2018年12月18日(火) 更新

提出書類に必要な添え状の正しい書き方|手書きの注意点・遅れる場合の対処法もご紹介~テンプレートあり~

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この記事の監修者

キャリアアドバイザー

赤塩 勇太

大学を卒業後、新卒で採用コンサルティング会社に入社。キャリアアドバイザーとして、1,000名以上の就活生に対してキャリアセミナー、面談を実施。その後、採用コンサルタントとしてクライアントの採用課題の解決に従事。法人・求職者双方の目線から、適切なアドバイスを提供している。

内定前・内定後に提出する書類は意外と多い

就活中は、さまざまな書類を企業に提出しなければいけません。内定前の履歴書やエントリーシート、内定後の健康診断書など意外と多いのです。ここでは、企業に提出する書類に同封する「添え状」の正しい書き方を、ご紹介します。

添え状を書く際の項目4つ

①日付

ここでは、4つの項目に分けてご紹介します。1つ目の項目は、日付の書き方です。添え状の日付は、一番上の右端に書きましょう。あまり大きすぎると全体のバランスが崩れるので、目立たない程度の大きさにする必要があります。日付は、【添え状を作成した日】ではなく、【書類を提出する日】を書きましょう。

②宛先・差出

2つ目は、宛先と差出人の書き方です。宛先は、「企業名・部署・担当者名」を左寄せで書きます。担当者名が分からない場合は、企業名と部署名のみで問題ありません。差出人は、右寄せで「氏名・住所・電話番号」を書きます。メールアドレスも記載して良いですが、この3項目はしっかり記載しましょう。

宛先の書き方

  • 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
  • 〇〇株式会社 〇〇部 御中

③タイトル・あいさつ文・本文

3つ目のは、タイトル・あいさつ文・本文の書き方です。タイトルとは、「何の書類なのか」を表すものなので、「応募書類送付について」と中央に大きく書きましょう。添え状のあいさつ文では、時候の挨拶を書くのがマナーです。下記で例文をご紹介していますので、参考にしてください。あいさつ文の後に書く本文では、大学名と氏名を書き、同封の内容を伝えます。そして最後に、「敬具」で締めるのです。

時候の挨拶

  • 「拝啓 納涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
  • 「拝啓 貴社におかれましては、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」

④記書き

最後の項目は、記書きの書き方です。記書きは、「この書類が入っています」と箇条書きで書くものです。まず、中央に「記」と書き、その下に右寄せで同封の内容を箇条書きしていってください。最後に右寄せで「以上」と書くのを、忘れないようにしましょう。

正しい言葉遣いで添え状を作成しよう

言葉遣いは、相手に与える印象に大きな影響を及ぼします。特に「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」は正しく使えるようになっておくことが大切です。そこで活用したいのが言葉遣いマニュアルです。

このマニュアルでは、ついやってしまいがちな間違った言葉遣いや二重敬語について紹介しています。言葉遣いに自信がないという就活生は、このマニュアルを見ておきましょう。無料でダウンロードできるので、添え状だけでなく就活のいろいろな場面で役立てましょう。

添え状は手書きでも良いのか

手書きの添え状も問題なく使える

添え状は、パソコンで作成したものしか使えない訳ではありません。手書きの添え状も、問題なく使えます。これは、添え状を入れる目的が、「何の書類が入っているのか」を伝えるためだからです。手書きで添え状を作成する場合は、読みにくいものにならないように注意しましょう。

手書きで添え状を書く場合は縦書きにする

添え状を手書きで作成するときの内容は、上記でご紹介したポイントと同じです。【日付】【本文】【記書き】という風に、パソコンで作成する添え状と同じ構成になります。ただし、手書きの場合は縦書きになり、数字の書き方なども変わってくるので注意が必要です。

提出書類が遅れる場合

あらかじめ遅れることを電話で伝える

提出期限を守ることは、最低限のマナーです。しかし「書類の発行が遅れてしまった」など、どうしても間に合わない場合が出てくるでしょう。そのようなときは、間に合わないと分かった時点で企業に電話をし、遅れることを伝えなければいけません。書類を遅れて提出した後に、「遅れました」と伝えるのはNGです。

添え状にお詫びの言葉を入れる

提出書類が期限に間に合わない場合は、添え状の書き方が少し変わります。本文に、遅れた理由とお詫びの言葉を入れましょう。また、頭語と結語を「謹啓・敬白」にすると、より丁寧な表現になります。変更しないまま提出してしまうと、「反省していない」と思われてしまうので注意しましょう。

添え状のケース別テンプレート

添え状のテンプレート:一般的

添え状のテンプレートを3つご紹介します。【一般的】【手書き】【お詫び】の3パターンありますので、参考にしてください。まずは、一般的な添え状のテンプレートです。日付や記書きなどの位置や書き方に、注意しましょう。

添え状のテンプレート:手書き

手書きの添え状のテンプレートです。一般的な添え状と比べて、数字の書き方などが少し変わっているので注意してください。

添え状のテンプレート:お詫び

お詫びの添え状のテンプレートです。日付や宛先などの書き方は同じですが、お詫びの言葉が入っていることに注意しましょう。

提出書類を出すときの注意点

添え状を1番上にしてクリアファイルに入れる

添え状の書き方をご紹介しましたが、提出するときにも気をつけるポイントがあります。まずは、同封する書類の順番です。提出書類の1番上は、「同封の内容」が書かれている添え状にしましょう。続いて、記書きで箇条書きした順番に入れてください。雨で濡れる可能性もあるので、クリアファイルに入れて提出しましょう。

手渡しの場合添え状は不要

書類は郵送する場合がほとんどですが、手渡しで提出するケースもあります。そのような場合に、添え状は必要ありません。しかし、何も言わずに「お願いします」と渡してしまうと、何の書類なのか分からないので、添え状に書く内容を言葉で伝えるようにしましょう。

添え状は内定前・内定後の提出書類の1つ!4つの項目を押さえて書こう

添え状の書き方を、【一般的】【手書き】【お詫び】の3パターンに分けてご紹介しました。添え状は、大切な提出書類の1つです。なくても内定取り消しにはなりませんが、きちんと作成するのがマナーです。日付や記書きなどの4つの項目に注意して、添え状を作成しましょう。

キャリアアドバイザー|赤塩 勇太

就活では小さなミスにより印象を変えてしまうことも

就活において添え状それ自体が、選考のチェック項目に入っているわけではありませんが、それでミスをして相手の心証を損なってしまうのはもったいないことです。基本的な部分で抜け漏れがないよう、しっかり対策をしておきましょう。

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