2020年06月23日(火) 更新

送付状を手書きで作成するコツ|就活の履歴書に添えるときの書き方~サイズ・挨拶・郵送のポイント~

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

履歴書などを郵送する際に送付状は必要?

履歴書やエントリーシートを郵送する時に悩むのが、送付状(または添え状)を同封するかどうかですよね。ビジネスシーンでは送付状を同封するのがマナーとなっていますが、就職活動や転職活動においてはどうなのでしょうか。履歴書やエントリーシートを郵送する際、送付状は必要かどうかをみていきましょう。

募集要項を見て必要かどうかを判断する

郵送する履歴書やエントリーシートと一緒に送付状を入れるかどうか悩んだときは、応募する求人の募集要項をチェックしてみましょう。募集要項に「送付状は不要」の旨が記載されている場合、送付状は同封してはいけません。同封すると逆効果となり、「募集要項をしっかり見ていない」と企業側に判断されます。募集要項に送付状に関する記述がない場合は、送付状を同封しましょう。同封することで、相手に丁寧な印象を与えられます。比較的応募数の少ない中小企業に履歴書やエントリーシートを送る場合、送付状を同封すると特に効果が期待できるでしょう。

送付状の有無で選考結果が決まるわけではない

送付状の存在を知らなかった、または送付状を同封するのを忘れてしまったなど、送付状を同封しないまま履歴書やエントリーシートをポストに投函してしまい、焦る人は多いです。 しかし、送付状の有無で選考結果が決まるわけではありません。送付状がなかったという理由で落とされる可能性は、限りなく低いでしょう。送付状の同封は、あくまでも採用担当者が書類の確認をしやすくするためのものです。応募者の配慮を感じられるものですが、ないからといって選考結果に影響するものではありません。

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。
履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。

無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

ライバルに差をつける送付状の正しい書き方

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/26~1/29
■投票数:438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「送付状を手書きで作成するとき、書き方を理解している自信がありますか?」という質問に対して、16.4%の人がYes、83.6%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

履歴書に同封する送付状は、正しく書くことが重要です。同封した送付状の書き方や内容が間違っていた場合、企業側にマイナスの印象を与える可能性は十分にあります。送付状の作成に取り掛かる前に、送付状の正しい書き方を知っておきましょう。

送付状に書くべき内容

送付状を書く場合は、記載するべき内容を把握しておく必要があります。いずれかの部分が抜けていたら、送付状として完全なものとはいえません。送付状の不備で印象を下げないためにも、きちんと内容をおさえて作成しましょう。内容と順番は以下の通りです。

送付状に書く内容

  • 日付
  • 宛先
  • 差出人
  • 送付状の題名
  • 拝啓+時候の挨拶
  • 本文
  • 敬具
  • 記書き(郵送した書類を記載。中央寄せで書く)
  • 以上

送付状は横書きが好ましい

送付状を作成するときは、横書きが好ましいです。履歴書やエントリーシートなど、企業に提出する書類はすべて横書きですよね。採用担当者は一度にたくさんの封筒を開けて中身を確認するので、たまに縦書きの書類が入っていると見にくく感じてしまうのです。封筒に入れる他の書類と書き方を揃えるためにも、送付状は横書きで書くようにしましょう。

時候の挨拶と結びの挨拶を忘れずに

送付状はビジネス文書の扱いになるので、時候の挨拶と結びの挨拶を必ず書きましょう。よく使われるのは、「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という挨拶文です。 「時下」とは、季節に関係なく1年中使える挨拶です。時候の挨拶に悩んだときは、「時下」を使いましょう。季節に合った挨拶を入れたいなら、以下を参考にしてください。

時候の挨拶一覧

  • 1月 初春の候
  • 2月 晩冬の候
  • 3月 早春の候
  • 4月 春暖の候
  • 5月 新緑の候
  • 6月 初夏の候
  • 7月 盛夏の候
  • 8月 残暑の候
  • 9月 初秋の候
  • 10月 秋涼の候
  • 11月 晩秋の候
  • 12月 初冬の候

結びの挨拶は、「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」などがおすすめです。簡潔に結びましょう。また、よく忘れがちなのが、「拝啓」「敬具」です。「拝啓」は書いたものの、本文の後に「敬具」を書き忘れるという人が多いようです。 封筒に入れる前に、注意して確認するようにしましょう。

送付状のサイズは履歴書に合わせる

送付状の用紙のサイズですが、履歴書のサイズに合わせるのが基本です。履歴書やエントリーシートが企業指定のものである場合は、送付状もそのサイズに合わせるのが望ましいですね。 送付状のサイズを履歴書に合わせる理由は、そうした方が受け取り側が読みやすいと感じるためです。サイズをきちんと揃えることで、封筒を開けたときの見た目もよくなります。

送付状は手書きとパソコンどちらが好印象?

パソコン作成が主流だが企業によって好みは異なる

送付状はパソコンで作成するのが主流ではありますが、パソコン作成か、手書き作成のどちらが良いかは企業によって好みが異なります。どちらがより好印象を与えられるかは、企業の好み次第といえるでしょう。ぜひ、応募する企業の社風から判断してみてください。

時間に余裕があるなら手書きで書いてみる

送付状はパソコンで作成する人が多いため、あえて手書きで丁寧に作成した送付状は、採用担当者に好印象を与える場合もあります。時間に余裕があれば、手書きでの作成をおすすめします。 手書きの場合、書かれた字から人柄が伝わります。人柄をアピールしたい人は、手書きの方がいいアピールになるでしょう。字に自信がある人も同様です。

送付状の文例

では、実際に送付状の文面はどのようにして書けばいいのでしょうか。送付状を書いたことがないという人は、文例を参考にしてみてください。ここからは簡潔な送付状の文例と、自己アピールを含めた送付状の文例を紹介していきます。

送付状の文例【簡潔】

送付状を書くときは、上記で紹介した内容を漏らさずに記入するようにしましょう。企業名は、(株)とせずにきちんと正式名称で書きます。自分の連絡先やメールアドレスに誤りがないように、確認しながら記入することが大切です。他の部分についても、誤字脱字がないように気を付けましょう。

送付状の文例【簡潔】

平成○年○月○日
株式会社XX
人事部 採用担当XX
    〒111‐1111 (右寄せ)
    ○○大学○○学部○○学科(右寄せ)
    山田 太郎(右寄せ)
    連絡先:080‐***(右寄せ)
    Email:taro@.jp(右寄せ)

応募書類の送付について(センタリング)
拝啓 時下 貴社ますますご清栄のことと存じ、お喜び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただきたく、応募書類をご送付させていただきました。
ご検討の上、ぜひともご面談の機会を頂けますと幸いです。ご査収のほど、宜しくお願い申し上げます。
  敬具(右寄せ)
  記(センタリング)
  エントリーシート1枚
  以上(右寄せ)

送付状の文例【自己アピールあり】

送付状を書くときは、上記で紹介した簡潔なものではなく、自己アピールを踏まえて作成する場合もあります。自己アピールのある送付状で印象がよくなるかは採用担当者の受け取り方次第ですが、上記の送付状は簡潔すぎるという方はぜひ参考にしてください。

送付状の文例【簡潔】

平成○年○月○日
株式会社XX
人事部 採用担当XX
  〒111‐1111 (右寄せ)
  ○○大学○○学部○○学科(右寄せ)
  山田 太郎(右寄せ)
  連絡先:080‐*(右寄せ)
  Email:taro@.jp(右寄せ)

応募書類の送付について(センタリング)
拝啓 時下 貴社ますますご清栄のことと存じ、お喜び申し上げます。
私は、○○大学○○学部○○学科の山田太郎と申します。
私は、現在、○○業界を中心に就職活動を行っております。
そして、○○業界において○○に力を入れ事業展開を行われている戦略にとても惹かれています。つきましては、ぜひ、貴社の発展に貢献させていただきたく、応募書類を同封させていただきます。面接の機会を頂けたら、幸いと存じます。ご多用中、まことに恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
  敬具(右寄せ)
  記(センタリング)
  エントリーシート1枚
  以上(右寄せ)

手書きの送付状の正しい書き方

手書きで送付状を作成する場合、パソコン作成とは違って気を付けるべきポイントがあります。パソコンよりも手書きの方が送付状を書くのは難しいですが、丁寧に作成して意欲や熱意をアピールしましょう。 ここからは、手書きの送付状の正しい書き方を説明します。

書き始める位置に気を付ける

送付状の内容は変わりませんが、手書きの場合は文章を書きはじめる位置に注意する必要があります。 「拝啓」などの頭語は、用紙の1行目の1番上から書きます。その後は1文字分ほどあけ、時候の挨拶を書きます。これらを1行でおさまるように書くと、全体のバランスがよくなります。 本文は、各段落の1文字目は下げて書きます。作文用紙に文章を書くのと同じです。読みやすさを重視して段落を作っていきましょう。

丁寧に書くことが大切

送付状の内容は変わりませんが、手書きの場合は文章を書きはじめる位置に注意する必要があります。 「拝啓」などの頭語は、用紙の1行目の1番上から書きます。その後は1文字分ほどあけ、時候の挨拶を書きます。これらを1行でおさまるように書くと、全体のバランスがよくなります。 本文は、各段落の1文字目は下げて書きます。作文用紙に文章を書くのと同じです。読みやすさを重視して段落を作っていきましょう。

送付状を手書きで作成する際の注意点

手書きの送付状の正しい書き方について、理解していただけましたか?次に、手書きの送付状を作成する際の注意点について確認しておきましょう。手書きである分、送付状の作成には手間と時間がかかりますが、意欲や熱意、人柄は確実に伝わるはずです。

黒のボールペンで書く

送付状を手書きで作成する場合は、必ず黒のボールペンを使用しましょう。万年筆はインクがにじむと読みづらくなるため、ボールペンの方が無難です。最近よく見かける、消せるボールペンの使用も避けてください。普通の黒のボールペンで書くのが一般的です。

作成中に間違えたら最初から書き直す

手書きの送付状を書くときにありがちなのが、誤字脱字などの書き間違いです。ボールペンで書かなければならないため、消すことができません。間違えた場合は、最初から書き直しましょう。修正液や修正テープは使用せずに、新しい用紙に最初から書き直す必要があります。また、送付状を書く用紙は、無地の白い便箋で、罫線が入っていてもOKです。

郵便局に持って行く日付を記載する

送付状に記載する日付は、履歴書やエントリーシートなどをポストに投函する、または郵便局に持っていく日のことです。送付状を作成した日を書くのではないので、注意してください。前もって送付状を作成しておく場合は、日付のところだけ空欄にしておきましょう。

人事は黙って切り捨てる!あなたのマナーは大丈夫?

就活では送付状以外にも、細かいマナーが沢山あります。マナー違反をすると、指摘されることもなく、黙って落とされてしまうでしょう。

そこで活用したいのが、「マナー力診断」です。

マナー力診断を使えば、24の質問に回答するだけで、「身だしなみ」「電話・メール」「履歴書の書き方・送り方」など、自分の弱点をグラフで見える化できます。

ぜひ活用して、就活の不安を無くしましょう。

送付状などの書類を郵送するときのポイント

送付状が完成したら郵送しますが、その際にも気を付けておきたいポイントがあります。しっかりと封筒が応募先の企業に届くように、最後まできちんと対応しましょう。ここからは、書類を郵送するときのポイントについてご紹介していきます。

封筒に書く応募先の会社名や住所は略さない

封筒に書く応募先の企業名や住所は、略さずに正式名称で記載するようにしましょう。企業名の「株式会社」などは(株)とせずに、きちんと書くようにします。住所を書くときに県名を省く人もいますが、県名も含めて住所なので略さないように気を付けましょう。

書類はクリアファイルに入れるべき

送付状や履歴書などの書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。郵送中は、他の郵便物に紛れて書類が曲がる可能性もあります。また、雨や風で濡れてしまうことも考えられるので、クリアファイルに入れてそれらの心配を解消しましょう。クリアファイルに入れておくと、採用担当者が封筒から書類を取り出した後に管理しやすいというメリットもあります。

キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

相手に対する思いやりや気配りが大切

書類の管理方法などでも採用/不採用が決まるわけではありませんが、相手に対して思いやりや気配りを持つことはビジネスの場でも求められます。些細な点にも機転を利かすことができるよう日頃から癖付けしましょう。

封筒は直接郵便局に持参する

書類をクリアファイルに入れて準備ができたら、ポストに投函せずに直接郵便局に持参するようにしましょう。郵便局に持参することで、必要な切手を確認できます。ポストに投函して切手が足りなかった場合、書類の郵送が遅れてしまい締切に間に合わなくなる可能性があります。大切な書類なので、郵便局に持参した方が安心です。

送付状を手書きで作成するときは丁寧に書くことを心掛けて誤字脱字に注意しよう

いかがでしたか。送付状を手書きで作成する時の書き方と、注意点についてご紹介しました。履歴書やエントリーシートなどを郵送する際、送付状を同封するのは一般的なマナーです。ただし、履歴書などを持参する場合や、募集要項に「送付状は不要」の旨が記載されている場合には必要ありません。手書きで送付状を作成する場合は、書き方や誤字脱字などに細心の注意を払うべきです。書き損じたらごまかそうとせず、最初から書き直しましょう。 送付状にミスがあるとマイナスの印象を与える可能性があるので、気をつけてくださいね。

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