2019年01月30日(水) 更新

会社説明会への出席をキャンセルする場合の断りメールのマナーと書き方【参考例文付き】

就活生にアンケートで聞いた生の声はコチラ!

まず説明会のキャンセルの仕方とはどういったものなのでしょうか?キャリアパーク編集部が独自にアンケートを行い、学生たちの生の声を集め、代表的な声をまとめました。

質問:説明会をキャンセルしたいとき、あなたはどのような方法でキャンセルの手続きを行っていますか?また、その際に気をつけていることは何ですか?

就活生の回答

私は企業説明会や合同説明会などのキャンセルは、ホームページなどのサイトからおこないます。メールや電話などで正しい言葉を使いキャンセルするのとは違い、ホームページなどにあるキャンセルのボタンを押すだけなので、難しい言葉やキャンセルメールの書き方で気にしていることはとくにありません。ホームページでキャンセルする際に気をつけていることは、24時間前には必ずキャンセルすることです。当日のキャンセルや無断で説明会を欠席するのは開催する企業側にも失礼ですし、自分が志望する企業の選考に影響するので、やむ負えなくキャンセルす場合は必ず1日前までには、キャンセルをするようにしています。

※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。

メールで会社説明会をキャンセルする場合もある!?

就活生の声

キャリアパーク会員の就活生を対象に「会社説明会をメールでキャンセルしたことがありますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。


  • なし

  • はい

  • 一度あります。

  • ありません

  • ない

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月8日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「会社説明会をメールでキャンセルしたことがありますか?」

メールで会社説明会をキャンセルしたことがあるか、というアンケートに対して半分以上の人は「ない」と回答していますが、中には「一度あります」という人もいました。基本的に、会社説明会や面接をキャンセルする場合、電話連絡するのが一般的ですが、企業から「メールでお願いします」と指示があった場合ややむを得ない場合などは、メールで連絡することもあるでしょう。そんな時に失礼な内容で送ってしまわないよう、マナーを押さえておきましょう。

説明会の予約をキャンセルするなら前日の夕方までにメールを!

当日の体調不良などは別として、基本的に会社説明会等のイベントの参加をキャンセルしなければいけない時は、前日までに断りメールで連絡を入れるのが常識です。
前日までと言っても夜遅い時間ではなく、夕方(17:30目安)までに送り、前日に担当者が把握できる時間を心掛けるのがベストです。

断りメールの文面に必要な内容一覧

セミナーや会社説明会の予約をキャンセルする場合の断りメールで、入れておくべき必要な内容一覧を確認しましょう。

■件名
○月○日開催の御社説明会キャンセルのお願い(大学名・氏名)

■内容
①相手先の会社名、事業部、宛名をトップに
②自分の大学・名前
③説明会に予約している旨とキャンセルしたい意向
④キャンセル理由とお詫び
⑤結び
⑥署名

件名は一目でメールの内容がわかるように!

件名は最も重要です。一番最初に目に触れる件名で言いたいことが伝わらなければ、担当者にメールを開いてもらえない可能性もあります。一目で内容が分かるような件名にしましょう。

丁寧で誠意ある本文を書くよう心がける

本文では構成をしっかり守り、相手が不快にならずしっかりと理解できる内容にするのが大切です。断りは100%こちら側の都合であり、先方には何の不備もないのです。だからこそ内容に気を付け、丁寧に誠意を持ったメールを送らなければなりません。

自分で書くメールに不安があるならマナー力を知ろう!

いくら丁寧にメールを書いたとしても、「本当にこれでいいのか」と不安にあることもありますよね。自分で書くメールに自信が持てないのであれば、このマナー力診断で現状を把握してみましょう。この診断ツールであなたのマナーの弱点をあぶり出すと対策もしやすくなります

説明会の予約をキャンセルする際に使える断りメールの例文

メールでの連絡は文字のみの情報伝達となるため、事務的な文章だけだと、どうしても冷たい印象を与えてしまいがちです。説明会の段階だからと対応を甘く考えてまうと、痛い目に合うかもしれません。
ビジネスシーンで今後、いつどこで関係が築かれるかは誰にも分からないからです。断りメールひとつにしても、失礼のない誠実な文面を心掛けましょう。では、早速キャンセルの連絡をする際の断りメールの例文を見ていきます。

断りメールの例文①:セミナー参加の場合

【件名】
〇月〇日開催予定の会社説明会キャンセル希望のご連絡(〇〇大学・氏名)

【本文】
〇〇株式会社
ご採用担当△△ 様

大変お世話になっております。
私、現在就職活動をしております○○大学××学部の○○○○と申します。

この度は、以前参予約していた会社説明会の参加を取りやめさせていただきたく、ご連絡致しました。
先日、貴社にて○月○日○時に開催されるセミナーに予約させていただきましたが、急用が入ってしまい、参加が難しくなってしまいました。大変申し訳ございません。

また別日程でセミナーが開催されるようでしたら、その時は是非参加させていただきたい所存でございます。
ご多用のところ、お手数をお掛けしてしまい、大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○○○
●●大学△△学部◆◆学科■■専攻3年
tel:000-0000-0000
mail:○○○○@xxxxx.ac.jp
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断りメールの例文②:説明会キャンセルの場合

【件名】
○月○日開催の御社説明会欠席のお願い【○○大学・氏名】

【本文】
○○株式会社
人事部○○課
ご採用担当 ○○様

大変お世話になっております。
○月○日○時からの御社説明会に予約させていただいております、○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

本日は、説明会のキャンセルのお願いでご連絡させていただきました。
先日、説明会の予約をさせていただきましたが、急用で伺えない状況となりました。誠に申し訳ございません。
私から申し込みをしながら大変恐縮でございますが、何卒、ご配慮のほど、よろしくお願い申し上げます。

////////////////////////////////////////////
○○○○
●●大学△△学部◆◆学科■■専攻3年
tel:000-0000-0000
mail:○○○○@xxxxx.ac.jp
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説明会の断りメールは「分かりやすく誠実な内容」にして前日の夕方までにキャンセルを!

今回は、会社説明会をキャンセルする際の断りメールの書き方と例文について見てきました。
冒頭でもお伝えしましたが、予約していた会社説明会をキャンセルするという行為は100%こちらの落ち度です。そのような場合に送る断りメールは「分かりやすく誠実な内容であること」が何よりも重要です。
今後、再び会社説明会に参加する機会もあるでしょうし、その企業の採用試験を受ける可能性だってない訳ではありません。メールの文章によって、相手が受ける印象は大きく左右されます。例文を参考に、分かりやすく丁寧で誠実な断りメールを心掛けてください。

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