返信用封筒の同封マナーと宛名の書き方まとめ

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そもそも返信用封筒とは?

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ビジネスシーンに限らず、日常の様々な場面で受け取った郵便物の中に、返信用の封筒(返信封筒)が入っていた、なんてことに遭遇する人は、きっと多いでしょう。
何故、返信用封筒が入っているのか疑問に感じませんか?
返信用封筒の書き方や「様」「御中」といった宛名のビジネスマナーについてまとめていきますが、その前にまずは返信封筒の目的を知っておきましょう。

返信用封筒とは、自分の宛名を届け先として書いた封筒

仕事上、相手から書類の返送をしてもらう機会は意外に多いものです。そんな時、発送する封筒の中に自分の宛名を届け先として書いた返信用封筒を入れて相手に送るといった対応をすることがあります。
返信用封筒とは、そんなときに自分の宛名を届け先として書いた封筒を指します。
では、返信用封筒を使う一番の目的とはなんでしょうか?

差出人から相手の手間を省く心遣いと誤送を防ぐ目的がある

ビジネスにおける返送用封筒の目的としては、返信用封筒を一緒に入れてあげることで、相手が返送に割く時間や手間を省けるという心遣いを見せるのは元より、返送時の誤送を少なくさせるといった目的があります。

相手の都合で返信が確実に欲しいものにも大抵あるもの

結婚式の出欠確認や、企業の採用の現場でいうと基本的に先方側からしても返信は基本的に必ず欲しい内容出ある場合には、返信用封筒、またはハガキを添えるケースが多い様です。

ある意味、そこまで準備してるんだからちゃんと返信してね、というメッセージともなっているというのがある様です。

返信用封筒を同封する際の入れ方や「行」や「宛」の扱い方は?

相手から送られてきた書類に返信用封筒が入っていた際、よく返信される側の宛名に「行」や「宛」と書いてあると思います。
これは、あくまでも相手に尊敬の念を表すため、自分が相手より偉くはならないように「様」や「御中」では書かない、というビジネスでの気遣いです。
では、こちらが返信用封筒を入れて相手に郵便を送る際は、自分側の宛名は「行」と「宛」のどちらを使うのが正しいビジネスマナーなのでしょうか?
返信封筒に宛名を書く際、会社なら「行」個人なら「宛」といった使い分けは必要なのか、また書類の入れ方について見ておきましょう。

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返信用封筒の入れ方は「3つ折り」か「上・左端を少し折る」!

返信用封筒をこちらが同封する側で送る際は、ビジネスマナーとしての決まりは特にありませんが、一般的は慣例としては、「3つ折りにする」「上・左端を少し折って同封」するのがマナーとされていますので守りましょう。
また、同封する際に忘れてはいけないのが、相手に料金を払わせないよう返送用送料分の切手を貼っておくことです。
こういった気遣いも返信封筒の入れ方と共に守るべきマナーですので、注意しましょう。

「宛」でも「行」でも書き方としてビジネスマナー違反にならない!

返信封筒の宛名を自分にする際の「行」と「宛」の扱い方ですが、厳密にいえば特にどちらを使わなければいけない、といった決まりはありません。
この2つの違いをわかりやすく例えるなら、相手への宛名に使う「様」と「殿」の違いのようなものです。
意味の違いや使い分けなど決まりごとはありますが、ビジネスの相手に送る返信用封筒の書き方としては、どちらを使ってもビジネスマナー違反にあたる心配はないのです。
ただ、慣習として、ビジネスで使う際は「行」を使うのが一般的である、という声もあるので、迷った場合は「行」にするのが無難でしょう。

返信用封筒に差出人を書く際の位置にも注意!

返信用封筒に差出人名を書く際の、書き方のマナーについてもチェックしておきましょう。
返信用封筒の差出人の名前はどこに書けばいいか迷ったことはありませんか?
返信用封筒の書き方として、差出人の部分にまで気を遣うのがビジネスマナーといえるので是非知っておきましょう。

裏面中央に住所や名前を書くのが返信用封筒における差出人のマナー

一般的に差出人名は、返信用封筒の裏面に書くのが正しいビジネスマナーです。
裏面の中央あたりに、宛名よりも小さめに住所や名前を書きましょう。
その際、日付を書くのであれば右上にして、敬称は自分なので書いてはいけません。
そして、封筒口を閉じた部分に書く封緘語は、「〆」「封」「緘」を使います。ただし、「緘」は男性のみ使うので女性は使わないのがマナーです。

返信用封筒を返送する際の宛名の書き方はどうすべき?

こちらが返信用封筒を受け取る側で、相手に送り返すときは、自分が同封する側よりも丁寧な対応を心がけてビジネスマナーを守らなければなりません。
相手から届いた返信用封筒の宛名の部分には、すでに送り手の名前が宛名として「行」や「宛」として書いてあるでしょう。
ですが、○○行なり○○宛と書いてあるはずものを、返送する側の宛名の書き方マナーとして変える必要があります。
それは、「行」や「宛」を「御中」や「様」に書き直すといったものです。
では、返信封筒における「御中」や「様」の正しい取扱いや、返信用封筒の入れ方名など守るべきマナーについて、しっかりとチェックしておかねばなりません。

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「様」を個人宛・「御中」を会社宛に書き直すのが敬称のビジネスマナー

返信用封筒の書き方として、宛名を「行」や「宛」から「御中」や「様」に書き直す際は、送り先の宛先によって宛名の書き方を使い分けましょう。
宛名が会社や事業部の場合は「御中」を使い、担当者や個人名の場合は「様」に変更するのです。
また、「行」や「宛」といった文字を消す際は、1文字消す時は2本斜線、2文字以上消す場合は2本平行線を引くという点も守るべきビジネスマナーです。
返信用封筒でつい落とし穴に入りがちな宛名の書き方や訂正方法ですが、ビジネスマンであれば、こういった宛名の書き方ひとつでビジネスの成否に大きく関わってきます。
細かな部分ではありますが、ビジネスマナーとしてしっかりマスターしておきたいものですね。

返信用封筒の宛名や書き方はビジネスマンとしての基本マナーと心得よう!

今回は、返信用封筒の書き方・宛名で守るべきビジネスマナーについてのポイントをご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。
敬称の部分を消したり、「行」や「宛」の書き方、そして返信封筒の入れ方は慣れてしまえば簡単です。
また、こちらが返送する側の「御中」や「様」の使い方も同様です。
もし返信用封筒が届いたときや送るときでも、今回のポイントを参考にすれば怖くないですね。
返信用封筒の宛名の書き方のマナーは、案外知らない人も多いですが、これができるかできないかで相手に与える印象は随分変わります。
必ず、ビジネスマナーに沿った扱い方を心掛けましょう。

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