2017年06月26日(月) 更新

【就活メールのマナー】問い合わせの回答に対して返信する際のポイント3つ

就活生が意識しているメールマナーのポイントは挨拶や敬語

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「就活のメールマナーで注意すべきポイントは何だと思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • 相手のことを考えているか
  • 挨拶
  • 言葉遣い
  • 敬語、読みやすい文章、送る前に自分で音読する
  • 敬語と時間

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「就活のメールマナーで注意すべきポイントは何だと思いますか?」

就活生の考える注意すべきメールマナーとして、「挨拶」「敬語」が挙げられました。社会人として常識ともいえる部分なので、意識している就活生は多いようです。ですので、企業からメールが来た場合の返信でも、もちろんこういったマナーは守るでしょう。しかし、マナーとして注意すべきポイントは他にもあります。本記事では、企業からの問い合わせメールに返信する際のポイントを見ていきましょう。

企業から問い合わせの回答が来たらその日中に返信する

就活では企業の採用担当者とメールでやり取りする機会が多くなります。この際に正しいメールのマナーが守れているかどうかも、見られているので注意しましょう。

細かいところですが、企業に対して問い合わせのメールを送り、回答を貰った内容に返信する際も同様です。まずは必ずお礼をしましょう。そして、回答を貰ったら当日に返信するのがマナーです。また、読みやすいように結論を先に書きましょう。
メールマナーの基本をおさえて、問い合わせに対する回答へ返信する際のポイントについて確認していきましょう。

問い合わせ回答に返信するポイント①:元のメールは消さない

就活で問い合わせメールに回答を貰った時の返信のポイントとして、最初に紹介するのは、元のメールは消さないようにして返信するということです。元のメールを消してしまうと、何の問い合わせだったのか、そして何に対する返信メールなのか分からなくなります。そのため誤ってメールを消差ないようにしましょう。

返信が一往復したら新しいメールを作成する

ビジネスメールでは、元のメールは消さないというマナーがあります。就活でも同様なので、問い合わせに対する回答にお礼メールを返信する際にも守りましょう。そういうところからでもビジネスマナーを知っている感が伝わり就活での印象が上がっていきます。
また、問い合わせの回答に対する返信は一往復したら新しいメールを作成するようにしましょう。Re:が多すぎると、見づらく、内容を見返すのも大変です。一往復したら新しいメールにしましょう。

問い合わせ回答に返信するポイント②:宛名に担当者の名前を書く

就活で問い合わせメールに回答を貰った時の返信のポイントとして次にいえるポイントは、回答相手の名前を宛名としていれ、回答へのお礼を述べるという点です。問い合わせの回答に対する返信メールなのですから、お礼を序盤に述べておきましょう。

問い合わせ時と違い、今回は採用担当者の名前が回答メールに相手の名前が記載されているはずです。採用担当者様とするのではなく、○○様と宛名を書き改めましょう。

相手の返信に対して一言添える

問い合わせに対する回答をもらったら、メールの文に一言添えましょう。
『早々にお返事ありがとうございます。』『お忙しい中、お返事をいただきましてありがとうございます。』
などの一言です。宛名、自分の名前を入れたらまず書いておきましょう。こうした一言があるかどうかで、印象は大きく異なります。実際のメールでもこういった一文は必要なので欠かさないようにしましょう。

問い合わせ回答に返信するポイント③:アピール要素を入れる

就活で問い合わせメールに回答を貰った時の返信のポイントとして、その問い合わせに対する回答のメールのおかげで「益々入社したい意欲が高まった」というような内容を伝えましょう。せっかく回答を頂いたのですから、それによりどんな変化があったのかというのもお礼メールには盛り込む必要があります。それがあるだけで回答した人物はずいぶん気分良くなるでしょう。

就活は少しの気遣いが勝敗を分ける

就活ではそういうちょっとした気遣いが勝敗を分けることも多いので、こうした配慮はこのお問い合わせへの回答メールに対する返信メールだけでなく随所に盛り込んでいくと良いでしょう。そうして最後に大学名や名前、メールアドレス、電話番号などを入れた署名を入れてしめて、就活で問い合わせメールに回答を貰った時の返信のメールは完成です。

就活の問い合わせに対する回答には元の文章を消さない・名前を書く・アピール要素を入れて返信する

こういう返信メールは、迅速に返信するということも大切になります。可能な限り回答を頂いたその日のうちに返信できるようにしておきましょう。学生であってもビジネスマナーを守ることで、就活にも就職後にも役に立ちます。また、問い合わせを利用して新たなアピールポイントにもなることから、回答には迅速に返信しましょう。

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