2019年01月30日(水) 更新

インターンシップの辞退に適切な連絡方法【例文あり・メールの返信方法・件名の書き方】

インターンを辞退・キャンセルすると本選考に影響するのか

「インターンを辞退(キャンセル)したら本選考に影響があるの?」
よく就活生の間で話題にあがる内容です。短期インターンならまだしも、インターンの期間が長ければそれなりに内定というものが頭をよぎるでしょう。企業によってはインターンを採用選考の一環としている場合もあるので、断る時は注意が必要です。しかし、その場合を除いては、インターンはあくまでも社会勉強をする期間であり、最終的な選考とは異なります。実際、インターンを辞退・キャンセルすると本選考に悪影響を与えるのでしょうか。

インターンシップの断り方次第では本選考に影響する

インターンを行う企業側も当然ながら優秀な学生を求めています。早い段階から優秀な学生を見つけておくことは、企業側にとって非常に大きなメリットとなります。
同時に、就活中は学生が企業を選べる立場でもあります。よって、基本的にはインターンを辞退・キャンセルしても本選考に影響を及ぼさないと考えられています。

ただしインターンを辞退・キャンセルする場合には、きちんと電話やメールで辞退・キャンセルの連絡をする必要があるということだけは覚えておきましょう。連絡もせずに行かなかったり、失礼な断り方をしたりするようでは、本選考に影響しても仕方ありません。

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/26~1/29
■投票数:438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「インターンシップを辞退するときのマナーについて理解している?」という質問に対して、24.1%の人がYes、75.9%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

多くの就活生が、インターンシップを辞退するときのマナーについて把握できていないのが現状のようです。しかし、企業の時間を頂いて採用されたわけですから、インターンシップを辞退する際にも当然マナーは必要です。それではインターンシップをキャンセルする方法について紹介していきます。

インターンシップを辞退・キャンセルする時に知っておくべき連絡方法

では、インターンを辞退・キャンセルするにはどんな手段で断るのが適切なのでしょうか。断る時のマナーについて見ていきます。

インターンシップを辞退・キャンセルする際は電話で連絡する

インターンの辞退・キャンセルはできるかぎり電話で伝えましょう。電話だと言いにくいかもしれませんが、誠意を示すためには電話で断ることをおすすめします。電話でインターンを断るときは、自分の大学名と名前、インターンの日程、変更希望の日程またはインターン辞退・キャンセル理由を伝えましょう。

メール連絡は最終手段

インターンを辞退・キャンセルする際、メールで断るのは好ましくありません。メールだと担当者が確認したかわからないですし、行き違いになる可能性もあります。担当者にとっても、メールで一方的に辞退・キャンセルを伝えられるのは、気持ちのいいものではありません。メールで辞退を伝えるのは、何度か電話してつながらなかったときか、普段からメール連絡が一般的な企業のみにしておきましょう。

電話やメールのマナーを押さえておこう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

インターンシップ辞退の例文:電話で断る場合

では、実際にインターンを辞退する際、電話やメールでどのように断るのがいいのでしょうか。失礼のないマナーを守った例文を見てきましょう。まずは、電話で断る場合の例文から見ていきます。電話では顔が見えません。声色や話し方ひとつで相手に伝わる雰囲気も変わってしまいます。インターン辞退の連絡は気が進まないとは思いますが、電話で断るときは恐れずにハキハキと話しましょう。誠実で謙虚な姿勢は忘れないようにしてください。

例文:断る電話ではハキハキと誠実な態度を伝えよう

○○大学の○○と申します。
先日はインターンシップの内定を頂き、ありがとうございました。

色々と検討しました結果、本当に申し訳ないのですが、
今回、御社のインターンシップの内定を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました。

大変申し訳ございませんでした。

インターンシップ辞退の例文:メールで断る場合

次に、メールで断る場合の例文を見ていきます。メールでは顔が見えないどころか雰囲気も伝えることができません。だからこそ、メールで断る時は丁寧に、誤字脱字のないように何度も確認しましょう。

例文:送信前に誤字脱字などを徹底確認

株式会社●●●
人事部
●●様

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

この度は、インターンシップのご案内ありがとうございました。
早速ではございますが、貴社のインターンシップ申込み直後に、
大学の専攻学科の集中講義が入ってしまいました。
大変身勝手ではありますが、この度のインターンシップの申し込みにつきまして辞退させて頂きたく思っております。

貴社には、大変ご迷惑をお掛けする事となり申し訳ございません。
残り少ない学生生活の学業を優先させて頂きたく、このような決断を致しました。ご了承の程よろしくお願い申し上げます。

署名

インターンシップの辞退は本選考に影響もあるのでキャンセルする際はメールではなく電話連絡で断ろう

インターン辞退・キャンセルを申し出る際の連絡方法と例文を見てきました。。
インターンシップは自分自身の成長につながる絶好の機会。本来辞退は避けたいものです。とはいえ、やむを得ず辞退・キャンセルする場合はなるべく電話で、相手に失礼の無いようにマナーを守り、誠意をもって断ることが大切です。その際にはぜひ、上記の例文を参考にしてみてください。断り方があまりにもひどいと、本選考にも影響が及ぶ恐れがあるので注意してください。

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