2019年01月31日(木) 更新

面接をドタキャンする場合の連絡方法と例文|当日に辞退する就活生が知っておきたいマナーをご紹介

6a0ed8043a8a1688

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

就活では面接のドタキャンをできるだけ避ける

企業に迷惑がかかる

面接をドタキャンしてしまうと、費用や時間をかけて準備を整えてきた企業に迷惑がかかります。面接のスケジュールを立てている企業に、急な予定変更を強いることになるのです。社会人になった後にその企業と関わる可能性も0ではないため、極力マイナスなイメージを残さない方がいいでしょう。

面接辞退する場合は早めに連絡をする

他の企業から内定が出て面接を辞退する場合などは、事前に連絡をしましょう。面接までの時間に余裕がある場合でも、辞退を決意した時点で素早く連絡することが大切です。面接の日程を調整してもらった感謝を添えるだけでも、採用担当者が持つ印象を変えられます。

当日に面接をドタキャンする場合はメールNG

企業の担当者に直接電話をする

当日に面接のドタキャンをする場合は、メールではなく電話をかけるべきです。電話で、謝罪の気持ちを直接伝える必要があります。また、メールだと相手がすぐに気づかない場合があるため、電話の方が確実です。電話をかける場合は、マナーを守って誠実な態度を心掛けましょう。

体調不良でドタキャンする電話の例文

電話の例文①

  • お世話になっております。私○月○日○時より面接をお願いしております、○○大学の○○と申します。
  • 大変申し訳ありませんが、本日体調不良のため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
  • お忙しい中、お時間を頂き面接調整していただいたにも関わらず、辞退させていただくことになってしまい、大変申し訳ございません。

理由を告げずにドタキャンする電話の例文

電話の例文②

  • お世話になっております。私○月○日○時より面接をお願いしております、○○大学の○○と申します。
  • 誠に申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
  • 当日の連絡となってしまい申し訳ありませんでした。

あなたのマナー力はどのくらい?

今の時点で、あなたのマナー力はどのくらいでしょうか?それを知るために活用したいのが「マナー力診断」です。「身だしなみ」「電話・メール」「エントリーシート・履歴書」などのマナーがどの程度身についているのかを試してみましょう。質問に答えることで、どのスキルが足りていないのかが一目でわかります。無料でダウンロードできるので、力試しとしてもおすすめです。

面接辞退を直接伝えられなかった場合はメールを送る

担当者と話せない場合は面接辞退を伝言してもらう

担当者が電話に出られない場合は、他の社員に面接辞退を伝言してもらいましょう。その場合は、伝言を頼んだ社員の名前を正しく控えておく必要があります。伝言を頼んだら、担当者に面接辞退を伝える内容のメールを送り、トラブルを未然に防ぐことが大切です。メールを送る場合も、ビジネスマナーを守った形式のメールを作成する必要があります。

理由を告げずにメールする場合の例文

メールの例文①

  • 件名:面接辞退のご連絡【○○大学○○(名前)】
  • ○○株式会社
  • 採用担当 ○○様
  • お世話になっております。
  • 本日○月○日の○時から面接予定の、 ○○大学○○学科○○です。
  • 大変申し訳ないのですが、 約束のお時間に伺いすることが難しくなったため、
  • キャンセルさせて頂きたくメール差し上げました。
  • ご多忙の中時間を空けていただいたにも関わらず、
  • 身勝手なお願いをしてしまい、大変申し訳ございません。
  • 末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

体調不良が理由でメールする場合の例文

メールの例文②

  • 件名:面接辞退のご連絡【○○大学○○(名前)】
  • お世話になっております。 ○○大学○○学科○○と申します。
  • 本日○時より、貴社本部にて面接のお時間をいただいていたのですが、
  • 急な体調不良により、面接にお伺いすることが難しい状況です。
  • 本来であれば、○○様と直接電話でお伝えすべき内容ですが、
  • 喉の腫れと咳がひどく、メールにて失礼させていただきます。
  • 面接のお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。
  • また、当日のキャンセルとなったこと、重ねてお詫び申し上げます。
  • 誠に勝手ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
  • 末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

就活で面接をドタキャンする場合は基本メールではなく電話で直接連絡しよう

就活で面接をドタキャンすることは失礼ですが、どうしてもしなくてはいけない場合はメールではなく電話で担当者に連絡しましょう。担当者が不在の場合は、電話を受けた社員に伝言を頼み、担当者にメールをしておく必要があります。電話もメールもマナーを守った誠実な態度を心掛ける必要があるため、例文を参考にしながら謝罪の気持ちを伝えましょう。
また、面接をドタキャンしてしまうほど忙しく、早急に内定を欲しい学生は今の時期も多いかと思います。キャリアパーク編集部から、そんな学生へ向けて、大手企業系列への内定を早急にもらう方法をご提案します。

6a0ed8043a8a1688

キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

ドタキャンとなる場合は誠意のある謝罪が必要

面接をドタキャンするということは、基本的にあってはいけないものですが、どうしてもしなくてはいけない時には、ちゃんと誠意を伝えられるようにしましょう。相手の心象を損なわない伝え方について、しっかり覚えておく必要があります。

イマ就活生に大人気!実力がわかる「診断シリーズ」5選!!

6315f60a5b5c354d

国内最大級のキャリア情報プラットフォーム、キャリアパークの公式アプリが登場!

就活生必見のお役立ち情報が満載!

関連コラム

このコラムに近いイベント

業界のイメージを覆す働きやすさを備えた、毎年人気の『大手総合デベロッパー』グループ<説明選考会>
  • 2020年卒
  • 会社説明会

業界のイメージを覆す働きやすさを備えた、毎年人気の『大手総合デベロッパー』グループ<説明選考会>

  • 開催場所: 東京都
  • 開催日時: 2019/01/01
  • 業界のイメージを覆す働きやすさを備えた、人気の不動産総合デベロッパーグループが説明会を開催しています!

    26102 view

    【志望業界に悩む方におすすめ】1兆円規模の業界でNo.1を誇るリーディングカンパニーのインターンシップ
    • 2022年卒
    • 2021年卒
    • 2020年卒
    • インターン説明会

    【志望業界に悩む方におすすめ】1兆円規模の業界でNo.1を誇るリーディングカンパニーのインターンシップ

  • 開催場所: 愛知県
  • 開催日時: 2018/12/25
  • 1兆円規模の業界でNo.1を誇るリーディングカンパニー『株式会社アクティオ』のiインターンシップのご案内です。

    4552 view

    顧客の人生に大きな影響を与える『金融コンサルティング』企業の早期説明会
    • 2020年卒
    • 会社説明会

    顧客の人生に大きな影響を与える『金融コンサルティング』企業の早期説明会

  • 開催場所: 東京都
  • 開催日時: 2019/02/05
  • 顧客の人生に大きな影響を与えることのできる金融コンサルティング企業『ブロードマインド株式会社』の早期説明会をご案内いたします。

    1283 view

    もっと見る

    おすすめの就活イベント