2019年04月24日(水) 更新

内定辞退をメールで連絡する際の作成ポイント【例文あり】

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定辞退の連絡方法はメールでも良い

就活では複数の企業に応募をして就職試験を受ける人が多いものです。そして、嬉しい悲鳴とも言えるのが、「複数の企業から内定を貰う」「第一希望ではない企業からの内定」などではないでしょうか。諸事情で内定を貰った企業へは就職できないという場合、自分の意思をきちんと相手に伝える必要があります。

内定辞退をするときの連絡の手段は、一般的にはメールがベストです。そして辞退する決意をしたなら、できる限り早い段階で連絡をしましょう。

内定承諾後は電話での辞退連絡がマナー

内定承諾書にサインをして返信をすると、「御社に就職をします」という意志を正式に示したことになります。もし承諾書を提出した後に、自分の都合や諸々の事情で入社を辞退したい場合は、企業の担当者に直接電話で連絡をするのがマナーです。この段階での辞退は、メールで済ませるということがないようにすることを覚えておきましょう。

内定承諾書が返信されたあとは、企業側も入社までの準備をします。時間をかけて入社準備をしているのに、内定辞退により、その分の時間を無駄にしたのです。誠意をもって電話にて謝罪も含め内定辞退の連絡をしましょう。

内定辞退の連絡はメールでも良い理由

辞退の旨がはっきり伝わる

メールを使って内定辞退をする理由の1つ目は、企業側へ辞退の意思がはっきりと伝わることです。電話での連絡の場合、うまく伝えられず企業に結局何が言いたかったのか分から図に終わってしまう場合があります。

しかしメールで「内定を辞退したい」と文面に記載することで、しっかりと企業側に伝わります。また、メールを送信した日時もしっかり残りますので、後々のトラブルや勘違いの防止になります。

②人事担当者の仕事を中断させない

メールを使って内定辞退をすると、企業の人事担当者への仕事の邪魔をせずに自分の意思を伝えられます。人事担当宛に直接電話をかけてしまうと、担当者の仕事を一旦中断させてしまいます。

また、内定者が多数いる場合、人事担当者はどの内定者が連絡してきたのかを確認するため、書類やデータを引っ張り出すなどの手間をかけてしまいます。これらの理由から、内定辞退の連絡はメールをおすすめします

内定辞退・面接辞退のメールの書き方

内定辞退や面接辞退はメールで連絡するべきとお伝えしましたが、メールの文面にも気を配りましょう。「ビジネスメールの書き方がわからない」、「悪い印象を与えない辞退のメールはどうやって書けばいいの」と不安な方も少なくないでしょう。

そんなときは就活マナーマニュアルを利用してみましょう。このマニュアルには、就活中に使うメールのテンプレートが掲載されているので、ビジネスメールに不安がある人でも、相手に悪い印象を与えないメールを書くことができます。下から無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してみましょう!

内定辞退をメールで連絡する際の注意点

就活で内定辞退や面接辞退の連絡をする際に必要な、メールのマナーについて見ていきましょう。ここでは、必ず守っておくべきメールのマナーを4つのポイントにまとめています。

件名だけで内容が伝わるようにする

就活のためのメールを送るときは、件名だけで要件が分かるようにしましょう。忙しい人事担当者でも開封してもらえる件名をこころがけるといいですね。たとえば、面接日程変更をお願いするメールであれば「○次面接日程変更のお願い」、内定辞退のメールであれば「内定辞退のお願い」などにしましょう。

テキストでは謝罪とお礼を述べる

内定辞退や面接辞退の連絡をする上でもっとも大切なのは、「謝罪の気持ち」と「感謝の気持ち」を採用担当に伝えることです。企業は内定辞退される事を見込んで採用するケースもありますが、内定辞退は企業にとって喜ばしいものではありません。

内定辞退を伝える際は、今まで面接の時間を割いてくれた事や、採用に関するお礼を伝える事も忘れずに、内定辞退に関してきっちり謝罪をしましょう。面接辞退に関しても同様です。

最後に署名をつける

内定辞退や面接辞退と聞くと、その企業との連絡を今後取らない・・・そんな認識を持つかもしれません。しかし、例えば同じ業界の企業に就職することが決まったとしたら、いつ、どこでまたつながりを持つかわからないものです。
そのため、しっかりと『署名』をメールにつけて送ることをおすすめします。基本的なフォーマットとしては、以下の例の通りです。

署名の例

□□大学○○学部△△学科4年
山田太郎
〒111-1111
東京都××市××1-2-3
電話:890-1234-5678
メール:taro-yamada @~

内定辞退をする際のメール例文

それでは、内定辞退のメール例文から見ていきましょう。本来は内定辞退の連絡は電話の方が良いとされていますが、メールでの断り方は『証拠として残る』ので、内定辞退の連絡のすれ違いが生じることもすくないのです。

内定辞退のメール例文


株式会社□□
人事部 △△様

●●大学の田中太郎です。

先日貴社より内定をいただきましたが、○○○○の事情により、
恐縮ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

内定をいただいた後に、御社でどのような仕事をしていくか、
また、私が御社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えた末、
別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社をする決意を固めました。

せっかく内定をいただき、また見学・面接と何度もお時間をいただいた事を思うと
大変申し訳ない気持ちです。

本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことをご了承して頂きたくお願い申し上げます。これまでの心配りに大変感謝しております。

最後になりますが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学▼▼学部■■学科4年
田中 太郎
〒123-4567
東京都××市××1-2-3
tel:03-1234-5678
mail:taro-tanaka@~

面接辞退・選考辞退のメール例文

株式会社□□
人事部 △△様

●●大学の田中太郎です。

○月○日の1次面接に参加させて頂く予定でしたが、
私事で恐縮ではありますが他の予定と重なってしまい、
お約束させていただいた時間に面接にお伺いできないことがわかり、 ご連絡いたしました。

大変身勝手ではありますが、この度の面接を辞退させて頂きたく思います。
今後はこのような間違いがないよう、注意いたします。

本来、こちらから直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

●●大学▼▼学部■■学科4年
田中 太郎
〒123-4567
東京都××市××1-2-3
tel:03-1234-5678
mail:taro-tanaka@~

リクルーターに対しても内定辞退の際は早めに謝罪とお礼をする

人事とは別に現場のリクルーターが選考のサポートをしている場合があります。親身なリクルーターですと、こまめに連絡をくれたりしているはずです。
現場の時間を割いてサポートしてくれています。内定辞退・面接辞退によって、それらの時間が無駄になってしまいます。なので、内定辞退の場合は、採用担当と同様に早めに謝罪とお礼をしましょう。

内定辞退・面接辞退をする際は「メール連絡の徹底」が社会人としての第一歩

内定辞退や面接辞退をする際のメールの例文と、内定・面接の断り方の注意点を見てきましたが、いかがでしたでしょうか。面接辞退・内定辞退をする際には音信不通にする事なく、しっかりとメールで伝えるようにしましょう。
ここでご紹介したのは社会人として最低限のマナーです。内定辞退、面接辞退の際のメールのマナーは押さえておくべきなのです。内定辞退や面接辞退をしなければならないときは、ぜひここで紹介したメールの例文を参考にしてください。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

マナー違反によって印象を下げてはもったいない

メールなど基本的な部分で相手のことを知ることはできませんが、「この人とは一緒に働けないな」という足切り判断となることはありえます。誤字・脱字、失礼なことを平気で伝えてしまうなど、最低限のマナーには留意する必要があります。

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