介いたします。ぜひ参考にして、構成や言葉遣いなどを覚えておきましょう。

①:異動の挨拶メールに対する返信

返信メール例文①

件名:Re:異動のご挨拶(○○○株式会社 XX XX)

○○○株式会社 営業部 XX XX様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。◇◇商事の●● ●●でございます。

この度は、異動のご挨拶をいただき、誠に感謝申し上げます。XX様にご担当いただいたおかげで、未熟な私でもスムーズに仕事へ取り組むことができました。あらためて感謝を申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。新しい部署におかれましても、XX様がご活躍できますよう、心より祈っております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

②:退職の挨拶メールに対する返信

返信メール例文②

件名:Re:退職のご挨拶(○○○株式会社 XX XX)

○○○株式会社 営業部 XX XX様
いつもお世話になっております。◇◇商事の●● ●●です。

お忙しいところ、ご丁寧な退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

XX様にはこれまで多くのご指導、ご鞭撻をいただき、大変お世話になりました。XX様のお力添えがなくなると考えますと、非常に残念でなりません。退職されてからも、XX様のさらなるご健勝とご活躍を、心よりお祈りいたしております。

どうかお身体には、十分お気を付けください。本当にありがとうございました。

挨拶メールは簡潔で相手が読みやすく感じる文章がコツ!例文を参考に作成しよう

本ページでは、挨拶メールを書くコツや注意点、様々な挨拶文や例文をご紹介いたしました。ビジネスシーンにおいて、挨拶メールは必ず書く機会があるといっても過言ではありません。ですので、しっかりと例文を基に対策を行っておくことで、マナー違反を避けることができるでしょう。もしマナー違反をしてしまえば、相手に不快な思いをさせたうえに、社会人としての常識を疑われます。最悪の場合、取引先などとの関係が悪くなることも、ないとは言い切れないのです。そういった事態を避けるためにも、本ページを参考に、失礼のない挨拶メールを作成しましょう。

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