秘書を目指す人に知ってほしい実際の仕事内容

秘書とはどういう職業か？

秘書には、企業幹部の補佐から医療機関経営者の補佐まで様々な種類があります。一班的に共通する仕事内容は、大きく分けて4つあります。1つ目は、スケジュール管理です。いかに効率よく仕事ができるのかを考えることが必要です。2つ目は、電話・メールへの対応。3つ目は、情報の管理です。上司の役に立ちそうなタイムリーな情報を集めて伝えます。4つ目は、上司の身の回りの環境を整えることです。やりがいは、上司からの感謝、外部からの評価などがあります。向いているのは常に気が利く人、几帳面な人、明るく前向きである人です。

秘書は上司の仕事を支える補佐の役目

秘書が付くのはどんな職業の人でしょうか。政治家や医者、弁護士、そして企業の役職にも秘書がついているケースが多いです。秘書は主に、その人たちが仕事をしやすいようにサポートするのが役目となります。

具体的な仕事内容はスケジュール管理や社外の人との連絡

それでは、具体的な仕事内容についてご紹介しましょう。秘書の具体的な仕事内容としては、補佐に就く人のスケジュール管理や、社外の人とのアポイントの調整、来客対応などです。

秘書の仕事は華やかなだけではない

秘書は華やかなイメージを持たれがちですが、実際には頭脳と体力を必要とするハードな仕事なのです。上司のスケジュールに合わせた行動が必要となる場合には、休日出勤や朝早くからの仕事、そして遅い時間までの勤務ということも少なくありません。

臨機応変さやコミュニケーション能力も求められる

上記では、頭脳と体力が必要であるとご紹介しましたが、秘書には急なスケジュール変更にも対応できる臨機応変さや、上司に関する様々なお客さんや取引先の人と関わるため、コミュニケーション能力も必要となってきます。

華やかに見える秘書の仕事内容は多岐に渡り頭脳と体力が必要

秘書の仕事内容についてご紹介してきました。テレビドラマや漫画で描かれる秘書は、キラキラとした華やかな職に見えますが、実際には頭脳だけでなく、体力、臨機応変さやコミュニケーション能力が必要と、幅広いスキルが求められるのです。