2018年08月31日(金) 更新

会社説明会を欠席する場合の正しい連絡方法と例文を徹底解説【メール・電話編】

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

説明会のキャンセル方法を心得ている就活生が多い?

説明会をキャンセルしたい時、就活生はどのようにおこなっているのでしょうか。キャリアパーク編集部が独自にアンケートを行い、学生たちの生の声を集め、代表的な声をまとめました。

質問:説明会をキャンセルしたいとき、あなたはどのような方法でキャンセルの手続きを行っていますか?また、その際に気をつけていることは何ですか?

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キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

伝え方によって採用担当者の印象は変わります

一度予約したものを欠席するのは、あまりベターではありませんが、どうしても欠席しなくてはいけない場合、正しく伝える必要があります。基本的なお作法を理解して、ここで心象を落とすことのないようにしましょう。

就活生の回答

私は説明会をキャンセルしたことはありませんが、もしそのようなことがあった場合は、電話で連絡を入れると思います。メールはいつ気づかれるか分かりませんし、キャンセルをするのにメールでは失礼だと思うからです。企業の方は、説明会に来る就活生のために、自分たちの時間を割いて資料の準備や会場の設営をしてくださっているはずです。その時間と労力に対して失礼のないようにキャンセルの連絡をいれるべきだと考えています。また、キャンセルをしなければいけなくなった理由も、明確に伝えるべきなのではないでしょうか。それが、キャンセルをする最低限のマナーだと思います。

※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。

これはNG!会社説明会のキャンセルの仕方

就活をしていると、体調不良などのやむを得ない事情により、会社説明会をキャンセルしなければならない場面に遭遇するときもあります。会社説明会をキャンセルする際には企業への連絡は必須です。まずは、これはやってはいけないという会社説明会のキャンセルの仕方をお伝えします。

会社説明会への無断欠席はNG

就活サイトで会社説明会を予約したのであれば、多くの場合、前日までサイト上でキャンセルできます。その場合は、ネットでその手続きをすれば問題ないです。むしろ就活サイト上でキャンセルできるのに、企業にメールや電話で欠席を伝えるのは余計な手間を取らせてしまいます。

そして、会社説明会のキャンセルで一番やってはいけないのが、無断欠席です。企業側は予約をしたあなたのために、席や資料などあらゆる準備をしています。会社説明会開始の時間になっても来ない…となると「道に迷っているのではないか、事件に巻き込まれているのではないか」などの心配も与えてしまいます。印象も悪くなるので、志望の会社説明会であるのであればなおさら無断欠席だけは避けメールなどで欠席を知らせましょう。

当日時間ギリギリの欠席連絡もNG

会社説明会は無断欠席はNGですが、それだけではなく当日時間ギリギリの欠席連絡もNGです。欠席の連絡はすればいいわけではなく、前もって連絡をしておくことが大切です。基本的には当日の欠席連絡は避けなればなりません。しかし身内の不幸や体調不良など、当日欠席になってしまうこともありますし、当日にしか連絡できない場合もあります。

体調不良など当日に欠席せざるを得ない場合は、開催時刻が始まるギリギリの連絡にならないよう注意が必要で、時間に余裕を持つことが大切です。当日欠席の場合でも、説明会開始の1時間前の連絡と5分前の連絡では印象が大幅に違います。早めに連絡することが大切ですので、欠席が決まった段階で素早く連絡するようにしましょう。

メールで欠席連絡するには?

就活サイトから会社説明会のキャンセルができない場合であればメールで欠席連絡することができます。とはいえ、「どんなメールを送ったら良いのかわからない」、「メールを書いてみたけど間違ってないかな」という不安の声もよく耳にします。そんなときに使えるのが就活マナーマニュアルです。企業とやり取りが必要な場面に合わせたメールのテンプレートがついているので、ビジネスマナーにそったメールが作成できます。欠席連絡するときにも活用してみてください。

会社説明会を無断欠席してしまったらどうなる?

会社説明会の無断欠席は企業に迷惑がかかりますので絶対にNGですが、他にもさまざまなことに影響しますので、それらを知っておく必要があります。無断欠席は企業に迷惑がかかることはもちろん、選考に影響してしまう場合も多く、不利になる可能性も高いです。無断欠席をしたことによって、就活がスムーズに進められなくなる可能性もありますので注意しなければなりません。会社説明会の無断欠席でどのようなことが起きるのかを知り、無断欠席だけはしないようにしましょう。

無断欠席者はチェックされている可能性もある

会社説明会は予約制であることも多く、受付などを通ってチェックを受けてから参加することもあります。そのため無断欠席者はチェックされている可能性もあり、無断欠席をするとバレてしまう可能性が高いです。無断欠席がバレれば、当然企業からの印象は悪くなりますし、志望度が低いと評価され選考でも不利になってしまいます。

もちろん必ずしも選考に影響するとは限らず、説明会の規模によっては無断欠席をしても問題ないケースもあります。大規模な会社説明会では影響しない場合もありますが、小規模な会社説明会の場合はチェックされている可能性が高いです。基本的には規模に関係なく無断欠席は避けなければなりませんが、小規模の説明会の場合は特に注意しておきましょう。

志望度の高い企業には早めに謝罪メールを送る

無断欠席をすれば印象は悪くなってしまいますので、欠席する場合は事前にその旨を伝えておくことが大切です。しかし欠席の連絡をしたからといって、印象が悪くならないわけではなく、企業の説明会以外に優先すべき用事があると、企業への志望度が低いと思われる可能性もあります。連絡の有無に関わらず、欠席すること自体印象が良くない場合も多いですし、万が一欠席しなければならない場合は、謝罪のメールを送ることが大切です。

欠席することへの謝罪の気持ちを綴ったメールを送れば、丁寧な印象を与えることができ、好印象にもなりやすくなります。謝罪メールは必ずしも必須ではありませんが、あれば好印象ですので、志望度の高い企業には早めに謝罪メールを送るようにしましょう。

会社説明会のキャンセルの正しい仕方

会社説明会をキャンセルするなら、キャンセルする事が分かった時点ですぐにメールで会社側に連絡を入れるのが就活マナーです。

調査方法:メールを配信して学生にアンケート
調査実施日:2017/1/18
投票数:1678

就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「説明会をキャンセルしたい時、どう連絡していいのかわからない?」という質問に対して、69.2%の人がYes、30.8%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)約7割の就活生が、説明会のキャンセル方法がわからないというのが現状なのです。

しかし、数日前に欠席が分かった場合でも、その時点ですぐにキャンセルメールを送った方が良いでしょう。でなければ、相手の会社側に迷惑がかかってしまいます。それに、うっかり忘れてしまった場合はドタキャンになってしまいます。そうならないためにも、就活では早めにキャンセルメールは入れておきましょう。

説明会キャンセルの基本はメール連絡

基本的には就活サイトの取り消し機能やメール機能で会社説明会をキャンセルするか、または就活用のメールで欠席を伝えましょう。メールなどの方がデータとして残るので、万が一、会社説明会の出欠で企業側とトラブルになりかけても、すぐに解決に向かうはずです。会社説明会キャンセル・欠席メールへは基本的には欠席理由を正直に書いた方がいいですが、もしキャンセルの理由が言いにくいものであれば一身上の都合や諸般の事情といったぼかした書き方をしても構いません。

会社説明会のキャンセルメールの例①

メールの例①


●●大学の××(フルネームで)と申します。以前、貴社にエントリーしておりましたが、その後企業研究を進めていくうちに、他の業界に大変感興を覚えるようになりました。

つきましては、誠に申し訳ないのですがエントリーを取り消すと共に予約いたしました説明会への出席もキャンセルさせていただきます。よろしくお願いいたします。

会社説明会のキャンセルメールの例②

メールの例②


お世話になっております。
●●大学●●学部の××(フルネームで)と申します。

○月○日11時開始の、貴社の会社説明会に参加を予定していましたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なったため、参加が困難となってしまいました。

お忙しい中、席を準備していただいたにも関わらず、このようなことになっていしまい、大変申し訳ありません。
次回の貴社の会社説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

当日キャンセルで会社説明会を欠席するときは電話連絡する

会社側は会社説明会のキャンセルに慣れていますので、1回キャンセルしたところで悪いイメージを与えることはありませんし、内定ともほとんど関係ありません。もし、会社説明会キャンセルを当日に伝えるときでも就活ではしっかりと会社側へキャンセルの電話を入れましょう。

当日キャンセルするときの電話はできるだけすぐにかける

会社説明会を当日のキャンセル・欠席する場合、メールだと企業側がすぐにチェックできない可能性があります。なので当日になってからの会社説明会の欠席連絡はメールではなく、電話で担当者にきっちりとキャンセル理由と謝罪を伝えるのが1番です。その際は丁寧な口調で、企業の定時開始時間に電話をかけましょう。

会社説明会の当日キャンセル 電話の例①

電話の例①


本日の説明会に予約をさせていただいている■■大学の××と申します。当日で大変申し訳ないのですが、体調を崩してしまい、本日の説明会を欠席させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。

直前の連絡で大変申し訳ございません。ぜひ、次の説明会の際には、また参加をさせていただければと存じます。

会社説明会の当日キャンセル 電話の例②

電話の例②


お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の××と申します。
本日開催される会社説明会に参加予定だったのですが、欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。恐れ入りますが、採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

突然のお電話申し訳ありません。私、本日の会社説明会に参加予定の■■大学の××と申します。
急用のため、本日の御社の会社説明会参加することが難しくなりました。大変心苦しいのですが、説明会を欠席させていただけないでしょうか。
急な欠席で大変ご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。 説明会が別日程で開催されるようでしたら、その時はぜひ参加させていただきたいと存じます。 お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございませんでした。失礼いたします。

会社説明会をキャンセルするときは基本メール!当日に欠席を知らせるなら電話しよう

会社説明会をキャンセルする際の方法を紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。会社説明会を無断欠席するのは、絶対にやってはいけません。企業は予約をしたあなたのために準備をしているわけですから、できるだけ早く会社説明会キャンセルのメールをいれましょう。会社説明会をキャンセルする際、事前にメールや当日なら電話連絡をして謝るのは当然の就活マナーです。これを怠ると、印象も悪くなりますので、志望企業であればなおさら注意が必要です。

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