インターンシップを辞退する際の連絡方法【注意点・例文付き】

インターンシップを辞退する場合は伝え方が大切

就活だけでなく、大学の試験やサークル活動、アルバイトなど、忙しい日々を送る学生は多いでしょう。そのような多忙な就活生ですから、インターンシップが別の用事と重なってしまい、やむをえず参加できなくなってしまったというケースも珍しくありません。

インターンシップを辞退することは、企業側に悪い印象を与えてしまわないか不安に感じる学生もいるでしょう。ですが、インターンシップを辞退すること自体は、採用に影響はないとされています。大切なのは、辞退する際の伝え方です。

無断での欠席はもってのほか、伝え方次第で印象を下げてしまう可能性もあります。辞退の連絡は電話やメールなどの方法がありますが、いずれの方法でも丁重な言葉で伝えるようにしましょう。

インターンシップを辞退しても基本的には本選に影響はない

インターンを行う企業側も当然ながら優秀な学生を求めています。早い段階から優秀な学生を見つけておくことは、企業側にとって非常に大きなメリットです。

同時に、就活中は学生が企業を選べる立場でもあります。よって、基本的にはインターンを辞退・キャンセルしても本選考に影響を及ぼさないと考えられています。

無断キャンセルや連絡の仕方次第では印象が下がる

ただしインターンを辞退・キャンセルする場合には、きちんと電話やメールで辞退・キャンセルの連絡をする必要があるということだけは覚えておきましょう。連絡もせずに行かなかったり、失礼な断り方をしたりするようでは、本選考に影響しても仕方ありません。

インターンシップを辞退するときは電話で伝える

では、インターンを辞退・キャンセルするにはどんな手段で断るのが適切なのでしょうか。断る時のマナーについて見ていきます。

インターンの辞退・キャンセルはできるかぎり電話で伝えましょう。電話だと言いにくいかもしれませんが、誠意を示すためには電話で断ることをおすすめします。

電話でインターンを断るときは、自分の大学名と名前、インターンの日程、変更希望の日程またはインターン辞退・キャンセル理由を伝えましょう。

メール連絡は最終手段

インターンを辞退・キャンセルする際、メールで断るのは好ましくありません。メールだと担当者が確認したかわからないですし、行き違いになる可能性もあります。担当者にとっても、メールで一方的に辞退・キャンセルを伝えられるのは、気持ちのいいものではありません。

メールで辞退を伝えるのは、何度か電話してつながらなかったときか、普段からメール連絡が一般的な企業のみにしておきましょう。

インターンシップを辞退する際の注意点

インターンシップを辞退する場合に注意すべきことは、4つあります。それは、辞退の連絡を速やかに行うことと、曖昧な表現を避けて明瞭に伝えること、辞退の理由を全て正直に話さないこと。最後に、選考や準備に対するお礼とお詫びの気持ちを述べることです。

インターンシップの辞退の連絡は、採用担当者に悪印象を持たれないよう慎重に行う必要があります。以下の項目で詳しく説明していきますので、インターンシップの辞退が決まった学生は、是非一度目を通し、辞退の連絡に役立ててください。

辞退が決まった時点で早めに連絡する

インターンシップを辞退する場合は、辞退が決まった段階で早めに連絡すべきです。企業側も参加する学生の人数を把握したうえでインターンシップの準備をしているのですから、辞退の連絡は早ければ早いほど良いでしょう。

インターンのエントリーをしたのみで参加が確定していない状態でも、都合がつかず行けなくなった場合は、早めに連絡をしてください。

自身の体調不良や思わぬトラブルなどによって、やむをえずインターンシップの前日や当日に辞退せざるを得ない状況に陥るケースもありえます。そのような場合は、なるべく営業時間内に、速やかに電話で連絡をしましょう。採用担当者に連絡がつかないときは、先にメールで辞退を伝え、その後に電話で連絡をするのがマナーです。

曖昧な表現は使わずにハッキリ伝える

自ら申し込んだインターンシップを辞退することに対して、負い目を感じる学生もいるのではないでしょうか。しかし、辞退の連絡をする際に、申し訳ない気持ちから曖昧な表現を使って伝えることはやめましょう。

採用担当者に悪印象を与えたくない想いで、「インターンシップに行けるかどうか分からなくなってしまった」などといった曖昧な対応をしてはいけません。インターンシップにおいて学生を受け入れる企業側は、あらゆる準備をしています。そのため、このような対応をとられると、この学生は参加するのかしないのかが分からず、企業側の準備に支障をきたす恐れがあります。

インターンシップを辞退することは悪いことではありません。後ろめたい気持ちはあるでしょうが、あやふやな表現は使わずに、辞退する旨をはっきりと伝えましょう。

他企業を優先する場合は理由を正直に話さない

他の企業のインターンシップと日程が重なってしまって、インターンシップを辞退せざるを得ない状況になることもあるでしょう。どちらのインターンシップに参加するかは、学生の企業の志望度合によって選択しなければいけません。

このような時、正直に「他企業のインターンシップに参加したいため、辞退します」と言うと、辞退する企業の志望度が低いことを伝えているようなものです。このような対応では、「この学生は常識がない」とか、「社会人として配慮が欠けている」といった印象を与えてしまうかもしれません。

他企業のインターンシップを優先したい場合は、辞退する企業に失礼のないように、辞退の理由を伏せて丁寧に伝えるのがベターです。

選考や準備に対する感謝とお詫びの気持ちを伝える

インターンシップの辞退の際に忘れてはいけないことは、感謝とお詫びの言葉を添えることです。

企業に興味を持ち、インターンシップの参加申し込みをした後で辞退することに対して、引け目を感じる学生もいるでしょう。ですが、本業である学校生活と就活を両立している多忙な学生にとって、インターンシップの辞退は珍しくないことです。

ですが、企業側は、業務の合間を縫ってインターンシップの準備を進めています。インターンシップを辞退する際は、それを考慮したうえで、選考や準備に対する感謝の気持ちと、謝罪の言葉を伝えましょう。丁寧な言葉で感謝と謝罪の気持ちを伝えることができれば、学生の評価が下がることはありません。就職した後の日程調整の練習と考えて、丁寧な言葉遣いで辞退の連絡をしてください。

電話やメールのマナーを押さえておこう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

インターンシップを辞退する際の電話での伝え方

では、実際にインターンを辞退する際、電話やメールでどのように断るのがいいのでしょうか。失礼のないマナーを守った例文を見てきましょう。

まずは、電話で断る場合の例文から見ていきます。電話では顔が見えません。声色や話し方ひとつで相手に伝わる雰囲気も変わってしまいます。インターン辞退の連絡は気が進まないとは思いますが、電話で断るときは恐れずにハキハキと話しましょう。誠実で謙虚な姿勢は忘れないようにしてください。

メールでの書き方

次に、メールで断る場合の例文を見ていきます。メールでは顔が見えないどころか雰囲気も伝えることができません。だからこそ、メールで断る時は丁寧に、誤字脱字のないように何度も確認しましょう。

インターンシップの辞退は本選考に影響しないよう電話で早めに誠意を持って伝える

インターン辞退・キャンセルを申し出る際の連絡方法と例文を紹介しました。インターンシップは自分自身の成長につながる絶好の機会。本来辞退は避けたいものです。とはいえ、やむを得ず辞退・キャンセルする場合はなるべく電話で、相手に失礼の無いように、誠意をもって断りましょう。

インターンシップ辞退の連絡をする際には、ぜひ上記の例文を参考にしてみてください。断り方があまりにもひどいと、本選考にも影響が及ぶ恐れがあるので注意しましょう。