2016年11月29日(火) 更新

OB訪問のアポイントメントを電話で取る際の注意点

OB・OG訪問の電話における注意点①:最初の受け答え

就活でのOB訪問・OG訪問のアポイントメントを電話で取る際には、会社に電話をかけるか、知り得た情報を元にして本人に直接電話をかけることになります。どちらの場合においても、必ず最初に自己紹介をしましょう。

「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の○○と申します。○○課の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」と言います。また本人にかける場合は、「突然のご連絡申し訳ございません。私、○○大学の○○と申します。」と述べましょう。

紹介者がいる場合は、その旨を最初に伝えよう

直接本人にアポイントメントの電話をかける場合においては、連絡先の入手経路を説明しましょう。面識の無い人物から電話がかかってきた時点で電話を切られる可能性もあります。会社に電話をする場合においては、その人物を紹介してくれた人物のことを伝えましょう。

「突然のご連絡失礼いたします。○○大学の就職課のOB訪問・OG名簿に掲載されている○○様のお名前を拝見し、会社訪問の件でお電話させていただきました。」と伝えます。誰がアポイントメントを取るのか、知らせるためにも、きちんと所属まで名乗るようにしましょう。

OB・OG訪問の電話における注意点②:簡潔に伝える

就活でアポイントメントの電話をする際は、まず、「ただいまお時間よろしいでしょうか。」と必ず断ってから本題に入りましょう。

「私、○○会社に大変興味がございまして、現在企業研究を進めております。実際に現場でご活躍されている○○様のお話をお伺いしたくご連絡させていただきました。お忙しい中大変恐縮ですが、会社訪問のお時間をいただけないでしょうか。」と、就活でのアポイントメントの予約を取り付けたい旨を伝えます。

手短に用件を述べ、OB・OG訪問の日程を決めよう

だらだらと電話をしてしまっては相手の時間をとってしまうだけでなく、就活でのアポイントメントを取りたいという要点を掴むのが難しくなります。就活でOB訪問・OG訪問をしたい旨を伝えて、その許可が出たら、OB訪問・OG訪問の日程を決めましょう。

そして、自分の都合の良い日を予め把握しておきます。その上で、相手の予定とすり合わせる必要があります。一週間程度の範囲で、都合が付く日を教えてもらうと良いでしょう。就活のアポイントメントの時間は、13時~18時の時間がベターです。

OB・OG訪問の電話における注意点③:切る前に日程の復唱

就活のアポイントメントの電話において、電波状況などによって声が聞き取りにくい場合には、「申し訳ございません。声が遠いようですので(電波が悪いようですので)、もう一度お願いいたします。」と伝えましょう。

聞き取れなかったことが評価に影響することを恐れて、そのまま曖昧なまま終わらせてしまうと、お互いの認識に相違が生まれ、訪問日を間違えてしまうことに繋がります。日程調整の際には、決定した日時を必ず復唱して確認してもらいましょう。

必ず先に相手が電話を切ってから、切るようにする

就活のアポイントでは電話内容を最後に復唱し、きちんと日程の確認をした後は、切り方もポイントとなります。OB訪問・OG訪問のアポイントメントを電話で取る場合には、電話を切るまでがアポイントメントだと覚えておきましょう。

必ず、「お忙しい中ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」と伝えましょう。就活のOB訪問・OG訪問の日程調整が完了して、用件が済んでもすぐに電話を切ってはいけません。必ず相手が電話を切るのを待ちましょう。

OB・OG訪問のアポイントメントを電話で取る際は手短に用件を述べた上で必ず復唱して内容を確認しよう

就活のOB訪問・OG訪問のアポイントメントを電話で取る際の注意点を紹介しました。OB訪問・OG訪問のアポイントメントを電話で取る場合には、まず名乗り出て、用件は手短に話すなどのマナーを押さえ、OB訪問・OG訪問の当日までの間に悪い印象を与えないように注意しましょう。

就活における電話の受け答えは、社会人において基本的な業務になるので、マナーを守った受け答えが必要です。最後に付け加える、「お忙しい中ありがとうございました。」というひと言で印象が変わります。就活なので、切るまで気を抜かないようにしましょう。

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