2017年07月20日(木) 更新

書類選考通過の連絡に対するメールの返信マナー【例文あり】

書類選考通過の連絡に対する返信は相手へ配慮する人が多い

キャリアパーク会員の就活生を対象に「書類選考通過の連絡に返信する際に、気をつけている点を教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 誤字脱字、言葉遣い
  • 題名に何に対しての返信なのか一目でわかるようにしている
  • 業務文書にする
  • 謙虚にする
  • 敬語を使う

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「書類選考通過の連絡に返信する際に、気をつけている点を教えてください!」

就活生は書類選考の通過メールに対してもマナーを守って返信を行い、採用担当者に配慮した文章を心がけていることがわかりました。「誤字脱字」「敬語・言葉使い」「相手が件名を見ただけで内容がわかるようにしている」など、社会人として必要なビジネスマナーを既に把握しているといえます。この記事ではそうした就活生たちに後れを取らないよう、書類選考の通過メールに対する返信マナー、注意点、例文を紹介していきます。

書類選考の結果連絡が来る期間

今回は書類選考通過の連絡に対する返信メールのマナーと参考例文についてみてきます。はじめに、一般的に応募書類やエントリーシートを企業に提出してから、書類選考通過のメールが送られてくるまでの期間はどれぐらいか知っていますか?
応募の書類が届いた時点で企業側から「●●日までに選考結果のメールを送ります」と通知してくれる場合もありますが、そうしたメールが無い場合もあります。一般的にはどれぐらいで選考通過のメールが来るのが普通なのでしょうか。

一般的な書類選考期間は約2週間程度が目安

就活での書類選考を通過したメールが来る期間の目安が気になる人は多いと思いますが、一般的な書類選考の期間は約2週間程度(10営業日)ですので、この2週間を目安にしておきましょう。二次選考の日程もその後です。
時期などにもよりますが、企業側は書類が届いて早くて1~2週間程度で選考を始め、書類選考結果を知らせる傾向にあるようです。

書類選考通過のメールが遅いケースもある

場合によっては、書類選考の通過メールが2週間よりも遅いケースもあります。その原因として、以下のことが考えられます。
・担当者が忙しくて処理できていない
・長期休暇などと重なり、対応が止まっている
・中途の場合、新卒採用と被って後回しにされている
・書類が一定数に達するのを待っている
・二次選考の日程が未決定

書類選考通過の連絡に対するメールの返信マナー

書類選考結果の回答が通知されるまでの期間についてはおわかりになりましたでしょうか。次に就活の書類選考通過の連絡に対するメールの返信マナーについておさえましょう。就活では、企業とのやりとりでメールを用いります。就活生であっても返事をする際にはビジネスマナーが必要です。はたして就活メールの返信マナーとはどのようなものでしょうか。

企業からメールが届いたらすぐに返信

就活メールの返信マナーとして企業からメールが届いたらすぐに返信しましょう。ビジネスの中では、メールの返事が早い人は出来る人と思われがちです。それは就活生も同様。返信メールで好印象もってもらって、就活を今後スムーズに進めるためにも、企業からの書類選考通過の連絡に対するメールが届いたら誰よりも早い気持ちで返信しましょう。

返信メールでも必ず署名を入れる

就活メールの返信マナーのふたつ目は署名です。メール作成する場合は署名が必要という認識だと思いますが、返信メールでも署名は必要です。メーラーの設定で「返信の場合でも署名をつける」の有無が設定できます。署名を作成する際は下記を参考にしてみてください。

=================================

○○大学○○学部
○○○○

携帯電話:xxx-xxxx-xxxx

メールアドレス:**@.com

=================================

返事には書類選考通過位に対する感謝と意欲を見せる

書類選考通過の連絡に対する返信メールには、感謝と次の面接に臨む意欲を見せましょう。返事で大事なのは「書類選考通過のお知らせをいただきまして誠にありがとうございました」などの選考結果に対するお礼と「次の選考の機会を頂けるとのこと、重ねて御礼申し上げます。」などの次の面接の機会に対する感謝の気持ちです。

遅れた場合は「返信が遅れて申し訳ございません」と一言添える

書類選考通過のメールを貰ったのに、メールの返事連絡するのを忘れていた!なんていうことのないように、就活中のメールのチェックは基本的には毎日するようにしましょう。おそらく書類選考通過のメールには、次の面接の日程調整などの内容が記載されている事と思います。そのメールに気づいた段階で、すぐに返信のメールを送るよう最善を尽くしましょう。返事のメールを送る際には、「返信が遅れて申し訳ございません」の一言を忘れずに。

書類選考通過メールに対する返信の例文

書類選考通過の連絡に対するメールの返信マナーについてはおわかりになりましたでしょうか。書類選考通過のメールを貰ったら、どのような内容で返信のメールを送ったら良いのでしょうか?これまでに経験のない人がほとんどでしょうから、返信メールの内容にも困る事でしょう。二次選考にも影響が出てしまうかもしれません。
そんな方の為に、書類選考結果のメールに対しての返信の例文をまとめました。返信メールをどう返したら良いか解らない場合は、例文を参考にしてみてください。

書類選考通過への返信メールの例文①

件名:書類選考通知の件(○○大学△△)

株式会社□□
人事部 採用ご担当様

○○大学○○学部○○学科の△△と申します。

書類選考合格のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。
次の二次選考の機会を頂けたこと大変嬉しく思っております。

先ほどメールを確認致しましたので、
取り急ぎ、その旨をご連絡するためメールさせて頂きました。
今後ともよろしくお願い致します。

書類選考通過への返信メールの例文②

件名:書類選考結果のご連絡ありがとうございました(○○大学△△)

□□株式会社
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。

このたびは、書類選考通過のお知らせをいただきまして誠にありがとうございました。
二次選考の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。重ねて御礼申し上げます。
ご指定の×月×日に伺わせていただきます。

今後とも宜しくお願い申し上げます。

書類選考通過に対する返信のメールの注意点

書類選考通過のメールに対する返信の例文についてはおわかりになりましたでしょうか。最後に書類選考結果の信のメールの注意点をみていきましょう。選考結果の連絡の注意点さえわかれば、就活が有利に進むこと間違いなしです。

返信する際に前回のメール本文を削除してはいけない

よく就活生がやってしまいがちなミスのひとつに前回のメール本文を削除があげられます。本文が残ったままだと失礼だと勘違いして、もとの文章を削除していまう就活生がいます。企業側としては前回までの内容を確認する場合もあるので、メール本文は削除してはいけません。全文残すというのがマナーです。

返信メールでは件名を変更しない

返信メールの件名変更も前回のメール本文を削除同様に就活生がやりがちなミスです。企業は多くの就活生とやりとりをしています。あえて件名を偏光するとかえって探すのが大変になってしまいます。もし、件名を変更する場合は「書類選考結果のお礼連絡」など一目でわかるシンプルなものにしてください。

文字化けの恐れがあるため環境依存文を使わない

機種依存文字とは○に1やIなどの記号で、PC環境に依存した文字です。つまり、WindowsPCの環境依存文字がmacintoshのPCだと「▼X●」などに表示されてしまいます。文字化けをしているとマナー違反になるので、文字化けの恐れがあるため環境依存文を使わないようにしましょう。

マナーを守った書類選考通過の返信メールで今後の就活を有利に

就活において、書類選考通過メールのお礼返信についてご理解いただけましたでしょうか。今ではこれをやるのが当たり前、常識化してしまっているので、書類選考結果に対する返信メールをしたからと言ってポイントが上がることはないと言われていますね。
ですが、気持ちの面から考えたら返信した方が達成感や満足感がありますね。それに送っても二次選考結果には響かないが、返事しないとマイナスに響いてしまうのではないのか?そんな不安も解消されることでしょう。内容に困った方は、例文を参考にしてみてください。就活生でも転職活動中の方でも一次通過・二次選考通過したならお礼メールを送りましょう。

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