挨拶メールを送る際に意識したい書き方のコツと注意点3つ｜引き継ぎ時や打ち合わせ後のお礼など場面別にご紹介～例文あり～

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

挨拶メールを送る際に意識したい書き方のコツ3つ

まずは、挨拶メールを送る際のコツを見ていきましょう。質の高い挨拶メールを送るには、ビジネスマナーやコツをしっかりと把握しておかなければいけません。自分の思うままに雑な挨拶メールを作成してしまえば、相手から悪い評価を得てしまうだけです。以下では3つのコツをご紹介しますので、しっかりと覚えておきましょう。

コツ①：件名で内容と送信者がわかるようにする

挨拶メールで何より大切なのは、件名です。ビジネスシーンでは1日何十件、多い人だと百件以上のメールが送られてきます。そのため、メールの内容を件名で判断して、優先すべきか否かを選別する人がほとんどといえるでしょう。挨拶メールを送る際には、件名で内容と送信者がわかるようにするのが、書き方のコツとなるのです。

コツ②：書き出しでは自分の名前と用件の結論を書く

挨拶メールのマナーとして、読みやすさは大前提となります。挨拶メールはつい長々と文章を書きがちですが、内容がまとまっていなければ何も伝わらないでしょう。その場合のコツとして、伝えたい内容がわかるように、まずは用件の結論を書いてください。要点が伝わりやすくなれば、挨拶メールの相手に良い印象を持ってもらえます。また、結論の前には、必ず自分の名前を名乗りましょう。そうすることで、誰からの挨拶メールかを判断してから、内容にうつれるのです。

コツ③：段落や箇条書きを駆使して読みやすくまとめる

挨拶メールを作成する際には、段落や箇条書きを駆使するのもコツとなります。話が切り替わるタイミングで段落を作ったり、多い事柄を箇条書きしたりすることで、読みやすくまとめられた挨拶メールを作れるでしょう。

社会人の先輩いわく「簡潔に伝わるかどうかが重要」

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挨拶メールを送る際に気を付けたい注意点3つ

では、次に挨拶メールを送る際の注意点を見ていきましょう。挨拶メールでの注意点は複数ありますが、その中でも特に気を付けてほしい3つを以下でご紹介します。以下の注意点に気を付けて、挨拶メールの相手に良い印象をもってもらいましょう。

注意点①：署名欄にて告知などの情報を詰め込みすぎない

1つ目の注意点が、署名に過度な情報を詰め込まないようにするということです。具体的に言うと、イベントのURLや新商品の告知などになります。見にくいうえに、メールによっては迷惑メールと判断されて届かない場合もあり得るので、デメリットが多いといえるでしょう。署名欄は、簡潔に自分の情報だけ載せるようにしてください。

注意点②：送る際には「テキスト形式」を選択する

2つ目は、形式を選ぶ際の注意点です。メールには、「テキスト形式」と「HTML形式」があります。そのうち「HTML形式」では、文字を強調するために色を変えたり、太くしたりと編集が可能です。ですので、HTML形式を選ぶ人も、少なくはありません。しかし、ウイルス感染の危険性から、企業によってはHTMLメールを受信拒否している場合があります。ですので、挨拶メールを送る際には、テキスト形式を選ぶことを意識しましょう。

注意点③：添付ファイルがある場合は確認や圧縮を行う

3つ目に、挨拶メールに添付ファイルがある場合は、容量に注意してください。大きなファイルを添付すると、開くまでに時間がかかるなどの理由で、挨拶メールの相手に迷惑をかけてしまいます。また、企業の設定によっては、一定容量以上の添付ファイルがあるメールは受信できない、という場合もあるでしょう。サイズが大きい添付ファイルを送る場合は、相手に確認をして、圧縮もしくは分割して送るようにしてください。

メールを送る際にはどんな挨拶文を添えるべき？

上記では、挨拶メールを送る際のコツや注意点をご紹介しました。では次に、メールで使える挨拶文を見ていきましょう。挨拶文には、時期を問わずに使えるものや、月別で変わるものなどがあります。知っておくと便利なので、以下でチェックしておきましょう。

ビジネスメールのやり取りにおいて使える挨拶文

まずは、時期を問わずに使える挨拶文をご紹介します。安定して使えることから定番ともいえるので、見たことがある人も多いでしょう。下記でご紹介するのは一部をピックアップしたものですが、ぜひ覚えておいてください。

使い方次第でさらに印象が良くなる月別・季節の挨拶文

次に、月別で見る季節の挨拶文をご紹介します。日本には四季があるので、その時期や月によって挨拶文を変えると、粋な挨拶メールを作成できます。以下では、年度で分けた季節ごとの挨拶文を見ていきますので、参考にしてください。

場面ごとに異なる社外への挨拶メール例文5つ

続いて、実際にビジネスシーンでよく見る、挨拶メールの例文をご紹介します。ビジネスマナーにまだ自信がない方、挨拶メールの書き方がよくわかっていない方は、ぜひ参考にしてみてください。とくに初めて挨拶メールを送る際には、下記の例文を参考にして慎重に作成していきましょう。

①：担当引き継ぎで後任として連絡する挨拶メール

②：紹介で知ったお客様へ送る挨拶（アポイント）メール

③：打ち合わせ終了後に送るお礼を兼ねた挨拶メール

④：退職する旨を伝えて後任を紹介する挨拶メール

⑤：就活でお世話になった人へお礼を伝える挨拶メール

社外から挨拶メールが来た場合に送る返信の例文2つ

挨拶メールはこちらから送るばかりでなく、取引先の人などの社外からも頻繁にくるものです。そのため、その返信方法を知っておかなければ、ビジネスマナーに違反してしまう可能性は拭えないでしょう。以下では、異動と退職の挨拶メールに対する返信の例文をご紹介いたします。ぜひ参考にして、構成や言葉遣いなどを覚えておきましょう。

①：異動の挨拶メールに対する返信

②：退職の挨拶メールに対する返信

挨拶メールは簡潔で相手が読みやすく感じる文章がコツ！例文を参考に作成しよう

本ページでは、挨拶メールを書くコツや注意点、様々な挨拶文や例文をご紹介いたしました。ビジネスシーンにおいて、挨拶メールは必ず書く機会があるといっても過言ではありません。ですので、しっかりと例文を基に対策を行っておくことで、マナー違反を避けることができるでしょう。もしマナー違反をしてしまえば、相手に不快な思いをさせたうえに、社会人としての常識を疑われます。最悪の場合、取引先などとの関係が悪くなることも、ないとは言い切れないのです。そういった事態を避けるためにも、本ページを参考に、失礼のない挨拶メールを作成しましょう。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

就活中は小さなミスも防げるように対策を！

挨拶ひとつをとっても、その人が「物事をよく考えられているかどうか」が反映されるものです。基本的に調べてわかることは、ミスなく・抜け漏れなく対応できるようにしておきましょう。