2018年04月16日(月) 更新

説明会のキャンセルメールのポイント5つ【例文あり】

予約済の説明会やセミナーの日程が合わなくなった際の対処法とは

企業が開催する説明会やセミナーに参加するためには予約が必要ですが、予約したものの欠席せざるを得ない場合は、キャンセルメールを送らなければなりません。就活ではスケジュール管理を徹底しておこなうことが大切ですが、どれだけきちんと管理をしていても、予定が重なってしまうことはあります。

他社の選考などを重なってしまうこともありますし、予定が合わなくなったものはキャンセルしておくことが大切です。キャンセルせずに無断欠席をしてしまうと印象が悪くなり、企業にも多大な迷惑をかけてしまいます。無断欠席は社会人としても絶対にNGですので、必ず欠席の連絡は必要です。キャンセルメールの送り方にもマナーがありますので、正しく理解して上手に就活を進めていきましょう。

就活で説明会やセミナーを欠席する際は電話かメールでの事前連絡が必須!

まず大前提として覚えておかなければいけないのは、就活中では会社説明会や企業セミナーの規模に関わらず、欠席する場合はその旨を電話なりメールなりで伝えなければいけないという点です。

欠席の連絡無しにキャンセルをするというのは、就活生として守るべきマナーを守れていない意味になります。これだけは絶対に避けましょう。

調査方法:メールを配信して学生にアンケート
調査実施日:2017/1/18
投票数:1678

就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「説明会のキャンセルメールの書き方がわからない?」という質問に対して、72.9%の人がYes、27.1%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

およそ3分の2以上の就活生が、説明会のキャンセルメールの書き方について把握していないのが現状なのです。しかし、説明会を無断欠席するのは重大なマナー違反になります。キャンセルメールの書き方がわからないのであれば、テンプレートを使うという手もあります。この就活マナーマニュアルには、就活で使うメールのテンプレートが載っています。テンプレートを使えば、一部を変更するだけで失礼のないメールを作ることができるので、”選考と関係のないところで評価が下がってしまった”なんてことにならなくて済みます。失敗したくないなら就活マナーマニュアルをダウンロードして使ってみましょう!

不参加とする理由は「何でも良い」大事なのは事前連絡

就活で会社説明会やセミナーのキャンセルや欠席の連絡を、電話なりメールなりでする際、どんな風に伝えるべきか悩んでいる人も多いでしょう。ですが、そもそも不参加の理由は、正直に話す必要はないのです。それよりも、不参加になるという旨を簡潔に伝えるようにしましょう。

つまり、就活中に説明会やセミナーを前日までか、もしくは当日キャンセルをする際のどちらにおいても、気をつけるのは内容より事前連絡が一番なのです。会社側は参加者の一人としてあなたの事を待っている訳ですから、一度参加の申し込みをしたからには、前日までに不参加が解っている場合でも、当日キャンセルの場合でも、必ず不参加の連絡を入れるようにしましょう。これは社会人として最低限のマナーであり、就活生でも変わりません。

ドタキャンすると次回以降の説明会に参加できなくなるかも

これは全てに当てはまる訳ではありませんが、企業のシステムによっては、会社説明会やセミナーを不参加とする際、欠席の連絡などせず当日キャンセルをしてしまうと、説明会自体に二度と予約できなくなる場合もあります。

最悪の場合は、エントリーそのものを受け入れてくれなくなる可能性もゼロではないのです。就活生にとってこれは大きなダメージでしょう。

そうした可能性も考えれば、会社説明会の申し込みをする際には、必ず参加できる日を確定させてから申し込みをする方が良いのです。

とはいえ、先の予定は誰にも分からないものです。次からは、就活で説明会やセミナーを欠席する際の連絡方法を、メールと電話の2つの方法から見ていきます。ケースに合わせて正しい対応を心がけましょう。

WEBサイト上でキャンセル手続きできる場合は個別メールは不要

予約済みの説明会やセミナーなどをキャンセルする場合は事前に連絡が必要ですが、場合によってはWEBサイト上で予約やキャンセルなどの手続きが完結する場合もあります。

WEBサイト上でキャンセル手続きできる場合は個別メールは不要であり、WEB上の操作だけで終えてしまって問題はありません。WEBで一元管理することによって、企業としても就活生とやりとりをする手間を省こうと考えていますので、メールを送ると読む手間をかけさせてしまう可能性があります。

キャンセルメールの作成にも時間がかかりますし、就活を上手に進めるためにも、無駄なことは極力省くことが大切です。WEB上でキャンセルできる場合は連絡は必要ありませんので、手間をかけさせないためにも連絡はしないようにしましょう。

メールで欠席の連絡を行う際は「説明会の前日まで」に行う

就活中に会社説明会やセミナーを欠席する事が、前日までに解っているのであれば、不参加の連絡はメールで行えば問題ありません。なぜなら、メールは電話とは違い「形に残るから」です。

もちろん電話でキャンセルや欠席の連絡をするのが丁寧には越したことはありませんが、その場合は会社の営業時間内に電話をするように心掛ける必要があります。その点、前日までであればメールで連絡をすれば確実に履歴に残るので安心です。

不参加の理由をメールで伝える場合には、当然ながら社会人としてのマナーを守ったメールの文面にしなければいけません。丁寧な言葉遣いはもちろん、件名や署名を入れるなど細かな部分も忘れてはいけないマナーです。それでは、メールで欠席の連絡をする際の正しいマナーを確認しておきましょう。

セミナーや説明会を欠席するときに送るメールで守るべき5つのポイント

欠席の連絡をメールでする際の5つのポイント

■メールの件名は解りやすく書く
■企業名は省略せず、正しく間違いのないように
■不参加・キャンセルの理由は明確に
■メールに顔文字や絵文字は使わない
■欠席メールの最後には自分の署名を

就活で会社説明会やセミナーをキャンセルする場合のメール連絡では、上記のポイントを最低限押さえておきましょう。

また、メールの件名は、【会社説明会欠席の連絡】【企業セミナー参加キャンセルのご連絡】など、効果的なカッコ使いで担当者の目に留まりやすくするのがベターです。

キャンセルや欠席の連絡はなるべく企業の迷惑にならないように

就活においてセミナーや会社説明会を欠席すること自体、当然ですが企業にとって迷惑がかかりますので、就活生は最大限、企業に配慮をした連絡を行うのは当然といえます。

繰り返しになりますが、不参加になってしまう場合、キャンセルの連絡は必ず行い、当日以前であれば必ず早い時間にメールで送りましょう。メールで伝えるメリットは、「メールは形に残る」からで、後々のトラブルを避けられますし、相手企業も目を通すだけで済むという理由もあります。

このように、相手の負担を減らすような方法を取るのが最低限守るべきマナーなのです。では次に、説明会やセミナーをキャンセルする際の、欠席の連絡で使える例文もチェックしておきましょう。

説明会を欠席する際に送るメールの例文

就活中、会社説明会や企業セミナーを欠席する場合、メールで不参加の連絡をする際の例文をご紹介します。就活で欠席メールを送る際は、不参加が確定した時点でできるだけ早くメールを送らなければなりません。その方が企業側も参加人数の目処が立つからです。

また、メールを送る時間は、当日までに確認できるように会社の営業時間内に送るようにも心がけましょう。

欠席の連絡で使えるキャンセルメールの例文

キャンセルメールの例文

件名:
【○月○日開催予定のセミナーキャンセルのお願い】

本文:
株式会社■■
人事部 採用ご担当者様

△△大学△△学部の●●●●と申します。
大変お世話になっております。

現在○月○日開催予定のセミナーへの参加を予約しておりますが、諸般の事情から、予約をキャンセルをして頂きたくご連絡させて頂きました。

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●●●●
△△大学△△学部××学科××専攻 ○年
自宅:xxx-xxxx-xxxxx
携帯:xxxx-xxxxx-xxxxx
メール:xxxxx@xxxxxxxxxx.ne.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

メールでキャンセルの連絡をする場合は、このような文章で伝えるのが望ましいです。また、欠席のメールは丁寧な文章で誠意ある対応を心掛ける必要があります。

お詫びの気持ちを込めて書こう

説明会のキャンセルメールでは、メールのマナーを守って作成する必要がありますが、何よりお詫びの気持ちを込めて書くことが大切です。キャンセルメールで伝えるべき内容は、説明会を欠席する旨と欠席することに対しての謝罪の気持ちです。それぞれがきちんと伝わることが大切ですので、明確な言葉を使ってキャンセル、そしてお詫びの気持ちを伝えていきましょう。

お詫びの気持ちを伝えるためには、文中で何度も謝罪の言葉を述べることが大切です。一度お詫びの言葉を述べればそれで終わりにするのではなく、何度も述べて丁寧に謝罪をする必要があります。メールの最初と最後でお詫びの言葉を述べると謝罪の気持ちが伝わりやすいので、最初と最後は特に意識しておきましょう。

次回の参加に意欲的であることを書こう

キャンセルメールではお詫びの気持ちを伝えることが大切ですが、それだけではなく次回の参加に意欲的であることも示す必要があります。キャンセルをすることで、企業からの印象が悪くなってしまうことも多く、志望意欲が低いと判断されてしまう可能性もあります。

お詫びの気持ちを伝えることで企業に対して失礼にはならないものの、志望度が低いと評価されたままになりますので、意欲の高さをきちんとアピールすることが大切です。次回の参加に意欲的であることを示せば、企業への志望度の高さも伝わりますし、好印象が与えられる場合もあります。キャンセルメールでは説明会をキャンセルすること、そのお詫びに加えて、次回説明会への参加意思を盛り込んで作成していきましょう。

当日キャンセルの場合はメールではなく電話連絡

一方、前日までのキャンセルと違い当日キャンセルになった場合は、不参加の連絡はメールではなく必ず電話で行う必要があります。なぜなら、当日キャンセルの場合は、担当者がメールを確認できない可能性も考慮しなければならないからです。

もちろん当日欠席はしないのが望ましいのですが、就活を続けていく中ではスケジュールがバッティングしてしまう事も往々にしてあるでしょう。そうしたときは、就活生としてのあなたの心象を少しでも悪くしないように、早めに電話で欠席の連絡を入れますが、その際に不参加の理由をどのように伝えたら良いのか、電話連絡のマナーと例文もしっかりと覚えておきましょう。

電話で欠席の連絡をする際に覚えておきたいポイント5つ

欠席の連絡をする際に覚えておきたい5つのポイント

■最初に自分の名前と大学名を伝える
■会社説明会を欠席する理由は正直に伝える
■電波の良い、できるだけ静かな場所で電話をする
■ゆっくり、丁寧な言葉遣いを意識しながら話す
■当日欠席で申し訳ないという気持ちを伝える

会社説明会へのキャンセルを電話で行う際は、内容は違うもののメールと同様に、最低限おさえておかねばならないマナーが5点あります。以上のことは必ず守り、準備で忙しい時間帯を避けて、なるべく早い時間に伝えるのが説明会やセミナーを欠席する際の就活での電話マナーとなります。

当日キャンセルの際に使える誠意ある電話連絡の内容

当日キャンセルする際の電話連絡の例文

△△大学の●●●●と申します。大変お世話になっております。以前予約をしておりました、御社の会社説明会へ参加のご連絡をさせていただきましたが、急用が入ってしまったため、大変申し訳ありませんが参加をキャンセルさせていただけますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願い申し上げます。

当日キャンセルの際に使える誠意ある電話連絡の内容を例文で紹介します。具体的にどんな内容を電話で伝えれば誠意が伝わるのか、この例文から把握しておいてください。

繰り返しになりますが、当日キャンセルの旨を電話で伝える際も、メール同様に相手に対して申し訳ないという気持ちを態度で伝える必要があります。
この点は、当日キャンセルする際の最低限のマナーとして覚えておきましょう。

会社説明会などの欠席の連絡は例文を参考にメール・電話ともに誠意を込めよう!

就活における会社説明会のキャンセルメールと電話連絡におけるマナーについて見てきましたが、いかがでしたでしょうか。就活での説明会やセミナーは、一度予約をした以上は参加するのが最低限のマナーです。

しかし、やむを得ずにキャンセルをする場合は、前日までであればメール連絡を、当日キャンセルであれば必ず電話連絡をして、例文を参考に謝罪の気持ちをしっかりと伝えなければいけません。
最悪の場合は、今後の説明会やセミナーの参加に大きな影響を及ぼすかもしれないと肝に銘じて、正しいメール・電話での欠席の連絡を心がけるのが就活での心得です。

【就活速報】選考突破者が語る面接で聞かれたこと |回答とアドバイス付き!

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手っ取り早くそのコツを掴みたければ、内定者の面接での回答集を参考にするのが一番。
移動中やカフェでのスキマ時間を活用して、内定を確実なものにしましょう。

掲載企業(一部)
JAL/東レ/東日本旅客鉄道株式会社/マイナビ/DMM.com/島津製作所/楽天/日本年金機構/日本IBM/野村総合研究所/アクセンチュア/積水化学工業/オリックス株式会社

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