2019年01月24日(木) 更新

内定辞退・面接を断る際に送るメールの書き方マナー【例文あり】

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

就活生が内定辞退を伝える際は相手への配慮や早目の連絡を意識した内容にするケースが多い

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • なるべく早く送る
  • 向こうが不愉快と思わないような言葉遣いと文面を気をつけた方が良いと思います。
  • 感謝の旨を伝える
  • 謙虚にする
  • 送る時間帯

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」

就活生の皆さんからいただいたアンケートの回答からは、「内定や面接の機会をいただいたのに辞退して申し訳ない」との気持ちの表れを示すために、「謙虚な対応」や「早めの連絡」を意識していることがわかりました。それでは、これらの結果を踏まえたうえで、就活中の内定通知や面接予定の辞退をメールで伝えるためにどのようなマナーを守る必要があるのでしょうか。

就活中の内定通知・面接予定を辞退するには

複数の企業を対象に、面接を受け、内定・採用を狙うのは就職活動としては当然の行動です。
本命企業から内定や採用通知を貰った場合は、それ以外の企業への対応が必要になります。滑り止めとして受けていた企業からの内定や、面接の案内などに対して断りを入れなければなりません。

正しい「辞退」や「断り方」は社会人必須のスキル

「面接の予定、入れちゃったから・・・」「せっかく内定をもらったんだから・・・」なんて尻込みして、せっかくのチャンスをためらう必要はありません。就活だけではなく、社会人としてデビューした後も『辞退の連絡』を行う機会はたくさんあります。

いかに、真摯な断り方ができるのか。社会人として、身につけておくべきマナーのひとつです。社会人としてのマナーを身に付けるためにも、内定・面接辞退の方法を心得ておきましょう。

内定辞退・面接辞退は「メール」で連絡しよう

内定辞退をするにも面接辞退をするにも、しっかりとカタチに残る「メール」を使用した連絡方法が適切です。そもそも、採用関係の辞退をすること自体、企業からしたらネガティブなものです。とつぜん電話連絡を入れたとして、もしも採用担当がちょうど忙しい時間帯だったらどんな印象を与えるでしょうか?

どんな場面であっても、マナーのある行動を心がけるのが、就活を成功へ導くカギになります。採用担当が確認する余裕を持てるメールでの内定辞退。そういった気遣いも含め、確実な連絡方法であるメールを活用して、内定辞退・面接辞退をするべきなのです。

内定辞退・面接辞退のメールの書き方

内定辞退や面接辞退はメールで連絡するべきとお伝えしましたが、メールの文面にも気を配りましょう。「ビジネスメールの書き方がわからない」、「悪い印象を与えない辞退のメールはどうやって書けばいいの」と不安な方も少なくないでしょう。

そんなときは就活マナーマニュアルを利用してみましょう。このマニュアルには、就活中に使うメールのテンプレートが掲載されているので、ビジネスメールに不安がある人でも、相手に悪い印象を与えないメールを書くことができます。下から無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してみましょう!

内定辞退や面接辞退をメールで行う際の適切な断り方

就活で内定辞退や面接辞退の連絡をする際に必要な、メールのマナーについて見ていきましょう。ここでは、必ず守っておくべきメールのマナーを4つのポイントにまとめています。

就活メールでの断り方①メールアドレスにもモラルを

メールアドレスは意外と目につくので、就活中は特に企業との内定や面接のやり取りの中では、変わったものは使わない方がいいでしょう。恋人の名前や好きな芸能人の名前が入ったメールアドレスを使用すると、マイナスな印象を与えるかもしれません。就活のやりとりは、すでに『社会人として』扱われるくらいの認識でいましょう。

就活メールでの断り方②件名は要点まとめてシンプルに

就活のためのメールを送るときは、件名だけで要件が分かるようにしましょう。忙しい人事担当者でも開封してもらえる件名をこころがけるといいですね。たとえば、面接日程変更をお願いするメールであれば「○次面接日程変更のお願い」、内定辞退のメールであれば「内定辞退のお願い」などにしましょう。

就活メールでの断り方③返信は24時間以内に

メールは電話と違い、自分のペースで返信ができます。しかしだからこそ、スピーディな対応が求められるものです。どんなに遅くても、メールの返信は『24時間以内』がマナーです。これは就活だけでなく、仕事をする上ではかならず守らなければいけません。

就活メールでの断り方④必ず最後に署名をつける

内定辞退や面接辞退と聞くと、その企業との連絡を今後取らない・・・そんな認識を持つかもしれません。しかし、例えば同じ業界の企業に就職することが決まったとしたら、いつ、どこでまたつながりを持つかわからないものです。
そのため、しっかりと『署名』をメールにつけて送ることをおすすめします。基本的なフォーマットとしては、以下の例の通りです。

署名の例

□□大学○○学部△△学科4年
山田太郎
〒111-1111
東京都××市××1-2-3
電話:890-1234-5678
メール:taro-yamada @~

就活に活かせるメール例文①『内定辞退』の場合

それでは、内定辞退のメール例文から見ていきましょう。本来は内定辞退の連絡は電話の方が良いとされていますが、メールでの断り方は『証拠として残る』ので、内定辞退の連絡のすれ違いが生じることもすくないのです。

内定辞退のメール例文


株式会社□□
人事部 △△様

●●大学の田中太郎です。

先日貴社より内定をいただきましたが、○○○○の事情により、
恐縮ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

内定をいただいた後に、御社でどのような仕事をしていくか、
また、私が御社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えた末、
別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社をする決意を固めました。

せっかく内定をいただき、また見学・面接と何度もお時間をいただいた事を思うと
大変申し訳ない気持ちです。

本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことをご了承して頂きたくお願い申し上げます。これまでの心配りに大変感謝しております。

最後になりますが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学▼▼学部■■学科4年
田中 太郎
〒123-4567
東京都××市××1-2-3
tel:03-1234-5678
mail:taro-tanaka@~

就活に活かせるメール例文②『面接辞退』の場合

次に、面接辞退・選考辞退のメール例文を見てみましょう。先方にとっても忙しい中作ってくれた面接の予定です。そのため、謝罪の意味も含めてしっかりと断りをいれるべきです。ただ辞退のメール例文をそのまま使うのではなく、あくまで参考程度にしておきましょう。

面接辞退・選考辞退のメール例文

株式会社□□
人事部 △△様

●●大学の田中太郎です。

○月○日の1次面接に参加させて頂く予定でしたが、
私事で恐縮ではありますが他の予定と重なってしまい、
お約束させていただいた時間に面接にお伺いできないことがわかり、 ご連絡いたしました。

大変身勝手ではありますが、この度の面接を辞退させて頂きたく思います。
今後はこのような間違いがないよう、注意いたします。

本来、こちらから直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

●●大学▼▼学部■■学科4年
田中 太郎
〒123-4567
東京都××市××1-2-3
tel:03-1234-5678
mail:taro-tanaka@~

内定辞退・面接辞退のその他メール例文

内定辞退・面接辞退理由の部分が異なる場合は以下の例文も参考にしましょう。基本的には理由を事細かに記載する必要はありませんが、臨機応変に対応していくべきです。

【第1志望に合格した場合】内定辞退・面接辞退メール例文

大変申し上げにくいのですが、私の第1志望企業より内定のご連絡をいただきました。
このまま選考を続けると貴社、その他就活生のご迷惑になる可能性もあると判断いたしまして、今後の選考を辞退させていただければ幸いです。

【家族の不幸の場合】面接辞退メール例文

昨日より、私の身内に不幸がございまして、指定の日時にお伺いさせていただく事がかなわなくなってしまいました。
直前のご相談となり、ご迷惑をおかけいたします。また誠に不本意ではございますが、今回の面接を辞退せざるを得なくなってしまいました。

内定辞退・面接辞退のメールを送る上での注意点

内定辞退・面接辞退は早めに伝えよう

企業は内定者が決定すると同時に、事務的なものから業務的な体制など、入社に向けて準備を始めます。内定辞退が遅れてしまうと、この準備が無駄になってしまうだけでなく、体制の変更や書類の破棄など迷惑をかけてしまいます。
内定辞退をする際は、できるだけ企業に迷惑をかけないように、早めに伝えましょう。面接辞退の際も選考が進むにつれ、企業側の負担や言いづらさが増します。決意を決めたなら早い段階で辞退を伝えましょう。

内定辞退・面接辞退は謝罪とお礼が重要

内定辞退や面接辞退の連絡をする上でもっとも大切なのは、「謝罪の気持ち」と「感謝の気持ち」を採用担当に伝えることです。企業は内定辞退される事を見込んで採用するケースもありますが、内定辞退は企業にとって喜ばしいものではありません。
内定辞退を伝える際は、今まで面接の時間を割いてくれた事や、採用に関するお礼を伝える事も忘れずに、内定辞退に関してきっちり謝罪をしましょう。面接辞退に関しても同様です。

リクルーターがついていたら同様に早めの謝罪とお礼を!

人事とは別に現場のリクルーターが選考のサポートをしている場合があります。親身なリクルーターですと、こまめに連絡をくれたりしているはずです。
現場の時間を割いてサポートしてくれています。内定辞退・面接辞退によって、それらの時間が無駄になってしまいます。なので、内定辞退の場合は、採用担当と同様に早めに謝罪とお礼をしましょう。

内定辞退をするならリスクヘッジを忘れずに

最後にひとつだけ注意しておかなければならないことをお伝えします。

内定辞退をするということは、それなりにリスクも伴います。
決断を早まる前に、しっかりご自身でリスクヘッジができているかを考えてみましょう。

内定辞退・面接辞退をする際は「メール連絡の徹底」が社会人としての第一歩

内定辞退や面接辞退をする際のメールの例文と、内定・面接の断り方の注意点を見てきましたが、いかがでしたでしょうか。面接辞退・内定辞退をする際には音信不通にする事なく、しっかりとメールで伝えるようにしましょう。
ここでご紹介したのは社会人として最低限のマナーです。内定辞退、面接辞退の際のメールのマナーは押さえておくべきなのです。内定辞退や面接辞退をしなければならないときは、ぜひここで紹介したメールの例文を参考にしてください。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

マナー違反によって印象を下げてはもったいない

メールなど基本的な部分で相手のことを知ることはできませんが、「この人とは一緒に働けないな」という足切り判断となることはありえます。誤字・脱字、失礼なことを平気で伝えてしまうなど、最低限のマナーには留意する必要があります。

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