【内定通知書・採用通知書の対応マナー】内定通知書が届く期間や返信方法・注意点をご紹介

内定通知書とは内定の際の入社手続きに必要な書類

■調査方法：メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日：2017/1/18
■投票数：1678

内定通知がいつもらえるかご存知ですか？就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「内定通知書はいつ受け渡されるのか知っているか？」という質問に対して、10.5%の人がYes、89.5%の人がNoと答えました。（2017年1月時点、キャリアパーク調べ）

「内定通知書」とは、就職活動や転職活動において、応募した企業から採用が決まったことを通知するために存在する文書です。この文書が届いた段階で、企業側と志望者側とで契約が交わされたことになります。非常に重要な書類である内定通知書が届く際には、どのような対応を取らなければならないのでしょうか。

内定通知書と採用通知書は同じ書類

内定通知書と似た書類に「採用通知書」がありますが、実はどちらも同じ書類で、正式名称は「採用内定通知書」と呼ばれます。なお、法的には採用内定通知書にサインをした段階で労働契約が成立したことになるとされています。

送付される前に電話で連絡がくるケースがほとんど

企業からの採用が内定した場合、内定通知書によって通知されるわけではありません。多くの企業では、先に本人に対して電話連絡をおこなうでしょう。ただし、電話で連絡をされたその段階で内定が決定したわけではありません。上記でも説明した通り、法的には企業側へ内定通知書や承諾書へサインをした段階で労働契約が成立するため、正式な内定はそれらの手続きを済ませたあとになります。

メールで送られてくる場合は届いた旨をすぐに返信する

内定通知書は、メールで送られてくるケースも少なくありません。電話連絡では留守番電話になる可能性も考えられるため、そのような対応を取る企業もあります。この場合は、メールを確認した段階で届いた旨とお礼の返信をおこないましょう。

返信の際はマナーに注意する

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

内定通知書が届くのは連絡から1週間後が多い

内定通知書・採用通知書を内定者に出す時期には、とくに決まりがありません。多くの企業は、内定発表があってから1週間ほどで内定通知書を出すのが一般的です。1週間前後には、内定通知書が届くと考えておいてよいでしょう。

内定通知書には入社承諾書・入社誓約書が同封されるのが一般的

内定通知書が届く際には、入社承諾書や入社誓約書などの書類も同封されているのが一般的です。全ての書類に署名や捺印をして、企業側が確認してはじめて入社できることになります。

勤務地や出勤日などが明記されているケースもある

内定通知書によっては、入社承諾書の代わりとして勤務地や出勤日、役職等の詳細について書かれているケースもあります。
新卒の社員に対しては、入社試験に合格した旨と問い合わせ先のみ書かれているケースが多いでしょう。

内定通知書が届かない場合はメールか電話で問い合わせる

内定を知らせる電話を受け取った後、一向に内定通知書が届かない場合があります。上記でも紹介した通り、内定通知の連絡が来てから1週間程度で内定通知書が郵送で届くケースがほとんどでしょう。ただし、条件によっては全く来なかったり、時間が経って届くこともあるのです。もし内定取り消しなどの心配がある場合は、電話やメールを用いて内定の証明になる書類の発行をお願いしましょう。

新卒者の場合のみ10月の内定式以降に配布されることも

では、なぜ内定通知書が届かないケースがあるのでしょうか。実は、新卒者と中途採用では届かない理由が異なります。新卒者の場合、10月ごろに開催される内定式に合わせて直接手渡しするために、送られてこないケースが多いでしょう。また、中途入社する場合、電話上で内定通知をおこなった段階で入社はほぼ確定しているので、あえて通知書を送る必要がないと会社が判断しているケースも考えられます。

返信する際の注意点

内定通知書をもらったら返信用封筒に入れて返信しましょう。内定承諾書が送られてくる際、返信用封筒も同封されていることが多いです。返信する場合のマナーもあるので、下記の返信手順読んでから送りましょう。

封筒の宛名は正式名称に直す

返信用封筒には、会社名等が記載されていることがあります。その場合、「行」もしくは「宛」という文字を二重線で消し、「御中」と修正します。宛名が個人名の場合、名前の下に「様」と記入します。

封筒の裏の左下には自分の名前を記入する

内定通知書を返送する場合は、封筒の裏面左下に自分の名前と住所を記載しましょう。封筒の裏に送り主の名前がないと、誰から送られてきたものなのか一目でわからないので、徹底していきましょう。少しの気遣いで、更に印象がよくなります。

内定通知書を貰った際はお礼状を出した方が良い

内定通知書を貰った際には、何の返信もせず入社の準備を始めるのはやめましょう。通知を受けた当日か翌日までにはお礼状を企業へ郵送してください。その際は、便せんにお礼を記入し、白い封筒に入れて送るといいでしょう。なお、お礼を添え状として入社承諾書などと一緒に出すのもひとつの方法ですが、できるだけお礼状として別に送付しておくのが望ましいです。

電話で連絡したうえでお礼状を送るほうがより丁寧な対応

内定通知が届いた際、上記にもある通り、なるべく早めにお礼をするのがおすすめです。もし、すぐにでもお礼の意思を伝えたいと考えている場合は、先に電話連絡をおこなうと良いでしょう。その際、まずは内定通知書が届いたことに関する報告とお礼を述べた後、意気込みや挨拶を交えて話してください。ただし、相手は仕事中ですのでなるべく短時間で伝え、改めてお礼状を送付してください。

内定通知書に対するお礼状の記入例

では、実際に内定通知書が送られてきた後にお礼状を出す際の記入例を確かめましょう。

内定通知書が送付された後も入社2週間前までの辞退が可能

内定通知書や採用通知書が送付された後で、本来希望していた企業や条件面に優れる会社の内定が届いた場合、すでに内定が決まった企業からの辞退は可能なのでしょうか。内定通知書にサインをした状態は、労働契約が成立しています。そんな労働契約の解除が法的に認められているのは、契約解除を申し出てから2週間後と定められています。つまり、入社日から2週間前以上前のタイミングで辞退をしなければならないことになるでしょう。

中途採用の場合は内定通知されてから2～3日以内に伝える

中途採用者の場合は、どのような形で辞退すべきでしょうか。企業側は中途採用者をなるべくすぐに入社してほしいと考えています。そのため、内定通知の電話連絡が入った段階で辞退するか承諾するかを検討し、2~3日以内には企業へ連絡を入れてください。企業側は、辞退の連絡が入ったらすぐに別の方への採用案内をしなければなりません。なるべく迷惑をかけないようにするためにも、すぐの連絡をおこないましょう。

辞退の際は電話連絡が基本

内定通知書を送付されたあとに辞退を決めた場合は、必ず企業に電話で連絡を入れましょう。上記にもある通り、新卒者は入社日2週間前以前であれば辞退できますが、なるべく早めに連絡を入れてください。電話連絡した後は会社まで出向いてお詫びし、そのうえで手紙も書き添えて送るのをおすすめします。

内定通知書や採用通知書は内定者に対して郵送で送られて来るが届いた際はお礼状をすぐに送付しよう

内定通知書とは、形式的な部分も当然存在していますが、それでも通知書を出すまでの流れ、渡すタイミングなどは最低限のマナーを持って対処しなければなりません。電話による連絡から1週間ほど経つと郵送で送られてきますが、届いた翌日までにはお礼状を送りましょう。そのほか、入社承諾書や入社誓約書の存在も忘れないようにしてください。