2019年11月22日(金) 更新

最終面接を辞退するときの電話での断り方

最終面接を辞退する際は電話連絡が基本

最終面接ともなれば、人事担当者も期待を寄せて就活生を迎えます。そんな中で突如辞退の連絡が来るとガッカリしてしまいます。そのため、誠意や謝意を示す意味でも、電話でしっかり告げることの方が望ましいです。メールでも問題ありませんが、メールではそっけない感じがしてしまいます。電話であれば直接人事担当者とのやり取りの中で謝罪できるので、後味悪くならずに終えることができます。

最終面接日間近の場合は必ず電話で連絡する

もし最終面接までに日程が空いているのであればメールでも問題ありません。しかし、最終面接が近い日であれば必ず電話にしましょう。それが2日前や前日であれば尚更です。最終面接間近であれば人事担当者も色々と準備があり忙しいはずなので、誤ってメールを見ないことも考えられます。そのため、すぐにでも繋がる電話で辞退の旨を伝えましょう。

電話で最終面接を辞退するときは理由を進んで話さない

いざ電話で最終面接の辞退連絡をするとなると、億劫になるかもしれません。しかし、ポイントさえ頭に入れておき、その他は一切話さないようにすることがスムーズにいくためのコツです。ポイントは「人事担当者に取り次いでもらう」「大学名と名前を名乗る」「最終面接の辞退の旨を伝える」「辞退に対して謝罪する」ことです。理由を聞かれたら「一身上の都合のためです。」とぼかしても問題ありません。

電話連絡の際はとにかく丁寧に話す

人事担当者に取り次いでもらえたら、「私、◯◯大学の◯◯と申します。只今お時間よろしいでしょうか?」と、電話が可能か確認します。そして、「◯月◯日より最終面接を予定させていただいておりますが、この度は最終面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。勝手を申し上げ大変申し訳ございません。」と一気に話しましょう。そこで理由を聞かれず了承を得たら、「貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり申し訳ございませんでした。それでは失礼します。」というような流れです。その時々で臨機応変に対応しなければいけませんが、基本はこの伝え方にしましょう。

メールで辞退の連絡する場合はビジネスマナーを守り簡潔に書く

最終面接まで日程が空いており、どうしても電話が出来ないのであればメールで辞退の連絡をしましょう。ただし、メールでもビジネスマナーを守り、簡潔な文章にしましょう。抑えるべきポイントは電話と変わりません。回りくどいメール内容はかえって失礼にあたるので、例文を参考にして使えるところだけ抜粋してみましょう。

メール連絡は要点のみを書き謝罪の言葉を必ず添える

メールは必ず要点のみを伝えましょう。「◯◯大学の◯◯です。お世話になっております。◯月◯日に最終面接の予定を頂いておりますが、一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡差し上げました。勝手を申し上げ大変申し訳ありません。最終面接まで貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。何卒よろしくお願い申し上げます。」というように辞退の旨を伝えましょう。

最終面接前にすべき対策

最終面接で内定を勝ち取るためには、失敗するケースを事前に把握して対策を講じることも大切です。最終面接で意識したいことや内定を獲得するコツをおさえ、他の就活生に差をつけましょう。そこで活用したいのが「最終面接マニュアル」です。事前に面接官視点や最終面接で重視されているポイントを把握し、内定を獲得しましょう。無料でダウンロードできるため、最終面接を控えた就活生におすすめです。

最終面接の辞退は出来る限り早めに電話で連絡して誠意を見せた謝罪をする

最終面接を辞退するときは電話連絡するのが基本というのがお分かりいただけたかと思います。最終面接の辞退は、就活生からすれば当然あり得ることです。しかし、人事担当者からすれば迷惑でしかありません。今までに費やしてきた時間とお金が一瞬で無駄になるわけです。そこは適当に辞退の連絡をするのではなく、誠意を示しましょう。それは今後、社会人として必要なスキルになるので、「もう行かない企業だからどうでも良いや!」といったことは思わず、最後まで責任をもって電話対応しましょう。

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