返信用封筒の適切な書き方マナーをパターン別にピックアップ｜速達・簡易書留にする場合の出し方もご紹介

返信用封筒とは？

届け先の宛名が差出人と同じ封筒

返信用封筒とは、書類等の返送用に差出人を届け先の宛名として書いた封筒をいいます。この封筒を用意することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。まず、受取人側が返送する際に封筒を用意する手間が省けます。そして、正確な住所や名前が書かれているため、誤送を防ぎ、確実に書類が届くようになるのです。

封筒は白色の角形2号がスタンダード

返信用封筒を用意する際、色はどちらでもよいとされています。ただし、茶色い封筒はビジネスや事務などの幅広い用途で用いられる分、誤って廃棄されるリスクもあるため、就活で使用する場合は白色が望ましいです。紙の材質が上質で耐久性もあるので、破れたりするリスクが少ないのも、白色の封筒が望ましい理由の1つになります。
返信用封筒のサイズとしてよく用いられるのが、A4用紙がそのまま入る「角形2号」とA4用紙が3つ折りして入る「長形3号」の2種類です。どちらの封筒も返信用封筒として使用しても問題ありませんが、資料や書類の多くがA4用紙であることをふまえて、「角形2号」を使うのがスタンダードと言えるでしょう。

返信用封筒を自ら作成する場合の書き方マナー

宛名は「宛」と「行」のどちらでもOK

返信用封筒を就活生自らが作成する場合の、書き方マナーについてご紹介します。返信用封筒の宛名に自分の名前を書く場合は、名前の後に「宛」または「行」と書きましょう。これらを書くのはビジネスマナーですが、どちらを使うかは問題にはなりません。
ただし、「宛」は個人、「行」はビジネスシーンで使われる場合が多いです。そのため、企業に送る場合は、「行」を使った方が無難でしょう。どちらもビジネスマナーを守った書き方になるため、自信を持って丁寧な字で書くことが大切です。

宛名を書く位置は縦書きと横書きで異なる

宛名を書く位置は、縦書きにする場合と横書きにする場合で異なります。まず、縦書きの場合は、名前の左下に「宛」または「行」と書きましょう。そして、横書きの場合は、「宛」または「行」が名前の下になるように書いてくてください。このとき、名前と同じ行ではなく、隣の行に少しずらして書きましょう。そうすることで、相手が宛名を二重線で消しやすくなるのです。そして、「宛」や「行」の位置をずらすと、「○○○○様」の文字が同じ行で並ぶので、見た目もスッキリします。

裏面に住所や差出人を書かない

返信用封筒の裏面には、何も書かなくて大丈夫です。返信用封筒の裏面に住所や差出人まで書いてしまうと、失礼にあたります。返信用封筒における差出人とは、受け取る相手のことです。相手を気遣って書こうとする就活生もいるかもしれませんが、ビジネスマナー違反になるため、相手の情報を勝手に書かないようにしましょう。

企業側から返信用封筒が届いた場合の書き方マナー

宛名の「行」は「様」「宛」は「御中」に書き換える

企業側から返信用封筒が届いた場合の書き方マナーについても見ていきましょう。まず、宛名欄に書かれている「行」や「宛」は、二重線を引いた後、「様」「御中」に書き換えてください。その際、個人名(行)の場合は「様」、企業名(宛)の場合は「御中」と書きましょう。
「様」や「御中」を記入する位置は以下の通りです。なお、シャチハタなどの名字印が押されていた場合は、印鑑の部分を消さないでください。

二重線の書き方に明確なルールはない

「行」や「様」を消すときに用いる二重線に、書き方に関するルールはありません。中には「一文字」には「斜線」、「二文字」には「縦もしくは横の二重線」が　ビジネスマナーだという意見もありますが、別にそういった決まりは存在しないのです。見た目やわかりやすさに合わせて臨機応変に使い分けましょう。ただし、縦書きなら「縦方向に二重線」、横書きなら「横方向に二重線」とすることが多いです。より明確に文字を消していることを示したい場合は、「斜線」を引いても良いでしょう。

封筒の裏面には差出人名と住所を明記する

返信用封筒の裏面は、左下に差出人名と住所を明記してください。差出人欄を記入する際、注意しておきたいのが「数字表記」です。縦向きの封筒の場合、郵便番号は横書きなのでアラビア数字、番地や部屋番号などは縦に書くので漢数字で記入します。
横向きの封筒の場合は、全て横書きになるので全ての数字をアラビア数字で記入しましょう。

返信用封筒を就活生が用意する場合の準備方法

切手は封筒のサイズや書類の重さによって変わる

返信用封筒を就活生が用意する際、封筒には郵送するために切手を貼らなければなりません。切手を選ぶ際、封筒のサイズや重さを考慮することが求められます。記事の始めに紹介した角形2号の場合、「定形郵便物」として扱われるのですが、定形郵便物は、50g以内なら92円分の切手、50g以上100g以内なら140円分の切手を貼らなければならなりません。金額不足にならないよう、重さを正確に量っておきましょう。その際、想定されるサイズより1段階高い郵便料金分の切手を貼っておくことをおすすめします。郵便料金に合わせて切手を購入したら、金額の高い方から順に貼りましょう。

速達は封筒の最も右上に赤い太線か赤字で「=速達=」と書く

企業側に速達してもらうための返信用封筒を用意する場合、封筒の右上に太い赤線を引くか、赤字で「＝速達＝」とはっきり区別できるよう明記しましょう。「速達」と書いたら、通常料金の切手に加えて、速達料金として280円分の切手を貼らなければなりません。貼り忘れで受取人に迷惑が掛からないよう、気をつけてください。

簡易書留にする場合封筒の左側に赤字で書く

簡易書留は、郵送事故と呼ばれる紛失などのリスクが少ないとされています。そのため、返信用封筒を簡易書留として扱ってもらおうとするケースは少なくありません。返信用封筒を簡易書留にする場合、「簡易書留」との赤字を封筒の左側に記入しましょう。横向きの封筒は、宛名欄の左下あたりに記入すればOKです。
簡易書留料金は速達と同様に、別料金がかかり、料金は310円します。速達の場合と同様に、通常料金の切手と簡易書留料金分の切手を貼ってください。貼る順番も速達と同じく、高い金額からの順です。

返信用封筒の宛名は「宛」「行」どちらでもOK

受取人に対する気遣いや誤送防止に役立つ返信用封筒ですが、就活生が用意する場合、宛名欄の名前の後に「宛」もしくは「行」と書きましょう。その際、「宛」や「行」の位置を少しずらしておくと、受取人が「様」や「御中」に書き換えた時に、名前と綺麗に並びます。
一方、企業側から返信用封筒を受け取った場合は、裏面に差出人名と住所を明記したうえで、表面の宛名欄を「宛」「行」から「様」「御中」に書き換えましょう。「宛」や「行」を消すために引く二重線は、明確なルールはありませんが、よりはっきりと消したことを示すために、斜線で引いても問題ありません。