内定辞退をメールで連絡する際の作成ポイント【例文あり】

この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定辞退の連絡方法はメールでも良い

就活では複数の企業に応募をして就職試験を受ける人が多いものです。そして、嬉しい悲鳴とも言えるのが、「複数の企業から内定を貰う」「第一希望ではない企業からの内定」などではないでしょうか。諸事情で内定を貰った企業へは就職できないという場合、自分の意思をきちんと相手に伝える必要があります。

内定辞退をするときの連絡の手段は、一般的にはメールがベストです。そして辞退する決意をしたなら、できる限り早い段階で連絡をしましょう。

内定承諾後は電話での辞退連絡がマナー

内定承諾書にサインをして返信をすると、「御社に就職をします」という意志を正式に示したことになります。もし承諾書を提出した後に、自分の都合や諸々の事情で入社を辞退したい場合は、企業の担当者に直接電話で連絡をするのがマナーです。この段階での辞退は、メールで済ませるということがないようにすることを覚えておきましょう。

内定承諾書が返信されたあとは、企業側も入社までの準備をします。時間をかけて入社準備をしているのに、内定辞退により、その分の時間を無駄にしたのです。誠意をもって電話にて謝罪も含め内定辞退の連絡をしましょう。

自分は内定先で活躍できるタイプなのか、適性を診断してみよう

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内定辞退の連絡はメールでも良い理由

辞退の旨がはっきり伝わる

メールを使って内定辞退をする理由の1つ目は、企業側へ辞退の意思がはっきりと伝わることです。電話での連絡の場合、うまく伝えられず企業に結局何が言いたかったのか分から図に終わってしまう場合があります。

しかしメールで「内定を辞退したい」と文面に記載することで、しっかりと企業側に伝わります。また、メールを送信した日時もしっかり残りますので、後々のトラブルや勘違いの防止になります。

②人事担当者の仕事を中断させない

メールを使って内定辞退をすると、企業の人事担当者への仕事の邪魔をせずに自分の意思を伝えられます。人事担当宛に直接電話をかけてしまうと、担当者の仕事を一旦中断させてしまいます。

また、内定者が多数いる場合、人事担当者はどの内定者が連絡してきたのかを確認するため、書類やデータを引っ張り出すなどの手間をかけてしまいます。これらの理由から、内定辞退の連絡はメールをおすすめします

内定辞退をメールで連絡する際の注意点

就活で内定辞退や面接辞退の連絡をする際に必要な、メールのマナーについて見ていきましょう。ここでは、必ず守っておくべきメールのマナーを4つのポイントにまとめています。

件名だけで内容が伝わるようにする

就活のためのメールを送るときは、件名だけで要件が分かるようにしましょう。忙しい人事担当者でも開封してもらえる件名をこころがけるといいですね。たとえば、面接日程変更をお願いするメールであれば「○次面接日程変更のお願い」、内定辞退のメールであれば「内定辞退のお願い」などにしましょう。

テキストでは謝罪とお礼を述べる

内定辞退や面接辞退の連絡をする上でもっとも大切なのは、「謝罪の気持ち」と「感謝の気持ち」を採用担当に伝えることです。企業は内定辞退される事を見込んで採用するケースもありますが、内定辞退は企業にとって喜ばしいものではありません。

内定辞退を伝える際は、今まで面接の時間を割いてくれた事や、採用に関するお礼を伝える事も忘れずに、内定辞退に関してきっちり謝罪をしましょう。面接辞退に関しても同様です。

最後に署名をつける

内定辞退や面接辞退と聞くと、その企業との連絡を今後取らない･･･そんな認識を持つかもしれません。しかし、例えば同じ業界の企業に就職することが決まったとしたら、いつ、どこでまたつながりを持つかわからないものです。
そのため、しっかりと『署名』をメールにつけて送ることをおすすめします。基本的なフォーマットとしては、以下の例の通りです。

内定辞退をする際のメール例文

それでは、内定辞退のメール例文から見ていきましょう。本来は内定辞退の連絡は電話の方が良いとされていますが、メールでの断り方は『証拠として残る』ので、内定辞退の連絡のすれ違いが生じることもすくないのです。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

就活で内定を勝ち取るためには、自己分析をして自己理解を深める必要があります。自己分析を疎かにしていると浅い答えしか浮かばず、説得力のある回答ができません。

そこで活用したいのが、自己分析ツールの「My analytics」です。

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リクルーターに対しても内定辞退の際は早めに謝罪とお礼をする

人事とは別に現場のリクルーターが選考のサポートをしている場合があります。親身なリクルーターですと、こまめに連絡をくれたりしているはずです。
現場の時間を割いてサポートしてくれています。内定辞退・面接辞退によって、それらの時間が無駄になってしまいます。なので、内定辞退の場合は、採用担当と同様に早めに謝罪とお礼をしましょう。

内定辞退・面接辞退をする際は「メール連絡の徹底」が社会人としての第一歩

内定辞退や面接辞退をする際のメールの例文と、内定・面接の断り方の注意点を見てきましたが、いかがでしたでしょうか。面接辞退・内定辞退をする際には音信不通にする事なく、しっかりとメールで伝えるようにしましょう。
ここでご紹介したのは社会人として最低限のマナーです。内定辞退、面接辞退の際のメールのマナーは押さえておくべきなのです。内定辞退や面接辞退をしなければならないときは、ぜひここで紹介したメールの例文を参考にしてください。

キャリアアドバイザー｜赤塩 勇太

マナー違反によって印象を下げてはもったいない

メールなど基本的な部分で相手のことを知ることはできませんが、「この人とは一緒に働けないな」という足切り判断となることはありえます。誤字・脱字、失礼なことを平気で伝えてしまうなど、最低限のマナーには留意する必要があります。