2019年04月24日(水) 更新

書類選考の結果には返信すべき?メールの例文付きで紹介

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

書類選考の通知に返信すべきか悩む就活生は多い

最近はメールによって通知する企業が増えています。その場合、通知に返信をする必要があるのか、または不要なのかの判断に困り、悩んでしまう就活生が多いです。書類選考の通知メールに返信をすべきかについては、通知の内容によって異なります。ここでは、通知の内容に沿った適切な対処や返信例を紹介していきます。

書類選考の結果連絡が来る期間は?

一般的な書類選考期間は約2週間が目安

就活で、書類選考通過のメールが来る期間の目安が気になる人は多いでしょう。一般的な書類選考の期間は約2週間(10営業日)となっています。この2週間を目安にしておくとよいでしょう。時期などにもよりますが、企業側は書類が届いて早くて1~2週間程度で選考を始め、書類選考の結果を知らせる傾向にあるようです。

書類選考通過のメールが遅いケースもある

企業によっては、書類選考通過のメールが2週間以上かかるケースがあるのです。その原因として、【担当者が忙しくて処理できていない】【二次選考の日程が決まっていない】など、以下の表のようなことが考えられます。

書類選考通過のメールが遅い原因

  • 担当者が忙しくて処理できていない
  • 長期休暇などと重なり、対応が止まっている
  • 中途の場合、新卒採用と被って後回しにされている
  • 書類が一定数に達するのを待っている
  • 二次選考の日程が未決定

書類選考の結果が合格の場合のみ返信する

書類選考の結果が合格の場合は、通知メールに返信をしましょう。合格連絡のメールをもらった際は、なるべく早めの返信をおすすめします。遅くとも合格通知のメールから1日以内には、返信した方が、感謝の気持ちや承諾の旨が伝わりやすいです。

「不合格」「返信不要」と記載の場合は返信しない

書類選考に通過した場合でも「返信不要」と記載がある場合、文字通り返信は不要です。通知メールの内容を熟読し、次の選考に備えましょう。

また、書類選考に落選したという連絡が来た場合も、不合格メールは、応募者との連絡を終わらせるために送るものなので返信をする必要はありません。メールマナーとしては返信したほうが良いのではと考えがちですが、返信により結果が覆ることはありません。残念ですが縁がなかったと割り切って、次の就活へ進みましょう。

就活のメールマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

返信メールの構成

宛名→挨拶→要件→挨拶

メールでは、用件だけを端的に伝えなくてはいけません。そのため、余計な文章を省き、シンプルな内容を心がけましょう。就職活動での返信メールの構成は、宛名、冒頭の挨拶、要件、締めの挨拶の順番であれば十分です。これだけの内容だとメールが短くなりすぎてしまい、不安に感じることはありません。むしろ、シンプルに用件だけを伝えることの出来ているメールの方が、受け取り側も読みやすくなります。

ただし、シンプルな内容のメールが求められるからと言って、全てをシンプルにしていいわけではありません。宛名として、企業名や役職、名前や敬称は正しく記載しましょう。また、挨拶も省略してはいけません。さらに、要件の中でも、敬語を正しく用いることが出来ているのかを逐一確認することを忘れてはいけません。

件名は変えない

送り手側からのメールに返信する時に件名を変えないのは、一般的な釈迦人としてのマナーです。さらに言えば、同じ内容に関するメールでのやり取りが続く限り、件名を変更する必要はありません。

件名を変えない理由は、メールでのやり取り相手がメールを開封する前から、おおよその内容を把握するための返信する側からの配慮という意味合いが強いです。社会人になると1日にたくさんのメールを受け取ることになります。その中から返信する必要のあるメールを選別し、返信しています。採用担当者も、このような事情と同様の状況に置かれています。

そのため、就活生の判断で安易に件名を変えてしまうと、採用担当者側で返信する必要のないメールと判断されてしまい、返信したメールを見てもらえない可能性もあります。よほどの理由がない限り、採用担当者への配慮の意味でも、件名を変更しないようにしましょう。

署名も忘れず付ける

就職活動を行うためのメールアドレスでは、署名を忘れずに付けておきましょう。署名には、本人であることを示すための情報が、多く記載されることになります。就職活動で用いるメールアドレスには、本名から、学校名や学部名、電話番号などをしっかり署名として載せておきましょう。個人情報などの扱いが難しい時代だからこそ、しっかり自分の情報を載せることで採用担当者も信用できる情報になります。

署名の例

────────────────────

○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx

────────────────────

基本的なビジネスマナーにそったメールを作成する

スピーディーに返信をするのはもちろん大切ですが、スピードを重視するあまりに、マナーを軽視した失礼なメールを送ってしまわないように注意しましょう。この人事に好印象を与えるメール・電話応対のテンプレート集には、ビジネスメールのマナーにそった返信メールのテンプレートがまとめてあります。慣れないメールのやり取りではミスが発生しやすいですから、このテンプレートを使用して、メールを作成するとよいでしょう。

書類選考通過メールに対する返信の例文

返信の例文①

書類選考通過のメールに対する返信の例文をご紹介します。書類選考通過のメールを、どのように返信しようか悩む就活生も多いでしょう。どう返信すればよいかわからない場合は、下記の例文を参考にしてみてください。

返信の例文①

件名:書類選考通知の件(○○大学△△)

株式会社□□
人事部 採用ご担当様

○○大学○○学部○○学科の△△と申します。

書類選考合格のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。
次の二次選考の機会を頂けたこと大変嬉しく思っております。

先ほどメールを確認致しましたので、
取り急ぎ、その旨をご連絡するためメールさせて頂きました。
今後ともよろしくお願い致します。

────────────────────

○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx

────────────────────

返信の例文②

返信の例文②

件名:書類選考結果のご連絡ありがとうございました(○○大学△△)

□□株式会社
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。

このたびは、書類選考通過のお知らせをいただきまして誠にありがとうございました。
二次選考の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。重ねて御礼申し上げます。
ご指定の×月×日に伺わせていただきます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。

────────────────────
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx
────────────────────

書類選考通過に対する返信メールの注意点

相手からきたメールの内容は削除しない

採用担当者からのメールを返信する時に、相手が書いた内容を削除しないように注意しましょう。メールを返信するときは、引用返信を用います。

相手のメールの内容を削除しない方がいい理由は、こちらのメールの確認をした時に、もう一度相手がすぐに自分で送った内容を確認するためです。採用担当者も社会人として1日に何通もメールでのやり取りを行っています。たくさんメールのやり取りを見ているので、自分が送ったメールの内容を必ず覚えている訳ではありません。そのため、就活生からメールを返信する時に、採用担当者からのメールを引用返信という形で残すことで、採用担当者が簡単にメールのやり取りの内容が思い出せます。

機種依存文字を使わない

文字化けの恐れがある機種依存文字は使わないようにしましょう。機種依存文字とは、パソコンの種類やOSに依存した文字です。つまり、WindowsPCに依存している文字は、macintoshのPCだと文字化けして表示されます。文字化けすると「・」や「?」などの文字に置き換わり、メールの内容がわからなくなるため、使用は避けましょう。

書類選考の結果次第でメールの返信は考える

以上のとおり、書類選考の通知メールに返信すべきかは、結果次第で考える必要があります。無事に通過した場合で「返信不要」の記載が無い場合は、速やかに返信しましょう。

ビジネスの中では、メールの返事が早い人はできる人という印象があります。それは就活生も同様でしょう。返信マナーとしては、【企業からメールが届いたらすぐに返す】【署名をいれる】【書類選考通過に対する感謝と意欲を見せる】などが挙げられます。返信に遅れた場合は、「返信が遅れて申し訳ございません」と一言添えましょう。

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

テンプレートを活用して最低限のマナーを守る

書類選考の通過可否への返信のみで心象を大きく下げたりあげたりするということは、基本的にはありません。ですが、相手の企業の名前を間違えたり、ピント外れの回答をすることには、一定のリスクが発生いたします。ですので、テンプレートを活用して、最低限のマナーは守れるようにいたしましょう。

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