【会社訪問・企業訪問の電話によるアポで好印象を得る】就活で気を抜きがちな連絡においての注意点

就活生の考えるアポ取りの注意点はマナーや言葉遣い

キャリアパーク会員の就活生を対象に「電話で会社訪問のアポ取りをするときに気をつけている点を教えてください！」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「電話で会社訪問のアポ取りをするときに気をつけている点を教えてください！」

電話でアポ取りをする際の注意点として、アンケートでは「マナー」「言葉遣い」などが挙げられました。もし間違ったマナーや言葉遣いでアポ取りをしてしまえば、相手に不快な思いをさせてしまい、会社訪問が白紙となる可能性もあるでしょう。ですので、会社訪問のアポ取りの電話をする際には、しっかりとマナーなどを把握しておくべきなのです。以下の記事を読んで、会社訪問のアポ取りをする際に気を付けたい注意点を知っておきましょう。

電話やメールのマナーは就活マナーマニュアルで

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

会社訪問のアポ取りの電話は最初の自己㏚の場

就職活動において、希望する就職先を見つけるために会社訪問や会社見学は欠かせません。このとき、自分でアポ取りをする必要があります。もし、訪問する会社を就職先として考えているのであれば、このアポ取りの電話が最初の自己㏚の場であると捉えましょう。

電話の相手は声のトーンや言葉遣いでまず判断します。アポ取りの電話が小さい声だったり、ドタバタしている様子だと、いくら訪問時に適切な対応を取っても、あまりいい印象を持たれません。

自分の印象を良くするために、最初の電話から意識を持って行動しましょう。では、具体的にどのような点に注意すべきか、いくつかの注意点を紹介します。

会社訪問のアポ取りの注意点①：忙しい時間帯は避ける

会社訪門でアポ取りの電話をする時に大事になってくるのが、電話をかけるタイミングです。営業時間内を基本とし、社会人の忙しい時間帯はできるだけ、避けるようにしましょう。

具体的には、以下の時間を避けてください。

【9時～18時が就業時間の会社の場合】
・9～10時：仕事の準備や打ち合わせ、前日分の仕事の処理などを行っているため
・12～14時：昼食休憩をとっているため
・17時以降：終業時間前の忙しい時間であり、18時を過ぎると担当社員が不在になる可能性が高いため

これらの条件を踏まえると、9～18時の就業時間の会社へのアポ取り電話は、10～12時、14～17時が適切でしょう。

静かな場所で電話する

企業訪問のアポ取りの電話をかける際には、その場所にも注意しましょう。

会社訪問の電話は、どうしても緊張する場面です。相手の話をよく聞き、落ち着いて話せる環境が一番です。外出先ではなく、自宅などの静かな場所などからかけるようにしましょう。

なお、本来は固定電話でかけるべきですが、携帯電話しか持っていない場合は、電波状況にも配慮しなくてはいけません。言葉遣いにも気をつけて、簡潔にハキハキと話しをするように心がけましょう。

会社訪問のアポ取りの注意点②：用件を文章にまとめておく

企業訪問のアポ取りで電話をかける際には、相手が貴重な時間を割いてくれている点を忘れてはいけません。いざ、電話をした時にまごついていては、せっかく会社訪問のアポイントメントが取れたとしても、「この学生はダメだな」と思われてしまいます。

このような電話に慣れていない場合は、台本やメモにしておくと、あまり緊張しないですみます。丁寧な言葉遣いで、かつ簡潔に話をするためにも、用件や伝えたいことをあらかじめ文章に起こしておくと良いでしょう。

訪問日時や担当社員の名前などをメモする

では、会社訪問時に伝えるべき、またはメモするべき用件はなんでしょうか。いくつか紹介します。

・会社訪問の日時
・待ち合わせる場所
・会社訪問を担当する社員名
・必要な準備物
・そのほか質問事項への回答

自分のスケジュールの確認と筆記用具の用意を怠らない

電話で企業訪問のアポ取りをする場合には、その場で会社訪問の日時や待ち合わせの場所が決まることもあります。自分のスケジュールをしっかりと確認してから、アポイントメントの電話をかけるようにしましょう。

また、すぐにメモが取れるように、筆記用具やスケジュール帳は必ず手元に用意しておきます。筆記用具を用意していないと、追加で書き記すべき要素がすぐに書けなくなるので、忘れないようにしましょう。

会社訪問のアポ取りの注意点③：言葉遣いに気をつけよう

まずは、「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶をして、自分の学校名や学部・名前を名乗ります。

次に電話に、出た相手が本人かどうかを確認したら、どこから紹介を受けたのかをきちんと伝えましょう。突然知らない相手から連絡がきたら、誰でも不信感を抱きます。相手に、安心感を与えるためにも最初に伝えておくことが重要です。

続いて、「ただいまお時間はよろしいでしょうか？」と時間を確認します。相手が忙しくて電話の応対ができない場合には、折り返しの時間を確認しましょう。

このように、会社訪問のアポ取りの際には、マナーを守った電話の仕方が重要です。

間違いが無いよう復唱するのも忘れずに！

アポ取りをする際に、何も問題が無ければ、会社見学のお願いをします。この時は、早口にならないよう、落ち着いてはっきりと話すように注意しましょう。

会社訪問の日時と場所については、極力相手の都合に合わせるようにし、こちらの連絡先も伝えておきます。

その際、間違いがないよう復唱するのを忘れずに。用件が済んだらお礼を述べ、相手が電話を切るのを待ってから電話を切りましょう。

会社訪問のアポ取りをする際は電話をかける時間・用件・マナーに注意！

以上が、会社訪問のアポ取りの為にする電話のマナーと注意点のご紹介でした。

会社見学の為に電話をかけた段階から、あなたという人物のチェックはすでに始まっています。ポイントを守って、明るく要領よく電話をかけるようにしましょう。

こういったルールやマナーに関しては、今後社会人になってからも、役立つ能力ですので、この機会にしっかりと身につけておくようにしましょう。