内定承諾書に関する【保証人】【住所】【封筒】【消印】についての4つのマナーと朱書きの意味

内定承諾書・入社承諾書のマナー①：身元保証人

身元保証人とは、基本的には企業に対して「内定者が、規則を守って真面目に勤務をする事と、そしてもし会社に損害を与えた場合は、一緒に賠償責任を負う」などと、責任をともに請け負ってくれる人のことです。

ただし、賠償責任といっていますが、借金の連帯保証人とはまったく違います。保証を請け負うが、その保証範囲が限られていると理解して下さい。

保証人には両親や親族に依頼するケースが多い

身元保証法によって守られており、ケースによって保証人自身がその身元保証の契約を解除することもできます。また、実際の損害賠償請求の際にも、全てを求められる訳ではなく、負担の軽減が図られます。

ほか、身元保証人にとってあまりにも理不尽・不利益な契約のうえでの賠償であれば、それを免れるケースもあるでしょう。なお、身元保証人に、条件などの規定は法律上はありませんが、最低限の経済力は必要です。現実的には、両親や親族に依頼するケースが多いでしょう。

この身元保証人の契約には期限があり、定める場合は3年、定めが無い場合は5年で無効となります。

内定承諾書・入社承諾書のマナー②：住所

内定承諾書・入社承諾書の書式は、企業によって異なります。
ただ、記載する事項のうち、内定者の現住所と氏名は基本的にどの企業も共通の部分でしょう。現住所とは、実際に現在、居住している場所です。現住所を書く際は、正式に表記するよう注意して下さい。

転居する予定があっても現時点での住所を記入

具体的には、都道府県名やアパート、マンション名、地番などを省いたりしてはいけません。郵便番号は、その記入を促すような欄があれば書きましょう。

なお、「入社までには引越す予定なんだけど、その場合はどっちを書くの？両方？」という人もいるでしょう。
もし、現住所から転居する予定があったとしても、この場合は内定承諾書を作成している現時点での住所と連絡先を書くようにしましょう。転居の際に、現住所の変更を伝えれば良いです。

自己分析の浅さは、人事に見透かされる

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内定承諾書・入社承諾書のマナー③：返信用封筒

内定承諾者や入社承諾書が届くの同時に、返信用封筒も届く場合があります。会社によって多少は違いがあるかと思いますが、基本的には、「株式会社○○　△△(人名)行」と書かれています。しかし、返信する際にはこちらを訂正しなければなりません。その時の正しい書き方について紹介します。

「人名」の場合は「様」で「会社名」の時は「御中」と訂正する

返信用封筒に、「株式会社○○△△(人名)行」という書き方がされてある場合は、「行」を「様」に変えるだけで問題ありません。しかし、人名ではなく会社名で送られてきた場合は、「御中」を使いましょう。ポイントとしては、「人名」の場合は「様」、「会社名」の時は「御中」という風に、使い分ける必要があります。

内定承諾書・入社承諾書のマナー④：消印有効

次に消印有効について説明していきます。内定承諾書・入社承諾書には、提出期限があります。その期限は、主に「必着」か「消印有効」か、どちらかになっている場合が多いでしょう。
必着は、文字通りなので、迷うことはないでしょう。その日までに相手に届かなければいけない、ということです。しかし消印有効の場合、一体いつが期限？と悩む人がいるかも知れません。

期限の当日に押印をしてもらえば間に合う

例えば「○月○日※当日消印有効」となっていたなら、○日の消印のある郵便物は、期限に間に合ったものとします。消印とは、郵便局が郵便切手、ハガキなどを受付けた際に押印するものです。
これによって切手類は、使用済み(料金支払済)になり、かつ、受付け日が分かります。ただ、正確には、ポストの回収時間までに投函が間に合わなければ、その日の消印になりません。ですので、いくら消印有効でも、ギリギリに内定承諾書・入社承諾書を出すような状況であれば、郵便局の窓口に直接持って行き、消印を押してもらう方が確実でしょう。

内定承諾書・入社承諾書には「朱書き」の意味の理解が必要

みなさん、朱書きという言葉は聞いたことがありますか？
なかなか聞き慣れない言葉ですが、この朱書きも内定承諾書・入社承諾書で理解が必要となってきます。朱書きには、大きく分けて2つの意味があるので、以下で詳しく説明していきます。

朱書きとは「文書を訂正する際は赤文字で正す」の意味

もし内定承諾書・入社承諾書に関して、「誤った際は朱書きで訂正の事」との指示があれば、それは「訂正内容を朱色(赤字)で書きなさい」という意味です。一般的に、記載内容にミスがあれば、その間違えた部分に二重線を引き、訂正印(原則、その書類に使用の印鑑と同じもの)を押しましょう。

そして、正しい内容を記載するわけですが、その際に黒字ではなく赤字、つまり朱書きをします。

封筒に書く添え字も朱書きと呼ばれる

もし、「封筒に内容書類を朱書きの事」などの指示があれば、それは「内定承諾書在中」と赤字で書いてくださいという意味です。朱書きとは、封筒の宛名面に書く添え書きです。封筒表の、左側下部に記すのが、朱書きとしては一般的でしょう。

内定承諾書・入社承諾書の保証人や住所は正確な記入を！朱書きは赤字という意味

内定承諾書・入社承諾書の保証人は親族、住所や郵便番号は現住所を正確に記入しましょう。朱書きの意味は、赤字で書くという意味です。万が一記入を間違えた場合は、朱書きをおこないましょう。

内定承諾書・入社承諾書などの大事な書類が手元に届いたら、何が必要なのかをよく確認し、 早めの対応が大事です。身元保証人は、引き受けてくれる人を探す際に時間がかかる場合もあります。あらかじめ相談をしておくのも良いでしょう。

内定承諾書・入社承諾書は保証人が必要となるくらい、重要な書類なので上記のマナーをしっかりと守り、間違えた場合は朱書きをしましょう。