面接を当日に辞退する場合の連絡方法とマナー【例文付き】

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

面接の当日辞退はできるだけ避ける

面接を当日辞退してしまうと、費用や時間をかけて準備を整えてきた企業に迷惑がかかります。面接のスケジュールを立てている企業に、急な予定変更を強いることになるのです。社会人になった後にその企業と関わる可能性も0ではありません。辞退するからと言って、印象は下げないほうがいいです。

面接辞退する場合は早めに連絡をする

他の企業から内定が出て面接を辞退する場合などは、事前に連絡をしましょう。面接までの時間に余裕がある場合でも、辞退を決意した時点で素早く連絡することが大切です。面接の日程を調整してもらった感謝を添えるだけでも、採用担当者が持つ印象を変えられます。

当日に面接を辞退する場合はメールではなく電話

当日に面接を辞退する場合は、メールではなく電話で連絡をしましょう。電話で、辞退の旨と謝罪の気持ちを直接伝える必要があります。また、メールだと相手がすぐに気づかない場合があるため、電話の方が確実です。電話をかける場合は、マナーを守って誠実な態度を心掛けましょう。

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面接辞退の連絡をする際のマナー

面接当日に都合が悪くなったり、体調が悪くなったりなどの緊急事態で面接試験を辞退するときには、できるだけ早く電話での連絡が必要です。その際のマナーもしっかりと守り、企業の担当者に失礼にあたらないようにしたいものです。

ここでは、電話で面接の辞退をする際に気を付けたい内容2点をご紹介します。「どうせ辞退するのだし、連絡さえすれば大丈夫だろう」と軽く考えずに、きちんとした礼儀とマナーで対応しましょう。

周りが静かで電波の悪くない場所でかける

当日に電話連絡をする場合は、自宅から固定電話を使うか携帯電話を使うかのどちらかで行うことになります。この場合は細かい配慮が必要です。電話をかけるときは、周囲に騒音がない場所でかける、電波状況が良い場所でかけるなどの気配りをしましょう。地下や周囲に高いビルが乱立している場所などは電波が弱く、声が聞き取りにくくなってしまいます。

最近の電話は性能がよいため、周りの車の音やテレビの音、人の話す声などまで拾ってしまいます。周りの雑音で肝心の話し手の声が聞き取りにくくならないように、注意が必要です。電波状況がよいところを選んで、電話をかけるようにしましょう。

理由はどうあれ辞退の旨をしっかり伝える

当日の面接辞退は、マナーを守り辞退の意志をきちんと伝えることが重要です。まわりくどい言い方で結論が見えない話し方だと、相手に電話の趣旨が伝わりません。企業担当者は、面接日の当日はさまざまな準備で大変忙しい時間帯である、ということを頭に入れて簡潔に内容を伝えましょう。辞退の理由と辞退のお詫びの言葉は述べなくてはいけません。辞退する理由が他の企業の面接日が重なり、やむを得ず当日連絡になった場合は、必ずしも正直な内容をそのまま伝える必要はありません。「避けられない諸事情で」「どうしても都合がつかなくなった」という伝え方でも構いません。

就活のマナーを身につけておこう

就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。言葉遣いの他にも、身だしなみやメール・電話のマナーなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

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面接辞退を直接伝えられなかった場合は電話の後に担当者にメールを送る

担当者と話せない場合は面接辞退を伝言してもらう

担当者が電話に出られない場合は、他の社員に面接を辞退する旨を伝言してもらいましょう。その場合は、伝言を頼んだ社員の名前を正しく控えておく必要があります。伝言を頼んだら、担当者に面接辞退を伝える内容のメールを送り、トラブルを未然に防ぐことが大切です。メールを送る場合も、ビジネスマナーを守った形式のメールを作成する必要があります。

面接を当日に辞退する場合は基本メールではなく電話で直接連絡しよう

就活で面接の当日辞退は失礼にあたりますが、他の企業から内定をもらったり、諸事情により面接を受けられない場合には、メールではなく電話で担当者に連絡をしましょう。担当者が不在の場合は、電話を受けた社員に伝言を頼み、担当者にメールをしておく必要があります。電話もメールもマナーを守った誠実な態度を心掛ける必要があるため、例文を参考にしながら謝罪の気持ちを伝えましょう。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

当日の辞退となる場合は誠意のある謝罪が必要

面接をドタキャンするということは、基本的にあってはいけないものですが、どうしてもしなくてはいけない時には、ちゃんと誠意を伝えられるようにしましょう。相手の心象を損なわない伝え方について、しっかり覚えておく必要があります。