内定辞退の時に嘘の理由を伝えるのはNGなのか｜誠意ある謝罪方法と偽るリスク

内定辞退を伝える時には誠意のある謝罪を心掛けるべき

就活時に、第一志望ではない企業から内定をもらうケースもあるでしょう。そのとき、場合よっては内定を辞退する可能性もあります。内定辞退は、やはり選んでくれた企業に対して失礼な行為といわざるを得ません。企業はあなたを選考するために時間を割き、あなたが内定をもらうことでもらえなかった人が出たというのも忘れないようにしましょう。ですので、内定辞退するときは、誠意ある謝罪をすべきです。

内定承諾書の返信期限までに電話で謝罪する

まず、内定通知書をもらった時、そこには、あなたの「採用が内定した」という内容とともに、「○月○日までに同封の入社承諾書に署名捺印の上ご返送ください」という一文が添えられ、承諾書や誓約書が同封されているはずです。

この時に内定辞退の意思が固まっている場合、まだ決め兼ねている場合は、その意思を先方に伝える必要があります。タイミングはなるべく早くが望ましいですが、遅くとも入社承諾書の返信期限までに伝えるのが常識です。

近年ではメールでの連絡を了承している企業も増えているようですが、やはり直接電話で伝える方が好印象です。お世話になった相手にメール一本で辞退というのは失礼にあたります。

お礼と謝罪は口頭が一番

これは、内定辞退に限ったことではありませんが、お礼や謝罪の気持ちが一番伝わるのは面と向かって直接伝える方法です。ただ、人事担当者も全員から内定辞退の意思を聞くために会うほど暇なわけではありませんし、電話で丁重に辞退するのが最も好印象でしょう。素直に、採用してもらったお礼と時間と手間をかけて内定をくれた企業に対して申し訳ないというお詫びの気持ちを、誠意を持って伝えるように心掛けてください。

電話で効果的に伝えるには

電話では表情が見えない分、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。辞退する企業とは言え、最後までマナーを守る振る舞い方が大切です。
その際に失礼が無いように参考にしたいのが「就活マナーマニュアル」です。
こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。
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内定辞退するときはその理由も企業に伝える

内定辞退の連絡をする時、ただ謝罪するだけではいけません。なぜ内定辞退に至ったのか、その理由や経緯を伝えましょう。「第一志望の内定が出たから」「家族に反対されたため」など、さまざまな理由があるでしょう。その理由を企業に伝えることで、相手も納得してくれるはずです。

理由は具体的に誠意が伝わるように

ビジネスを進める上で、お詫びを伝える場面は多々出てきます。取引先企業の要望に応えられない、ミスをしてしまうなどの場面も出てくるでしょう。そのような時に、嘘のない理由をハッキリと具体的に述べれば、相手に不快感を与えず納得してもらえる材料になります。辞退は仕方のないことですが、やはり相手の立場に立った時に、正当な理由を伝えるのが一番誠意を伝えられるはずです。

具体的な理由の例

では、一般的に内定辞退の理由は、どのようなものが多いのでしょうか。例を挙げてみました。

【内定辞退の理由例】
・第一志望の他社の内定が決まった
・待遇面などで家族に反対された
・大学に入り直し、もっと勉強を続けたいと気持ちが変わった
・自身や家族の体調が悪くなり勤務が難しくなってしまった

おそらく一番多い理由が「他社の内定が決まったため」でしょう。体調悪化などは、もしかすると「嘘なのかな？」と勘繰られてしまうかもしれません。

内定辞退で嘘の理由を使うのはリスクが伴う

定辞退は当然「本当の理由を伝える」のが一番です。しかし、気まずさのあまり、何か正当に聞こえる嘘の理由はないか？と考えてしまい、嘘の理由を企業に伝えるケースもあります。しかし、内定辞退の理由で企業にウソを付くのは、あるリスクがあるのでおすすめしません。そのリスクについて見ていきましょう。

人事担当者に突っ込まれた時に返答に困る

内定辞退の際、嘘の理由を述べたとして、人事担当者の突っ込みが入る可能性もあります。もし、体調不良などと嘘をついたとすると「回復はいつ頃になるのか」「通院しながら勤務は可能なのか」など詳細を聞かれた時、明確に答えられず困ってしまうかもしれません。このようなリスクを考えると、よっぽど入念に準備しておかない限り、嘘をつくことは賢明とはいえません。

辞退した企業が同業の場合取引先として付き合う可能性も

また、上記とは別に避けたいリスクもありますので、例を見ていきます。就活をしていく中で、同業の複数の企業に応募するケースもあるでしょう。就職した後に、内定を辞退した会社が「実は取引先だった」という可能性もあります。もし「体調不良で勤務できなくなった」「留学します」なんて嘘の理由で辞退していた場合、取引先企業との付き合いに支障が出てしまうケースも考えられます。また、こちらは最も避けたいリスクの事例。就活をしていく中で、同業の複数の企業に応募することもあるでしょう。就職した後に、内定を辞退した会社が「実は取引先だった」ということも起こります。

もし「体調不良で勤務できなくなった」「留学します」なんて嘘の理由で辞退していた場合、取引先企業との付き合いに支障が出てしまうことも考えられます。

内定辞退は誠意を持って理由を伝えて謝罪すべきで嘘は賢明ではない

もし、嘘の理由で内定を辞退したことがその企業にバレてしまったら、様々な場面で障害が出るリスクが高く、自分の首を絞めてしまう原因にもなり兼ねません。内定辞退の理由を相手企業に伝える際は、基本的に嘘をつくのは避けた方がいいでしょう。一度失った信頼を取り戻すのは容易ではありません。何かあったあとでは後悔しても遅いので、そのようなリスクを減らすためにも、正直に理由を伝えるのをおすすめします。