2016年11月29日(火) 更新

英文でビジネスメールを書く際に知っておきたい挨拶の作法

英文ビジネスメールで使う挨拶では自分の「名前」「所属部署」「会社名」を明記

英文のビジネスメールを獲得に自分が誰かを知るのが結構重要になります。特に最初のメールとなると場合によってはしっかりと自己紹介として挨拶をしないといけません。「I am Ms.○○(名前)○○(所属部署) of ○○(会社名). I am sending this email for the first time.」このように自分が誰なのかを説明する英文を作って挨拶をするようにしてください。英文はそこまで難しくする必要はありません。誰で所属などを説明することで問題なくビジネス的なメールの挨拶で紹介を出すことが出来るでしょう。

英文の挨拶では印象付ける一言を付け足しても良い

ただ自分の名前を英文で記載するだけなら難しくはありません。しかし、英文で挨拶をするのですからできるだけ相手に印象を与えるような挨拶をするのが良いでしょう。名前だけでは覚えづらいものです。ですから、印象はかなり重要になります。故に印象をあたえる挨拶を考えましょう。例えば、一度会っているならどのような時に会っているかを説明するのが良いです。そうすれば、英文でも「あの人か」と気づかせることが出来ます。

自分の所属部署や会社名はビジネスメールの内容を分かりやすくするために必要

英文でもビジネスメールですから、自分の名前以外にも自分が所属しているところ、例えば会社名などを入れて挨拶するのが必要になります。そうすることで、相手も覚えやすいし、場合によっては要件の内容を予測することが出来るようになります。また、会社名を直接メールに記載するのではなく、その人が知っている同僚の名前を出して挨拶をするのも良いので、よく考えて英文のビジネスメールの挨拶を作るようにしましょう。

自分が何をしている者なのかを説明する挨拶も取り入れる

挨拶のやり方によっては自分が何をしている者なのかを説明したほうが良い挨拶があります。例えば、自分が◯◯の販売をしている◯◯です。と言ったような説明で挨拶をする方法もあります。これなら仮に会ったことが無くても何をしている人なのかをわかるでしょう。また、ビジネスメールの本文でスムーズに話すことが出来るようになります。このような挨拶のやり方もあります。

相手を気遣った一言を挨拶に入れるのもおすすめ

英文で挨拶を入れる時に相手のことを入れながら挨拶をすることが出来ます。例えば、「How are you?」と言ったような相手に聞くような挨拶のやり方があります。ただし、ビジネスメールですので、これは使うことは無いでしょう。例えば、「◯◯がうまく言っていると良いです」といった挨拶をするのも良いです。ですから、相手のことを気にした挨拶をすると良いでしょう。ただし、これは初対面ですと難しいので注意です。

お礼するべき事があるなら挨拶の中でする

相手から何かしらのお礼を言えるものがあるならそれからビジネスメールの挨拶をするのも良いでしょう。そうすることで、話に入りやすいので良いです。かなり些細な事でもこちらが助かることがあるならお礼を言うのも良いです。ただし、お礼から入る場合はメールの内容によっては避けるほうが良い場合がありますので注意しましょう。

英文のビジネスメールで使う挨拶では自分の所属を必ず入れて相手に対する気遣いも取り入れる

英文のビジネスメールを作る時に細かい日にちなどを省けば最初に文章を作るなら挨拶をするのが良いでしょう。日本語でも挨拶をして会話を展開することが出来るため、英文でも問題なく挨拶から入り、本文に繋げるようなビジネスメールを作ると良いでしょう。挨拶のやり方によってはスムーズにメールの本題に行くこともできるので挨拶をうまく使ってビジネスメールを展開させるようにしましょう。

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