2016年11月29日(火) 更新

就活で応募辞退する際に印象を悪くしないための電話マナー

電話で印象良く応募辞退をするためのマナーとは?

就活においては、どうしても応募辞退をする機会が出てきます。ほかの企業で拝呈を取れてしまったり、第一志望の企業が受かったりした際は辞退をしなくてはなりません。
その際に、応募辞退をするためには印象を悪くすることなく応募辞退の電話を入れる必要があります。まずは、応募辞退を電話でするときに注意すべきマナーについて見ていきましょう。

好印象の就活電話対応①応募辞退は速やかに

就活中に応募辞退をしようと決めたら、速やかに企業へ電話して「大変申し訳ありませんが、今回応募を辞退させていただきたいと思います」と連絡を入れてください。
悩む気持ちもわかりますが、企業としても、極力早めに電話連絡を入れてくれないと印象を悪くしてしまいます。

好印象の就活電話対応②横柄な声色は厳禁!

当たり前ではありますが、就活性としての姿勢・態度を示すのは大事なことです。横柄な態度や雑な対応では、印象を悪くしてしまうどころか、同業界の他社にそういった情報が共有されてしまい、どうにも就活しにくくなってしまう可能性があります。
応募辞退で大事なのは「申し訳なさ」「下手に出る態度」です。「迷惑をかけてしまうんだ」と、認識しておくようにしましょう。

好印象の就活電話対応③応募辞退に関して余計な事は言わない

応募辞退の電話は緊張してしまいがちですが、ここで口達者にあれこれ言ってしまわないようにしなくてはなりません。応募辞退する理由を聞かれてもいないのに話したり、長々と言い訳がましい断りの電話を入れたりでは、ただただ印象を悪くしていく一方となってしまいます。
必要以上のことは言わないようにしましょう。

企業からの電話に出られず折り返す時のマナー

応募辞退を使用と思ったら、逆に企業から電話がかかってきた……なんて場合もあると思います。応募辞退をする言葉を用意していないから、といって、電話が取れない場合だってあるでしょう。
そういったときにも当然マナーある電話対応をしなくては、印象が悪くなってしまうので注意です。

折り返し電話の対応①すぐに電話をかけ直すこと

企業からの電話に気づかず着信が残っていたのなら、折り返しの電話はすぐにでもかけ直すようにしましょう。これは、社会人となったときにもクセ付けておきたいビジネスマナーなので「後でいいや」なんて感覚に慣れてしまってはいけません。

折り返し電話の対応②お詫びの言葉から始めよう

折り返しの電話をする際、直接電話をしたい相手が出るとは限りません。誰(または採用担当者)に電話をしたいのかをまずはしっかりと伝え、担当者に代わっていただいたら、不在にしていた旨を一言お詫びした上で用件をうかがいます。
この際に注意すべきなのは、折り返しの用件をうかがうのが最優先です。応募辞退の連絡をついでにしちゃおうなんて考え方で折り返しの電話をいれてしまっては、当然悪印象を与えてしまいます。

折り返し電話の対応③電波が良い静かな場所で

かけ直す際は、なるべく電波の状態が良く、静かな環境がベストです。駅のホームや繁華街・地下街だと周囲の騒音や電波の悪さで、声がお互い聞き取り辛くなってしまいます。
当然、相手をイライラさせてしまう原因になってしまいますので、印象を悪くしてしまいます。

応募辞退だけではない!!電話対応はビジネスマナーである!!

企業に応募辞退の電話する場合は、当然友達にかけるような態度ではいけません。就活を始める段階からすでに電話対応を確認しておきましょう。
就職後に恥をかくことにならないよう、ビジネスマナーというのは身につけておくことをお勧めします。

相手が目の前にいるつもりで対応をしよう!!

電話だからと油断してはいけません。直接会っている時以上に、声色や話し方、対応の仕方からたくさんのことを読み取られてしまいます。
つまり、姿が見えなくても姿勢や表情は相手に伝わるということです。相手が目の前にいるつもりで姿勢を正して、笑顔ではきはきと話すようにしましょう。

応募辞退の電話といえども油断しない!就活は印象の善し悪しが重要である!!

就活で応募辞退をする際に「印象を悪くしない」電話の対応についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
たかが電話とあなどってはいけません。どこでどう企業と企業がつながっているのかわからないのです。悪印象を与えてしまった企業が、1年後に「お客様」としてつながるケースだって、絶対にないとは言えません。
そのため、応募辞退の電話といえども、しっかりとマナーを守って対応するようにするべきなのです。

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