2019年01月31日(木) 更新

説明会を無断欠席してしまったらすべき行動|謝罪メールや電話連絡の常識とマナーをご紹介

説明会を無断欠席するとどうなる?

説明会無断欠席しても他社の選考に影響しない

基本的には、ある企業の会社説明会を無断欠席をしてしまっても、他社の選考には影響しないと思って問題ないでしょう。昔とは違い、個人情報保護法を重んじる昨今では、企業間で就活生の情報を共有することはコンプライアンス違反になります。
そして、採用担当者というのはとても忙しいものです。大手企業であればあるほど、いちいち誰々が説明会を無断欠席したなど、他社に報告しません。

系列の会社の場合は絶対に影響しないとはいえない

会社説明会を無断欠席しても、他社の選考に悪影響を与える可能性は低いです。
しかし、絶対に影響しないとは言えません。大企業は、採用窓口・採用担当が統一され、情報共有されている可能性はあります。 大企業だけでなく、中小企業でも企業間でどう繋がっているかわかりません。何にしても、やはり無断欠席は許されないという事実だけは、ここで覚えておきましょう。

無断欠席に対する採用担当者の考え方も知ろう

会社説明会を無断欠席してしまった場合、採用担当者はどのように思うのでしょうか。ここでは、実際に企業の人事を担当している人の意見を紹介します。

採用担当者の本音

採用担当としてはせっかく時間を空けたり、席を空けたりして待っていたのに、無断欠席をされたとなるとネガティブな評価に繋がることはあります。ただし、仕事の上でも、何かしら合理的な理由により連絡ができずにキャンセルすることも稀にあります。 そのため、理由を説明していただくことで理解ができれば次の機会に参加していただきたいと思っています。一概に理由も聞かずに「なし」という企業は少ないと思いますが、それでも採用人数には限りがあるので次のチャンスがないケースもあるかもしれません。

志望度が高い会社の説明会を無断欠席した場合の対応

無断欠席したら謝罪メールを送るべきと考える就活生が多い

調査方法:メールを配信して学生にアンケート
調査実施日:2017/1/26~1/29
投票数:438

就活生を対象に438名から集計したアンケートによると、「面接・インターンを無断欠席したら謝罪メールを送るべきだと思いますか?」という質問に対して、88.3%の人がYes、11.7%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)88.3%の人が、謝罪メールを送った方が良いと思っているようです。謝罪は、どのようにすれば良いでしょうか?会社説明会を無断欠席した場合の謝罪方法についてご紹介します。

無断欠席に気づいた時点ですぐ会社へ連絡を入れる

志望度が高い会社の説明会の無断欠席を避けるためにも、すぐに会社へ連絡をいれましょう。連絡は、メールよりも電話でおこなうのがマナーです。必ず、電話でお詫びをしましょう。電話が繋がらない場合は、そのことを添えてメールを送ると良いです。メールには、お詫びと次回説明会の日程を聞く内容を入れましょう。

全面的に非を認めて企業の指示に従う

どんな理由であれ、会社説明会の欠席は、全面的に応募者に非があります。
たとえ、返信がなくても再度メールを送ったり、電話で問い合わせするような行動をとったりすることは控えましょう。余計に心象を悪くさせる可能性が高まります。無断欠席は、自己都合で起きてしまったことなので、しっかりと反省し次に活かせるようにしましょう。企業から返信があった場合は、再度謝罪をし相手の指示に従って下さい。

説明会を無断欠席した場合には謝罪電話をすぐにおこなう

無断欠席をしてしまった場合、すぐにお詫びの電話を入れましょう。人気のある説明会はすぐに満席になってしまいます。無断欠席した説明会に、どうしても参加したかった人がいたかもしれません。参加の席を予約した場合は、なおさら謝罪の電話を入れた方が良いでしょう。どのような電話連絡をすべきかご紹介します。

電話マナーのポイント5つ

ポイント①挨拶の後に名乗る

相手が電話に出たら、最初に挨拶と名前を言いましょう。「お忙しいところ、大変恐れいります。私(わたくし)、〇〇大学の△△と申します。」が、ふさわしいでしょう。大学名と名前(フルネーム)をしっかり伝えてください。相手が、採用担当者ではないとわかっていても挨拶や名乗るのは必要です。

ポイント②相手を呼び出す際は名前だけでなく部署なども伝える

本人が出ることはまれなので、取り次ぎを依頼することになります。何の用件で電話をしたか、誰に変わって欲しいかを伝えましょう。大手企業になると同性の方は多いはずです。相手の名前だけでなく、相手の部署・課なども詳しく伝えるとスムーズに取り次いでもらえます。

ポイント③引き継いでもらったら再度自己紹介をする

採用担当者に変わったら、こちらから相手の名前を確認してください。その後、新たに自己紹介をしましょう。採用担当者は、たくさんの就活生を相手に仕事をしています。採用担当者へ配慮するためにも、相手に大学名と名前(フルネーム)をしっかり伝えてください。

ポイント④用件は事実のみを伝える

用件から単刀直入に入ります。いつの説明会の無断欠席を、どんな理由で無断欠席したのかハッキリ伝えましょう。キャンセル理由は、「急用が入り」「体調が悪くなり」などの理由を正直に伝えます。申し訳ないことを伝えるために「誠に恐縮ですが」「大変申し訳ございませんが」などを理由の前に付けると良いでしょう。言い訳がましい言葉を長々と話してしまうと、印象がよくないため控えてください。

ポイント⑤最後の挨拶も忘れず言う

説明会の別日程があれば、次回は参加したいという意思を表示しておきましょう。最後に相手の時間をとったことへの謝罪をします。電話はかけた方が先に切るのが基本です。「では、失礼致します」と丁寧に電話を切ってください。特に、固定電話はガチャンと受話器を置かないように気を付けましょう。

あなたのマナー力は何点?

基本的な電話マナーを紹介しました。電話に限らずマナーは就活の現場で思っている以上に重視されています。そこで、あなたのマナー力を計ってみることをおすすめします。マナー力診断では簡単な質問であなたのマナー力を判定。点数が出る他、マナー対策であ不十分な弱点も特定できます。

説明会を無断欠席した場合に送る謝罪電話の例文

では、ポイントを踏まえた例文を紹介します。

無断欠席を謝罪する電話の例文

  • 就活生「お忙しいところ、大変恐れ入ります。私(わたくし)、〇〇大学の△△と申します。本日の〇〇時からありました説明会の件でお電話いたしました。採用担当の〇〇さまはいらっしゃいますでしょうか。」
  • 会 社「少々お待ちください。」
  • 担当者「お電話かわりました、採用担当の△△です。」
  • 就活生「採用担当の〇〇さまでしょうか?お忙しいところ大変恐れいります。本日、〇〇時からの説明会に参加予定でした〇〇大学の△△と申します。」
  • 担当者「〇〇大学の△△さんですね。お世話になってます。」
  • 就活生「今お時間宜しかったでしょうか。」
  • 担当者「はい、良いですよ。」
  • 就活生「説明会の件でお電話致しました。本日〇〇時からの説明会は、急用が入り、参加が難しくなりました。せっかくお席をとって頂いたのにも関わらず連絡が遅くなり大変申し訳ございません。」
  • 担当者「そうだったんですね。」
  • 就活生「別日程で説明会をされるようでありましたら、是非参加させていただきたいと思っています。その際は、よろしくお願いいたします」
  • 担当者「わかりました。」
  • 就活生「お忙しい中、お手数かけて大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。」
  • 担当者「失礼します。」

説明会を無断欠席した場合に送るメールのポイント3つ

ポイント①無断欠席した理由を隠さず記載する

無断欠席したのは自己管理ミスです。うっかり忘れてたり面倒になったり、理由はどうであれ無断欠席してしまった時の謝罪は、正直な文章の方が謝罪の気持ちが伝わるでしょう。無断欠席した理由を隠さず記載してください。

ポイント②次回の説明会の予定を確認しておく

無断欠席の謝罪だけで終わらせず、次の説明会には必ず参加したいという意思表示をしましょう。意思表示をするために、謝罪と一緒に次の説明会の予定を聞く文章を添えてください。もしかしたら、無断欠席してしまった説明会で最後だったかもしれませんが、確認するのは悪いことではありません。「今後も御社を志望したい」という意思を見せるためにも、予定を確認しておきましょう。

ポイント③署名を忘れずに入れる

謝罪メールの最後には、署名も忘れずに入れましょう。署名を入れておかないと、誰からきたメールなのかがわかりません。採用担当者が、誰からのメールなのかひと目でで確認でできるように配慮しましょう。署名として入れておきたい項目は以下になります。

署名に入れるべき項目

  • 氏名
  • 大学名
  • 住所
  • 携帯番号
  • メールアドレス

説明会を無断欠席した場合に送る謝罪メールの例文3つ

説明会を無断欠席してしまった際の謝罪メールの例文①

面接無断欠席への例文①

私は○○大学の××と申します。 △月△日の貴社のオープンセミナーに予約させて頂きましたが、緊急の用事で伺えない事態になりました。ご連絡もせず誠に申し訳ございません。今後、セミナー開催の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいです。何卒よろしくお願い申し上げます。

説明会を無断欠席してしまった際の謝罪メールの例文②

説明会無断欠席への例文②

私は○○大学の××と申します。
△月△日の貴社の説明会に予約させて頂きましたが、事情によりお伺いできませんでした。このような機会を頂いたにも関わらず、事後連絡となりましたことお詫び申し上げます。あいにく、移動中にトラブルがあり、ご連絡差し上げようと試みましたが、連絡先の控えが見当たらず、帰宅後のご連絡となってしまいました。
今回は、思わぬトラブルで伺うことが出来ませんでしたが、今後、御社の説明会がある場合、参加させていただきたいです。 大変恐れ入りますが、参加させて頂ける場合は予約方法等ご教示いただけますと幸いです。この度はご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。

説明会を無断欠席してしまった際の謝罪メールの例文③

説明会無断欠席への例文③

私は○○大学の××と申します。
△月△日の貴社の説明会に予約をさせて頂きました。参加するつもりでおりましたが、私のスケジュール管理不備により、説明会開催日を誤って認識しておりました。
そのため、ご連絡が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。次の機会を頂けるようでしたら必ず参加させていただきます。

説明会を無断欠席した時は誠意を込めて電話連絡又は謝罪メールを送る

どんなことがあっても、無断欠席は非常識です。急な体調不良や不測の事態がになったとしても帳消しになるわけではないけれども連絡は必要です。電話で担当者に連絡して、繋がらないときには、謝罪メールを送りましょう。まったく何もしないよりかは、何らかのアクションを起こしていた方が印象が良いでしょう。事前にやむを得ず欠席しなくてはならない事情が入った場合は、丁重なお断りの連絡をしましょう。

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