2017年07月20日(木) 更新

絶対に失敗しない!面接・選考を辞退する際のメール・電話連絡の例文と注意点

面接辞退をするメリット・デメリット

面接を辞退するメリット

面接を受けるのに要する時間は、企業によって異なります。決して短い時間ではないので、辞退して他社を受ける時間にあてたり、説明会に行く時間にあてましょう。面接の対策に使う時間もなくなるので、他社の面接対策や、卒業論文の制作など、有効に使いましょう。

面接を辞退するデメリット

第1志望の企業と面接日が重なってしまい、やむを得ず面接を辞退することもあります。内定が出ていない場合、1つの企業の面接を辞退することで、持ち駒が1つ減ると考えてください。また、後々辞退した企業の選考をもう一度受けたいと思っても、受け直すことができなくなるので、要注意です。

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【面接・選考辞退など】正しいかけ方・書き方がわかる!メール・電話対応のテンプレート集

就活が本格化すると、社会人と直接やりとりする機会が多くなります。しかし、いざ企業に電話やメールするとなると「この言葉遣い合ってる?」と不安に思うことも。そこで説明会・面接前など、シーン別に使えるメールや電話対応のテンプレを1冊にまとめました!これを読めば自信を持って対応でき、好印象を残せるでしょう。

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面接や選考を辞退する際に絶対おさえるべきポイント!

面接や選考を辞退する場合は、どのように連絡をすればいいのでしょうか。採用担当も選考期間中は、一日中外出している場合も多いため、電話に中々出られないものです。そういった事情を考慮し、就活中の選考辞退を伝える方法はメールが良いでしょう。

まずは採用担当者から一言

辞退メールのポイントを確認するまえに、採用担当者の声をご覧ください。 もちろん辞退は「してはいけないこと」ではありませんが、誰にメールを出すのかを念頭に置いておきましょう。また、一度辞退するとそれを取り消すのは難しいといえます。

採用担当者から一言

採用担当者として内定者の方に覚えておいて頂きたいのは、「後悔しない決断を」ということです。就職活動は、人生を大きく左右するライフイベントのひとつ。
もちろん、内定をもらったからといってその企業に入社しなくてはいけない決まりはありません。どんな選択をするにせよ、できるだけ後悔しない道を選ぶために、しっかり考えてみてください。

①:辞退のメールや電話は会社の営業時間内にする

就活で選考辞退の連絡をメールで送るときは、送信する時間に気を使いましょう。できるだけ会社の営業時間内に送るのがマナーです。一般的には朝の10時から夜の20時ぐらいまでの時間に送るべきでしょう。 また、もしどうしても会社の営業時間に送れない事情がある場合は、メールの文面で「夜分遅くに申し訳ありません」など、一言添えるようにします。

②:メールでの選考辞退は特別なものではない

また、基本的に就活での選考辞退や面接辞退は珍しくなく、採用担当も特に驚いたりもしません。就活の繁忙期であれば、そうした選考辞退のメールも多く届きますので、メールのマナーだけしっかり守れば、非常識だとは思われないでしょう。ここでいうメールのマナーとは、文面での言葉遣いや送る時間です。「もう受けない企業だからどうでもいいや」などと思わず、時間を割いて対応してくれた相手への敬意をきちんとこめましょう。

選考辞退・面接辞退の理由を聞かれたらどうする?

選考や面接を辞退する場合は、理由を自ら言う必要はありません。では、選考辞退したときに、企業側が選考辞退・面接辞退の理由を聞いてきた場合、どのような対処をすればいいのでしょうか。正直に答えるべきなのでしょうか。

④選考辞退の理由の回答を無理に答える必要はない

聞かれない限りはこちらから言う必要はありませんが、選考辞退・面接辞退の理由を聞かれた場合には正直に答えても、無難な回答をしてもどちらでもかまいません。

選考辞退の回答例

■他社様に内定をいただいたため
■一身上の都合により働けなくなってしまいました
■もう少し検討を重ねてみようといった結論に達しました

伝えるのであれば、これらの回答で良いでしょう。他社に内定をいただいたと回答をした場合のみ、もしかしたら企業名を聞かれるかもしれません。伝えたくない場合には「○○関連の業界です」とだけ伝えて、具体的な会社名まで答える必要はないでしょう。

⑤辞退の理由を聞かれるケース自体が少ないので安心していい

上記で紹介したとおり、就活で辞退の理由を正直に話す必要はありませんし、義務でもありません。こういった質問に対しては、特に納得させるような答え方ではなくて、社交的な返答で大丈夫ですし、そこまで踏み入って聞いてくる企業も少ないので、安心してください。 メールで選考辞退・面接辞退を伝える方法であれば、基本的にはメール一往復で終了となります。ですので、この方法でしたら特に辞退の理由を聞かれるケースも少ないので、安心して良いでしょう。返信のメールで選考辞退の理由を聞かれたら、その時は回答のメールを送りましょう。

選考・面接を辞退する際のメールと電話【例文】

まずは、就活面接が進行中の段階で選考辞退をする場合のメールの文例です。選考辞退そのものは就活では良くあるケースであるとはいえ、失礼な行為に変わりはありません。きちんとマナーを守ったメールで、相手に失礼のないように選考辞退の旨を伝えましょう。以下に選考辞退・面接辞退メールの文例をご紹介しますので、参考にしてください。

選考・面接辞退のメールの書き方・例文

面接辞退メールの文例1

○○株式会社
○○様

○月○日○時より面接(面接の種類に応じて変更)のお時間を頂戴しております
○○大学○○学部の○○です。

誠に申し訳ありませんが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中日程調整をして頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。

誠に申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願い致します。

上記の文は、企業側のことを気遣っていることがよくわかります。時間を頂戴したにもかかわらず、好意に報いることができなかったことを申し訳ないと思っていることがよくわかります。

面接辞退の文例2

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学科の○○○○と申します。

×月×日17時から2次面接のお時間を頂戴しておりましたが、
諸事情により面接を辞退させて頂きたく、連絡をさせて頂いた次第でございます。

面接のために日程を調節して頂いていたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。
どうぞご了承くださいませ。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

こちらの文は短いので、取り急ぎ企業に連絡をしたいときに使うと良いでしょう。最後に企業に対する言葉を書いているので、自分のことだけではなく、相手のことも考えられる人という印象を受けます。

選考・面接辞退の電話のかけ方・例文

面接辞退の場合

〇月〇日の〇時から面接のお時間を頂いている〔大学名・氏名〕と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。

選考辞退の場合

〇月〇日〇時から面接のお時間を頂戴している〔氏名〕と申します。
この度、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。これまでお時間を割いて頂いたにも拘らず、誠に申し訳ございません。

これまでの相手が費やしてくれた時間に対してのお礼もしっかり言いましょう。

書類選考を辞退する際のメール【例文】

面接辞退に続いては書類選考の段階で選考辞退をする場合のメールの書き方の文例です。 まだ書類選考の段階とはいえ、応募をした以上はきちんと選考辞退をする場合もメールで連絡をしなくてはいけません。 文例の内容はあくまでも一般的な方法を書いたものですので、そのまま使うのではなく、自分の状況に置き換えた上で選考辞退のメールを送る方法をとりましょう。

書類選考辞退のメールの書き方・例文

書類選考辞退の文例1

件名:書類選考辞退のお詫び

株式会社○○

人事部

○○様

お忙しいところ恐れ入ります。

○○大学○○学部○○○○と申します。

現在書類選考を受けさせて頂いておりますが、
他社への入社を決めましたので
ご辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間をいただいておきながら、誠に申し訳ありません。
心よりお詫び申し上げる次第です。

何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
また、メールでのご無礼をお許し下さい。
最後になりますが、貴社のご発展と社員皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

署名

辞退をする際、自分を下げてへりくだった言い方をしましょう。

書類選考辞退の文例2

件名:書類選考辞退のお願い

◯◯会社 人事部 ◯◯様 ○○大学○○学部○○○○と申します。
いつもお世話になっております。

書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
しかし、諸般の事情により、大変心苦しいのですが
今後の選考を辞退させて頂きたいと思います。

貴重なお時間を選考のために頂いたにもかかわらず、
辞退させていただくことを、大変申し訳なく思っております。
何卒ご容赦いただきたく、お願い申しあげます。

最後になりますが、貴社のさらなるご発展と、
社員皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名

辞退の連絡をする際、会社の発展を願う定型文を使用しましょう。

書類選考辞退の電話のかけ方・例文

書類選考辞退の電話をする際の例文

お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日に書類選考通過のご連絡を頂いた〇〇と申します。
誠に申し訳ないのですが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。これまでお時間を割いて頂いたにも拘らず、誠に申し訳ございません。

電話で辞退する際にも、辞退させていただきたいというお願いだけではなく、時間を割いていただいたお礼を言いましょう。

選考辞退をする時に気をつけるべき注意点

次に就活で選考を辞退するときに、気をつける注意点をみていきましょう。選考辞退・面接辞退をする際は一体、どんなことに注意したらいいのでしょうか。電話やメールをする前に、確認していきましょう。選考を辞退する場合は、誠意のある対応をすることが大切です。

メールの件名は内容がひと目で分かるものにする

就活シーズンの採用担当には毎日大量にメールが届きます。そのメールで最初に目にはいるのが「件名」です。件名は一読しただけで何が書かれたメールなのかわかるものにしましょう。 件名で用件が読み取れないと、読む順番を後回しにされる可能性があります。選考辞退・面接辞退メールの件名は「面接辞退のお願い」といった、ひと目でわかるシンプルなものにしましょう。

辞退の意思ははっきりと文章の前半で伝えましょう

文例を見ていただくとわかりますが、辞退という意思、つまり結論は文章の前半で伝えましょう。先に辞退理由を長々と書いてしまうというのは、読み手にとってストレスになります。 また、辞退をはっきりと伝えましょう。日本人にありがちな遠回しな表現やどちらか判別しづらいニュアンスを伝えると、もらった人間が混乱することにもなります。 結論ファーストで、意思ははっきりと伝えましょう。

選考辞退・面接辞退の意思は早く伝える

就活の選考辞退・面接辞退で気をつけておきたい注意点は、なるべく早く辞退の意思を伝える点です。ビジネスシーンにおいてこういった気遣いは大変重要です。企業側の立場になって考えてみましょう。 選考しているということは、企業側からすれば内定候補になる訳です。もしかしたら、その候補全員採用すると考えていた場合に、あなたが辞退をすれば、企業は再度あなたに代わる人材を見つけなくてはいけないかもしれません。 企業にはそういった時間や労力が必要になるかもしれませんので、選考辞退を決意したら、なるべく早くその意思を伝えましょう。

メールの後に電話をすると丁寧で印象が良くなる

メールの後に電話で連絡をすれば、より丁寧な対応となります。したがって、辞退する場合はできるだけ早くメールを送るようにし、そのあとに電話でもう一度断りの連絡をしましょう。辞退する理由はそれぞれ異なりますが、連絡を迅速におこなうことは、社会人としてのマナーと言えます。

面接の日程変更の連絡は合否に影響しない

緊急の用事や冠婚葬祭などで、面接予定日に参加できなくなった場合は、連絡を入れて日程を変更してもらいましょう。日程の変更は仕方がないものですので、予定をずらしてもらったせいで合否に直接影響することはありません。しかし、都合を付けてもらうことに対して感謝する気持ちを忘れないようにしましょう。

電話で面接の日程変更をする際の例文

電話で日程を変更する際の文例

お忙しいところ恐れ入ります。〇日〇時から面接の予定をしております〇〇大学の〇〇と申します。〇〇部の〇〇様をお願いできますでしょうか。

〇〇日以降でしたらいつでも大丈夫です。御社のご都合はいかがでしょうか。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。ご対応いただき、ありがとうございます。

メールで面接の日程変更をする際の例文

メールで日程を変更する際の文例

件名:面接日程の再調整のお願い/(氏名)
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
お世話になっております。貴社〇〇職に応募いたしました〇〇です。
この度は、次回面接のご連絡を賜り、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、面接日程(〇月〇日)が大学の授業と重なっており、どうしても貴社にお伺いすることができません。誠に申し訳ございませんが、可能であれば下記より貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、別日でのご調整をお願いさせていただけないでしょうか。

【面接候補日】

〇月〇日~〇月〇日 終日
〇月〇日 13:00以降

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほど何卒よろしくお願い致します。

体調不良等で当日に辞退する場合は電話連絡が必要

体調不良で面接を辞退する際の文例

お世話になっております。〇月〇日〇時より面接をお願いしております〇〇と申します。突然の連絡で申し訳ないのですが、体調不良により面接を辞退させて頂きたく思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、日程を調整して頂いたにも拘らず、辞退させて頂くことになってしまい、大変申し訳ございません。

選考辞退・面接辞退のメールは丁寧に作成しすぐに送るべし!

就活の選考辞退・面接辞退のメールの文例から、選考辞退をする際の注意点までをまとめていきました。

企業側も一人一人の選考にコストをかけています。もちろん就活では辞退してしまうのは仕方のないものなのですが、何の悪気もなく辞退してしまうのはマナー違反です。
選考辞退・面接辞退をする際のメールの文例を、参考にしていただき、メールでしっかりとお詫びを入れる対応をオススメします。最後に、選考辞退をしたとしても今後、社会人になった際に仕事を一緒に行う可能性も当然ありますのでマナーをしっかりと守り、誠実な対応を心掛けてくださいね。

【メール・電話・面接・服装】シーン別に解説!評価される就活マナー

「就活マナーは完璧」「もう十分」それは誤解です。

説明会から内定まで就活で必要なマナーはシーンによって、無数にあります。
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