選考辞退はメールでOK？【失礼のない連絡方法と例文】

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

選考辞退は取り消しが不可

採用担当者から一言

辞退メールのポイントを確認するまえに、採用担当者の声をご覧ください。

もちろん辞退は「してはいけないこと」ではありませんが、誰にメールを出すのかを念頭に置いておきましょう。また、一度辞退するとそれを取り消すのは難しいといえます。

辞退は慎重に行なうべき

選考を辞退するのはそれほど珍しいことではありませんが、その選択は慎重に行うべきでしょう。一度辞退の連絡をした場合、余程のことがない限りそれを取り消すことはできませんので、その企業とは選考上の縁がなくなってしまいます。

もちろん、どのような理由で選考辞退をするのかにもよるでしょう。例えば、より行きたい企業から内定を得たために辞退する等であればやむを得ませんので、その場合は大きな問題はありません。

しかし、他に目ぼしい選択肢がない状態で選考辞退をする場合はしっかりと考えるべきです。そもそも、一度は志した企業の選考を辞退するというのは、自分の中に余程大きな理由があるのではないでしょうか。それを明確にしておきましょう。

選考辞退は特別なものではない

基本的に就活での選考辞退や面接辞退は珍しくなく、採用担当も特に驚いたりもしません。就活の繁忙期であれば、そうした選考辞退のメールや電話も多く届きますので、メールや電話のマナーだけしっかり守れば、非常識だとは思われないでしょう。

ここでいうメールや電話のマナーとは、文面での言葉遣いや送る時間です。「もう受けない企業だからどうでもいいや」などと思わず、時間を割いて対応してくれた相手への敬意をきちんとこめましょう。

選考辞退の連絡方法は状況によって変える

選考を辞退する意思が固まった場合、企業に連絡をする必要があります。辞退は軽い気持ちで行うものではありませんので、それ相応のマナーが求められるでしょう。

では、選考辞退の連絡はどのような方法で行えばいいのでしょうか？基本的には相手に失礼のない方法が推奨されます。選考辞退の方法を説明します。

基本はメールで良い

選考辞退の連絡は、基本的にはメールで行っても大丈夫とされています。内定辞退であればメールはマナーNGとも言われますが、選考の段階で前もって伝えるのであれば、メールでの連絡で良いとされています。

また、メールであれば内容や送信履歴が残るため、後から「言った言わない」の論争が起きにくいという効果もあります。ビジネスの場において口約束や口頭での連絡はトラブルの元になりますので、できるだけ証拠を残しておくことが求められるでしょう。

その点、メールであればメールボックス自体がなくならない限りはいつでも見返すことができます。また、文章内容や件名で検索をかけ、必要箇所を確認することも可能です。

前日や当日であれば電話がベスト

選考辞退をする際、基本的にはメールでの連絡でも問題はありませんが、もし選考の前日や当日に辞退の連絡をする場合は電話がベストです。電話のメリットとしては、何をおいても即時性が挙げられますので、差し迫った状況下でもいち早く相手に必要事項を伝えることができるでしょう。

一方、メール等の連絡手段は保持性は高いものの、即時性という面では電話に大きく劣ります。人によってはメールが送られてから数日経って確認するというケースもありますので、差し迫った連絡を行う際にはメールという方法は選ばないようにしましょう。
選考の前日や当日に辞退の意思が決まった場合、素早い連絡を行うことで、相手にかける負担を減らすことができます。

最終面接や内定辞退は電話で行なうと良い

説明会や筆記試験、一次面接程度であればメールでも問題ない企業が多いのですが、最終面接や内定を辞退する際には電話連絡の方が推奨されるのではないでしょうか。筆記試験や一次面接であればまだまだ応募者も多いため、一人二人が辞退しても大きく印象に残るようなことはないでしょう。

しかし、最終面接や内定になると、応募者数はかなり絞られており、会社側にパーソナリティーを認識されている可能性が高い状態になります。そのような密な状態であればメールで辞退を連絡するのは少々ドライな面がありますので、できれば電話を使い口頭で連絡した方が良いでしょう。

その際は、「言った言わない」を防ぐために、何かしらの工夫をした方が良いかもしれません。

あなたが受けない方がいい職業を確認してください

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。

そんな時は、「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか診断してみましょう。

選考辞退はいつすべき？

辞退連絡は会社の営業時間内にする

就活で選考辞退の連絡をメールで送るときは、送信する時間に気をつけましょう。できるだけ会社の営業時間内に送るのがマナーであり、朝の10時から夜の19時ぐらいまでの時間がおすすめです。

また、もしどうしても会社の営業時間に送れない事情がある場合は、メールの文面で「夜分遅くに申し訳ありません」など、一言添えるようにします。

電話の場合は、始業開始間際やお昼休憩の時間帯も避けた方がいいと言われますが、メールは朝一チェックしたときに届いていると、手間も省けるため、朝の時間に送るのもありです。

面接の選考辞退をメールでする際の例文

メールの書き方と例文

辞退をする際、自分を下げてへりくだった言い方をしましょう。そして、最後には、会社の発展を願う定型文を入れてください。

メールの件名で内容が分かるようにする

文例を見ていただくとわかりますが、辞退という意思、つまり結論は文章の前半で伝えましょう。先に辞退理由を長々と書いてしまうというのは、読み手にとってストレスになります。

また、辞退をはっきりと伝えましょう。日本人にありがちな遠回しな表現やどちらか判別しづらいニュアンスを伝えると、もらった人間が混乱することにもなります。結論ファーストで、意思ははっきりと伝えましょう。

選考辞退の理由を聞かれた場合の対応

引き続き、書類選考を辞退する際の例文を見ていきましょう。書類選考を辞退する場合は必ずしも電話連絡が必要なわけではありませんが、メールよりはやはり電話で辞退の意思を伝えた方が丁寧な印象になります。

一点気をつけたいのは、最終面接や内定とは異なり、書類選考の段階では相手は自分のことを知らない可能性が高いという点です。そのため、まずは自分の素性を伝え、その後で選考自体の意思を伝えることをおすすめします。

電話のかけ方と例文

電話で辞退する際にも、辞退させていただきたいというお願いだけではなく、時間を割いていただいたお礼を言いましょう。

選考辞退の理由の回答を無理に答える必要はない

聞かれない限りはこちらから言う必要はありませんが、選考辞退・面接辞退の理由を聞かれた場合には正直に答えても、無難な回答をしてもどちらでもかまいません。

伝えるのであれば、これらの回答で良いでしょう。他社に内定をいただいたと回答をした場合のみ、もしかしたら企業名を聞かれるかもしれません。伝えたくない場合には「○○関連の業界です」とだけ伝えて、具体的な会社名まで答える必要はないでしょう。

辞退の理由を聞かれるケースは少ない

上記で紹介したとおり、就活で辞退の理由を正直に話す必要はありませんし、義務でもありません。こういった質問に対しては、特に納得させるような答え方ではなくて、社交的な返答で大丈夫ですし、そこまで踏み入って聞いてくる企業も少ないので、安心してください。

メールで選考辞退・面接辞退を伝える方法であれば、基本的にはメール一往復で終了となります。ですので、この方法でしたら特に辞退の理由を聞かれるケースも少ないので、安心して良いでしょう。返信のメールで選考辞退の理由を聞かれたら、その時は回答のメールを送りましょう。

選考辞退をする際のコツ

選考辞退・面接辞退の意思は早く伝える

就活の選考辞退・面接辞退で気をつけておきたい注意点は、なるべく早く辞退の意思を伝えるということです。ビジネスシーンにおいてこういった気遣いは大変重要です。

企業側の立場になって考えてみましょう。選考しているということは、企業側からすれば内定候補になる訳です。もしかしたら、その候補全員採用すると考えていた場合に、あなたが辞退をすれば、企業は再度あなたに代わる人材を見つけなくてはいけないかもしれません。選考辞退を決意したら、なるべく早くその意思を伝えましょう。

メールの後に電話をすると丁寧で印象が良くなる

メールの後に電話で連絡をすれば、より丁寧な対応となります。したがって、辞退する場合はできるだけ早くメールを送るようにし、そのあとに電話でもう一度断りの連絡をしましょう。

辞退する理由はそれぞれ異なりますが、連絡を迅速におこなうことは、社会人としてのマナーです。

体調不良等で当日に辞退する場合は電話連絡が必須

体調不良など、当日どうしても行けなくなってしまった場合もあるでしょう。その場合は、電話連絡をしてください。メールでは、気づかない可能性のが高いです。確実に伝わる電話にしてください。

メールを作成したら第三者に添削してもらう

選考辞退のメールの作成が完了したら、一度第三者に見てもらうことをおすすめします。ある程度見知った間柄で交わすメールならその必要はありませんが、選考辞退のようなナーバスな内容の場合、一度他者の目を通しておいた方が良いかもしれません。

どの辺りをチェックしてもらうかというと、まずは「誤字脱字がないか」という点が挙げられます。選考辞退のメールで誤字脱字があった場合、相手を不快にさせてしまう可能性もゼロではありませんので、その辺りは神経をつかった方が良いでしょう。

応募者側がお祈りメールをもらって良い気持ちがしないのと同様、企業側も選考辞退のメールに良い気分はしないものです。なるべく失礼のない書き方を心がけましょう。

選考辞退の連絡をする際の注意点

メール送信後返信がない場合は電話すべき

選考辞退の連絡をメールしたはいいものの、その後に返信がない場合は一旦電話で確認した方が良いかもしれません。メールというのは送った内容が保存されるため後からトラブルになりにくいというメリットがありますが、内容を閲覧したことを送信者が確認できないというデメリットもあります。

特に、担当者が多忙を極めている場合は注意が必要になるでしょう。その場合、メールを送ったはいいものの、受信トレイに埋もれて見られていない可能性もあります。

相手がメールを見るかどうかまではこちらでは関与できませんが、いつまで経っても返信がない場合に電話で確認することは可能です。選考辞退のような重要な連絡は、できる限り確実性を重視しましょう。

面接の日程変更の連絡は合否に影響しない

緊急の用事や冠婚葬祭などで、面接予定日に参加できなくなった場合は、連絡を入れて日程を変更してもらいましょう。日程の変更は仕方がないものですので、予定をずらしてもらったせいで合否に直接影響することはありません。しかし、都合を付けてもらうことに対して感謝する気持ちを忘れないようにしましょう。

電話で面接の日程変更をする際の例文

メールで面接の日程変更をする際の例文

熱意がなくても3分あれば受かる志望動機を作れます

何社も選考に応募するとなると、正直、受かりたいけど熱意が低い企業もありますよね。実は、熱意がなくても受かる志望動機を作ることは可能です。

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選考辞退・面接辞退のメールは丁寧に作成しすぐに送ろう

企業側も一人一人の選考にコストをかけています。もちろん就活では辞退してしまうのは仕方のないものなのですが、企業側の労力やコストも考慮し、辞退の場合は誠意を持ってまずはお詫びしましょう。

注意点としては、早めの連絡です。選考辞退であれ企業側は何かしら選考日までに準備をしていますので、辞退を決めた際には、早めにメールで、当日であれば電話で連絡をいれるようにしてください。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

選考辞退した企業に再会することもある

あなたは、いまとある企業の選考辞退について調べているわけなので、その企業に対して何かアピールをする必要のない立場です。ですが、当然、先方の貴重な時間を費やしてもらった結果、選考を辞退するわけなので、礼儀が必要であることは間違いありません。
また、社会人人生が何十年も続いていくことを考えると、今後の採用担当者と、ビジネスシーンで接触する機会があるかもしれません。基本的なスタンスとして、出会うすべてのビジネスパーソンに対し、「次出会っても恥ずかしくない節度ある行動」をとることをオススメします。