2018年05月18日(金) 更新

会社説明会へ電話予約する際のマナーガイド|連絡前の準備物・伝え方も一挙大公開【参考例文アリ】

就活生の多くは電話予約する際に注意を払っている

就活生の声

キャリアパーク会員の就活生を対象に「会社説明会を電話予約する際に気をつけていることはありますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • ゆっくり話すこと。
  • 言葉遣いに気をつける
  • まず相手の都合を聞く
  • 敬語を間違えない
  • 早めに電話する。

※上記は就活生から取得したアンケート回答をもとに、編集部で表記や表現などを一部調整のうえ、記載しております。
■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「会社説明会を電話予約する際に気をつけていることはありますか?」
就活生の多くは、会社説明会を電話予約する際に注意を払っているということがわかりました。「言葉遣いに気をつける」や「まず相手の都合を聞く」という意見もあり、自分本位にならないように気を付ける就活生が多いようです。電話対応では、ビジネスマナーを守った態度が好印象を与えます。この記事では、会社説明会を電話予約する際のマナーを詳しくご紹介していきます。

会社説明会の電話をかける際のマナーとは?

就活の会社説明会(企業説明会)の予約を電話でする際に、考えるべきなのが「電話をかける場所」と「かける時間」です。

予約の電話は、担当者とはじめて直接話をする機会になります。まずは、「電話をかける場所」と「かける時間」を紹介していきますので、参考にしてください。

電話をかける場所は「静かなところ」がマナー

就活の会社説明会(企業説明会)に電話をかける場所は「静かなところ」が大原則。また、携帯電話でかけるときは「電波状態の良いところ」という条件も加わります。ですから、電波状態が悪くない限り、自宅からかけるのが一番いいでしょう。自宅には、「落ち着いてかけられる」という大きなメリットもあるからです。

やむなく就活の会社説明会(企業説明会)に外からかける場合も、騒音がある場所はNG。意外に気づきにくいのが「風の音」です。静かな公園からかけても、風が強い場合はそれが騒音を生んでしまうので要注意です。

電話をかける時間は「忙しい時間を避ける」のもマナー

就活の会社説明会(企業説明会)予約の電話をかける時間ですが、会社で忙しく仕事をしている先方に配慮するのがマナーです。始業後1時間、終業前1時間、昼休み前後1時間は避けるようにしましょう。

もちろん電話をかける会社次第では異なる場合もあります。忙しい時間帯をずらす配慮は欠かさないようにしてみてください。
企業に電話をかける際に注意しなければならないマナーは他にもあります。会社説明会の予約の電話のやり取りは、あなたと企業が初めて接する機会と言えるでしょう。電話のやり取りによって第一印象を悪くしてしまうことがないように、「就活マナーまとめ」等の資料を使って電話をかける際のマナーを確認しておきましょう。「就活マナーまとめ」は下記から無料でダウンロードできます。

電話をする前に、メモとスケジュール帳を準備

就活の会社説明会(企業説明会)の予約電話をする際の事前の準備について説明します。まず、予約するために話すべき内容の要点をメモ書きしましょう。そのメモを見ながら話せば、要領の良い電話になります。

また電話をかける際には、自分のスケジュール帳も用意しておきましょう。先方と説明会の日程の調節をする際に必要になります。簡潔に短時間で予約をすませるための準備です。

メモの準備で相手の時間に配慮できる!

先ほども触れたとおり、先方は忙しい社会人なのですから、できるだけ時間を取らないように配慮するのがマナー。そのために、上記の準備が必要になるのです。メモは、電話をしながらも活用しましょう。就活の会社説明会(企業説明会)の予約では日時や携帯すべきものなど、メモを取って確認すべき事項が出てきます。間違いのないよう、必ずメモして、それを復唱するようにしましょう。

電話口でのマナーは必須ですが、基本的な内容は事務処理的な流れになるので、要点を押さえておけばスマートに済ませられるはずです。

会社説明会の予約電話は「話の流れ」を押さえる

実際に会社説明会(企業説明会)の予約をする際の、話の流れをお話ししておきましょう。まず、電話に出た人に電話の目的を告げ、担当者につないでもらうところからスタートします。

「私、○○大学△△学部の××××と申します。会社説明会の予約の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか」

担当者に変わったら、もう一度、電話の目的を説明し、予約の依頼をします。

「会社説明会の予約をさせていただきたく、お電話いたしました。○月×日△時の予約をお願いできますでしょうか」

返事が「OK」であれば、

「ありがとうございます。それでは、○月×日△時に、御社にお伺いいたします。当日、持参すべきものをお教えいただけますか」

メモを取り、先方が示したものを復唱しましょう。最後にもう一度、日時を復唱し、「ありがとうございました。失礼します」と言って電話を切ります。この時、相手が切ったのを確認してから切るのがマナーです。

予約したい日がNGで別日にアポを入れる際の例

予約したい日時がNGと言われた場合は、次のように依頼しましょう。

「ぜひ御社のお話を伺いたいと思うのですが、ほかに可能な日時はございませんでしょうか」

そして、先方が別の日時を示し、こちらも可能なスケジュールであれば、その日時で予約します。

「ありがとうございます。では、○月×日△時の予約を、ぜひお願いいたします」

その後、当日持参すべきものの確認をするという流れになります。

会社説明会に予約電話をするときは、かける時間と場所に注意!メモや予定帳を準備!

会社説明会(企業説明会)に予約の電話を入れる際のマナーを紹介しました。会社説明会(企業説明会)に予約の電話を入れるときはメモや予定帳の準備をしましょう。電話口でのマナーは必須ですが、基本的な内容は事務処理的な流れになるので、要点を押さえておけばスマートに済ませられるはずです。

就活の会社説明会(企業説明会)の予約を電話でするときのマナーと注意点を、具体例をあげながらお話ししましたが、予約の電話は担当者とはじめて直接話をする機会になります。そのためには上記のマナーを守り、しっかり準備をしてから、電話をかけるようにしましょう!

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