2019年01月30日(水) 更新

【最終面接を辞退する際のメール・電話での断り方】タイミング・参考例文・注意点を徹底紹介

最終面接を辞退する旨は電話で連絡する就活生が多数

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「最終面接を辞退するとしたら、電話かメール、どちらで連絡しますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 電話
  • 電話
  • メール
  • 両方
  • 電話

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「最終面接を辞退するとしたら、電話かメール、どちらで連絡しますか?」

このアンケート調査で、就活生が最終面接を辞退する時は、メールより電話を利用するのがわかりました。「電話」と回答する就活生以外にも、「両方」という意見も注目ですね。
実際の就活現場では、就活生が考えるように「電話」を利用するのが好ましいとされています。では、どのようなタイミングでかけるべきなのか、どのように断れば印象を悪くせずに済むのかを紹介していきましょう。

最終面接辞退はできるだけ早く連絡を

最終面接の日程が決まったにも関わらず、辞退をしなければならないケースもあります。例えば、他社から内定をもらった、他の企業に魅力を感じるようになった、などの理由です。
企業は、時間を割いて面接をおこなってくれています。そのため、最終面接当日に辞退するのは避けましょう。最低でも前日までの連絡が鉄則です。辞退したいと思った場合は、できるだけ早く企業へ連絡しましょう。

電話やメールのマナーを押さえておこう

メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。内定辞退の連絡をする際も、マナーを守った誠実な態度を心がけることが大切です。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

最終面接退の場合はメールより電話連絡が好ましい

最終面接辞退の際は電話がいいのか、メールがいいのか。選択に迷う人は多そうですが、メールではなく電話でキャンセルの旨を伝えるべきです。メールは確かに便利なツールではありますが、見落としたりするリスクがあります。一次面接や書類選考の段階ならまだしも、最終面接辞退となれば、電話でしっかりと告げる方が良いでしょう。その方が誠意がしっかりと伝わります。辞退をする場合であっても、社会人としてのマナーは意識しましょう。
また、最終選考の辞退の場合も最終面接辞退と同じで、メールではなく電話で辞退の連絡を入れましょう。

メールでの連絡は気持ちが伝わりにくいもの

最終面接を受けるという状況は、それまでに幾つもの選考をくぐり抜けてきたという状ようなわけですよね。最終面接まで残っている=自社への入社を考えてくれていると企業側は期待してしているはずです。
そんな時、メールで辞退の連絡をするのは相手に対して失礼にあたります。メールでの連絡は便利である一方、気持ちが伝わりにくいものです。最終選考・最終面接辞退であるなら尚更誠意ある気持ちを伝えるべきですよね。メールより電話で連絡しましょう。

電話で最終面接を断る時の例

最終面接辞退の連絡を電話でする場合、どう話したら良いか解らないという方も多いでしょう。そんな方の為に、伝え方の例文をご紹介します。あくまでも一般的な例文ですので、先方が辞退の理由などを聞いてくるケースもあります。そうした場合でも、落ち着いて正直に話すという事を覚えておきましょう。

電話で最終面接を断る時の例文をご紹介

では、電話で最終面接を断る時の例文をご紹介します。

例文

○月○日○時より面接をお願いしておりました、○○○○と申します。
大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
勝手を申し上げまして、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。

やむを得ずメールで最終面接を断る場合

企業の担当者が多忙で電話に出る事が出来ない場合などはメールで連絡を取りましょう。その際にはメールのマナーを守って辞退の旨を伝えなくてはいけません。社会人になってから覚えるべきメールのマナーはたくさんあります。
まして最終面接辞退となれば、相手に対して失礼である事は言うまでもありません。きちんと丁寧な対応でキャンセルの連絡を行うようにしましょう。

メールで最終面接を断る場合の例文をご紹介

では、メールで最終面接を断る場合の例文をご紹介します。みていきましょう。

例文

件名:【お詫び】最終面接事態のご連絡

本文:

株式会社○○○○
人事採用担当○○○○様

○○○○でございます。
大変お世話になっております。

先日は最終面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
勝手を申し上げ大変申し訳ございませんが、○○○○の事情により、
今回の最終面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いて頂き、申し訳ございません。
心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご繁栄をお祈り致します。

○○○○

tel:○○○-○○○○-○○○○


mobile phone:○○○-○○○○-○○○○


mail:○○○○○@○○○○.com

最終面接辞退の際に注意すべきこと

最終面接を辞退するときにその理由を聞かれる場合があります。言葉に詰まってしまわないように、今のうちにどうすればいいのか確認しておきましょう。覚えておかなければならないのは、正直に理由を話す事です。最終面接とはいえ、先方にとっては面接の辞退そのものは良くある事。下手な嘘をついても、相手には見透かされてしまいます。大人のマナーの面で見ても、辞退の理由は正直に伝える方が良いでしょう。最終選考辞退の場合も最終面接の断りと同じように、最終選考辞退の理由を正直に伝えるように注意しましょう。

辞退理由は正直な気持ちを伝えよう

最終面接辞退はただの面接の辞退とは違い、自分にとっても相手にとってもその思いの強さは違うはずです。おそらく他社と比較した結果、辞退を選択するというケースもあるでしょう。
それなりに時間を経て悩んで出した結果なのですから、辞退理由は正直な気持ちを伝えましょう。今後ご縁があってその企業とかかわりが出てくる場合だってあるのです。誠意を持った対応をするべきです。

最終選考・最終面接辞退の連絡は早めに電話連絡し正直な気持ちを話す

本ページでは、最終選考・最終面接辞退する際の連絡方法と断り方の例を紹介してきました。最終面接辞退をする際の適切な対応方法は、第一にすぐ企業の担当者へ辞退の旨を告げること。そして、その連絡方法は電話がよいということです。
仮に、最終選考・最終面接辞退することを伝える場合は、今回紹介した例文を参考にしてみてください。くれぐれも「もうどうでもいい企業だ」とは思わず。最終選考・最終面接辞退の連絡はきちんと誠意をもって対応しましょう。

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