筆記試験の辞退をメールで申しでる際の注意点と例文

筆記試験のタイミングで選考を辞退したことがありますか？

キャリアパーク会員の就活生を対象に「筆記試験のタイミングで選考を辞退したことがありますか？（インターン含め）」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「筆記試験のタイミングで選考を辞退したことがありますか？（インターン含め）」

アンケート結果によると、筆記試験のタイミングで選考を辞退したことのある就活生はNoが100%となりました。流石に、筆記試験のタイミングになれば、受けざるを得ないと考えているのかもしれません。 ここでは、筆記試験の辞退をメールで申し出る際の注意点といくつかの例文を見ていきましょう。就活でメールする際も、ビジネスマナーを守るのは大切です。

筆記試験をキャンセルする際に送るメールの内容とは

就活を行っていくうえで、筆記試験をキャンセルしなければならない場合もあるでしょう。本来は、筆記試験の辞退の申しでは、電話で伝えるのが正式な断り方です。
時間の都合などでどうしても対応できない場合もありますので、その場合は筆記試験の辞退をメールでも申しでても致し方ありません。では、メールの内容で気を付けなければならない点を見てみましょう。

誠意を込めた丁寧な謝罪が何より大切

就活を行っている際の、筆記試験の辞退によりその会社は諦めることになるかもしれませんが、今後応募先の会社と付き合いがないとしてもメールでは筆記試験の辞退をすることに対して丁寧に謝罪し、誠意を込めた文章にしましょう。

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筆記試験のキャンセルメールで注意すべき点

就活で筆記試験を辞退する際に送るメールでは、どのような点に注意すればいいのでしょうか。就活中の筆記試験の辞退申しでをするメールを送る前に、今一度ご確認ください。

相手に関する言葉は全て正確に

相手の会社名、部署名、担当者名に間違いはありませんか？ここは何度も注意深く確認しましょう。筆記試験の辞退をすることに対していくら誠意を込めて丁寧な内容としても、会社名に誤りがあっては全て台無しです。
「試験をキャンセルした上に名前まで間違うとは、失礼な人だな」と怒りを買ってしまわないよう気をつけてください。就活中によく見られるミスですのでしっかりと確認しましょう。

件名はわかりやすく

筆記試験の辞退メールを作成する際には、件名に気をつけるのも非常に大切となります。件名はわかりやすくつけられていますでしょうか？件名を見ただけで、誰からのどういった内容のメールか予想がつくようにしておくのが大切です。
相手が見逃さないためにも、「筆記試験辞退のご連絡」などのように、担当者がひと目で確認すべきメールだと判断できる件名にしましょう。就活中のみなさん、これはビジネスメールのマナーですので紹介したように件名はしっかりと分かりやすいものにしてください。

本文に誤字脱字がないように

通常のメールあっても当然ですが、謝罪メールは特に、誤字脱字などの失礼があってはなりません。 本文であっても、それほど長い文章や、ややこしい言葉があるわけではないと思いますので、誤字脱字がないようきちんと見直しをしておく必要があります。

メールを送る時間は朝一か午後一

可能ならば、朝一（始業時間）か午後一（昼休み明け）に担当者が確認できるタイミングでメールを送ると相手が見逃さずに済む可能性が高いです。一般的な企業なら、従業員はこのタイミングでメールチェックをする確率が高いからです。

就活のマナーを身につけておこう

就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。言葉遣いの他にも、身だしなみやメール・電話のマナーなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

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就活における筆記試験の辞退メールの例文

就活中では色々な悩みがでてくると思います。就活中のみなさまへ参考程度に、筆記試験を辞退する際、どのような文章にしてメールを送ればいいのかをわかりやすいように例文を紹介しておきます。こちらの例文を参考に、自分なりのメールを作成してみてください。

辞退する理由を詳しく書く必要はなし

【例文】

株式会社●●
人事部 ○○様

お世話になっております。
△△大学の内海と申します。
□月□日□時からの筆記試験を受けることになっておりましたが、諸般の事情により試験を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お手数をお掛けし、誠に申し訳ございませんが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
＜署名＞
———————————————————————

以上が例文となります。謝罪の言葉をきちんと述べ、手間をかけたことへのお詫びをしましょう。そして、筆記試験を辞退する理由を詳しく書く必要はありません。「諸般の事情」「一身上の都合」としておけばOKです。

筆記試験を辞退する際のメールはマナーをおさえつつ誠意を込めた謝罪をするのが大切

就活中に筆記試験の辞退をメールで申しでる際の、注意点と例文を紹介してきましたがいかがでしたか？基本的なメールのマナーは当然守るとして、謝罪メールであることからより注意深くなる必要があります。筆記試験の辞退をした会社と、社会人になって関わる可能性が全くないとも言い切れませんので、手を抜かず、丁寧なメールを送るようにしましょう。就活中は色々と大変ですが体調に気をつけて、頑張りましょう。