2017年11月27日(月) 更新

書類選考通過の連絡に対するメールの返信マナー【例文あり】

書類選考の結果連絡が来る期間

一般的な書類選考期間は約2週間が目安

就活で、書類選考通過のメールが来る期間の目安が気になる人は多いでしょう。一般的な書類選考の期間は約2週間(10営業日)となっています。この2週間を目安にしておくとよいでしょう。時期などにもよりますが、企業側は書類が届いて早くて1~2週間程度で選考を始め、書類選考の結果を知らせる傾向にあるようです。

書類選考通過のメールが遅いケースもある

企業によっては、書類選考通過のメールが2週間以上かかるケースがあるのです。その原因として、【担当者が忙しくて処理できていない】【二次選考の日程が決まっていない】など、以下の表のようなことが考えられます。

書類選考通過のメールが遅い原因

  • 担当者が忙しくて処理できていない
  • 長期休暇などと重なり、対応が止まっている
  • 中途の場合、新卒採用と被って後回しにされている
  • 書類が一定数に達するのを待っている
  • 二次選考の日程が未決定

【返信マナー】企業からメールが届いたらすぐに返す

企業からメールが届いたらすぐに返信する

返信マナーとして、企業からメールが届いたらすぐに返すことが挙げられます。ビジネスの中では、メールの返事が早い人はできる人と思われがちです。それは就活生も同様でしょう。就活をスムーズに進めるためにも、企業から書類選考通過のメールが届いたらなるべく早く返信してください。ただし、深夜や早朝にメールを送るのは迷惑になる場合があります。メールを送る時間帯にも気をつけましょう。

遅れた場合は「返信が遅れて申し訳ございません」と一言添える

書類選考通過のメールを返信し忘れた、ということがないように、就活中は基本的に毎日メールをチェックするとよいです。書類選考通過のメールには、つぎの面接の日程調整などの内容が記載されているケースがあるので、こまめにメールはチェックしておきましょう。
返信忘れに気づいた場合は時間帯にも配慮して、メールを返すよう最善を尽くしましょう。また、「返信が遅れて申し訳ございません」と一言添えるとよいです。

基本的なビジネスマナーにそったメールを作成する

スピーディーに返信をするのはもちろん大切ですが、スピードを重視するあまりに、マナーを軽視した失礼なメールを送ってしまわないように注意しましょう。この人事に好印象を与えるメール・電話応対のテンプレート集には、ビジネスメールのマナーにそった返信メールのテンプレートがまとめてあります。慣れないメールのやり取りではミスが発生しやすいですから、このテンプレートを使用して、メールを作成するとよいでしょう。

【返信マナー】署名をいれる

返信マナーとして、署名をいれることも挙げられます。就活でメールを作成する場合は、署名が必要だという認識を持つ人は多いでしょうが、返信の際も署名は必要になるのです。メールソフトのなかには、「返信の場合でも署名をつける」の有無が設定できるものもあります。署名を作成する際は、下記を参考にしてみてください。

署名の例

────────────────────

○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx

────────────────────

【返信マナー】書類選考通過に対する感謝と意欲を見せる

返信マナーとして、書類選考通過に対する感謝とつぎの面接に臨む意欲を見せることが挙げられます。返信では「書類選考通過のお知らせをいただき、誠にありがとうございました」など選考結果に対するお礼や、「次の選考の機会を頂けるとのこと、重ねて御礼申し上げます。」など、面接の機会に対する感謝の気持ちをメールに交えると、よい印象を与えられるでしょう。

書類選考通過メールに対する返信の例文

返信の例文①

書類選考通過のメールに対する返信の例文をご紹介します。書類選考通過のメールを、どのように返信しようか悩む就活生も多いでしょう。どう返信すればよいかわからない場合は、下記の例文を参考にしてみてください。

返信の例文①

件名:書類選考通知の件(○○大学△△)

株式会社□□
人事部 採用ご担当様

○○大学○○学部○○学科の△△と申します。

書類選考合格のお知らせを頂き、誠にありがとうございました。
次の二次選考の機会を頂けたこと大変嬉しく思っております。

先ほどメールを確認致しましたので、
取り急ぎ、その旨をご連絡するためメールさせて頂きました。
今後ともよろしくお願い致します。

────────────────────

○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx

────────────────────

返信の例文②

返信の例文②

件名:書類選考結果のご連絡ありがとうございました(○○大学△△)

□□株式会社
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。

このたびは、書類選考通過のお知らせをいただきまして誠にありがとうございました。
二次選考の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。重ねて御礼申し上げます。
ご指定の×月×日に伺わせていただきます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。

────────────────────
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
○○○○
e-mail:○○○○@.com
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx
────────────────────

書類選考通過に対する返信のメールの注意点

返信する際に前回のメール本文を削除してはいけない

就活生がやってしまいがちなミスとして、前回のメール本文を削除することが挙げられます。本文が残ったままだと失礼だと勘違いして、もとの文章を削除する就活生がいるのです。企業側としては前回までのメールの内容を確認する場合もあるので、本文は消さないようにしましょう。全文残すのがマナーです。

返信メールでは件名を変更しない

返信メールの件名変更も、就活生がやりがちなミスだといえます。「件名を変えたほうがわかりやすい」「Re:は消したほうがすっきり見える」と考える就活生もいるでしょう。企業側は多くの就活生とやりとりをしています。そのため、「Re:」を消したり件名を変更したりすると、企業側がかえって探すのが大変になるケースがあるのです。返信メールは件名を変更しないようにしましょう。

機種依存文字を使わない

文字化けの恐れがある機種依存文字は使わないようにしましょう。機種依存文字とは、パソコンの種類やOSに依存した文字です。つまり、WindowsPCに依存している文字は、macintoshのPCだと文字化けして表示されます。文字化けすると「・」や「?」などの文字に置き換わり、メールの内容がわからなくなるため、使用は避けましょう。

マナーを守った書類選考通過の返信メールで今後の就活を有利にしよう

本ページでは、書類選考通過メールの返信マナーや注意点、返信の例文をご紹介しました。返信マナーとして、【企業からメールが届いたらすぐに返す】【署名をいれる】【書類選考通過に対する感謝と意欲を見せる】ことが挙げられます。返信に遅れた場合は、「返信が遅れて申し訳ございません」と一言添えましょう。返信し忘れをしないためにも、就活中は毎日メールをチェックするとよいです。返信の内容に困った方は、本ページでご紹介した例文を参考に作成してみてください。

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