返信用封筒を同封する際のビジネスマナー5つ｜宛名書きや裏側の記入についてご紹介

返信用封筒とは？

自分の宛名を届け先として書いた封筒

返信用封筒とは、自分の宛名を届け先として書いた封筒です。返信用封筒は、履歴書などの郵送時に同封を求められる場合があります。企業からの指示がない場合は、自分から返信用封筒を同封する必要はありません。企業から返信用封筒の同封を求められた場合は、ビジネスルールに従い正しく扱いましょう。

相手の手間を省く心遣いと誤送を防ぐ目的がある

返信用封筒を書類と一緒に入れることで、相手が封筒を用意したり、宛名を書いたりする必要がなくなります。就活シーズンに忙しくなる、企業の担当者に対する心遣いになるでしょう。また、返信用封筒には、確実に書類が届くよう返送時の誤送を防ぐ目的もあるのです。

返信用封筒を同封する際のビジネスマナー5つ

①：宛名は「宛」と「行」のどちらでもOK

返信用封筒の宛名に自分の名前を書く場合は、「様」や「御中」を使わないようにしましょう。「宛」または「行」と書くのがマナーです。結論、「宛」と「行」は、どちらを使っても問題ありません。しかし、「宛」は個人、「行」はビジネスシーンで使われる場合が多いです。企業に送る場合は、「行」を使った方が無難でしょう。どちらもビジネスマナーを守った書き方になるため、自信を持って丁寧な字で書くことが大切です。

②：宛名を書く位置は縦書きと横書きで異なる

縦書きの場合は、名前の左下に「宛」または「行」と書きます。横書きの場合は、「宛」または「行」が名前の下になるように書きましょう。このとき、名前と同じ行ではなく隣の行に少しずらして書くと、相手が宛名を二重線で消しやすくなります。

③：裏側に住所や差出人を書かない

返信用封筒の裏面には、何も書かなくて大丈夫です。返信用封筒の裏面に住所や差出人まで書いてしまうと、失礼にあたります。返信用封筒における差出人とは、受け取る相手のことです。相手を気遣って書こうとする就活生もいるかもしれませんが、マナー違反になるため相手の情報を勝手に書かないようにしましょう。

④：封筒に入る大きさに綺麗に折りたたむ

返信用封筒を封筒に入れる際、二つ折りや三つ折りなどのたたみ方に関する決まりはありません。折り方に限らず、封筒に入る大きさになるよう綺麗に折りたたむ必要があります。返信用封筒がしわだらけだと、相手に与える印象が悪いです。雑に扱わずに、丁寧に折りたたみましょう。

⑤：料金不足にならないように切手を貼る

返信用封筒には、郵送に必要な切手を貼る必要があります。料金不足にならないよう、封筒のサイズや重さを考慮して切手を貼りましょう。心配な人は、直接郵便局に持ち込むのがおすすめです。切手を貼る場合は、なるべく少ない枚数でおさえましょう。

返信用封筒の裏面には何も書かない！宛名や折りたたみ方に注意しよう

いかがでしたか。返信用封筒の裏面についてご紹介してきました。返信用封筒の裏面には、住所や差出人などを何も書かないようにしましょう。自分の名前が宛名になるため、「様」や「御中」ではなく「宛」や「行」を使わなくてはなりません。封筒は綺麗に折りたたみ、料金不足にならないように切手を貼ることが大切です。