インターンシップを丁寧にキャンセルする方法【例文あり】

インターンシップの日程が被ってしまったときにキャンセルする就活生が多い

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「インターンシップが同日に被ってしまった際の対処法について教えてください」

アンケートに回答していただいた就活生の大半は、「ひとつに絞る」「興味のある業界、企業を優先する」といった対処法を考えているようですね。しかし、1つのインターンシップに絞る場合、辞退する企業に対してその旨を伝えなければいけません。そこでこの記事では、インターンシップをキャンセルするときの適切な対応を紹介していきます。企業に対してどのように伝えるべきなのか、例文を参考に考えていきましょう！

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インターンシップを辞退・キャンセルしても大丈夫？

インターンシップに複数エントリーしていた人は、第一候補の以外は辞退・欠席といったキャンセル連絡をしなくてはいけません。インターンシップをキャンセル・辞退・欠席する理由は他にも様々あると思いますが、インターンシップはそんなに簡単に辞退・欠席して断ることは可能なのでしょうか。

辞退がある前提で企業は動いているのでインターンをキャンセルしても大丈夫！

企業もインターンシップ先が被ったことでキャンセル・辞退・欠席する人がいる事を分かっています。というのも、就活生にとっては志望職種や志望会社を決める際の重要な機会なので、悩みもすれば、インターンシップを申し込んでおきながらキャンセル・辞退・欠席するというケースもあるでしょう。それは当たり前なのです。インターンシップ先を複数受験すれば第一志望以外は断ることになると企業側も理解しています。

キャンセルするときは優先順位の低い企業に丁寧な断りを入れる

被ってしまったインターンシップを比較して、優先順位の低いインターンは丁寧に断りの連絡を入れましょう。システム上で可能ならば、案内に従ってキャンセルの手続きをします。それが無理ならば、電話、あるいはメールでインターンシップのキャンセルを連絡して断る流れになります。

インターンシップの断り方が分からない就活生は多い

調査方法：メールを配信して学生にアンケート
調査実施日：2017/1/18
投票数：1678

就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「インターンシップの断り方がわからない？」という質問に対して、64.2%の人がYes、35.8%の人がNoと答えました。（2017年1月時点、キャリアパーク調べ）

メールで案内があったのならば、先方企業の都合に沿ってメールでの返信が良いでしょう。案内のメール内で連絡すべき人物が特定できる場合は、返信メールの他に電話するのも礼儀です。以下、インターンシップをキャンセルする際にメールの例です。

インターンキャンセルメールの例文

欠席のメールではインターンに呼んでくれたことへのお礼と欠席してしまうことの謝罪をすることが大切です。ただ欠席する旨が伝わればいいわけではなく、謝罪の気持ちが伝わることが大切ですので、丁寧な言葉遣いで何度もお詫びの言葉を述べましょう。

学業優先を理由としたインターンキャンセルメールの例文

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インターンシップの辞退・キャンセルを伝える際の注意点

例文を確認したところで次はインターンシップを断るときの辞退連絡の注意点をみていきましょう。

インターンシップの断り方やメールでの対応には注意点があります。インターンシップのキャンセル・辞退・欠席は企業にとって想定内とはいえポジティブなものではありません。断り方にも注意をはらって、出来る限り失礼にならないよう断るようにしましょう。

インターンシップを辞退・キャンセルする際の基本的な流れ

インターンシップを辞退・キャンセルする際の大まかな流れは次のようなものです。

以上がインターンシップキャンセルの流れです。

「他社を優先したんだな」と思わせない丁寧な連絡を！

インターンキャンセルの連絡をする際は「他社が大事なんだな」と思われないように丁寧な連絡をしましょう。そのため先の③で変更理由を述べる際には、「他社インターンシップに参加するため」と言ってはいけません。家庭や学業などの理由を考える必要があるでしょう。
事態の伝え方次第では、実際の就職選考においてその旨に関して厳しく問われることも考えられます。ビジネスマナーを遵守した対応で、なるべく評価を下げないよう気をつけてください。

メールでのお詫びの前にかならず電話連絡を！

インターンシップを断るときメールのみの連絡によるキャンセル・辞退・欠席はおすすめできません。キャンセル連絡をメールで送ってほしい、専用フォームから送るようにといった注意書きがなければ、メールだけでなく電話もかけるようにしましょう。

メールだけだと、採用担当者がすぐにメールチェックするとは限りませんし、行き違いになるかもしれません。それに、一方的にインターンシップキャンセルのメールを送って済まされることに、心象を悪くしないのは難しいでしょう。

緊急を要する事情が採用担当者にはあるかもしれないので、インターンキャンセルの連絡は電話にしましょう。その後でメールでインターンキャンセルのお詫びを入れるという手順がいいでしょう。

失礼のないよう営業時間内に連絡を入れる

インターンシップ欠席の連絡は電話ですることが大切ですが、失礼のないよう営業時間内に連絡を入れることも意識しておきましょう。営業時間内が失礼なく無難ですし、電話の場合は営業時間外にかけてもつながらないことが多いです。終業時間を少し過ぎた程度であれば、残業などで担当者が残っている場合もありますが、基本的には営業時間外での電話は失礼にあたります。

また多忙とされる時間帯は避けるのがマナーであり、始業終業の時間帯での連絡は避けなければなりません。これらの時間は企業でも忙しいことが多く、いかに営業時間内であっても迷惑をかけてしまいます。連絡をするなら日中の業務が落ち着いている時間帯を狙って、企業に迷惑をかけないことが大切です。

当日にインターンを欠席する場合

インターンを欠席するのであれば、欠席が決まった時点で早めに連絡をしておくことが大切です。欠席の連絡が遅くなってしまうと企業に迷惑をかけてしまいますし、早めに伝えておくことで企業で対処できることも多いです。しかしどれだけ早めの連絡を心がけていたとしても、やむを得ず当日に欠席が決まることもあります。当日欠席は企業に対しても失礼ですし、迷惑をかけてしまいますが、理由によっては仕方のないこともありますので、正しい連絡方法を知っておきましょう。

必ず電話で連絡をしよう

インターンを当日に欠席する場合は、メールではなく必ず電話で連絡をしましょう。メールだけで欠席の連絡をするのは失礼ですし、当日の場合は担当者がメールをチェックできない可能性もあります。インターン当日は企業でも忙しいことが多く、メールのチェックに時間を割けないことも多いです。

欠席のメールをしても、読んでもらえなければ意味はありませんし、伝わらなければ無断欠席をしたことになってしまいます。無断欠席は企業に大きく迷惑がかかりますし、印象も最悪になりますので何としても避けなければなりません。メールでは確実に見てもらえるという保証はありませんので、直接伝えられて確実な電話で欠席の連絡をしましょう。

インターンシップ生にも欠席することを伝えておこう

当日欠席をする場合は、まずは企業に連絡をしなければなりませんが、それだけではなくインターン生にも欠席の旨を伝えておきましょう。インターンシップではグループワークがおこなわれることが多く、チームで一緒に行動することがほとんどです。そのためインターン中に欠席せざるを得ない場合は、自分の進捗状況など同じグループのインターンシップ生に連絡しておいた方が良いです。

情報共有をおこなうことで、他のインターン生に迷惑をかけずに済みますし、きちんと連絡が取れていることで好印象が与えられる場合もあります。自分が欠席するからといって全く関係ないとは思わず、参加している人のことも考えて、インターン生にも連絡するようにしましょう。

インターンシップの辞退・キャンセルはとにかく丁寧に！連絡は電話・メールの順で両方する！

インターンシップを断る辞退・キャンセルの連絡では丁寧な断り方を心がけましょう。辞退・欠席する際の正しい断り方と注意点、メール例文を見てきました。インターンシップをキャンセルしたり休む事は、本選考へ影響する可能性なども踏まえるとリスクがあるので注意が必要です。

ただ、だからといって、やみくもにインターンシップに応募してたくさんの企業を他のインターンシップ先を理由に辞退して迷惑をかける事のないように、インターンシップ先の見極めはしっかりしてください。